PMBOK ENTORNO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Y EL PMBOK Introduccin Los fundamentos de la direccin de proyectos son la suma de conocimientos en la profesin de direccin de proyectos
1. Finalidad de la Gua del PMBOK a) Identificar los fundamentos de la direccin de proyectos generalmente reconocidos como buenas prcticas. b) Proporciona un vocabulario comn para analizar, escribir y aplicar la direccin de proyectos. Audiencia de la Gua del PMBOK Dirigida a cualquiera que est interesado en la profesin de la direccin de proyectos
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2. QU ES UN PROYECTO Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.
Temporal: Tiene comienzo y fin definidos. El final se d cuando : se logran los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos no sern o no podrn ser alcanzados. o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y tenga que ser cancelado
Productos, servicios o resultados nicos: El proyecto crea entregables nicos. La singularidad es una caracterstica de los entregables de un proyecto. Elaboracin gradual: desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Esta elaboracin gradual debe coordinarse con el Alcance del Proyecto.
2.1 Proyectos frente a trabajos operativos Las operaciones son contnuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y nicos.
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2.2 Proyecto y planificacin estratgica Los proyectos se usan a menudo como medio para lograr el plan estratgico de la organizacin y pueden surgir bajo alguna de las siguientes consideraciones Una demanda de mercado Una necesidad de negocio: Una peticin de un cliente Un avance tecnolgico Un requisito Legal Una necesidad
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3. Qu es direccin de proyectos? Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto y se logra mediante la aplicacin de e integracin de los grupos de procesos de las areas de conocimiento.
La direccin de proyectos incluye: - Identificar los requisitos - Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar - Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos - Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.
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4. Estructura de la Gua PMBOK Seccin 1 : Marco conceptual de la direccin de proyectos (Captulo 1, 2) - Captulo 1 Introduccin - Captulo 2 Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin Seccin 2 : Norma para la direccin de Proyectos de un Proyecto (Captulo 3) - Captulo 3 Procesos de la Direccin de Proyectos Seccin 3 : Areas de conocimiento de la direccin de proyectos (Cap.4-12) de un proyecto.
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REAS DE EXPERIENCIA
Muchos de los conocimientos, herramientas y tcnicas para gestionar proyectos son exclusivos del rea de la Direccin de Proyectos, pero slo saberlas no es suficiente. Tenemos que asegurarnos que el equipo de direccin de proyectos comprenda y use los conocimientos y habilidades correspondientes, por lo menos, a cinco reas de experiencia:
1.- Fundamentos de la Direccin de Proyectos 2.- Conocimientos, Normas y Regulaciones del rea de aplicacin 3.- Comprensin del Entorno del Proyecto 4.- Conocimientos y habilidades de direccion general 5.- Habilidades interpersonales
AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)
1.- Fundamentos de la Direccin de Proyectos : Describen el conocimiento propio del campo de la Direccin de Proyectos, que se superponen con otras disciplinas de direccin. Estos Fundamentos se encuentran en la Gua del PMBOK y se componen de :
-Definicin del Ciclo de Vida del Proyecto -Cinco Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos - Nueve reas de conocimiento
AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)
2.- Conocimientos , Normas y Regulaciones del rea de Aplicacin
Las reas de aplicacin son categoras de proyectos que tienen elementos significativos comunes pero que no estn necesariamente en todos los proyectos. Las reas de aplicacin se definen generalmente en trminos de :
-Departaments funcionales y disciplinas de respaldo -Elementos tcnicos -Especializaciones de gestin -Grupos de industria
AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)
Cada rea de Aplicacin tiene normas y prcticas aceptadas que a menudo se plasman en regulaciones.
Norma: Documento establecido por consenso Regulacin: es un requisito impuesto por el gobierno que especifica las caractersticas del producto, proceso o servicios incluidas las disposiciones administrativas.
3.- Comprensin del Entorno del Proyecto
-Entorno cultural y social -Entorno internacional y poltico -Entorno Fsico AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)
4.- Conocimientos y habilidades de Direccin de Proyectos
La direccin general requiere de algunas disciplinas de resplado tales como:
-Gestin Financiera y Contabilidad -Compras y Adquisiciones -Ventas y Comercializacin -Contratos y Derecho Mercantil -Fabricacin y distribucin -Logstica y Cadena se suministro -Estructuras y comportamiento de la organizacin -Prcticas sanitarias y de seguridad -Tecnologa de la Informacin
AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)
La Direccin General proporciona los fundamentos para desarrollar habilidades de direccin de proyectos y a menudo es esencial para el director de proyectos
5.- Habilidades Interpersonales La gestin de las relaciones interpersonales incluye: -Comunicacin efectiva -Influencia en la organizacin -Liderazgo -Motivacin -Negociacin y Gestin de Conflictos -Resolucin de problemas
AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)
Programas y Direccin de Programas
Grupo de proyectos relacionados cuya direccin se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendra si fueran dirigidos de manera individual.
Portafolios y Gestin de Portafolios
Conjunto de Proyectos o Programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestin efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratgicos del negocio. NO NECESARIAMENTE tienen que estar relacionados o ser interdependientes. Meta Maximiza el Valor del Portafolio
CONTEXTO DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS
Subproyectos icondos Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto y se logra mediante la aplicacin de e integracin de los grupos de procesos de las areas de conocimiento.
OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS PMO Supervisa la direccin de proyectos, programas o la combinacin de ambos. Pone nfasis en la planificacin coordinada, la prioriza y la ejecucin de proyectos y subproyectos vinculados con los objetivos de negocio generales de la organizacin matriz o del cliente
CONTEXTO DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS 1.1 CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Componentes Portafolio Portafolios Proyectos Programas Proyectos Programas Proyectos Programas Proyectos Otros trabajos Proyectos Proyectos La Gerencia del Portafolio de proyectos centraliza uno o mas portafolios los cuales incluyen la identificacin, priorizacin y el control de los proyectos, programas y otros trabajos relacionados para lograr los objetivos estratgicos de la compaa. Portafolio de proyectos Es una coleccin de proyectos y/o programas y otros trabajos que agrupados facilitan la gestin efectiva de todo el portafolio para lograr los objetivos estratgicos. Fuente: The Standard for Portfolio Management, 2006 Portafolio de Proyectos Seleccin y Priorizacin Programa 1 Programa 2 Proyecto1 Programa n Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto n Proyecto n-1 Proyecto 5 Plan Estratgico Estrategias Objetivos Misin Visin 1.1 CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS PMO Metodologa y Soporte Entrenamiento y Mentoria Revisin(QA) y Consultora Competencias Curricula de Entrenamiento Entrenamiento/ Mentoria Certificacin Portafolio Plan Estratgico y presupuesto Seleccin y Priorizacin Seguimiento del Portafolio (scorecard) Seguimiento post- produccin de beneficios propuestos Procesos Herramientas Templates Estndares Lecciones aprendidas Una oficina de Proyectos (Project Management Office: PMO) es una unidad que centraliza y coordina la direccin de proyectos de la organizacin con el fin de hacerlos exitosos. Revisin del cump. de la Metodologa Asesora y Consultora Recursos de Gestin de Proyectos Gerencia de Proyectos -Analista de Proyecto -Gerente de Proyecto -Gerente de Proyecto Sr -Gerente de Programa 1.1 CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Qu es una Oficina de Proyectos?
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Para facilitar la gestin, los gerentes de proyectos o directores de proyectos pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organizacin ejecutante . El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida especficos para usarlos en todos sus proyectos. Caractersticas del Ciclo de Vida del Proyecto El Ciclo de Vida del Proyecto define las Fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.
OJO: Las Fases del C.d.V. de un proyecto no son lo mismo que los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos
La transicin de una Fase a otra dentro del C.d.V. de un proyecto generalmente implica o est definida por alguna forma de transferencia tcnica. Generalmente los productos entregables de una fase se revisan para verificar si estn completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente fase. No obstante no es inusual que una fase comience antes de la aprobacin de los productos entregables de la fase previa.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:
-Qu trabajo tcnico se debe de desarrollar en cada fase -Cuando se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo se revisa, verifica y valida cada producto entregable. -Quin est involucrado en cada fase -Cmo controlar y aprobar cada fase
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO La mayora de los ciclos de vida de proyectos comparten determinadas caractersticas comunes: -En trminos generales, las fases son secuenciales y, normalmente estn definidas por alguna forma de transferencia de informacin tcnica o transferencia de componentes tcnicos. -El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel mximo en las fases intermedias y cae rpidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusin. -El nivel se incertidumbre es el ms alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es ms elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con xito aumenta a medida que avanza el proyecto - El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las caractersticas finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es ms alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto. 1.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Para facilitar la gestin, los gerentes de proyectos o directores de proyectos pueden dividir los proyectos en fases. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida especficos para usarlos en todos sus proyectos. Influencia de los interesados a lo largo del tiempo costos del proyecto y nivel de personal tpicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto 1.3 RELACIONES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO CON EL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO INICIAL INTERMEDIA FINAL Ciclo de vida del proyecto PRODUCTO ACTUALIZACIN PLAN DE NEGOCIO Ciclo de vida del producto 1.4 QUIENES SON LOS INTERESADOS DEL PROYECTO (STAKEHOLDERS) ? Son aquellas personas o entidades involucradas activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la xito o fracaso del mismo.
Director de Proyecto Lder de Equipo A Sub Equipo Sub Equipo Sub Equipo Sponsor del proyecto Lder de Equipo B Sub Equipo Sub Equipo Sub Equipo Gobierno Regin Grupo de Ecologistas Gobierno Regionales Alcaldas INTERESADOS DEL PROYECTO PROYECTO 1.5 TIPOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS \Estructura de la organizacin Caractersticas del proyecto
Funcional Matricial
Orientada a proyectos
Matricial dbil
Matricial equilibrada
Matricial Fuerte Autoridad del director del proyecto Poca o ninguna
Limitada Baja a moderada Moderada a alta Alta a casi total Disponibilidad de recursos Poca o ninguna
Limitada Baja a moderada Moderada a alta Alta a casi total Quin controla el presupuesto del proyecto Gerente funcional Gerente funcional
Combinacin Director del proyecto Director del proyecto Rol del director del proyecto Dedicacin parcial Dedicacin parcial Dedicacin completa Dedicacin completa Dedicacin completa Personal administrativo de la direccin de proyectos
Dedicacin parcial
Dedicacin parcial
Dedicacin parcial
Dedicacin completa
Dedicacin completa
La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer las necesidades de los mismos.
Para que un proyecto tenga xito, el equipo de proyecto deber: - Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos. -Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto. -Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados -Equilibrara las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos y recursos para producir un producto de calidad
PROCESOS DE DIRECCION DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO UN PROCESOS ES UN CONJUNTO DE ACCIONES Y DE ACTIVIDADES RELACIONADAS QUE SE LEVAN A CABO PARA ALCANZAR UN CONJUNTO PREVIAMENTE ESPECIFICADO DE PRODUCTOS, RESULTADOS O SERVICIOS
El equipo del proyecto es quien est a cargo de ejecutar los procesos de direccin de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categoras:
-Los procesos de la direccin de proyectos -Los procesos orientados al producto.
La Direccin de Proyectos es una Tarea Integradora PROCESOS DE DIRECCION DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO reas del Conocimiento GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS Grupo de Procesos de Iniciacin Grupo de Procesos de Planificacin Grupo de Procesos de Ejecucin Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Grupo de Procesos de Cierre Gestin de la Integracin del Proyecto Desarrollar el acta de constitucin del proyecto Desarrollar el enunciado preliminar del alcance del proyecto Desarrollar el plan de gestin del proyecto Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Control integrado de cambios Cerrar proyecto Gestin del Alcance del Proyecto
Planificar el alcance Definir el alcance Crear EDT Verificar el alcance Controlar el alcance
Gestin del Tiempo del Proyecto
Definir las actividades Establecer la secuencia de actividades Estimar los recursos de las actividades Estimar la duracin de las actividades Desarrollar el cronograma
Controlar el cronograma
Gestin de Costos del Proyecto
Estimar los costos Preparar el presupuesto de costos Controlar los costos Gestin de la Calidad del Proyecto
Planificar la calidad Realizar el aseguramiento de calidad Controlar la calidad Gestin de los RR.HH del Proyecto
Planificar los RR.HH Adquirir el equipo del proyecto Desarrollar el equipo del proyecto Gestionar el equipo del proyecto
Gestin de las comunicaciones del Proyecto
Planificar las comunicaciones Distribuir la informacin Informar el rendimiento Gestionar a los interesados
Gestin de los riesgos del Proyecto
Planificacin de la gestin de riesgos Identificar los riesgos Analizar cualitativamente Analizar cuantitativamente Planificar la respuesta a los riesgos
Seguir y controlar los riesgos
Gestin de las adquisiciones del Proyecto
Planificar las compras y adquisiciones Planificar el contrato Solicitar respuestas de los vendedores Seleccionar vendedores Administrar el contrato Cerrar contrato Matriz de Procesos vs. reas del Conocimiento