Es una dependencia de naturaleza administrativa de la Presidencia del
Organismo Judicial, que organiza, controla y supervisa el ejercicio de notariado en toda la republica de Guatemala.
Archiva protocolos, expedientes de jurisdiccin voluntaria notarial y dems documentos notariales, registra firma y sello de los notarios, as como poderes y modificaciones Cul es la misin del Archivo General de Protocolos?
Garantizar el efectivo, legal y adecuado cumplimiento del ejercicio de la funcin notarial. Archivar, custodiar y registrar protocolos y documentos notariales, proporcionando seguridad jurdica.
Cul es la visin del Archivo General de Protocolos?
Garantizar la seguridad de los protocolos y documentos notariales y colabora en el control del cumplimiento del ejercicio de la funcin notarial, proporcionar informacin gil y veraz a los notarios y al usuario en general.
1. El Archivo General de Protocolos es creado segn Decreto 257 que contena la Ley Orgnica y Reglamentaria del Poder Judicial emitida durante el gobierno del General Justo Rufino Barrios.
Inicialmente, fue creado para que en l fueran depositados los tomos de protocolos de notarios fallecidos, notarios suspendidos en el ejercicio de la profesin y notarios que se encontraran radicando fuera del pas. Su primera sede fue el Archivo de las Salas de Justicias de la Ciudad de Guatemala, presidido por el Secretario de la Primera Sala de Justicia.
2. Las atribuciones del Archivo se amplan con la emisin del Decreto No. 271 del 20 de febrero de 1882, en el sentido de que tambin deba de procederse a depositar los protocolos cuando los notarios voluntariamente quisieran hacerlo; cuando en contra de algn notario se hubiera dictado interdiccin judicial o auto de prisin; cuando se promoviera a un notario de un empleo que llevara anexa jurisdiccin con goce de sueldo y cuando por cualquier razn los notarios se ausentaran del pas.
3. fue derogada por una nueva Ley de Notariado durante el gobierno del General Jorge Ubico, Decreto No. 1563 del 20 de agosto de 1934. La Nueva Ley Notarial dedica el captulo XIII al Archivo General de Protocolos y dems Registros Notariales, se conocera con el nombre de Archivo General de Registros Notariales.
4. El 8 de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una segunda Ley Notarial, segn Decreto No. 1744; establece que el Archivo a partir de esa fecha depende de la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del Organismo Judicial.
5. El 30 de noviembre de 1946 el Honorable Congreso de la Repblica promulga el Decreto No. 314 que contiene un cuerpo legal que los congresistas titulan Cdigo de Notariado, es el que actualmente nos rige, el cual regula en el ttulo XI lo referente al Archivo General de Protocolos. DE ARCHIVO DE REGISTRO Archiva los protocolos notariales, los testimonios especiales que son enviados por los notarios, los avisos notariales que deben de enviar los notarios en los casos establecidos en la ley, y los expedientes de jurisdiccin voluntaria. (art. 37 C.N.)
Registra en su sistema a los notarios, las firmas y sellos de los notarios as como sus modificaciones, los poderes y sus modificaciones. El Registro debe llevar esta informacin con total discrecin y confidencialidad DE SUPERVISION NOTARIAL Dentro de las funciones de la supervisin que realiza el Archivo General de Protocolos, esta la de supervisar que el notario cumpla con las obligaciones que le estipula la ley. El Archivo General de Protocolos, puede inspeccionar y revisar en su totalidad los protocolos de los notarios. El Archivo General de Protocolos, realiza dicha inspeccin siguiendo con los lineamientos del Cdigo de Notariado en sus artculos 84 al 89. Esta inspeccin se realiza con el objetivo de establecer que los notarios cumplan con los requisitos establecidos en el artculo 13 del Cdigo de Notariado. Estas inspecciones se realizan por medio de sorteo.
Las revisiones pueden ser ordinarias o extraordinarias, la ordinaria se realizar cada ao, y la extraordinaria cuando lo mande la Corte Suprema de Justicia. La inspeccin deber de realizar en presencia del notario. En caso de incumplimiento o negativa del notario al practicar dicha diligencia se seguir con lo estipulado en el artculo 86 del Cdigo de Notariado.
Huehuetenango: Tiene su sede en el Departamento de Huehuetenango y con competencia en el Departamento de Huehuetenango
Nororiente: Tiene su sede en la Ciudad de Chiquimula. Tiene competencia para los Departamentos de Zacapa, Chiquimula, Jalapa, Jutiapa, Peten, Izabal y El Progreso.
Cobn, Alta Verapaz: Tiene competencia en los Departamentos de Alta Verapaz y Baja Verapaz.
Occidente: Tiene su sede en la Ciudad de Quetzaltenango. Tiene competencia para los Departamentos de Quetzaltenango, San Marcos, Quich, Totonicapn, Solol.
Sur: Tiene su sede en la Ciudad de Escuintla. Tiene competencia para los Departamentos de Escuintla, Suchitepquez y Retalhuleu.
Estas Unidades son:
Unidad Electrnicos de Notarios Unidad Electrnico de Poderes
Por medio del Registro Electrnico de Notarios, se archivar, registrar, consultar y comunicar la informacin recibida, accesada, procesada y desplegada, relacionada exclusivamente con notarios, a partir del primer registro y sus posteriores actualizaciones.
SERVICIOS QUE PRESTA Inscripcin y juramentacin de abogados y notarios en la Corte Suprema de Justicia. Registro de firmas y sellos de notarios. Modificacin de firmas y sellos. Autenticas de firmas de notarios. Extender constancias o certificaciones.
Acuerdo nmero 38-2004, Creacin del Registro de Poderes Electrnica
Funcin: A este registro le compete todo lo relatico a poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de los mismos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones u otras operaciones registrales conexas y se encuentran bajo la competencia del Archivo General de Protocolos.
Le corresponde a este registro, segn el artculo tres del acuerdo de su creacin:
A. Registrar poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de stos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
B. Razonar segundos y subsiguientes testimonios que contengan poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncia de stos, y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
C. Suspender o denegar el registro de los documentos que se presentaren.
D. Extender certificaciones y/o constancias relacionadas con las operaciones de su competencia, que consten en la base de datos.
a) Registro electrnico de firmas y sellos. b) Apertura de Protocolo. c) Revisin e inspeccin de protocolos. d) Constancia de Inscripcin de notarios en la Corte Suprema de Justicia. e) Recepcin de Protocolos de notarios que se ausenten del pas por ms de un ao, inhabilitados y en forma voluntaria. f) Recepcin de testimonios especiales. g) Plicas de testamentos. h) Avisos notariales (trimestrales, instrumentos pblicos cancelados, ausencia del pas, protocolizacin de documentos provenientes del extranjero).
a)Registro de Poderes y sus modificaciones. b)Autenticas de firmas de notarios. c) Certificaciones de: d)Poderes registrados y sus modificaciones. e)Registro de firmas y sellos de notarios. f) Testimonios especiales.
a) Exhibicin y consulta de protocolos de notarios fallecidos o inhabilitados para el ejercicio, consta desde el ao de 1900 hasta la fecha. (ubicado en el stano de la Corte Suprema de Justicia).
b) Copias simples legalizadas y testimonios de escrituras pblicas de protocolos que obran en el archivo.
c) Recepcin de Protocolos de notarios fallecidos y de notarios que voluntariamente deseen hacer entrega de los mismos.
Pagar en el Archivo General de Protocolos Q.50.00 cada ao por derecho de apertura de protocolo. Artculo 11 del Cdigo de Notariado.
Remitir al Archivo General de Protocolos dentro de los veinticinco das hbiles siguientes al otorgamiento de cada escritura pblica, testimonio especial de la misma. Articulo 37 literal a Cdigo de Notariado.
Cuando se trate de testamentos o donaciones por causa de muerte, as como sus modificaciones o revocaciones, el testimonio especial se entregar en plica firmada y sellada por el notario, con los requisitos que el artculo 37 literal a. del Cdigo de Notariado determina.
Dar a viso dentro de los veinticinco das hbiles siguientes al Archivo General de Protocolos de los instrumentos pblicos cancelados, cumpliendo los requisitos que exige el artculo 37 literal b del Cdigo de Notariado.
Remitir aviso al Archivo General de Protocolos dentro de los veinticinco das hbiles siguientes al vencimiento de cada trimestre de cada ao calendario, indicando nmero y fecha del ltimo instrumento publico autorizado o cancelado, o en su caso que no autoriz ninguno durante el trimestre que corresponda, Articulo 37 literal c.
Presentar el ndice del protocolo de cada ao, cumpliendo con los requisitos que determinan los artculos 15 y 16 del Cdigo de Notariado.
Empastar el protocolo dentro de los treinta das siguientes de haberlo cerrado, de conformidad con lo regulado por el artculo 18 del Cdigo de Notariado.
al Archivo General de Protocolos los expedientes de jurisdiccin voluntaria cuando estn concluidos.
Entregar al Archivo General de Protocolos, el protocolo del notario que por cualquier causa quede inhabilitado para caratular. As mismo el notario que lo desee, puede hacer entrega de su protocolo al citado Archivo. Artculo 26 del Cdigo de Notariado.
Entregar al Archivo General de Protocolos el protocolo del notario que tenga que ausentarse de la Repblica por un trmino mayor de un ao. Artculo 27 del Cdigo de Notariado.
Dar aviso al Director del Archivo General de Protocolos cuando el notario se ausente de la repblica por un plazo menor a un ao, indicando el nombre y direccin del notario en quien quedar depositado el protocolo. Artculo 27 del Cdigo de Notariado.
Dar aviso dentro de veinticinco das hbiles siguientes de cada uno de los instrumentos pblicos cancelados, al Director del Archivo General de Protocolos y en los departamentos de la Repblica excluyendo al de Guatemala, al juez de primera instancia. En los que no hubiere delegacin del Archivo.
a) Plicas que contiene testimonios especiales de testamentos y donaciones por causa de muerte. b) Avisos de Ausencia del pas del notario por un trmino menor de un ao.
c) Aviso de protocolacin de documentos provenientes del extranjero dentro del plazo de diez das de conformidad con el artculo 40 de la Ley del Organismo Judicial.
ARTCULO 1.- TARIFAS ESPECFICAS. El Archivo General de Protocolos, cobrar las cantidades por los servicios que se indican a continuacin:
a) Por certificaciones o copias certificadas, cincuenta quetzales (Q.50.00).
b) Por copia simple legalizada de instrumentos pblicos, cincuenta quetzales (Q.50.00), cuando fuere de protocolo del ao en que se solicite y setenta y cinco quetzales (Q.75.00), cuando fuere de aos anteriores.
c) Por informes o constancias, veinticinco quetzales (Q.25.00).
d) Por registro de firma y sello de notarios, cien quetzales (Q.100.00).
e) Por el registro de cambio y/o modificacin de firma y sello, cincuenta quetzales (Q.50.00).
f) Por registro de poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de los mismos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones, cien quetzales (Q.100.00), por cada operacin. g) Por asentar razones de segundo y subsiguientes testimonios en el Registro de Poderes, cincuenta quetzales (Q.50.00).
h) Por cada autntica de firmas de notarios, cien quetzales (Q.100.00).
i) Por cada apertura de plica de testimonios especiales de testamentos comunes abiertos y donaciones por causa de muerte, sus revocatorias o cualesquiera otras modificaciones, cincuenta quetzales (Q.50.00).
j) Por el derecho de visualizacin de imgenes a travs del sistema de monitoreo o pantallas que estn conectados al sistema de automatizacin, cinco quetzales (Q.5.00) por cada documento.
k) Por el derecho de acceder a la informacin automatizada va telefnica u otra comunicacin remota, mil quetzales (Q.1, 000.00) anuales, ms diez quetzales (Q.10.00) por la visualizacin de imgenes de cada documento.
l) Por la emisin de etiquetas adhesivas en que consten los datos de los notarios, veinte centavos de quetzal (Q.0.20) por cada una. m) Por la venta de formularios, dos quetzales, cada uno (Q.2.00). ARTCULO 2.- OTRAS TARIFAS. Por los dems servicios se cobrar conforme lo establece el Cdigo de Notariado en los artculos siguientes: Artculo 11 "Los notarios pagarn en la Tesorera del Organismo Judicial, cincuenta quetzales (Q.50.00) cada ao, por derecho de apertura de protocolos...", artculo 109 numeral 6 "Por los testimonios que extienda el director del Archivo General de Protocolos, setenta y cinco quetzales (Q.75.00)".
ARTCULO 3.- COBRO Y COSTOS DE REPRODUCCION. Adems de las tarifas especificadas en los artculos 1 y 2 anteriores, el Archivo General de Protocolos, cobrar por lo escrito en los documentos, a razn de cinco quetzales (Q.5.00) por cada hoja o fraccin, pudiendo extenderlos por medio del sistema de fotocopias o de cualquier otro medio de reproduccin mecnico o electrnico, en cuyo caso se cobrar adems el costo de la reproduccin.
ARTCULO 5.- DEROGADO POR EL ACUERDO 16-2009 DE LA CSJ.