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O documento é um registro que representa fatos ou situações e pode servir como prova. Documentos mostram a atividade da empresa e constituem sua memória. Eles podem ter diferentes formatos além do papel, como CDs e pen drives. Documentos classificam-se em internos ou externos.
O documento é um registro que representa fatos ou situações e pode servir como prova. Documentos mostram a atividade da empresa e constituem sua memória. Eles podem ter diferentes formatos além do papel, como CDs e pen drives. Documentos classificam-se em internos ou externos.
O documento é um registro que representa fatos ou situações e pode servir como prova. Documentos mostram a atividade da empresa e constituem sua memória. Eles podem ter diferentes formatos além do papel, como CDs e pen drives. Documentos classificam-se em internos ou externos.
ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmao de um acontecimento, situao ou ocorrncia.
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 1 A empresa apresenta atravs de documentos os factos relativos sua atividade.
Os documentos constituem a memria da empresa.
Habitualmente o documento escrito, este pode tambm ter outro suporte material alm do papel - registo em CD, pen, microfilme, etc. UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 2 Funes do Documento Representao de um facto ou situao;
Conservao (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem). UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 3 Tipologia da documentao
Interna (criado e aprovado pela empresa segundo as normas internas de documentao).
Externa (no foi criado nem aprovado pela empresa mas necessrio para o funcionamento da mesma).
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 4 Tipologia da documentao - Exemplos Interna Actas, processos de clientes, memorandos, ofcio, sistema de preveno da empresa, etc.
Externa
Catlogo de fornecedores, a norma ISO 9001, ofcios, curriculo, etc
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 5 Como classificar os documentos?
O contedo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critrio classificador, possibilitando agrupar espcies documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto em um dossier, processo ou pasta.
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 6 A classificao deve ser realizada por funcionrios que conheam a estrutura e o funcionamento da empresa ou do rgo, responsveis pela atividade de arquivo dos documentos, e realiza-se nos seguintes procedimentos: UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 7 - Anlise do documento e pesquisa do cdigo correspondente ao grupo de assunto a que pertence; - Encaminhamento para o arquivo junto ao setor competente; - Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero receber um cdigo correspondente ao documento.
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 8 Tipo de documentos
Textos e Relatrios; Cartas/Ofcios; Sobrescritos; Nota de Servio; Memorando; Comunicado/Comunicao; Nota informativa/Informao; E-mail; Fax
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9 Textos Conjunto ordenado de palavras ou frases escritas;
Redao original de uma obra escrita;
Palavras que se citam para demonstrar alguma coisa;
Qualquer escrito destinado a ser dito ou lido em voz alta. UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 10 Relatrio Um relatrio um conjunto de informaes, utilizado para reportar resultados parciais ou totais de uma determinada atividade, projeto, ao, pesquisa, ou outro evento. UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 11
A primeira pgina do relatrio deve ser constituda pelo ttulo, nome do destinatrio, nome do autor, uma imagem, a data e o local de realizao desse mesmo contacto.
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12 Caractersticas do relatrio Existem 3 tipos de relatrio:
Crtico - descreve e opina sobre a maneira como uma atividade foi desenvolvida, a fim de dar a conhecer.
Sntese - menos elaborado, referente a anteriores relatrios.
Formao - mais ou menos pormenorizado, apresentando atividades desenvolvidas durante um curso e/ou estgio. UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 13 Cartas A carta uma modalidade livre, pois nela podem aparecer a narrao, a descrio, a reflexo ou o parecer dissertativo. O que determina a abordagem, a linguagem e os aspetos formais de uma carta o fim a que ela se destina: um amigo, um negcio, um interesse pessoal, um familiar, etc.
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14 UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 15 Sobrescrito ou subscrito?
- O documento deve ser enviado num sobrescrito/subscrito fechado.
Qual a forma correta? Neste caso, a palavra correta sobrescrito, porque significa envelope.
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 16 Subscrito o particpio passado do verbo subscrever, que significa, escrever por baixo de, aprovar, assinar.
Exemplos:
O documento deve ser enviado num sobrescrito fechado.
O documento foi subscrito pela maioria dos trabalhadores. Ofcios O ofcio um tipo de documento endereado a uma autoridade com o objetivo de comunicar um facto ou realizar uma solicitao em carter oficial.
necessrio ser coerente e apresentar argumentos necessrios para que o documento seja atendido.
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 17 Nota de Servio/Ordem de Servio
Nota de servio, um documento interno de uma empresa, dando ordem para o colaborador executar tal servio, de acordo com as especificaes, constantes da nota de servio.
Trata-se de uma correspondncia oficial interna ou interdepartamental, com numerao prpria.
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 18 O Memorando
Documento administrativo interno, de circulao limitada ao mbito da empresa, que serve para lembrar algo, atravs de mensagens curtas e informaes sucintas.
Este tipo de documentao no deve ser enviado para o exterior.
1) Para : A quem se destina o mesmo;
2) De: Nome de quem o emite; UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 19 3) Data: Data em que emitido o documento;
4) Assunto: Breve frase com o tema;
5) Explicao, com poucas linhas e o mais concisa possvel;
6) Assinatura.
- Quando utilizado para o exterior, assume a posio de carta ofcio ou carta comercial.
um texto cativante, indito, verdadeiro, objetivo e denotativo, que no espera obter uma resposta por parte do receptor. Os comunicados so escritos para anunciar alguma ideia ou lei (comunicar algo a algum). UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 21 Caracterstica do Comunicado No 1 Pargrafo (introduo) um pargrafo-sntese da matria que o resto do texto desenvolve (data, hora, local, entidade/s predominantemente envolvida/s).
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 22 Os restantes pargrafos tm tendncia a ser curtos, com uma linguagem simples e muito clara e contm as informaes ordenadas das mais importantes para as menos importantes.
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 23 E- Mail
Forma de comunicao flexvel e rpida;
Meio informal de comunicao, no deve ser utilizado para troca de mensagens formais e confidenciais;
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 24 Segundo a legislao em vigor, para que uma mensagem enviada por e-mail tenha valor documental, e possa ser aceite como um documento original, necessrio que a entidade que a emite esteja certificada para esse fim.
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 25 E-mail Como escrever um e-mail
Assunto: Objetivo da mensagem, deve facilitar a organizao dos documentos;
A saudao como Caro Senhor, uma confirmao de que a mensagem para ele;
Frases e pargrafos curtos, objetivos e em sequncia lgica; - UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 26 A mensagem que contm algum ficheiro em anexo, deve trazer informaes mnimas sobre o seu contedo;
Sempre que disponvel deve recorrer-se ao pedido de confirmao de leitura. Se no for possvel, deve constar da mensagem o pedido de confirmao do seu recebimento;
- Incluir saudaes finais simples: - Melhores cumprimentos
um meio de comunicao rpido, eficiente e econmico para envio de mensagens escritas urgentes.
Devemos ter em ateno, nas mensagens confidenciais, a sua utilizao, pois outras pessoas podero ter acesso s mesmas;
UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 28 Na redao de mensagens a serem enviadas por fax, a linguagem deve, igualmente, ser simples e concisa, passando diretamente ao assunto.
O fecho do fax composto por: - Melhores cumprimentos ou - Com os melhores cumprimentos. UFCD - 6225 Tcnicas de normalizao documental - Teresa Jorge 29