Organizare de

evenimente
Alex
Ce este un eveniment?
Un eveniment este.
oDEX: ntmplare important, fapt de mare
nsemntate
oCeva ce se ntmpl ntr-un anumit loc, la
un moment dat
oUn incident sau o situaie ce apare la un
moment dat
oManifestare al crei scop este atingerea
unui obiectiv de marketing/PR/comunicare
prestabilit


Evenimentul instrument
de comunicare
ocontact direct cu publicul int

omai muli iepurideodat

oeficace i eficient

Opiniile consumatorilor cu
privire la evenimente

Evenimentele influeneaz comportamentul
meu de cumprare

Procentajul celor care susin acest lucru:
oTinerii aduli 60%



Opiniile consumatorilor cu
privire la evenimente

o79% dintre caucazieni spun c decizia lor de
cumprare este influenat foarte mult de
evenimente

o68% dintre afro-americani spun c decizia lor de
cumprare este influenat foarte mult de
evenimente

o58% dintre spanioli spun c decizia lor de
cumprare este influenat foarte mult de
evenimente




Tipologia evenimentelor
oEvenimente legate de timpul liber

oEvenimente personale

oEvenimente culturale

oEvenimente organizaionale

Etapele unui eveniment
oContientizarea nevoii/formularea scopului
oAlegerea i analiza publicului int
oRealizarea programului
oEvaluarea viabilitii
oStabilirea obiectivelor
oPlanificarea resurselor
oStabilirea bugetului iniial
oPromovarea
oDerularea propriu-zis
oEvaluarea

Etapele unui eveniment
oDerularea propriu-zis
oPromovarea
oStabilirea bugetului iniial
oPlanificarea resurselor
oStabilirea obiectivelor
oEvaluarea viabilitii
oRealizarea programului
oAlegerea i analiza publicului int
oContientizarea nevoii/formularea scopului


De ce organizm un
eveniment?

oContientizarea nevoii

oCare ar putea fi motivele?

oDefinirea clar a scopului stabilirea
obiectivelor + derularea cercetrii

Publicul int

oCu cine vrem s comunicm?
oCe ne propunem s transmitem?
Informaie
Emoie
Motivaie
Aciune
Publicul int

oIdentificarea beneficiilor pentru fiecare
categorie n parte

oIdentificarea particularitilor pentru
fiecare categorie n parte (protocol,
simpatii, nivel de receptare al mesajului)

Realizarea programului
- st la baza majoritii activitilor -

oOra, ziua i locaia evenimentului

oMomentele distincte ale evenimentului

oConsultarea cu actorii implicai pentru
a stabili ct mai exact intervalele de timp
necesare

Viabilitate i fezabilitate

oUn eveniment este viabil dac el se poate
derula cu succes (nu ntmpin obstacole
care s i pericliteze finalitatea)

oUn eveniment este fezabil dac el poate fi
realizat relativ uor
Viabilitate i fezabilitate
oO minim cercetare este necesar nainte
de a demara orice eveniment
oBeneficii minimizarea costurilor i
maximizarea beneficiilor pentru cei
implicai
oCe urmrim?
dac exist potenial interes pentru eveniment
dac exist suprapuneri
dac se poate realiza (aprobri,
programri,tehnic)
Se stabilesc n cadrul echipei termene de
colectare ale datelor
ScopObiective

oDefinirea scopului/scopurilor creaz
viziunea evenimentului

oViziunea ne ajut la crearea identitii

oViziunea trebuie s fie aceeai pentru
ntreaga echip
ScopObiective

oObiectivele SMART
oViziunea + obiectivele SMART duc la:
o monitorizare mai uoar a evenimentului
evaluarea concret a beneficiilor
Planificarea resurselor

oFinanciare

oUmane

oLogistice
Resurse financiare

oCt cost evenimentul?

oCt suntem dispui s
cheltuim?

oDe unde vin banii?
Bugetul iniial

oCe este un buget?

oSurse de finanare?

oGestionarea bugetului
Ce este un buget?

oO previziune financiar a unui eveniment

oUn plan financiar pentru un eveniment ce
urmeaz a fi derulat i care se
bazeaz pe cheltuieli prognozate
( eviden a cheltuielilor i a
veniturilor)
De unde ne vin banii?
oContul asociaiei

o Sponsori

oUniversitate

oDonaii Asociaii Alumni
Gestionarea bugetului
oPlanul, Planul, Planul!!! ntotdeauna avei grij c
se proiecteaz n viitor pentru a evita supra-
cheltuielile

o Stabilii un buget separat pentru fiecare eveniment

oCosturi puin mai mari atunci cnd se realizeaz
bugetul iniial

oCheltuieli neprevzute (retiprire flyere)

oO persoan supravegheaz cheltuielile i
rambursrile
Cheile succesului unui buget

o Planul

oEvidena cheltuielilor

oFii creativ!
Cheltuieli cu evenimentele

o Totalul cheltuielilor n 2002=132 miliarde
dolari (cu 15% n cretere fa de 2001)

o17,4% din firme au cheltuit ntre 100.000
i 250.000 dolari

o12,4% din firme au cheltuit ntre 50.000 i
99.999 dolari

Sursa: Revista Promo Magazine, SUA
Resurse umane

oCare sunt membrii echipei?

oCare sunt sarcinile fiecrui membru?

oCare sunt specialitii de care avem nevoie i nu se
regsesc n echip?
(Ex: sunetist, pirotehnist, ageni de paz i
curenie,etc.)

Resurse logistice
oCum este asigurat transportul?

oCare sunt dotrile tehnice necesare
pregtirii i derulrii evenimentului?

oCnd trebuie s ajung fiecare
obiect la locul lui?

oAlte elemente necesare bunei desfurri a
evenimentului (decoraiuni, ap, etc.)

Promovarea
oViziunea-crearea brandului evenimentului

oEvenimentul: entitate vie ce transmite un mesaj

oIdeal ar fi crearea unei identiti proprii a
evenimentului

oIdentitatea coerent ajut la o mai bun
mediatizare i fixare n mintea publicurilor int

oAtenie special sponsorilor


Promo - Ziua Absolventului
Promovarea

on funcie de obiectivele, amploarea i
tipologia evenimentului stabilim:

strategia de promovare
canalele de promovare
vehiculele de promovare


Desfurarea evenimentului
oElementul central este
programul
evenimentului

oAsigurai-v c
evenimentul ncepe la
ora stabilit

oMonitorizarea fiecrui
moment al programului

ontmplri neprevzute

Evaluarea
oFoarte important pentru evenimentele viitoare (nu
trebuie s lipseasc)
oOglinda ndeplinirii obiectivelor
oSursele de informaii privind evaluarea
evenimentului:
Participani
Coordonatori
Team-leaderi
Voluntari
Sponsori
Oficialiti
Comunitate (includem aici i mass-media)



Evaluarea

oModaliti de evaluare

Chestionar
Monitorizarea presei
Debrief meetings
Seciune de comentarii pe site
Confruntarea cu to-do list



Mult succes n organizarea
de evenimente!!!!!!!