Sunteți pe pagina 1din 28

Prof. ec.

BECA FELICIA
Colegiul Economic Dionisie Pop Marian Alba Iulia


Constituirea firmei de exerciiu
Prezentare succesiune activiti
Organizarea activitii n firma de exerciiu
Succesul n afaceri presupune pregtire, disciplin i munc mult.
Daca nu eti speriat de aceste lucruri oportunitile sunt foarte mari.
David Rockefeller
Cum nfiinm o firm de exerciiu?
-
-
-

2.Dezbateri
Birouri Notariale Bnci
O. R. C. 1.Culegerea de informaii
Constituirea unei
firme de exerciiu
Nominalizarea
asociaiilor Stabilirea
capitalului social
Alegerea
obiectului de activitate

3. ntocmirea documentaiei de constituire
conform cerinelor ROCT

PAII DE URMAT PENTRU NFIINAREA
UNEI FIRME DE EXERCIIU
1. Solicitarea de rezervare a
denumirii firmei de exerciiu
2. ntocmirea documentaiei necesare
pentru deschiderea contului provizoriu
3. ntocmirea documentaiei
n vederea constituirii
4. Luarea n primire a documentelor
eliberate de ctre ROCT
DERULAREA ACTIVITII
N FIRMA DE EXERCIIU
DOCUMENTE SPECIFICE
NREGISTRRII
DE TRIMIS LA ROCT
Cererea de rezervare denumire
Cerere de deschidere de cont
Fia cu specimene de semntur
Foaia de vrsmnt pentru
capital social
mputernicire pentru depunere
capital social
Cerere de nregistrare i
autorizare a funcionrii
Act constitutiv al firmei de
exerciiu
Declaraii proprii
Declaraia privind autorizarea
funcionrii
Dovada sediu contract de
nchiriere
Cerere de eliberare a cazierului
fiscal
DE PRIMIT DE LA ROCT


Certificat de nregistrare
Certificat constatator
Atribuirea numerelor de cont i
confirmarea disponibilului din cont
curent
Chitana pentru taxa rezervare
denumire
Chitana pentru cheltuieli de
constituire
Cazier fiscal.
AUTORIZAREA FIRMEI DE EXERCIIU
1. FIRMA CONTINUAT firma de exerciiu se continu cu
aceiai elevi este situaia n care a fost autorizat o firm n clasa
a -XI -a i se prevede continuarea ei i n clasa a -XII a.
2. FIRMA PRELUAT sunt firmele care au existat n primii
ani de la nfiinarea reelei firmelor de exerciiu, nu au mai fost
continuate i se preia de ctre elevi n anul colar curent.
3. FIRMA NOU Se constituie firm nou, dac nu exist n
coal firme de exerciiu pentru preluare. Se transmite la ROCT
cererea de rezervare a denumirii agreate, urmand ca dupa primirea
confirmarii denumirii de la ROCT, firma sa trimita documentele de
infiintare, prin posta, precum si taxele (50 RON rezervarea de
denumire si 440 RON taxele de constituire).
FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIIU
Pregtire
Denumire,
form juridic,
motto
Cercetarea pieei
Alegerea produsului
i a branei
Prezentare concept
Clasa a-X-a
februarie-martie aprilie-mai
FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIIU
Aciuni de creare a
firmei si pregatirea
documentelor de
inregistrare a firmei

nregistrare la
ROCT

Structura administrativ
si procesul tehnologic
Activitate efectiv pe sectii
Intrare pe pia
Rotatia locurilor
de munca
Clasa a-X-a Clasa a-XI-a
mai iunie septembrie octombrie ianuarie - februarie
NFIINAREA I MUNCA NTR-O FIRM
DE EXERCIIU
Participri la trguri
Prezentarea firmelor n
faa elevilor i a prinilor
Pregatirea firmei de exerciiu
pentru a fi predata echipei urmatoare
Predare firm
Clasa a-XI-a Clasa a-XII-a
Martie aprilie mai iunie iunie
ziua porilor deschise
Obiective
- Publicitatea nfiinrii F.E. pe plan local
- Motivarea elevilor pentru participarea activ n cadrul firmei de exerciiu
- Recunoaterea activitii elevilor de ctre ceilali elevi din alte F.E., de ctre profesorii i
conducerea colii, de ctre comunitatea local
Participani
- F.E. din coal
- Profesorii colii
- Conducerea unitii colare
- Inspectoratul colar Judeean
- Mass-media
- Comunitatea local
- Reprezentani ROCT i Kultur Kontakt
Pregtire
- Stabilirea modului de organizare, a locului de desfurare a inaugurrii
- Realizarea unei liste cu toate sarcinile care trebuiesc ndeplinite
- mprirea sarcinilor
- Stabilirea termenelor de realizare a acestora
- Stabilirea termenelor de verificare a ndeplinirii sarcinilor respective i a persoanelor responsabile
cu buna organizare i desfurare a acestei activiti
Punerea n aplicare
Inaugurarea F.E.

Inaugurarea firmelor de exerciiu

Achiziii

Vnzri

Marketing
Solicitarea de cataloage
pentru materialele de birou,
echipamente de birotic,
mobilier, etc de la alte firme de
exerciiu;
Crearea unei liste pentru
evidena furnizorilor;
Emiterea de comenzi, n
vederea aprovizionrii cu
mijloace fixe sau cu obiecte
de inventar, etc;
nregistrarea comenzilor n
registrul de eviden a
comenzilor;
Urmrirea livrrilor,
compararea facturilor cu
comenzile, nregistrarea
facturilor i transmiterea la
departamentul contabilitate.

Solicitarea unui
catalog i a unor
oferte speciale
de la serviciul de
marketing;
Telemarketing
pe baza listei de
clieni, pentru
prezentarea
ofertelor
speciale i
eventual a unor
bonusuri
acordate
clienilor care fac
cele mai rapide
comenzi.
Stabilirea Corporate Identity;
Stabilirea obiectivelor de marketing;
Elaborarea planului de marketing i
planificarea activitilor publicitare;
Solicitarea de cataloage de la firme reale(
de la firma partener sau de la alte firme);
Elaborarea unor statistici referitoare la
clieni i mrimea cifrei de afaceri;
Evaluarea listei de produse n funcie de
cifra de afaceri;
Stabilirea sortimentului;
Stabilirea condiiilor de livrare i plat;
CGA
Stabilirea politicii de pre;
Analizarea prevederilor legate de protecia
consumatorilor;
Elaborarea unor oferte noi cu caracter
general i special;

Lucrri realizate dup nfiinarea firmei de exerciiu

Secretariat


Personal

Contabilitate
Elaborarea respectiv preluarea
modelului / viziunii ntreprinderii;
Stabilirea obiectivelor anuale;
Elaborarea unor formulare
personalizate sau preluarea modelelor
deja existente (hrtie cu antet; modele
de e-mail; comand; confirmare de
comand; not telefonic, etc);
Notificarea modificrii datelor firmei de
exerciiu ctre centrala firmelor de
exerciiu (ROCT);
Crearea unui dosar care s conin un
istoric al firmei, departamentele care
compun structura organizatoric,
organigrama firmei i fiele de post;
Stabilirea de contacte cu firma
partener.

Construirea dosarelor de
personal;
Stabilirea numrului de
ore sptamnal i lunar;
Completarea
contractelor individuale
de munc;
Stabilirea nevoilor de
instruire / perfecionare.
Transmiterea ctre banca
Roct a fiei cu specimenele
de semnturi;
Solicitarea de majorare de
capital, pentru firmele care
se renfiineaz.

Achiziii

Vnzri

Marketing
Colectarea i ordonarea
prospectelor i cataloage-
lor de la alte firme de exerciiu;
Actualizarea continu a listei
de eviden a furnizorilor;
Redactarea unor cereri de
ofert la solicitarea conducerii
sau a celorlalte compartimente;
Verificarea ofertelor primite i
compararea lor;
Intocmirea comenzilor i
evidenierea lor ntr-un registru
de eviden a comenzilor;
Controlarea livrarii i
confruntarea cu factura
aferent;
Redactarea unor notificri n
situatii de neconformitate ,/
defecte sau urgentarea unor
anumite livrari n caz de
intrzieri la livrare;
Gestionarea stocurilor din
depozit.
Elaborarea ofertelor generale i a celor
ca rspuns la cererile de ofert emise de
celelalte firme de exerciiu;
ntocmirea avizelor de expediie, a
facturilor, i a confirmrilor de comand;
Completarea documentelor de transport
i transmiterea acestora ctre
transportator;
Supravegherea ncasrilor;
ncasarea sumelor pentru care plata s-a
fcut prin card de credit;
ntocmirea somaiilor;
Redactarea scrisorilor de rspuns la
notificrile de neconformitate i pentru
mrfurile returnate;
Discuii de vnzri;
Actualizarea listei de clieni;
ntocmirea de statistici cu privire la cifra
de afaceri, pe clieni i pe produse.
Publicitate pentru
vnzri ;
Promovarea
vnzrilor;
Public relations;
Vnzri
personalizate;
Atragerea de clieni
noi.


Lucrri curente n firma de exerciiu

Secretariat


Personal

Contabilitate
Procesarea intrrilor i ieirilor de pot;
Stabilirea de contacte noi cu celelalte firme
de pe piaa firmelor de exerciiu;
Folosirea internetului pentru transmiterea
raspunsurilor spre mediul extern al firmei,
pentru distribuirea e-mailurilor primite i
cutarea de informaii;
Primirea partenerilor de afaceri i a
persoanelor externe colii, cu ocazia unor
ntlniri fixate pentru diverse evenimente;
Achiziionarea i administrarea materialelor
de birou;
Administrarea bazei de date de adrese i
actualizarea ei continu;
ntocmirea de procese verbale cu diferite
ocazii;
Utilizarea telefonului i a faxului i
stabilirea costurilor aferente;
Organizarea arhivei ;
Reprezentarea conducerii i administrarea
agendei managerului.
Administrarea
dosarelor de
personal;
Elaborarea statelor
de plat i a
fluturailor de
salarii ;

Administrarea
contului bancar
pentru personal;
Derularea
cumprturilor
efectuate de
personal.
Prelucrarea documentelor
justificative i nregistrarea
acestora n contabilitatea
general a societii;
ntocmirea registrului de
cas;
ntocmirea lunar a
balanei de verificare;
ntocmirea declaraiilor
privind obligaiile de plat
la bugetul statului ct i a
celor referitoare la
asigurrile sociale ct i
pentru omaj
Efectuarea de analize;
Elaborarea bilanului
semestrial i anual;
Efectuarea plilor;
Lucrri la predarea firmei de exerciiu



Achiziii



Vnzri



Marketing



Secretariat



Personal



Contabilitate
Redactarea
unui raport
final;
Predarea
locului de
munc.
Redactarea
unui raport
final;
Predarea
locului de
munc.
Analiza
ndeplinirii
obiectivelor
de
marketing;
Redactarea
unui raport
final;
Predarea
locului de
munc.


Realizarea unui
raport cu privire
la modul n care
au fost realizate
obiectivele;
Transmiterea
unei liste cu
propuneri pentru
clasa urmtoare;
Redactarea
unui raport final;
Predarea
locului de
munc.
Participarea
la evaluarea
activitii
elevilor;
Scoatere din
evidena
asigurrilor
sociale;
Elaborarea
pe baza
statelor de
plat a unei
analize
asupra
salariilor;
Redactarea
unui raport
final;
Predarea
locului de
munc.
Redactarea
unui raport
anual asupra
activitii i
ntocmirea
unui bilan la
nchiderea
activitii;
Predarea
arhivei
contabile..
REALIZAREA ORGANIGRAMEI
CONDUCERE
ASISTENT ()
ACHIZIII VNZRI MARKETING SECRETARIAT CONTABILITATE
Recrutarea personalului


Managementul resurselor umane presupune:
Recrutarea personalului
Administrarea personalului
Motivarea angajailor
Feedback
Satisfacia activitii
Evaluarea activitii personalului
Rotaia locurilor de munc

Sarcini n cadrul managementului resurselor umane:
Stabilirea necesarului de personal: cantitativ, calitativ, n timp
Recrutarea personalului
Administrarea personalului: dezvoltare, evaluare, salarizare, organizarea locului
de munc, instruire, comunicare, motivare
Eliberarea din funcie a personalului: predare, certificat de evaluare
Stabilirea necesarului de personal

Necesarul de personal se stabilete pornind de la organigrama F.E., de la sarcinile i atribuiile fiecrui
departament. n firma de exerciiu se lucreaz cu grupa, deci numrul maxim de personal este de 15 elevi.
O structur de personal propus, avnd n vedere organigrama i sarcinile fiecrui departament, ar putea fi:
1. Manager general -1 persoan

2. Asistent manager (secretariat) -1-2 persoane

3. Departamentul achiziii -1 ef de departament
-1 economist

4. Departamentul vnzri -1 ef de departament
-2 economiti

5. Departamentul marketing -1 ef de departament
-1 economist

6. Departamentul personal -1 ef de departament
-1 economist

7. Departamentul contabilitate -1 ef de departament
-2 economiti

DESFURAREA INTERVIULUI
Structura interviului :
Candidatul intr n ncpere
Prezentrile
Amabilitile introductive
Oferirea de informaii
Verificarea elementelor concrete
Evaluarea capacitilor;
Evaluarea personalitii
Evaluarea motivaiei
Candidatul pune ntrebri
Candidatul este informat despre urmtoarea etap a procesului de selecie i despre data anunrii rezultatului
ncheierea interviului; candidatul prsete biroul.

Ce trebuie s facei
- ncercai s v relaxai. Nu este bine s fii stresat - pregtii-v cu calm pentru interviu
- plecai din timp de acas, pentru a nu ntrzia sau a fi stresat c nu ajungei la timp
- fii mbrcat decent i confortabil
- fii amabil, surztor, sigur pe dumneavoastr
cnd vei pi n birou fii calm, stpn pe dumneavoastr, dai mna cu interlocutorul i aezai-v confortabil. Trebuie s dai impresia
c v simii ca acas!
Ce nu trebuie s facei
- s v criticai fotii patroni
- s v subestimai fotii colegi
- s divulgai informaii importante de la fostul loc de munc
- s evocai problemele dumneavoastr personale pentru a obine mila interlocutorului
- s intrai n discuii politice, sindicale, religioase
- s rspundei monosilabic
- s minii
s adoptai o atitudine negativ

DOCUMENTE SPECIFICE
COMPARTIMENTELOR

SECRETARIAT

MARKETING

APROVIZIONARE

CONTABILITATE
LIMBI
STRINE

DESFACERE
Registru
coresponden
Repertoriu
telefoane
Ecusoane
Cri de vizit
R.O.F.
Necesar
documente
centralizate pe
departamente
Jurnal
cumprri
Contract de
munc
Fie de post
Dosare
personale
Oferte
Catalog
Materiale
pentru pres
Invitaii
Pliante
Fluturai
Brouri
Repertoriu
furnizori
Jurnal cumprri
Contracte cu
furnizorii
Scadenar pli
Facturi primite
Condiii de livrare
i plat
Registru acionari
Registru cas
Facturi
Documente de
plat
Registru jurnal
State de plat
Registru inventar
Cartea mare
Balane de
verificare
Bilan contabil
Bibliotec
minimal
Repertoar
clieni
Jurnal
vnzri
Contracte
de vnzare-
cumprare
cu clienii
Scadenar
pli
Oferte
Facturi
emise
Condiii de
livrare i
plat
Fia de
magazie
JURNALUL FIRMEI DE EXERCIIU
EXPLICAII


PARTICIPANI
DETALIERE


Elevii clasei, profesorul coordonator
TERMENE/
OBSERVAII
TEMATICA


Preluarea firmei de exerciiu
Organizarea activitii pe departamente
Repartizarea personalului pe departamente
AGENDA DE LUCRU
Consultare pagin ROCT: www.roct.ro
Completare documentaie de autorizare a renregistrrii
conform precizrilor ROCT
Stabilirea culorilor fe, sigla, motto, adresa de e-mail
Organizarea evidenelor pe departamente
Organigrama
- Registrul de coresponden: pot, curier si e-mail,
ecusoane
- CV, Contractele de munc, Fia postului, Condic
de prezen
- Stabilire necesar de aprovizionat pentru dotare
spaiu i pentru marfa destinat vnzrii, cutare
furnizori, comenzi
- Elaborare de oferte (romna i englez), proiect-
catalog, concept pagin web
Documente financiar- contabile
Calendar evenimente:
- Prezentare FE n coal/ INAUGURARE
- Expoziii
- Trguri naionale i internaionale
DERULARE TRANZACII
aprovizionare












1 Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei firmelor de
exercitiu prin accesarea paginii ROCT, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei, selectare oferta
etc.)
2 Primirea facturii (intocmirea notei de receptie)
3 Transmiterea ordinului de plata la ROCT
4 Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare
5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.
Firma de
exercitiu A
Cumparator
Firma de
exercitiu B
Furnizor
ROCT
1
2
3
4
5
DERULARE TRANZACII
vnzare











1 Transmiterea oferta
2 Primirea comenzii
3 Transmiterea factura
4 - Transmitere ordin de plata catre ROCT
5 Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare
6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.
Regula de comunicare : trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei, facturii, etc., in general a unui mesaj
Toate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la obiect cu respectarea regulilor cerute de
corespondenta comerciala.
Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme de exercitiu din tara si strainatate).













Firma de
exercitiu A
Furnizor
Firma de
exercitiu B
Cumprtor
1
2
3
ROCT
4
5
6
Descrierea proceselor de achiziie























DEP.
ACHIZIII
DEP.
VNZRI
DEP.
CONTABILITATE
3.Primirea bunurilor
n depozit i confruntarea
facturii cu
recepia acestora .
4.nscrierea realizrii
livrrii n registrul de
comenzi i
certificarea facturii.

1.Emiterea comenzii
i nregistrarea
ei n registrul
de comenzi.

5.nregistrarea facturii
n evidena contabil,
cantitativ i valoric i
stabilirea
obligaiei de
plat ctre furnizor.
6.ntocmirea ordinului
de plat n vederea
achitrii facturii.
2.Pregtirea livrrii,
emiterea avizului
de expediie i a
facturii sau
numai a facturii.
Procesarea unei comenzi
Vnzri

Achiziii
1
2
3
4
1. Cerere de ofert
2. Ofert ferm
3. Comand
4. Aviz de expediere/comand
List de control trg al FE
Stabilirea locului de desfurare - solicitarea acordului conducerii unitii colare pentru utilizarea
slii de festiviti a colii
Stabilirea datei - consultarea cu profesorul coordonator i cu conducerea colii pentru a alege
perioada optim
Stabilirea tipului de amenajare utilizat - concurs ntre personalul F.E.
Stabilirea caracteristicilor standului de prezentare - dimensiune, locaie, materialul din care se
realizeaz standul, forma acestuia
Stabilirea modului de realizare a publicitii i a protocolului - stabilirea tipului de material
publicitar utilizat, stabilirea participanilor, stabilirea tipului de invitaii utilizat, a persoanelor care le
realizeaz i a celor care le distribuie
stabilirea rolului fiecrui elev
Stabilirea programului de desfurare a inaugurrii
Realizarea materialelor necesare pentru stand i amenajarea acestuia - stabilirea necesarului,
stabilirea surselor de finanarea a acestuia, stabilirea persoanelor care vor achiziiona aceste
materiale, stabilirea modului de realizare a catalogului , oferta de produse, documentele contabile,
materiale de prezentare a produselor, stabilirea rolului fiecrui elev
Realizarea materialelor pentru publicitate i stabilirea modului de distribuire a acestora -
stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanare, stabilirea persoanelor care vor achiziiona
produsele i materialele respective
Stabilirea aparaturii i a materialelor necesare pentru prezentare




BIBLOIGRAGIE

www.econet-see.com/ro/index.html
Seminar: nfiinarea i organizarea
unei firme de exerciiu, Kultur Kontakt,
Austria
*** Din coal n via prin firma de
exerciiu