MAPA DE PROCESOS

(PROCESS MAP)



Introduccin
Objetivo: Conocer los elementos necesarios y desarrollar un mapa de proceso.
1.Visualizacin de un proceso que ya existe.
2.Anlisis de un proceso que ya existe.
3.una mejora a uno que ya existe.
4.Diseo de un Nuevo proceso.


Condiciones.
Duracin: Dependiendo del proceso, horas, das o semanas.
Cantidad de participantes: Miembros del equipo y las personas dueas del proceso.
Materiales: Rotafolio, Hojas de Rotafolio, Blocks de post-it varios colores, marcadores punto medio.
Software opcional: MS Visio, Flowcharter or MS PowerPoint
1
Principal protagonista de GK

Control de Campo

LIDER
CUMPLIMIENTO
DE OBJETIVOS
Q C D S
2
Componentes de un proceso
3
Conceptos Bsicos
MAPA DEL PROCESO.

Representacin Grfica de
la secuencia de actividades
que forman el proceso.

Smbolos grficos fciles para
representar operaciones.
Unidos entre s con flechas
que indican la direccin de
flujo del proceso.

Pasos del proceso
Decisin
INICIO
FINAL
SI
NO
4
Smbolos Bsicos
PROCESO
PROCESO
ALTERNATIVO
DECISION
DATOS
PROCESO
PREDEFINIDO
ALMACEN
INTERNO
DOCUMENTO
MULTIDOCUMENTO
INICIO / FINAL
PREPARACION
ENTRADA
MANUAL
CONEC-
TOR
DATOS
ELECTRNICOS
RUTA DEL FLUJO
5
Qu es un Proceso?
Fundamentos del proceso: IPO

Input ( I ) - Process (P) - Output (O)
I
Material para
procesar
P
Material siendo
procesado
O
Material ya
procesado
I = Elemento que inicia el proceso
P = Desarrollo del proceso
O = Salida tras la finalizacin del proceso
No existe proceso sin input!
Qu ingresa al inicio del
proceso?
Cul es la entrada?
Dnde se genera la entrada?
Quin realiza la entrada?

No existe proceso sin
output!
Qu se genera al completer el
proceso?
Cul es el resultado?
Quin recibe el resultado y
dnde?
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Qu es un Proceso?
S
Supplier
(Proveedor)
IPO
C
Customer
(Cliente)
Ampliar el anlisis considerando
Proveedor y Cliente - (SIPOC).
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A) VISUALIZACIN Proceso Existente






Paso 2:
Identificar las principales actividades que
ocurren en el proceso, comenzando desde
la entrada (Input)
Paso 3:
Identificar los departamentos que realizan
realmente esas actividades.






Principales Actividades
Paso 1:
Determinar el alcance del proceso

PASOS ILUSTRACION
Proceso
S
N
S
Dept. A
Dept. B
Dept. C
N
Fuera de Alcance
Dentro del alcance
I O
Principales Actividades
Dept. A
Dept. B
Dept. C
Paso 4:
Identificar las tareas detalladas para las
actividades principales
Identificar cada tarea
Identificar los puntos de decisin
Organizar las etiquetas en el orden en que
realmente se llevan a cabo.

Representar la condicin real del proceso.

Puede utilizar referencias y datos. Sin embargo,
tendr mejores resultados, entrevistando a la
persona directamente responsable del proceso.
8
A) VISUALIZACIN Proceso Existente



Paso 5:
Confirme el mapa del proceso.

Confirme con las personas involucradas,
inclusive las que no hayan participado
en su elaboracin.
En consecuencia, realizar las
modificaciones.
PASOS ILUSTRACION
Paso 6:
Agregar informacin y datos al mapa de
procesos y analizarlo para identificar las
reas de mejora.
Agregar informacin y datos relevantes del
proceso incluyendo horas de trabajo, tiempo
de entrega y costo.
Ejemplos:
Para lograr el menor tiempo de entrega
Investigar el tiempo requerido por los
departamentos, as como el tiempo de espera.
Para reducir el No. de Horas Hombre:
Enfocarse en las Horas Hombre necesarias
para llevar a cabo cada uno de los pasos.
Para lograr reduccin de costos: Enfocarse en
las actividades mas costosas.



Proceso XYZ
S
N
S
Dept. A
Dept. B
Dept. C
N
S
N
10 min. 10-60 min. 5 min. 7 min. 3 min.
Proceso XYZ
S
N
S
Dept. A
Dept. B
Dept. C
N
S
N
15 min.
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B) ANALISIS Proceso Existente
PASO 2:
Realice un mapa de procesos detallado
PASOS ILUSTRATION



PASO 1:
Identificar las actividades del proceso en los que hay
problemas.



C
Actividad identificada
D B A
PASO 3:
Identificar los problemas dentro de esa actividad.
Ejemplos:
- La actividad no agrega valor al proceso
- La actividad genera defectos
- Demasiado tiempo de proceso


VA (Value-Added) VALOR AGREGADO
El producto cambia fsicamente.
Se hace bien a la primera vez.
Los clientes estn dispuestos a pagar por ello.
NVA (Non Value-Added) NO VALOR AGREGADO
No es esencial para el producto terminado.
No contribuye ni agrega valor al resultado.
Puede incluir: Defectos, errores, omisiones, retrasos,
transporte, preparacin / instalacin; de control /
inspeccin, el exceso de produccin, el procesamiento,
el inventario.



Y
N
Y
Dept. A
Dept. B
Dept. C
N
Y
N
Y
Dept. A
Dept. B
Dept. C
N
Asegurarse de emitir resumen de hallazgos
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C) MEJORAR Proceso Existente

PASO 1:
Usar herramientas ECRS y VA/NVA para
mejorar el proceso:
ECRS: (E) Eliminar, (C) Combinar
(R) Reemplazar, (S) Simplificar

VA: Mantener, Combinar, Simplificar
NVA: Eliminar, Combinar, Simplificar

Considerar adicionalmente:
- Factores Humanos
- Sistemas de Informacin
- Instalaciones
- Etc.

PASO 2:
Pruebas y ajustes
PASOS ILUSTRACION






Eliminar
Automatizar
Y
10 min. 15 min. 5 min. 10 sec. 3 min.
N
Dept. A
Dept. B
Dept. C
Y
N
15 min.
Y
10 min. 10-60 min. 5 min. 50 min. 3 min.
Proceso XYZ
S
N
S
Dept. A
Dept. B
Dept. C
N
S
N
15 min.
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Ventana de Valor Agregado (VA)
Agrega valor?
SI NO
Necesaria?
SI
Mejorarla Minimizarla
NO
Venderla
al cliente
Eliminarla
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Consejos tiles
Errores Comunes
Profundizar en los detalles y causas del problema al principio del anlisis.
No delimitar el rea de anlisis. Se deben establecer lmites para elaborar el mapa de proceso.
Dar por correcto el mapa del proceso actual, sin ser validado.
Poner mucha atencin en realizer un mapa de proceso perfecto desde el inicio del anlisis, y dejar pasar
los puntos crticos, y que terminan en un mapa de procesos ideal.
Evaluar las fortalezas y debilidades del proceso existente, en la etapa inicial.
Para tener xito
Siga las tareas (eventos) cronolgicamente
Primero elabore el mapa de los principals procesos, y luego los mapas detallados
En primer lugar, concentrarse en recopilar los datos reales del proceso.
Consensar en el equipo de trabajo, quin es el cliente y cuales son sus necesidades.
Desarrollar el proceso ms simple y mnimo necesario para satisfacer las necesidades del cliente.
Recuerde siempre su objetivo. Cuando analice el mapa, preguntarse:
Podemos.
Reducir Tiempo de Entrega?
Reducir las Horas Hombre?
Reducir costos?
Generar menos documentos?
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Item de Evaluacin:

Prctica en Campo.

Mapa de Proceso Actual


Gracias por su atencin!