Gestion du temps de travail

(dans lentreprise)
Par SAKHRI
MOHAMED
Et
TIAR LYNDA
Groupe:80 GRH


2013/2014
Sommaire:
INTRODUCTION
- Dfinition de la Gestion du temps de travail (dans lentreprise)
- Objective de la gestion du temps de travail (dans lentreprise)
Pourquoi grer son temps de travail ?
- Les causes de pertes de temps (dans lentreprise)
- Utilit et enjeux de la gestion du temps de travail dans lentreprise
(enjeux conomique , enjeux social, classement des activits et des priorits )
- Outils de gestion du temps dans lentreprise
(calendrier ou agenda, Diagramme de Gantt, Pareto, mthode PERT et just in time)
CONCLUSION



Objectifs de lexpos :

-Dfinir cest quoi une gestion du temps de travail
-Identifier les causes principales de la perte de temps
-Dcouvrir les mthodes et outils dune gestion efficace du
temps.
-Apprendre organiser son temps en fonction de son rle
et de ses Priorits.

INTRODUCTION
La gestion du temps a toujours exist, lhomme a toujours cherch
comprendre le temps, le mesurer et le matriser, Rappelons-nous galement
des premiers calendriers gyptiens et babyloniens qui utilisaient la notion de
saison (on parle alors de cycle) en tant que repre. Ces premiers lments
taient dj des tmoignages de la prise en compte de la problmatique de la
gestion du temps dans les anciennes civilisations. Plus rcemment sont
apparus les , cadrans solaires, sabliers, horloges puis les montres, les rveils,
les chronomtres, les minuteurs.
Et les premires thories scientifique-acadmique sur la gestion du temps de
travail c'tait partir de la naissance du Taylorisme (ouvrage de 1911 La
direction scientifique des entreprises par Frederick Winslow Taylor) quest
apparue une des premires thories dorganisation du travail sur la quelle
reposait le souci de la gestion du temps. Le point de dpart quvoque Taylor
est issu de la constatation de la flnerie=errance des ouvriers sur
leur temps de travail.

Ces fondements de la gestion et du contrle du temps de travail ont t
repris notamment dans le Fordisme (Henry Ford). Ainsi, dj la gestion
du temps de travail tait l'un des piliers de lorganisation efficace de
lentreprise et une garantie de sa survie et de son bon fonctionnement.
Lenvironnement social a t galement fortement affect par la notion
de gestion du temps : le temps de travail sest considrablement rduit
depuis quelques dizaines d'annes avec lapparition de la retraite, des
congs pays, des temps partiels et galement les diffrentes lois
rgissant le temps de travail 40h(en Algrie),son optimisation est donc
devenue primordiale pour lentreprise

Dfinition de Gestion du temps de travail (dans
lentreprise)

La gestion du temps est un des outils de dveloppement des
capacits personnelles en management et en efficacit du
travail parmi les plus efficaces. C'est un ensemble de
techniques simples et d'outils pratiques d'organisation
personnelle, de priorisation (dfinition d'objectifs prioritaires)
et de planification qui permet de rduire le temps perdu au
minimum et d'amliorer l'efficacit personnelle trs
rapidement
La gestion de temps est une des composantes de la gestion
de projet (Project Planning en anglais) qui concerne
l'utilisation de tables horaires telles que les diagrammes de
Gantt pour planifier et mesurer les progrs au sein de
l'environnement du projet.

Objective de la gestion du temps de travail (dans lentreprise)
Pourquoi grer son temps de travail ?
Alors que le contexte environnemental de chaque entreprise a t
fortement modifi depuis plusieurs annes a cause des (nouvelles
concurrences, nouvelles technologies, mondialisation, contexte
conomique difficile (crise conomique ex: crise1997(en Asie) et aussi la
crise de 2008.)., la saturation de nombreux marchs,,,etc. qui ont caus
beaucoup de pertes a des entreprises et qui sont dues un manque de
gestion du temps. Le temps est donc une ressource rare et non
renouvelable. Avec lentreprise, lexpression le temps, cest de largent
prend alors toute son importance. Le temps doit donc tre gr, contrl,
planifi. La gestion du temps devient alors un enjeu stratgique ,car il
peut se rvler tre un grand avantage afin de se dmarquer de ses
comptiteurs et galement une source doptimisation de la
performance de lentreprise via son organisation.
Cest pourquoi les responsables des entreprises doivent savoir
- ce quils ont a faire/ - ce qu ils doivent faire/et comment ils
doivent le faire, et tous ca dans le cadre dune grande
organisation et gestion du temps de travail en utilisant les
outils ncessaire

Les causes de pertes de temps (dans
lentreprise)

On identifie plusieurs facteurs qui contribuent faire perdre du
temps au sein dune entreprise. On peut distinguer des conditions :
Economiques : comme les conditions de travail
Matrielles: les outils de travail la qualit du cadre de travail
Socioculturelle et psychologiques : la communication
Les facteurs de pertes de temps sont aussi :
1-les runions trop longues et trop frquentes en entreprise, qui ne
dmarrent pas lheure.
2-Les interruptions incontrles des collaborateurs et des suprieurs.
3- la recherche dinformation rendue souvent difficile en entreprise.
4-remettre le travail daujourdhui au lendemain

Utilit et enjeux de la gestion du temps du travail dans lentreprise

Suite aux crises financires successives, les entreprises
doivent tre attentives et capable de sadapter
rapidement aux changements pour ne pas subir les
mfaits des marchs. Cela demande des ajustements
continuels mais ncessaires la sauvegarde des
entreprises et donc des emplois. Lensemble des
entreprises doit se proccuper davantage de la qualit
des processus raliss au sein de leur organisation. Il est
donc essentiel daborder des sujets comme la priorit des
objectives, loptimisation de la performance des
employer , la qualit de lorganisation et les mthodes de
gestion utiliseretc., dans ce contexte, la gestion du
temps est une variable incontournable. Effectivement, il
est indispensable d'valuer, hirarchiser et organiser ses
diffrentes tches et missions pour mener bien des
projets, tout en utilisant le moins de ressources possibles.
Donc il faut que lemployer qui travaille dans lentreprise arrive a :
Analyser son temps et revisiter ses habitudes, son poste de travail, sa mission, ses
comportements, sa journe, ses horaires.
Contrle du droulement du travail et de lactivit : il sagit donc de mettre en
place un systme de contrle et de vrification des rsultats accomplis
Grer son stresse et la fatigue
Identifier ses priorits et son style dorganisation privilgi:
I/ Classement des activits selon leurs chances :
Urgent et important : Les tches urgentes et importantes doivent tre
entreprises le plus tt possible et cest le PDG qui devra les prendre en charge.
Puisquelles peuvent avoir une importance vitale pour lavenir de lentreprise et
que le PDG est probablement, le seul avoir une ide claire des objectifs
long terme, cest luis quil revient de les accomplir , moins bien entendu
quil donne un mandat clair un collaborateur.
- Peu urgent mais important : Il sagit dactivits importantes pour lavenir de
lentreprise mais qui peuvent attendre.
-Urgent mais peu important : Ce sont les activits dlguer aux
collaborateurs.
-Peu important et peu urgent : Ce sont des activits qui peuvent tre ignores
temporairement ou classes rapidement si on a du temps.

II/ Classement des activits selon leur niveau de rendement : Les
activits doivent tre classifies selon leur niveau de rendement.
Ce dernier peut tre mesur en se demandant si le fait de ne pas
accomplir telle ou telle tche met lentreprise en danger, cest--
dire quil lui fera subir des cots plus ou moins importants
III/ Classement des activits selon leur complexit : Il est possible
de reporter le travail effectuer au cours de la journe selon la
complexit des travaux. Les activits les plus complexes seront
rserves pour les priodes les plus calmes de la journe et en
fonction de leur urgence. A linverse, les travaux les plus simples
seront effectus pendant les priodes les plus bruyantes ou les plus
perturbes quand il est plus difficile de rflchir et de fournir un
travail plus complexe et toujours en fonction de lurgence.

La loi de LABORIT:
Il est conseill de faire :
- ce qui est facile avant de ce quest difficile.
- ce qui nous plait avant ce qui nous dplait.
- ce qui va vite avant ce qui prend du temps.
- ce que lon sait avant ce qui est nouveau.
IV/ Rservation des priodes appropries pour les imprvus :
Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de temps pour
certains travaux qui vont tomber inopinment .Dailleurs, le scientifique NERAC nous
montre limportance de la rservation dune partie de temps pour les imprvus.
Mthode de NERAC :
- Noter les activits et les chances.
- Evaluer la dure ncessaire.
- Rserver une marge de scurit.
- Arbitrer les priorits.

Outils de gestion du temps dans lentreprise :

1-calendrier ou agenda partag
Cest un outil informatique trs efficace, qui se prsente
sous forme de calendrier lectronique mis en rseau
dans une mme entreprise. Il consiste principalement
rassembler les agendas de plusieurs personnes sur un
seul et mme agenda et ce, en temps rel. Il permet :
dafficher les activits de plusieurs personnes, (rendez-
vous, runions, vacances, etc.)
de connatre les disponibilits de chacun et ainsi faciliter
sa propre organisation
de simplifier lorganisation dvnements de groupe tels
que runions, sminaires, formations etc. en envoyant
des convocations chacun avec bouton de rponse
immdiate.
de gagner du temps sur les changes de mails, appels
de planifier automatiquement les vnements rcurrents
de rserver une salle de runion pour un vnement prvu au
planning








Voici quelques exemples de calendriers partags.
Logiciel Outlook
Ce logiciel permet de fixer des rendez vous et des runions avec un rappel
s'affichant sur votre bureau
Et dautres programmes comme:
IntraTools
Teamsoft
WorkgroupShare
ShareCalendar
Le systme des pointeuses
Il intervient aussi dans la gestion du temps avec soit des
pointeuses pour horaires fixes (dans ce cas les machines
pointer ne servent qu' vrifier la ponctualit des
employs), soit des pointeuses pour horaires variables
(dans ce cas celles-ci proposent aux employs diffrents
choix permettant de les guider dans la matrise de leurs
horaires sur leur lieu de travail et veiller ce que le
temps de travail soit quantitativement effectu par
chaque salari

2- Diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil utilis en gestion de projet et
permettant de visualiser dans le temps les diverses tches composant
un projet. Il s'agit d'une reprsentation d'un graphe connexe, valu et
orient, qui permet de reprsenter graphiquement l'avancement du projet.
Le premier diagramme de ce type fut ralis par l'ingnieur polonais Karol
Adamiecki en 1896. Il l'a dcrit en 1931, mais la langue de publication n'a
pas permis la reconnaissance internationale de son ide. Pour cette raison,
le concept a t nomm d'aprs Henry L. Gantt, ingnieur amricain
collaborateur de Frederick Winslow Taylor, qui a publi la description du
diagramme en 1910.
Cet outil rpond deux objectifs : planifier de faon optimale ainsi que
communiquer sur le planning tabli et les choix qu'il impose.
Le diagramme permet :
de dterminer les dates de ralisation d'un projet
d'identifier les marges existantes sur certaines tches
de visualiser d'un seul coup d'il le retard ou l'avancement des travaux.

Exemple de diagramme de Gantt

3-Diagramme de PERT

PERT signifie Program and Evaluation Review Technique,
dont la traduction en franais est Technique
dlaboration et de contrle des projets .
Cet outil est synonyme de gestion de projets importants
sur le long terme. Ce dernier permet de mettre en
vidence le chemin critique des tches ou des
oprations qui dfinissent un projet afin de limiter la
dure de ralisation de celui-ci.
Pour cela, on doit dfinir le projet en lui-mme, les
oprations qui le constituent, la dure de ces oprations
et les liens quelles peuvent possder entre elles.
Ensuite il faut dessiner le graphe de PERT et en
dterminer le chemin critique.

Exemple d'un diagramme de PERT

4- Diagramme de Pareto

Le diagramme de Pareto est un graphique reprsentant
l'importance de diffrentes causes sur un phnomne. Ce
diagramme permet de mettre en vidence les causes les plus
importantes sur le nombre total d'effet et ainsi de prendre des
mesures cibles pour amliorer une situation.
Ce diagramme se prsente sous la forme d'une srie de colonnes
tries par ordre dcroissant. Elles sont gnralement
accompagnes d'une courbe des valeurs cumules de toutes les
colonnes.
Ce diagramme est construit en plusieurs tapes :
collecte des donnes.
classement des donnes au sein de catgories.
calcul du pourcentage de chaque catgorie par rapport au total.
tri des catgories par ordre d'importance.

diagramme de Pareto
5- J uste temps JAT (Just in time JIT delivery):

Le Juste--temps est une mthode d'organisation et de gestion de
la production, propre au secteur de l'industrie, qui consiste
minimiser les stocks et les en-cours de fabrication.
Appele aussi flux tendu ou 5 zros ou encore zro-
dlai , la mthode est issue du toyotisme ; elle consiste
minimiser le temps de passage des composants et des produits
travers les diffrentes tapes de leur laboration, de la matire
premire la livraison des produits finis. Les cinq zros
correspondent zro panne, zro dlai, zro papier, zro
stock et zro dfaut.
Ce systme exige une coordination trs pousse entre les divers
acteurs (fournisseurs, transporteurs, fabricant, distributeurs, etc.)
et peut poser des problmes en cas d'incident un point ou un
autre de cette chane tendue .

Mind Mapping
Toutes les techniques d'optimisation et d'organisation du
temps personnel passent par des listes crites de tches
effectuer. Le mind mapping enrichit cette utilisation
de listes en liant graphiquement les ides et tches
entre elles, travers un outil performant permettant au
cerveau de comprendre directement les liens entre les
diffrentes actions entreprendre : la carte heuristique.
De nombreux logiciels ont remplac avantageusement
les cartes bauches sur feuille de papier par des cartes
informatiques grant dynamiquement et
graphiquement les liaisons entre les tches.
Freemind/Mymap/the brain
Mind Mapping
CONCLUSION

Grer son temps est indispensable, la fois pour dployer dans
Lorganisation (Administration publique ou Entreprise) une efficacit
maximale
pour prserver son propre quilibre, et sa sant
Les pertes de temps sont dues Essentiellement des dfauts de
comportement ou dorganisation personnelle.
La bonne gestion du temps nous aide tre organis et rendre le
travaille plus efficace.
Elle consiste mieux investir le temps dont on dispose en :
planifiant
dfinissant les priorits
organisant les activits quotidiennes.