1

26/06/2014
2
Que es Control?

Es el proceso de vigilar actividades
para asegurar que se cumplan como se
planific y corregir cualquier desviacin
significativa.
3
Enfoques del sistema de
control
Control de mercado:
Parte del mercado externo poblacin objetiva para
establecer los mecanismos de control

Control burocrtico:
Depende de normas, polticas, autoridad organizacional
en general

Control del clan:
Control establecido a partir de valores y normas
tradicionales; el ambiente organizacional



4
El proceso de control
PLANIFICACION
Metas
Objetivos
Estrategias
Planes
CONTROL
Normas
Medidas
Comparaciones
Accin
ORGANIZACIN
Estructura
Administracin de
Recursos
humanos
DIRECCION
Motivacin
Liderazgo
Comunicacin
Comportamiento
Indiv. Y Grup.
5
Como medimos?
Observacin personal

Informes estadsticos

Informes verbales

Informes escritos

6
Rengo de variacin
Limite superior
Lmite inferior
Norma
M
e
d
i
d
a

d
e
l
d
e
s
e
m
p
e

o
7
La accin gerencial
No hacer nada

Corregir el desempeo actual
Accin correctiva bsica (como y por que se ha
desviado el desempeo y corregir la fuente)
Accin correctiva inmediata (Corregir la actividad
de inmediato para que el desempeo vuelva a la
normalidad)

Revisar la norma
26/06/2014
8
Tipos de control
Control preventivo


Control concurrente


Control de retroalimentacin
26/06/2014
9
Cualidades de un sistema
de control
Exactitud
Comprensin
Oportunidad
Economa
Flexibilidad
26/06/2014
10
Cualidades de un sistema
de control
Criterios
razonables
Accin
correctiva
Planificacin
estratgica
nfasis en la
excepcin
Criterios
mltiples
26/06/2014
11
Aspectos ticos del
control

Privacidad de los empleados en el centro
de trabajo (Respeto, autocontrol)

Vigilancia por computadora

Comportamiento por fuera del trabajo

26/06/2014
12
26/06/2014
13
PROCESO
ADMINISTRATIVO (PVHA)
PLANEAR HACER
VERIFICAR ACTUAR
26/06/2014
14
PROCESO DE
PLANEACION
QUE ES PLANEAR
PARA QUE
PLANEAR
POR QUE
PLANEAR
COMO
PLANEAR
15
COMO PLANEAR
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Definicin de misin
Fijacin de la visin
Determinacin de objetivos
Principios y valores
Elaboracin del diagnstico
Formulacin de estrategias
Determinacin de las tcticas
Planes, programas y proyectos
Asignacin de recursos
La evaluacin o seguimiento - Control
16
EL PROCESO DE
CONTROL
Que es control
Por que controlar
Para que controlar
Que controlar
Cuando controlar
Quien controla
Como controlar
Proceso de control

17
S.S
ADAPTACION
S.S
MANTENIMIENTO
S.S
APOYO O
SUMINISTRO
ADTIVO
S.S
OPERATIVO
S.S
DIRECCION
ENFOQUE SISTEMICO DE LA ORGANIZACION
26/06/2014 gilalme@gmail.com
18
ESTRUCT
URA
SISTEMA PUNTA DE
LANZA
PREGUNTA
GERENCIAL
FACTORES
DE
COMPETITI
VIDAD
CONTROL
Conceptual Mercadeo Misin Quienes somos ? Oportunidad
Valores Polticas En que creemos? Eficiencia
Operativa Distrib. del
trabajo
Funciones Quien lo hace? Calidad
Estand.
del trabajo
Procesos Como se hace? Eficacia
Informa
cin
Toma de
decisiones
Cual es el
impacto?
Costos
Impacto
Planea
cin
Metas y
objetivos
Para donde
vamos?
Adtiva T Humano Equipos de
trabajo
Como motivar Servicio
Equidad
ESTRUCTURA CONCEPTUAL, OPERATIVA Y
ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIN
La Visin
19
GESTION

Se refiere al mejoramiento de objetivos

Est relacionada con los logros en la
sociedad y no con el trabajo o
actividades desarrolladas

La gestin no es lanzar, es acertar, no
es disparar, es lograr
20
EJEMPLOS DE GESTION
Mejoramiento en la calidad de vida en el transporte
por metros pavimentados y no la fabricacin de una
va

El nmero de personas que mejoran su nivel de vida
en salud por el nmero de atenciones mdicas y no
la atencin mdica

Mejoramiento de la Institucin por la capacitacin
dada a las personas y no por el nmero de cursos

La modificacin en la sociedad por la inversin y no la
ejecucin del presupuesto
21
COMO IDENTIFICAR
OBJETIVOS

Es aquel sitio al cual deseamos llegar

Los objetivos de toda organizacin son
sus usuarios y los objetivos especficos
son el satisfacer sus necesidades,
deseos y demandas
22
QUE SON NECESIDADES
Es la falta o carencia de algo

Las carencias se presentan por la
manifestacin de un problema (efecto)

O por el problema mismo (causa)

Son de carcter fisiolgico y psicolgico
23
QUE SON DESEOS
Los satisfactores, productos o servicios
con los cuales se espera suplir las
carencias o necesidades

Estn relacionados con las
caractersticas psicogrficas,
demogrficas y culturales
24
DEMANDAS

Es la adquisicin del bien o servicio que
permite satisfacer una necesidad

Tiene que ver con la capacidad de pago
o la oportunidad de acceder al bien o
servicio
25
Y A NIVEL
INSTITUCIONAL?
Necesidades son las de capacidad de
respuesta inmediata

Deseos son los de retorno de la inversin

Demanda tiene que ver con la capacidad
de apalancamiento
26
SOCIALES
CLASES DE OBJETIVOS GENERALES
INSTITUCIONALES
NECESIDADES
DESEOS
DEMANDAS
CORTO
PLAZO
MEDIANO
PLAZO
LARGO
PLAZO
27
QUE ES UN
INDICADODR
Es un distintivo que me permite sealar
el grado de cumplimiento de una misin
de una accin encomendada el
logro de un objetivo
28
CLASES DE
INDICADORES

Nivel corporativo

Nivel de unidades estratgicas (UEN)

Nivel funcional
29
ELEMENTOS DE UN
INDICADOR
Denominacin
Propsito
Responsable de la
toma de decisiones
Interpretacin
Patrn de
comparacin
Nivel de
desagregacin
Periodicidad
Definicin
operacional
Fuente
Responsable de
generar los datos
Responsable de
generar el indicador
30
31
INDICADODRES DE
GESTION EN LO SOCIAL
INDICADOR DE BENEFICIO (Mide la erradicacin
del problema existente o la capacidad de aprovechar una
oportunidad)

INDICADOR DE CALIDAD (Se refiere a la
satisfaccin de los deseos del usuario y la permanencia de
ella)

INDICADOR DE COBETURA (Indica la capacidad
de la Institucin para dar respuesta a todos sus usuarios)
32
INDICADORES DE GESTION
EN LO INSTITUCIONAL
INDICADORES DE GESTION
FINANCIERA

Indicadores de liquidez
Indicadores de apalancamiento
Indicadores de rentabilidad
Indicadores de resultados

33
INDICADORES DE
BENEFICIO - COSTO
SOSTENIBILIDAD (Mide el aumento en la
relacin Costo Beneficio)
34
INDICADORES DE
EVALUACION DE LA
GESTION Y RESULTADOS
INDICES DE CUMPLIMIENTO (Capacidad de la
organizacin para cumplir con los compromisos adquiridos)
INDICES DE CRECIMIENTO HISTORICO (La
capacidad de la organizacin de crecer de un periodo a otro)
INDICES DE RENDIMIENTO (TEORICO)
(Capacidad de la organizacin para desarrollar su mxima
capacidad terica)
INDICES DE COMPETENCIA (ENTORNO)
(Capacidad de la organizacin para generar satisfactores igual
que las Instituciones similares)
35
INDICADORES DE GESTION
DE LOS SISTEMAS
ESPECIFICOS
INDICADORES DEL SUBSISTEMA CLIENTE
(SUMINISTRO) (CONTRIBUCION A LA SATISFACCION
EN EL SUMINISTRO DE NECESIDADES, DESEOS Y
DEMANDAS)
INDICADORES DEL SUBSISTEMA
OPERATIVO (CONTRIBUCION A LA PRODUCCION DE
PRODUCTOS O SERVICIOS PARA SATISFACER
NECESIDADES, DESEOS Y DEMANDAS)
INDICADORES DEL SUBISTEMA DEL
TALENTO HUMANO (SATISFACCION EN EL
TALENTO HUMANO
36
INDICADORES DE GESTION
DE LOS SISTEMAS
ESPECIFICOS
INDICADORES DEL SUBSISTEMA DE
GESTION DE MATERIALES (CONTRIBUCION DE
INSUMOS Y MATERIALES A LA OBTENCION DE MEJORES
PRODUCTOS O SERVICIOS)
INDICADORES DEL SUBISTEMA DE
GESTION DE MAQUINARIA (MAQUINARIA Y
EQUIPO SUFICIENTE PARA LA PRODUCCION DE
PRODUCTOS O SERVICIOS)
INDICADORES DEL SUBSITEMA DE
GESTION DE ADAPTACION (LOGISTICA DE
APOYO A LOS PROCESOS)
26/06/2014 gilalme@gmail.com
37
INDICADORES DE GESTION
DE LOS SISTEMAS
ESPECIFICOS
INDICADORES DE LOS SUBSITEMAS DE
GESTION DE MANTENIMIENTO O CONTROL
(EVALUACION DE PRODUCTOS, INSUMOS Y
RECOMENDACIONES O MEJORAS)

26/06/2014 gilalme@gmail.com
38
CLASES DE INDICADORES
DENTRO DE CADA
SUBSISTEMA
INDICADOR DE BENEFICIO (CONTRIBUCION)
INDICADOR DE CALIDAD (CONFIABILIDAD)
INDICADOR DE DEMANDA (COBERTURA)
INDICADOR DE SOLVENCIA CANTIDADES PARA
RESPONDER)
INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD (UNIDADES
POR UNIDAD DE PESO)
INDICADOR DE APALANCAMIENTO (PEDIDOS)
26/06/2014 gilalme@gmail.com
39
INDICADORES DE
EFICACIA

CALIDAD (Aceptaciones, reclamos)
OPORTUNIDAD (Tiempos de respuesta)
COMODIDAD (Medida de la satisfaccin del usuario)
CONFIABILIDAD (Garantas)
COMUNICACIN (Nivel de satisfaccin por atencin,
rapidez, cordialidad, etc)
COSTO (Valor percibido versis valor real)
26/06/2014 gilalme@gmail.com
40
INDICADORES DE
EFICIENCIA
Mano de obra
Materiales y suministros
Maquinaria y equipos
Medios logsticos
Mtodos (Tiempo)
Monetarios (manejo de presupuestos)

26/06/2014 gilalme@gmail.com
41
INDICADORES DE
IMPACTO
Efectividad

Gestin o resultados

xito o fracaso absoluto
26/06/2014 gilalme@gmail.com
42
INDICADORES DE
EQUIDAD

De aportes
De esfuerzo
De beneficios
Poltico
Econmico
Social
26/06/2014 gilalme@gmail.com
43
METODOS ESTADISTICOS DE
MEDICON DE PROCESOS

Diagramas causa efecto
Grficos de Paretto
Diagrama de correlacin
Histogramas de frecuencia
Grficos de control
Estudios de capacidad de proceso
26/06/2014 gilalme@gmail.com
44
ADMINISTRACION EN
UNA PAGINA
AREA PROCE
SO
FACTOR
CRITICO
META REAL TEN
DENCIA
OBSER
VACION
Controles de
informacin
Comunicacin organizacional
Comunicacin formal
Comunicacin informal
Comunicacin descendente
Comunicacin ascendente
Comunicacin lateral
Comunicacin diagonal
Redes de comunicacin
Chisme

SISTEMAS DE
INFORMACION GERENCIAL

Un sistema que proporciona a la
gerencia la informacin necesaria sobre
una base regular
Datos
Informaci
n
Conoci
miento
Sistemas de informacin
gerencial

Datos: hechos crudos sin analizar

Informacin: Datos analizados y
procesados

Conocimiento: Construccin a partir de
informacin


Pasos para disear un SIG
Analizar el sistema
De decisiones Analizar los requisitos de
informacin
Conjuntar las decisiones
Disear el proceso de
informacin
SIG
Caractersticas de la informacin
Fuente
mbito
Nivel de
conjuncin
Horizontes
temporales
Externo
Amplio Conjunto
Futuro
Interno Estrecho Detallado
Histrico
Alta gerencia

Gerencia
media

Gerencia del
Primer nivel
Ajuste de requisitos de informacin con la gerencia
Puesta en prctica del
SIG
Pruebe el sistema antes de instalarse
Prepara a los usuarios mediante un
entrenamiento adecuado
Preprese para la resistencia
Haga participar a los usuarios
Verifique la seguridad
Establezca revisiones regulares
Influencia del SIG en el
trabajo gerencial
Participacin directa

Capacidad de toma de decisiones

Diseo de la organizacin

poder
El SIG y la comunicacin
organizacional

Cambio en los patrones de flujo de
comunicacin
Reduccin de la sobrecarga de
comunicacin
La comunicacin cara a cara se torna
mas simblica

Control del
comportamiento
Supervisin directa
Evaluacin del desempeo
Ensayos escritos
Incidentes crticos
Escalas de calificacin grafica
Escalas de calificacin ancladas en el
comportamiento
Evaluacin por pares
Evaluacin de 360
PASOS PARA DISEAR
UN SIG

Datos organizados

Informacin

Urgente e importante
PARA NO OLVIDAR DE
UN SIG

- Participacin directa
- Capacidad de tomar decisiones
- Diseo de la organizacin
- Poder
gilalme@gma
il.com
57
gilalme@gma
il.com
58
Administracin de
operaciones

El diseo, operacin y control del
proceso de transformacin que
convierte recursos insumos en
bienes y servicios terminados
gilalme@gma
il.com
59
El sistema de
operaciones

Personas
Tecnologa
Capital
Equipo
Materiales
informacin
Proceso de
transformacin
Bienes
servicios
Insumos
Resultados
Retroalimentacin
gilalme@gma
il.com
60
Administracin de la
productividad


Productividad:

El resultado general de bienes y
servicios producidos, dividido entre los
insumos necesarios para generar ese
resultado
gilalme@gma
il.com
61
Principios DEMING de la
productividad
1- Planifique para el futuro a largo plazo
2- No sea complaciente en relacin con la
calidad
3- Establezca control estadstico de
procesos
4- Maneje el menor numero de
proveedores
Determine si sus problemas son por una
parte del proceso o por todo el proceso
gilalme@gma
il.com
62
Principios DEMING de la
productividad
6- Entrene a los trabajadores para el
puesto
7- Eleve la calidad de su gente
8- Olvdese del temor
9- Aliente el trabajo en equipo
10- No caiga en metas
estrictamente numricas
11- Exija calidad mas que horarios
gilalme@gma
il.com
63
Principios DEMING de la
productividad
12- Entrene a su gente para
comprender la estadstica
13- Entrene a sus empleados para
adaptarse a las necesidades que surjan
14- Ponga en prctica estos
principios
gilalme@gma
il.com
64
Manufactura de
operaciones y de servicios
Organizaciones de manufactura:
Organizaciones que producen bienes
fsicos
Organizaciones de servicio: Producen
resultados no fsicos
Desindustrializacin: La conversin de
una economa de produccin a
servicios

gilalme@gma
il.com
65
Planificacin de operaciones
Planificacin de la capacidad: (PCI)
Planificacin de la ubicacin de las
instalaciones
Planificacin del proceso
Planificacin de la distribucin de instalaciones
Planificacin agregada
Programa maestro (presupuesto de servicios)
Planificacin de requerimientos de materiales e
insumos


gilalme@gma
il.com
66
gilalme@gma
il.com
67
OBTENCION DE LA
VENTAJA EN COSTOS

Controlando las directrices de costos.
Reconfigurando la cadena de valores.
Eliminando actividades que no
agreguen valor
Creando una cultura organizacional de
reduccin de costos.
gilalme@gma
il.com
68
CONTROLANDO LAS
DIRECTRICES DE
COSTOS

PREGUNTAS CLAVES:
podemos reducir costos en esta actividad
manteniendo el nivel de atencin constante ?
podemos aumentar servicios manteniendo los
costos constantes?
podemos reducir activos en esta actividad
manteniendo los costos y los ingresos
constantes?


gilalme@gma
il.com
69
ELIMINANDO LAS
ACTIVIDADES QUE NO
AGREGAN VALOR

ACTIVIDAD CON VALOR AGREGADO:
La que contribuye a satisfacer las
necesidades del usuario.
Necesaria para sostener la
organizacin


gilalme@gma
il.com
70
CREANDO UNA
CULTURA DE
REDUCCION DE COSTOS

Los lideres en costo tienen una
cultura de anlisis y reduccin
de costos que emana de la
administracin principal.
gilalme@gma
il.com
71
TRAMPAS DE LAS
ESTRATEGIAS DE
LIDERAZGO EN COSTO

Enfocarse en las actividades objetivo.
Ignorar el abastecimiento
Pasar por alto actividades indirectas
Subsidio inconsciente
Pensar incrementalmente
gilalme@gma
il.com
72
CONTROL DE COMPRAS

El establecimiento de controles de
compras permite conocer de inmediato
caractersticas de proveedores, ahorro
de tiempo y aseguramiento de compra
lgica.
gilalme@gma
il.com
73
EL CONTROL DE
COMPRAS

Verifica el cumplimiento de las
actividades tales como:
Seleccin adecuada de los proveedores
Evaluacin de la cantidad y la calidad
especificadas por el depto solicitante

gilalme@gma
il.com
74
EL CONTROL DE
COMPRAS

Control de pedidos desde el momento
de su requisicin hasta la llegada del
material
Determinacin del punto de pedido y
del orden
Comprobacin de precios


gilalme@gma
il.com
75
Control de inventarios
Demanda promedio
ponderada
Factor de
ponderacin
Factor de reposicin
Factor de calidad
Determinacin del
Mnimo
Determinacin del
Mximo



Disponible
Saldo
Cantidad pedida
Cuando pedir
Cuanto pedir
26/06/2014 gilalme@gmail.com
76