REUNIONES DE TRABAJO

Omar Godnez Rincn

Efran Ibarra Crdova
Jeovani Jimnez
Gabriel Cruz Arvizu
Gabriel Moreno Lesea
Introduccin
Uno de los problemas que enfrentan muchas organizaciones
actualmente es el exceso de reuniones y juntas poco
efectivas; las reuniones se hacen interminables y el
resultado es pobre; existen casos de reuniones que
significan un despilfarro de tiempo, dinero y de energa sin
mayores beneficios.

El tiempo es un recurso precioso que no puede malgastarse
en juntas poco efectivas; todos los das perdemos mucho
tiempo y esfuerzo por no llevar las reuniones de manera
ordena y sin objetivos bien definidos.

De manera sencilla y resumida, para que te salgan
excelentes tus reuniones con clientes, proveedores,
personal y hasta con la familia tienes que; primer paso,
planificar la reunin y segundo saber manejarla.
Qu son las reuniones de trabajo?
Una reunin es la conjuncin de un grupo de individuos
unidos por un asunto que les es comn y por lo tanto,
tienen un inters mutuo en abordarlo.

Definicin del diccionario

La reunin es la accin de trabajar 3 o mas personas
frente a frente.
6 aspectos fundamentales
1. Una reunin define al equipo; es decir, los que asisten
deben estar unidos por el mismo objetivo o la misma
situacin.

2. Una reunin es donde el equipo revisa, actualiza y
acrecienta conocimientos para lograr una mejor forma
de hacer las cosas y aumentar la rapidez y eficiencia
de las comunicaciones entre los miembros.

3. Una reunin contribuye a la comprensin de los objetivos
de la empresa.


6 aspectos fundamentales
4. Una reunin crea en el equipo compromiso con las
decisiones que se toman y con los objetivos que stas
persiguen.

5. La reunin es el momento en que el equipo trabaja como
tal y se ve al lder guiando a ese equipo.

6. Una reunin es el momento-espacio en que afloran las
posiciones y el juego de fuerzas.

Importancia
Debido a los constantes cambios en el medio laboral, es
poco comn que una sola persona tenga toda la
informacin necesaria e indispensable para analizar un
problema y adoptar una decisin asertiva; por tal motivo,
las reuniones constituyen una herramienta administrativa
de gran valor.

Para muchas empresas resulta til contar con un mtodo
definido para efectuar reuniones de trabajo. Este mtodo
estandarizar el proceso de llevar a cabo juntas,
minimizar el desperdicio y promover la ejecucin
efectiva de tareas crticas.

Tipos de Reuniones de trabajo
1. Reunin informativa: Su objetivo es brindar
informacin necesaria a los miembros de un equipo
para que puedan cumplir con un objetivo determinado.


2. Reunin instructiva: Su finalidad es formar a los
miembros del equipo y suministrarles la informacin que
les capacitar para trabajar con mayores conocimientos.


3. Reunin creativa: Su propsito es estimular a los
miembros a descubrir nuevos mtodos o soluciones.

Tipos de Reuniones de trabajo
4. Reunin decisoria: Est orientada a realizar planes y
tomar decisiones.



5. Reunin de consulta: El sentido de esta reunin es que
quien tiene la responsabilidad por una decisin pide
consejo y sugerencia antes de hacerlo.

Puntos clave en las reuniones
El tiempo: La junta nunca debe durar ms del tiempo
programado. Si la junta debe terminar con una accin o
decisin entonces habr informar a los participantes que
esta se prolongar hasta haber tomado alguna decisin.

El propsito de la junta: En negocios, las juntas tienen
tres propsitos: la comunicacin, administracin y decisin.
Cualquier otro elemento es prdida de tiempo.

La crtica: La crtica es nociva para la moral de los
miembros del grupo y debe ser evitada en pblico. Todos
somos parte del mismo equipo.

Programacin de las juntas: No convocar a juntas en
horas fuera de horario de trabajo salvo que sea una
emergencia.


Puntos clave en las reuniones
La manipulacin: No usar el grupo como un medio de
cohesin ni presin para lograr fines.

El mejor modelo: Es la democracia, no la monarqua,
es decir evitar que las juntas sean monopolizadas.


Nunca debe: Mezclar lo personal y lo laboral ya que la
excesiva socializacin, provoca que algunas personas se
sientan fuera de la jugada.

Puntos clave en las reuniones
La importancia de agendar: Preparar una agenda y
mandarla antes de la junta. Esto es eficiente y prctico,
y enfoca la junta, es importante que la agenda indique la
participacin/tareas de los asistentes, con anticipacin.



Eliminar las juntas regulares: Si el propsito ya
no es necesario, evite la burocracia.

Planeacin de la reunin
Aspectos preliminares de la reunin
Convocara a reuniones solo cuando se absolutamente
necesario.
Mantener e incrementar en todo momento la autoestima
del equipo.
Escuchar y responder con empata.
Solicitar ayuda cuando sea necesario y alentar la
participacin de todos.
Atender los pequeos grandes detalles.
Utilizar los resultados de la reunion para retroalimentar
al grupo.
Planeacin de la reunin
Aspectos que debe de contener una convocatoria a
una reunin de trabajo

Fecha de la reunin.
Hora de inicio y hora de finalizacin.
Lugar en que se efectuar la reunin.
Quines, adems del convocado, participarn?
Objetivo de la reunin.
Agenda de temas a tratar.
Envo de informacin previa.
Sugerir llevar alguna informacin particular.

Planeacin de la reunin
Actividades previas al desarrollo de la reunin

a) Seleccin de un local adecuado para llevar a cabo la
reunin y verificacin, que tiene espacio suficiente y
ambiente agradable.
b) Formacin e integracin de la mesa principal.
c) Ratificacin de invitaciones a personalidades.
d) Designacin de lugares que ocuparn los invitados
especiales y distribucin de las localidades en funcin
del nmero de asistentes.
e) Instalacin de equipo de sonido y verificacin de su
funcionamiento.


Planeacin de la reunin
Actividades previas al desarrollo de la reunin

f) Instalacin de grabadora.
g) Colocacin del proyector o proyectores, pantalla y
extensiones elctricas.
h) Verificacin del material audiovisual.
i) Instalacin del servicio de cafetera y
j) Preparacin del servicio para atender a los
conferenciantes mesa principal (jarra con agua, vasos,
ceniceros, etc.).

Desarrollo de la reunin
Recomendaciones a seguir

Explica el propsito de la reunin. De ser necesario
determine las normas del desarrollo de la reunin y
posibles responsables.
Asistencia. No se aceptan llegadas tarde ni
interrupciones.
Presentacin de cada punto del orden del da, asignando
tiempos para ellos. Inicio. Invitacin a expresar
opiniones; oportunidad de hablar a todas las personas.
Controlar la discusin. si piensa que se est
desviando de su objetivo y se est perdiendo tiempo,
hay que interrumpir. Mantener siempre la cohesin del
grupo.

Desarrollo de la reunin
Recomendaciones a seguir

Muchas opiniones y se empieza a complicar, hay que
hacer un resumen para aclarar lo que se ha entendido.
Respetar las normas de tiempo.
Despus de discutir, lo siguiente es hacer un resumen de
las decisiones que se tomaron y sus conclusiones.
Trabajo con agenda en mano, no se permiten las
agendas ocultas. Separa y resuelve aparte y con los
casos difciles.
Fin de la reunin. Resumen de todo lo que se hizo.
Asigna las responsabilidades correspondientes y fija
una fecha lmite para su cumplimiento.
Fija el objetivo y fecha de la siguiente reunin.


Desarrollo de la reunin
Principales problemas que hay que evitar en
una reunin de trabajo

Ausentismo.
No existe agenda previa Definicin de objetivos no
claros.
Seguimiento en acuerdos, propuestas.
Percepcin ambigua de los grupos por no tener las
reglas del juego claras.
Tiempo de las juntas.

Desarrollo de la reunin
El papel del lder
Para el desarrollo de una reunin efectiva de trabajo, resulta
indispensable que la persona que moderar la reunin tome en
cuenta los siguientes consejos a la hora de asumir su papel
como lder facilitador de reuniones:

Esforzarte por mirar a los ojos de los participantes.
Ejercitar la mmica, cada uno de nosotros desarrolla su
propio "estilo" de mmica.
Luchar contra la tendencia a refugiarse detrs de las cosas:
una mesa, un libro, etc.
Pierda el temor a moverse en su espacio, evite la parlisis
escnica.
Si duda, si hablas un tanto confuso o se sonroja, continua
como si no sucediera nada, evitando pensar en tales
reacciones, respira profundo y sostener por un momento la
respiracin, este ejercicio es muy bueno para mantener o
recobrar la calma.

Desarrollo de la reunin
El papel del lder
Tips que ayudan a ser mas eficiente en una reunin de
trabajo al igual que al personal en la reunin:

Establecer cual es el objetivo a seguir.
Establecer un tiempo de inicio y final.
Modera con autoridad.
Redactar una minuta.


Cierre de la reunin
Dentro de las actividades a desarrollar en el cierre de la reunin,
encontramos la elaboracin de la minuta y la evaluacin de la
reunin, para lo cual ser necesario
considerar los siguientes puntos:
a. Formulacin y reproduccin del acta de la sesin.
b. Lectura del documento final.
c. Firma del acta y documento.
d. Distribucin de los mismos a los participantes.
e. Evaluacin de la reunin, y
f. Difusin masiva.

Cierre de la reunin
Evaluacin de la reunin:

La etapa correspondiente a la evaluacin de reuniones
permite al conductor y organizadores de las mismas captar
en su justa dimensin el resultado que se obtiene, la
opinin de los participantes y el grado de sensibilizacin
para poder actuar.




MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCION !!!