COMUNICACIN EFECTIVA

EN LA EMPRESA

Principios de la comunicacin

QU ES COMUNICACIN?

COMUNICACIN proviene del latn
communis que significa comn.

En el castellano comn es compartido por
los trminos comunicacin y comunidad.

ELEMENTOS BSICOS DE LA
COMUNICACIN
Emisor/Fuente: es un personaje que se
comunica.
Receptor: es el que recibe el Mensaje.
Un Mensaje.
El Canal.
Un entorno o contexto espacio-temporal.
Un sistema de retroalimentacin.
Interferencias.


ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN
Comunicador
La persona con ideas, intenciones, informacin y
que tiene por objetivo el comunicarse.
Codificacin/Decodificacin
Es un proceso que convierte las ideas del
comunicador en un conjunto sistemtico de
smbolos o idioma que expresa el objetivo que
este persigue.
Mensaje
Es el resultado del proceso de codificacin.

Medio de comunicacin
Modo de transferir el mensaje del comunicador
al receptor.
Ejemplos: entrevistas personales, por telfono,
en reuniones, por fax, memos, carteles, video-
conferencias, entre otros.
Receptor
Es la persona que recibe y decodifica el
mensaje.

Retroinformacin
Es la respuesta al mensaje por parte del
receptor.
Error o Ruido
Se puede definir como cualquier factor que
distorsiona la intencin que persegua el
mensaje y puede producirse en todos los
elementos de la comunicacin.

BARRERAS EN LA COMUNICACIN
Factores Fsicos
Ruido
Calor o fro
Distancia entre las personas
No mirar cara a cara
Necesidades del momento (sueo, hambre, etc.)


Factores Biolgicos

Defectos (habla o audicin)
Estado de salud crtico

Factores Sociales
Idioma (semntica)
Estatus o posicin
Valores y actitudes
Prejuicios
Percepciones muchas maneras de ver lo
mismo.




Factores Psicolgicos y Emocionales

Preocupacin
Rabia
Estar a la defensiva
Tono de voz
Distracciones falta de enfoque

Otros Factores

Generalizar (siempre, nadie, nunca)
Pensar que sabemos lo que el otro piensa,
siente o quiere
Mensajes incompletos
Acusacin continua
Amenazas
Discutir muchas ideas a la vez
Tiempo se enfatiza la urgencia

INDICADORES DE ACTITUDES,
ESTADOS ANMICOS Y OTROS
RASGOS PERSONALES

Falta de Atencin

Expresin Facial

Voz

Postura

Movimientos Corporales

Apariencia Personal

ACTITUDES Y COMPORTAMIENTOS QUE
DIFICULTAN LAS RELACIONES
INTERPERSONALES

Descuido al elegir lo que se dice y cmo se
dice
Impetuosidad al hablar
Terquedad u obstinacin
Tendencia a entablar altercados
Exceso de competitividad

PODRA OCURRIR QUE NO PRESTEMOS
ATENCIN PORQUE

Nos concentramos en algn problema, asunto pendiente
o recuerdo agradable

Omos las palabras pero no comprendemos el mensaje

Comprendemos momentneamente el asunto
escuchado

Presumimos que ya sabemos todo lo que se va a decir

COMUNICACIN EN LA
EMPRESA

Conjunto total de mensajes que se
intercambian entre los integrantes de una
organizacin, y entre sta y su medio.

IMPORTANCIA
La importancia de la comunicacin
organizacional radica en que sta se encuentra
presente en toda actividad empresarial.

Adems, es el proceso que involucra
permanentemente a todos los empleados.

Las funciones de planificacin, organizacin y
control slo cobran cuerpo mediante la
comunicacin organizacional.

COMUNICACIN DESCENDENTE
Fluye desde los niveles ms altos de una
organizacin hasta los ms bajos
Va del superior al subordinado

Tipos
instrucciones de trabajo
explicacin razonada del trabajo
informacin sobre procedimientos y prcticas
organizacionales
Retro-comunicacin al subordinado respecto a
la ejecucin
Informacin de carcter ideolgico para iniciar
la nocin de una misin por cumplir.

COMUNICACIN ASCENDENTE
Fluye desde los niveles ms bajos de la
organizacin hasta los ms altos.

Incluye buzones de sugerencias, reuniones
de grupo y procedimientos de presentacin
de quejas.


COMUNICACIN DIAGONAL
Cruza distintas funciones y niveles de una
organizacin.

COMUNICACIN FORMAL VS INFORMAL
Formal
Mensajes oficiales que genera una
organizacin.

Informal
Carecen del respaldo organizacional para su
transmisin.
Los llamamos chismes o rumores.

TIPOS DE COMUNICACIN
Comunicacin Verbal
Oral
escrita
Comunicacin No Verbal


COMUNICACIN VERBAL
Implica el debate cara a cara, conversaciones
telefnicas, presentaciones y discursos formales,
entre otros.

Toda situacin donde el mensaje se transmite de
forma oral.
Esta influenciado por nuestras habilidades
interpersonales.

SINGULAR VS DUAL
Singular: Comunicacin en un solo sentido

Proceso en el que la informacin fluye solamente en una
direccin, del emisor al receptor, sin ciclo de
retroalimentacin.

Dual: Comunicacin en dos sentidos

Proceso en el cual la informacin fluye en dos direcciones:
el receptor proporciona la retroalimentacin y el emisor es
receptivo a la sta.

COMUNICACIN NO VERBAL
Es la parte del mensaje que se transmite a
travs de gestos, expresiones y movimientos
corporales.

El significado varia de cultura a cultura.

Ejemplos: inclinarse ligeramente hacia el
frente, hacer contacto visual directo, fruncir
la frente, etc.

CARACTERSTICAS DE LA COMUNICACIN
NO VERBAL
Ocurre de forma continua
Puede utilizar ms de un canal al mismo
tiempo
Se manifiesta de modo consciente e
inconsciente
Es reconocido por personas de otras
culturas


FUNCIONES DE LA COMUNICACIN NO
VERBAL
Complementa la comunicacin oral o escrita.

Sustituye el lenguaje verbal

Contradice el lenguaje verbal

Regula el flujo de la conversacin

COMUNICACIN ESCRITA
Implica la transmisin de un mensaje a
travs de un medio escrito o electrnico.

QUE ES LA EXPRESIN CORPORAL?
Es una conducta espontnea existente desde
siempre en el hombre; es un lenguaje por medio del
cual el ser humano expresa sensaciones, emociones,
sentimientos y pensamientos con su cuerpo.

El movimiento humano expresivo implica al propio
ser humano, que se desplaza en un espacio, durante
un perodo de tiempo, utilizando una cierta cantidad
de energa, y de una determinada manera. De ah se
deducen los cinco componentes del movimiento:

Cuerpo
Espacio
Energa
Tiempo
La interrelacin entre ellos.

COHERENCIA ENTRE EL CUERPO,
EMOCIN Y LENGUAJE
Los seres humanos operamos siempre
desde una coherencia, donde estos tres
dominios estn ntimamente relacionados.
El lenguaje constituye nuestra realidad a
travs de los juicios, opiniones y
declaraciones que emitimos.


Las emociones (palabra de raz latina que
etimolgicamente significa "en movimiento")
son el motor de nuestras acciones. El cuerpo
es el espacio fsico en el cual nuestro
lenguaje y nuestras emociones se
manifiestan en el mundo.

ASERTIVIDAD EN EL MENSAJE
EXISTEN TRES ESTILOS BASICOS DE
COMUNICACIN, ESTOS SON:

- AGRESIVO
- PASIVO
- ASERTIVO

ESTILO AGRESIVO DE COMUNICACIN
CREENCIAS
- LA GENTE DEBERIA SER COMO YO
- NO COMETO ERRORES
- YO TENGO DERECHOS, PERO USTEDES
NO


ESTILO DE COMUNICACIN
- CERRADO
- NO ESCUCHA
- CON DIFICULTAD PARA VER EL PUNTO
DE LOS DEMAS
- INTERRUMPE
- MONOPOLIZA LA CONVERSACIN

ESTILO AGRESIVO DE COMUNICACIN
CARACTERISTICAS
- Saca provecho de otros para conseguir sus metas
- Expresivos y auto estimulante a expensas de los
dems
- Condescendiente y sarcstico

CONDUCTA NO VERBAL
- Contacto visual airado
- Se mueven o se inclina demasiado cerca
- Ademanes amenazadores
- Voz muy alta e interrupciones frecuentes

ESTILO AGRESIVO DE COMUNICACIN
CONDUCTA VERBAL
- Palabrotas y lenguaje abusivo
- Trminos sexistas o racistas
- Evala la conducta de otros
- Realiza amenazas explicitas

SENTIMIENTOS QUE EXPERIMENTA
- Rabia
- Hostilidad
- Frustracin
- Impaciencia

ESTILO AGRESIVO DE COMUNICACIN
ESTILOS DE SOLUCIN DE PROBLEMAS
- Gana con argumentos de amenaza y ataques
- Opera bajo la posicin ganar perder

EFECTOS
- Provoca la contra agresin
- Se ala con otros
- Se enferma
- Deterioro de las relaciones humanas
- Miente y encubre
- Fuerza a complacer con resentimiento

ESTILO PASIVO DE COMUNICACIN
CREENCIAS
- No expresa los sentimientos verdaderos
- No expresas desacuerdos
- Los dems tienen ms derechos que yo

ESTILOS DE COMUNICACIN
- Indirecto
- Siempre de acuerdo
- No habla

ESTILO PASIVO DE COMUNICACIN
CARACTERISTICAS
- Se disculpa constantemente
- Confa en otros y no en si mismo/a
- No expresa lo que siente o piensa
- Permite que otros tomen las decisiones por
el/ella.
- No obtiene lo que quiere

CONDUCTA NO VERBAL
- Poco contacto visual
- Cabizbajo
- Postura deprimida
- Desplazamiento constante del peso del
cuerpo
- Manos hmedas y voz dbil

ESTILO PASIVO DE COMUNICACIN
CONDUCTA VERBAL
- Mitigadores: puede ser
- Palabras de relleno: he?, Es cierto?
- Anuladores: en realidad no es tan
importante, no estoy seguro


SENTIMIENTOS QUE EXPERIMENTA
- Indefenso/a
- Se pregunta por que no recibe crdito por su
buen trabajo

ESTILO PASIVO DE COMUNICACIN
ESTILO DE SOLUCIN DE PROBLEMAS
- Evade, ignora, deja o posterga
- Se retira
- En acuerdo externamente, pero a nivel
internamente en desacuerdo
- Gasta tiempo solicitando consejos y
supervisin

EFECTOS
- Se da por vencido
- Desarrolla dependencias en relaciones
- No sabe donde esta su posicin
- Pierde progresivamente su autoestima
- Promueve las causas de otros

ESTILO ASERTIVO DE COMUNICACIN
CREENCIAS
- Se cree valioso/a al igual que los dems
- Sabe que asertividad no significa que
siempre uno gana
- Tiene derechos al igual que los dems

ESTILO DE COMUNICACIN
- Efectivo, sabe escuchar
- Establece limites
- Clarifica expectativas
- Establece observaciones, no juicios
- Se expresa de manera directa, honesta acerca
de sus sentimientos y de lo que quiera
- Considera los sentimiento de los dems

CARACTERSTICAS
- No enjuicia ni etiqueta
- Cree en s y en otros
- auto-eficiente
- Abierto, flexible, verstil
- Con sentido del humor
- Decisivo y proactivo

CONDUCTA NO VERBAL
- Buen contacto visual
- Postura relajada y firme
- Voz fuerte , firme y audible
- Expresin fcil y tono apropiados al mensaje
- Se asegura de la comprensin del mensaje

ESTILO ASERTIVO DE COMUNICACIN
CONDUCTA VERBAL
- LENGUAJE DIRECTO, SIN AMBIGUEDADES
- NO EVALA LA CONDUCTA DE LOS DEMS
- USO DE LA PALABRA YO Y AFIRMACIONES
COOPERATIVAS DE NOSOTROS
- PREGUNTA POR ALTERNATIVAS.
- EXPRESA SUS DESEOS Y LO QUE PIENSA.

SENTIMIENTOS QUE EXPERIMENTA
- ENTUSIASMO
- BIENESTAR

ESTILO ASERTIVO DE COMUNICACIN
ESTILO DE SOLUCIONES DE PROBLEMAS
- NEGOCIA
- CONFRONTA EL PROBLEMA CUANDO SUCEDE
- NO DEJA QUE LOS SENTIMIENTOS NEGATIVOS
SE APODEREN

EFECTOS
- AUMENTA LA AUTOESTIMA Y CONFIANZA EN SI
MISMO Y EN LO DEMS
- MOTIVA Y ENTIENDE

TCNICAS PARA MEJORAR LA
COMUNICACIN
BUENA REDACCIN
1. PLANIFICAR Y ORGANIZAR LAS IDEAS
2. PREPARAR UN BOSQUEJO
3. EVITE ESTRUCTURAS MONOTONAS
4. BUSCAR SER BREVES Y CLAROS
5. AJUSTAR LA ESCRITURA AL ESTILO DE
LA AUDIENCIA
6. EVITE LA REDUNDANCIA
7. EVITE LOS EUFEMISMOS
8. EVITE ERRORES GRAMATICALES Y DE
ESCRITURA
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA
MANTENER RELACIONES
INTERPERSONALES ARMONIOSAS
1. Respeto hacia los dems
2. Confianza en s mismo
3. Confiabilidad y credibilidad
4. Sentido de justicia

ACTITUDES QUE FORTALECEN LA
COMUNICACIN
INTERPERSONAL
Presumir que la otra persona acta de
buena fe
Colocarse en el lugar del otro
Estar en disposicin de cambiar

COMPORTAMIENTOS QUE FORTALECEN
LA COMUNICACIN INTERPERSONAL
Escuchar con atencin
Hablar para ser comprendido
Iniciar el dilogo a partir de los puntos en
comn


CREDIBILIDAD
Acte con sentido tico
Respete las normas, reglamentos y polticas
de la organizacin
Cumpla con las tareas y acciones que
prometa
Sea organizado
Mantenga una comunicacin franca y abierta


Trate a las dems personas con respeto y
sentido de justicia
Mantenga a las personas bien informadas y
provea informacin confiable
Ocpese de estar al da en todo lo
relacionado con su especialidad, disciplina o
profesin.

ESCUCHAR: UNA DESTREZA ESENCIAL
Escuchar es mucho ms que el mero or o captar los
sonidos emitidos por la persona con quien hablamos.
Requiere:

prestar atencin
comprender el mensaje
evaluarlo
recordarlo
responder de forma adecuada

EN EL CONTEXTO LABORAL, EL
CARECER DE LA DESTREZA PARA
ESCUCHAR DE MODO EFICIENTE ES LA
CAUSA DE:

Errores al transmitir mensajes recibidos, ejecutar
tareas y efectuar trmites
Trabajos que deben volver a realizarse porque no se
prest la debida atencin a las instrucciones
Prdida de tiempo, materiales, recursos humanos,
clientes y dinero
Disgustos que afectan las relaciones humanas
debido a los errores y a las prdidas