EXCEL / WORD

Produccin de Multimedia ficha 480093

Interfax grafica Excel
Fila: Se identifican por nmeros van del 1 hasta el 1.048.576
Columnas: Se identifica por letras A,B,C,D.
Celda: Intercesin de fila y columna
1. Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el
usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en la celda o ser
utilizado para calcular la frmula que la contiene.
2. La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
1. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar
por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada
parntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o
texto), frmulas o funciones.
4. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
5. Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
SIGNO / OPERACIN QUE REALIZA
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIN
& UNIN / CONCATENAR
= Comparacin IGUAL QUE
> Comparacin MAYOR QUE
< Comparacin MENOR QUE
>= Comparacin MAYOR IGUAL QUE
<= Comparacin MENOR IGUAL QUE
<> Comparacin DISTINTO

FUNCIONES

MAX: Devuelve el valor mximo de la lista de valores
MIN: Devuelve el valor mnimo de la lista de valores
PROMEDIO: Devuelve la media aritmtica de la lista de valores
PAGOINT: Devuelve el pago de intereses de una inversin
durante un perodo determinado
PAGOPRIN: Devuelve el pago de un capital de una inversin
determinada, basado en pagos constantes y peridicos y una
tasa de inters constante.
AHORA: Devuelve el nmero de serie correspondiente a la
fecha y hora actuales
AO: Convierte un nmero de serie en un valor de ao
DIA: Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes
HOY: devuelve la fecha actual, sin la hora

EJERCICIOS

1. Calcular la SUMA y el PROMEDIO de cada vendedor
2. Calcular la SUMA, VENTA MXIMA y VENTA MNIMA de
cada mes

ELECTRO VENTAS
VENTAS POR VENDEDOR 10/08/2013 22:42
VENDEDORES ENERO FEBRERO MERZO ABRIL SUMA PROMEDIO
PABLO ORTIZ 15,200 18,000 19,000 21,600
MARIA DOMA 1,000 15,000 17,500 2,000
MIGUEL PAZ 15,300 17,000 20,000 21,500
ANA LOZAN 9,500 12,000 11,000 15,000
10/08/2013 22:42

SUMA
VENTA MAXIMA
VENTA MINIMA


PRESTAMO HIPOTCARIO VALOR 60.000 PLAZO 60 INTERES 9%

MES
CUOTA FIJA INTERES AMORTIZACION
10/08/2013 22:42
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Vamos a pedir un prstamo de 60.000 a pagar en 5 aos con un
inters fijo del 9 % a una entidad bancaria y queremos saber el
desembolso mensual que deberemos efectuar y el desglose en
intereses y amortizacin.
Calcula mediante funciones los valores para:
Cuota (funcin PAGO),
Inters (funcin PAGOINT)
Amortizacin(funcin PAGOPRIN).
GRAFICOS

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de
clculo y facilita su interpretacin.

Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:

Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal
como cualquier otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva
para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni
ningn otro tipo de objeto.

Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre
utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la
pestaa Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de
celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma,
Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el
grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de
error en los datos que solicita.
Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos
seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que
necesitamos.
EJERCICIOS
1.
Abrir el libro de trabajo Vendedores
2. Crear un grfico circular para representar la proporcin de
ventas de cada mes para Pablo Ortiz. Ser un grfico junto con los
datos.
3. Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados


Diagramas con SmartArt

Para crear un diagrama de procesos u organigrama no ser
necesario que lo creemos a partir de formas. Podra ser muy
tedioso ir dibujando cada uno de sus elementos. Para esa funcin
existe la opcin SmartArt , que encontraremos en la
pestaa Insertar.
Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el
tipo de diagrama que queremos. Hay muchos tipos entre los que
podremos elegir: listas, procesos, ciclos, jerarquas, pirmides, etc.
EJERCICIO

1.
Abrir el libro de trabajo Ventas Crear
un diagrama con SmartArt que
represente los vendedores (Pablo Ortiz,
Mara doma) en un primer nivel. Y las
ventas de la tabla de datos
dependern del mes. El resultado
debe de ser como el de la imagen y
estar situado bajo los totales.
TABLAS

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o
registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las
columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen
los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es
un registro de entrada, por tanto podremos componer como
mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar
informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten
analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con
las listas tenemos:
Ordenar la los registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.


Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que
queremos incluir en la lista.
Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar.
Primero crearemos la lista.
Empieza un nuevo libro de trabajo.
Confecciona una fila con los campos siguientes:

A B C D E F
1

Nombre
1
Apellido
2
Apellido

Fecha nacimiento

Direccin

Telfono
Selecciona el rango A1:I1 (las celdas que has rellenado).
Selecciona la pestaa Insertar.
Pulsa sobre el botn Tabla.
Se abre un cuadro de dilogo Crear Tabla con el rango
seleccionado.
Marca la casilla La tabla tiene encabezados.
Pulsa Aceptar.
Ahora vamos a rellenarla. Puedes hacerlo con los datos que quieras,
inventados o reales. Te recomendamos que sean inventados para
que no pierdas demasiado tiempo en ello, ya tendrs tiempo de
cambiarlos, ayudndote con el formulario.

Tablas dinmicas

Consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos.
Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales,
filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos,
visualizando o no los datos origen, etc.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y
grficos dinmicos
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos
del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra,
adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para
poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla
dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en
la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico)

Desde este panel podemos
personalizar la forma en
que van a verse los datos
en la tabla dinmica.
Con esta herramienta
podramos construir una
tabla dinmica con la
siguiente estructura:
Una fila para cada una
de las Referencias de la
tabla.
Una columna para cada
uno de los Meses de la
tabla.
En el resto de la tabla
incluiremos el total del
Importe para cada
Referencia en cada Mes.

INTERFAZ DE WORD
FORMATO DE DOCUMENTO
Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos
refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con
la forma de presentarlo. El contenido en s seguir siendo el mismo.

LOS TEMAS

Un tema es la aplicacin de distintos formatos sobre cada uno de
los estilos y elementos que componen el documento. En un tema,
por ejemplo, se define que todos los ttulos sern de un
determinado color, con un determinado tamao y una
determinada tipografa. Y as con todos los estilos. De este modo
que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos
aplicado correctamente los estilos se cambiar su formato por
completo con un nico clic.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la
pestaa Diseo de pgina > grupo Temas > opcin Temas.
Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de
una larga lista de opciones (observa que puedes ver ms bajando
la barra de desplazamiento).
LA PORTADA

En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de
una portada: proyectos, memorndums, informes... Word 2010
facilita mucho esta tarea, ya que pone a nuestra disposicin una
serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaa Insertar >
grupo Pginas > opcin Portada.
Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de
ellos se insertar una nueva pgina al principio del documento con
el aspecto elegido.
La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos
adecuados, como el ttulo, el subttulo, la fecha o el nombre del
autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre
corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra un
cuadro de edicin, donde hay que indicar el nuevo texto.



Cambiar el fondo de pgina

Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color
ms normal del papel de impresin y por tanto dejarlo as supone
un menor gasto de tinta en la impresin.
Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde
la pestaa Diseo de pgina > grupo Fondo de pgina.

Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la
pgina, por ejemplo Confidencial o Borrador. Al hacer clic se
desplegar el men siguiente que te permitir elegir el que quieras
del listado:

Abre un archivo de Word
Selecciona la pestaa Diseo de pgina.
Pulsa el botn Color de pgina.
En la paleta de colores, escoge el ms claro de la primera columna
de grises. Ten presente que los colores fuertes o chillones pueden
dificultar la lectura del texto.
Cambia el zoom de la pgina a 20% para echar un vistazo global.
Recuerda que para ello puedes utilizar la barra de zoom de la zona
inferior derecha. Una vez observado el resultado, vuelve a establecer
el zoom al 100%.
Ahora, haz clic en el botn Marca de agua que encontrars en el
mismo grupo (Fondo de pgina).
Guarda los cambios antes de cerrar. Vers varias marcas de agua,
desliza la barra de desplazamiento hasta encontrar Ejemplo en
diagonal y haz clic en ella.
Puesto que el color de pgina y la marca de agua son de colores
muy similares, el texto de la marca se percibe de una forma muy
sutil. Vamos a modificar esto. Desplegamos de nuevo el men Marca
de agua y seleccionamos Marcas de agua personalizadas.
Los valores que se muestran en el cuadro de dilogo son los de la
marca de agua actual. Vamos a cambiar el color a un rojo claro.
Luego, hacemos clic en el botn Aceptar.

El resultado ser similar al siguiente, gurdalo y cirralo:

FORMATO PARRAFO
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este prrafo tiene
establecida
alineacin izquierda.
Este prrafo tiene
establecida la
alineacin centrada.
Este prrafo tiene
establecida
alineacin derecha.
Este prrafo tiene una
alineacin justificada.
Alineacin.
Estos son los botones para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin:


TABLAS

Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas
por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto,
nmeros o grficos.
Para crear una tabla accedemos siempre desde la
pestaa Insertar > grupo Tablas > botn Tabla. All encontraremos
las tres posibles formas de crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla.
Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratn sobre
ella se colorear en naranja la seleccin que realicemos. Al
hacer clic confirmamos que la seleccin se ha realizado y se
inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen
estaramos creando una tabla de 3x3.
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre
una ventana que permite especificar el nmero de filas y columnas
para la tabla.



3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar
forma de lpiz y simplemente iremos dibujando las lneas que la
formarn. Esta opcin es ms lenta, pero puede resultar muy til para
crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

Anidar tablas

Una caracterstica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se
puede crear una tabla dentro de otra. De esta forma podremos
configurar una de forma independiente a la otra. Lo nico que
deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal,
tambin se eliminar su contenido, y esto incluye las tablas anidadas
que podamos haber creado.

Combinar y dividir

En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino
combinarlas de forma que, por ejemplo, una fila contenga una nica
celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien para
conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en
dos o ms celdas sin afectar al resto.
Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la
pestaa Presentacin > grupo Combinar.

- El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una
celda seleccionada en la tabla. Esto es as, obviamente, porque
antes de nada debemos indicar cules queremos combinar.

- Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas
secciones dividir la celda seleccionada. El ejemplo anterior
mostraba una divisin en dos columnas y una fila, pero
perfectamente podramos haber realizado una divisin horizontal en
dos filas y una columna

Crear un organigrama

Para insertar un diagrama debemos:
-Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

Combinar correspondencia

Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos
permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento
pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo
escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y
Word se encargar de generar los datos variables (los que cambian
en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el
lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la
generacin de etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.








Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos
elementos fundamentales: el documento principal y el origen de
datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo
puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de
direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en
el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y
un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es
una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente
a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin
del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers
qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
Combinacin de correspondencia con asistente

Correspondencia iniciar combinacin de correspondencia
paso a paso por el asistente para combinar correspondencia
Seleccione el tipo de documento que va a utilizar
Seleccione el documento inicial
Seleccione los destinatarios
Seleccione en el documento el espacio donde irn los datos e
inserte la informacin.
Seleccionamos en vista previa de las cartas
Complete la combinacin.

Combinacin de correspondencia sin asistente

Seleccionar destinatario, elegimos el archivo que vamos a
utilizar.
Insertar campo combinado
Vista previa de resultados