Sunteți pe pagina 1din 18

Activitatea n

secretariat
1. Profilul asistent manager-ului
2. Activitatea zilnic
Schimbarea(I)
Vechea munca de secretariat nu
implica, in general, creativitate sau
spontaneitate, ea rezumandu-se la
activitati de birou.
Era vorba, pe de o parte, de sarcini
administrative (precum fotocopierea,
inregistrarea/ arhivarea
documentelor, dactilografierea
scrisorilor, primirea corespondentei
si transferul apelurilor telefonice), iar
pe de alta de unele de protocol"
(servirea cafelei, de exemplu).
Schimbarea(II)
In prezent, termenul de secretar" este
mentinut in special in institutiile din
1. administratia publica,
2. in mediul politic,
3. in invatamantul de stat si in organizatiile
cu un stil de management imbatranit.
Tehnologia si evolutia stilului de viata au
facut insa ca vechile atributii sa fie
depasite.
1. Documentele sunt arhivate in fisiere
electronice,
2. managerii isi scriu singuri e-mailurile, isi
contacteaza singuri partenerii de afaceri
la telefonul mobil si isi iau singuri cafeaua
de la automat.
Profilul asistent manager-ului
Secretarul de astazi
1. este mana dreapta a managerului si detine
informatii din toata sfera de activitate a firmei,
2. se implica activ in proiectele departamentului sau
ale companiei,
3. mediaza relatia cu subordonatii etc.
Un assistant manager competent trebuie
1. sa prezinte o serie de aptitudini si cunostinte destul
de complexe:
2. sa detina o diploma de licenta,
3. sa stie cel putin doua limbi straine,
4. sa aiba abilitati de operare avansata pe calculator
si sa cunoasca comunitatea de afaceri.
5. In plus, sunt necesare aptitudini foarte bune de
comunicare, diplomatie, atentie distributiva, atentie
la detalii si spirit organizatoric si de planificare.
un assistant manager are
urmatoarele roluri
Acorda suport si asistenta in bunul mers al
unei companii sau departament, fiind
managerul de serviciu". Poate sa ia decizii
pana la un anumit nivel si este persoana
delegata sa preia o parte dintre atributii in
absenta superiorului. Poate solicita
respectarea unor termene, desfasurarea
anumitor activitati, astfel incat absenta
superiorului sa nu puna in pericol buna
desfasurare a proiectelor.
Este interfata dintre sef si publicul intern si
extern, un facilitator sau moderator.
Asistentul face legatura intre cele doua
niveluri. Isi informeaza superiorul asupra
evenimentelor din companie, pastrand
totusi discretia si distribuind doar anumite
informatii de la superior catre companie.
un assistant manager are
urmatoarele roluri
Isi degreveaza superiorul de sarcini
mici, pentru a reduce presiunea si a-i
facilita acestuia concentrarea pe
sarcini mari. Poate sa culeaga date
si informatii pentru diverse proiecte
ale superiorului, raspunde direct
mesajelor sau scrisorilor de
importanta minima.
Este agenda" sefului, organizatorul
personal al acestuia. Planifica
intalnirile tinand cont de data, loc,
ora si actualizeaza in permanenta
aceste repere. Isi informeaza in timp
util superiorul asupra activitatilor
programate.
un assistant manager are
urmatoarele roluri
Este oglinda superiorului, a
carui imagine depinde in mare
masura de cea proiectata in jur
de asistent. Asistentul este
primul care intra in contact cu un
client, astfel incat face parte din
prima impresie" pe care
vizitatorul si-o formeaza. Felul in
care scrie corespondenta sau
vorbeste la telefon il reprezinta
si pe superiorul sau, nu doar pe
sine.
Avantajele de a fi assistant
manager
Ca asistent, ai in grija responsabilitatea intregii
ordini a sefului direct si chiar harta afacerii. In
consecinta, poti avea in vedere functii din diferite
departamente. Experienta dobandita, exercitiile de
atentie, creativitatea si spontaneitatea ajung sa te
recomande mai departe in pozitii superioare
ierarhic",
Accesul la informatii sau stiri proaspete despre
mediul de afaceri, relatii in afara organizatiei, un
mod antreprenorial de a vedea lucrurile, cresterea
capacitatii de a analiza informatiile si de a face
legaturi intre diferite aspecte, dezvoltarea simtului
practic si a initiativei, dezvoltarea capacitatii
decizionale, cunoasterea mai buna a modelului de
business al organizatiei, cresterea gradului de
educatie in afaceri. Toate acestea sunt beneficii la
care majoritatea asistentilor de manageri au acces
si care ii pot ajuta sa dezvolte o serie de abilitati
necesare in domenii foarte variate.
Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din
structurile ierarhice superioare, ca
prim subaltern i n acelai timp
colaborator apropiat al directorului
(general sau de departament).
Asistentul manager nu poate da
dispoziii nimnui, fr a fi delegat n
acest sens de director, doar dac la
rndul su are subalterni (secretare).
Sunt cazuri n care, prin delegare de
autoritate, asistentului manager i se
subordoneaz directori de
departamente, asistentele acestora
etc
competene ale asistentei
manager
administrarea gestionarea documentelor
corespondena cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
optimizarea forei de munc
coordonarea perfecionrii forei de munc
comunicarea interpersonal
Cerinele profesionale(I)
cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie,
gramatica, vocabular);
cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce
constituie baza profesiunii sale:
procedee de scriere i citire rapid;
procedee de codificare i clasare;
cunoaterea a una, dou limbi strine;
cunoaterea lucrului pe calculator:
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.
cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu
publicul (secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce
fel de om are n fa i ce poziie trebuie s adopte fa de
comportamentul acestuia).
cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens,
ea trebuie s aib cunotine de drept, marketing, management,
contabilitate, psihologie etc.
cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;
dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei
prin studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.
Cerinele profesionale(II)
cunoaterea lucrului pe
calculator:
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
noile tehnologii de
transmitere i prelucrare a
informaiilor.

Cerinele profesionale(III)
cunoaterea unor noiuni de psihologie i
comportament n relaiile cu publicul
(secretara trebuie s fie un bun psiholog,
reuind s descopere ce fel de om are n
fa i ce poziie trebuie s adopte fa de
comportamentul acestuia).
cunoaterea unor principii de
organizare i conducere; n acest sens, ea
trebuie s aib cunotine de drept,
marketing, management, contabilitate,
psihologie etc.
cunoaterea lucrrilor de secretariat i
coresponden;
dorina de a se perfeciona continuu
n domeniul de activitate al firmei prin
studierea literaturii de specialitate i a
publicaiilor de profil.

Activitatea secretarei
in relatia cu sefii
Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile
prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n
funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
s se asigure c toate informaiile furnizate
conducerii sunt exacte, astfel nct personalul executiv va
fi scurt de a verifica toate documentele ;
s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei
cereri telefonice, iar executivul trebuie s aib ncredere
c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod
confidenial ;
s fie capabil s rezume esena unor lucrri,
scutind conducerea de a le mai studia ;
s neleag clar scopul muncii i s preia munca
personalului executiv n absena acestuia, iar acesta
trebuie s fie convins c secretara poate face fa
problemelor ce apar n lipsa sa ;
s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea,
nct s-i poat fi de ajutor cnd trebuie ;
s menin un climat de bun dispoziie ;
Activitatea secretarei
in relatia cu alte compartimente
Secretarele au legturi cu toate
compartimentele din unitate, permanent i
n forme variate.
Corespondena primit de la acestea,
pentru semnat i expediere, cea repartizat
de secretar cu rezoluiile conducerii,
lucrrile executate n comun,
dactilografierea materialelor elaborate de
specialitii din compartimente.
Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali
angajai, secretara trebuie s-i
ndeplineasc sarcinile de serviciu (s-i
sprijine cu materiale documentare, fie, s
le transmit imediat i cu precizie
hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea
lmuriri), respectnd n acelai timp i alte
condiii de ordin comportamental
Activitatea secretarei
in relatia cu persoane din
afara unitii
Secretariatul este un factor
important n realizarea
legturilor ntre instituia pe care
o reprezint i persoanele din
afar, fie c sunt ceteni, fie c
sunt parteneri sau viitori
parteneri de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un
vizitator determin calitatea
relaiilor ntre cei care sunt viitori
colaboratori n afaceri.
Activitatea secretarei
in relatia cu persoane din
afara unitii
Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :
secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat
se prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr
dac problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate).
Dac vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va
primi sau nu. Nu este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se
poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul
vizitei.
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul
activitii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte
important);
s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate
i cu ce problem se prezint la secretariat;
s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta
este posibil);
s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i
supravegheze convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin;
s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia acesta nseamn respect;
vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de
telefon pentru a putea fi contactai;
n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz,
nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale;
s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care
doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s
fie ct mai plcut;
autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n
secretariat.
Relaiile cu mass-media
nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu
reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale
firmei cu publicul. Aadar, este n interesul firmei s ofere presei
informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n relaiile
cu mass-media secretara trebuie:
s fie amabil i cooperant;
s aib grij s nu divulge informaii secrete sau
confideniale;
s noteze numele redactorului respectiv, numrul de
telefon, numele ziarului, postul de radio sau televiziune i detalii
asupra subiectului care intereseaz;
dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o
persoan din conducere, lsndu-i acesteia timp s-i
pregteasc rspunsul.
n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i
comportare civilizat contribuie la desfurarea normal i
fructuoas a acestor relaii.
Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s
contribuie la stabilirea unor relaii interpersonale, se numr
cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care se
adaug cele de comportament i conduit uzual.