Modelo de

Despacho Judicial
Propuesta para Desarrollo
Herramientas para el Diseo
de Despachos Judiciales
Razones para mejorar la gestin
El rgano judicial han crecido en tamao y
han asumido nuevas competencias;
El volumen de ingresos judiciales ha
aumentado casi de manera exponencial;
La creacin de Juzgados y Tribunales
como respuesta al aumento de carga de
trabajo se ha evidenciado como
insuficiente e inviable como poltica nica;
Razones para mejorar la gestin
Los Juzgados y Tribunales estn
expuestos a demandas y a un escrutinio
ms cercano y estricto por parte de la
ciudadana;
La administracin pblica ha vivido un
desarrollo importante en los ltimos
tiempos;
Niveles de anlisis de los temas de
gestin al interior del rgano
Judicial
1. Al nivel ms alto de la organizacin, el del
Gobierno Corporativo Judicial (Lnea
Estratgica);
Polticas generales de desarrollo institucional,
presupuesto, manejo de los recursos, carrera
funcionaria
2. Funciones de gerencia central del sistema;
Macro administracin (ejecucin de
inversiones, manejo del sistema de
informacin, etc.)
Niveles de anlisis de los temas de
gestin al interior del rgano
Judicial
3. Despacho Judicial
Temas relacionados con la configuracin de
estructuras institucionales, procesos de
trabajo, divisin de papeles, asignacin de
competencias operativas, necesarios para
que el producto que deben entregar los
Juzgados se pueda generar de la forma
ms eficaz y eficiente posible
Vinculacin entre gestin y
modelos procesales
Desconexin entre reformas
sustantivas y modelos de gestin
Los cambios sustantivos en el sistema de
justicia no han sido acompaados por
transformaciones a nivel de gestin;
Las reformas a la gestin han legitimado y
profundizado, en algunos casos, formas
de trabajo disfuncionales a lo que se
espera del servicio de justicia y, en otros,
han retardado los cambios ms de fondo
requeridos;
Desconexin entre reformas
sustantivas y modelos de gestin
A veces las reformas de gestin se constituyen
en un obstculo adicional para avanzar con las
reformas sustantivas;
El sistema escrito y el sistema oral obedecen a
lgicas profundamente distintos: los
mecanismos de gestin de uno y otro no
pueden ser los mismos;
Los cambios ligados al modelo de despacho
judicial pueden tener una incidencia significativa
en el aumento de productividad del sistema
judicial;
Procedimientos orales o escritos y
gestin de los despachos
Procedimientos escritos:
Labor del Juzgado concentrada en la
construccin del expediente:
Nmero ms o menos elevado de empleados
judiciales, con algn tipo de formacin
jurdica; pero no el adecuado
Procedimientos orales o escritos y
gestin de los despachos
Procedimientos orales:
Las decisiones son tomadas por los jueces en
audiencias, que es el hito central (no el
expediente);
Los recursos del Juzgado estarn en funcin
de la ms eficiente organizacin de
audiencias;
Los empleados no necesitan formacin
jurdica especializada.
Procedimientos orales o escritos y
gestin de los despachos
Problemas por la falta de cambios en el
paso del sistema escrito al oral:
Concepcin formalista de diligencias clave
para que la audiencia se concrete
(notificaciones, por ejemplo);
Gestin encargada a funcionarios sin las
capacidades tcnicas necesarias para lograr
efectiva realizacin de audiencias;
Otros aspectos a considerar
Intervencin de cuerpos tcnicos durante
el procedimiento.
Distintos tipos de juzgados que requieren
estructuras particulares (Juzgados de
Capital, de Ciudades Intermedias, de
Provincias)
Utilizacin de nuevas tecnologas para la
litigacin de ciertos asuntos;
Principios orientadores
Criterios clave para lograr un
funcionamiento eficiente
Diferenciar claramente funciones
jurisdiccionales de administrativas;
Aprovechar al mximo las economas de
escala;
Tender a la profesionalizacin de la
administracin;
Privilegiar los diseos simples y flexibles;
Contar en todo momento con
informacin oportuna y de calidad;
Anlisis de la demanda
Aproximacin lo ms precisa
posible a la carga de trabajo
esperada para el sistema
Informacin sobre los ingresos
esperados
Preguntas bsicas a responder
Nmero y tipos de casos que ingresarn en un
determinado lapso de tiempo;
Factores que pueden influir en el volumen esperado;
Caractersticas de los usuarios;
Duracin esperada de los litigios;
ndice probable de recursabilidad (cantidad promedio
de recursos que se interpondrn en cada causa
judicial);
Informacin lo ms desagregada posible
Unidades de medida
La unidad de medida causa, denuncia o
expediente judicial entrega informacin
ambigua y poco exacta;
Unidad de medida ms precisa:
relacin, formada por una imputacin y
un imputado determinado. Una misma
denuncia puede dar lugar a varias
relaciones (varios delitos imputados o
varias personas)
Unidades de medida
Unidad de medida complementaria de la
relacin: causa equivalente, con el fin
de pesar en forma diferenciada los
diversos tipos de asuntos en funcin del
trabajo real que ellos demandan
Estos sistemas permiten predecir la carga
de trabajo y la mejor forma de distribuirla
en forma equitativa;
Anlisis de la oferta actual
Recursos con los que se cuenta
en trminos de volumen e
idoneidad
Recursos humanos
Recurso fundamental de los Juzgados:
los jueces;
Empleados judiciales:
si el nuevo modelo es menos intensivo en el
uso de funcionarios de apoyo o requiere de
perfiles distintos, este ejercicio debe
considerar las alternativas laborales a
ofrecerse a estos funcionarios;
Recursos materiales
Estado y caractersticas de la
infraestructura judicial, situacin jurdica
de los inmuebles;
Recursos informticos con que se cuenta
(hardware y software)
Recursos presupuestarios;
Lnea de base
A partir de los anlisis realizados,
construccin de una lnea de base que
permita a futuro evaluar si los cambios
introducidos han implicado o no mejoras
en los servicios judiciales
Problemtica Inicial
Los Diagnsticos preliminares realizados ponen en
evidencia las siguientes debilidades:

Problemas en la gestin y en los trmites de casos:
Registros manuales sobreabundantes
Reproduccin del expediente y predominio de la cultura escrita.
Deficiencias en la programacin, gestin y manejo de las
audiencias.
Deficiente gestin de las notificaciones
Inexistencia de sistemas automatizados de gestin.
Carencia de informacin para control de la gestin y toma de
decisiones.
Potenciales Problemas a
considerar
Aplicacin inadecuada del CPC
Mantenimiento de una Cultura tradicionalista promueve actuaciones
conforme al Cdigo anterior
Estructuracin de las decisiones judiciales bajo la influencia de la
cultura antigua
Falta de coordinacin interinstitucional
Estructura organizacional y procedimientos administrativos diversos
y no estandarizados.
Capacitacin parcial de los servidores judiciales.
Limitada difusin interna y externa del CPC.
Carencia de equipos.
Confusin de roles en la gerencia del despacho.
Delegacin de funciones: (Juez y Abogado ayudante)
OBJETIVO GENERAL DEL MODELO
DE GESTIN DEL DESPACHO
JUDICIAL
Garantizar la adecuada aplicacin
del Cdigo Procesal Civil (CPC)
por los despachos judiciales,
mediante mejores prcticas de
trabajo para la agilizacin y
calidad de los procesos.
Objetivos Especficos del Modelo
Estandarizar el funcionamiento de los Juzgados y
Tribunales del pas.
Dotar a los servidores judiciales de las competencias y
habilidades necesarias para la aplicacin adecuada del
CPC.
Disear una herramienta informtica de apoyo a la
gestin administrativa y jurisdiccional de los Juzgados.
Crear una nueva cultura de atencin al usuario en los
Juzgados.
Especializar a los servidores judiciales separando las
funciones jurisdiccionales de las administrativas a travs
de un despacho judicial corporativo.
Definicin de la estructura de
las oficinas judiciales
COMPONENTES MODELO DE GESTIN DEL
DESPACHO JUDICIAL
FUNDAMENTALES:
Marco Regulatorio
Sistemas y Procedimientos
Capital Humano
Estructura
TRANSVERSALES:
Tecnologa
Capacitacin
Coordinacin
interinstitucional
Monitoreo
DESPACHO
JUDICIAL
Organizacin tradicional de
despachos
Juez, secretario y conjunto de empleados
que cooperan en su trabajo, en un mismo
espacio fsico y ejerciendo funciones
exclusivamente en un determinado radio
territorial;
Cada Juzgado genera su propia
organizacin, replicndose en cada una
de ellas todas las funciones requeridas
para cumplir su cometido
Organizacin tradicional de
despachos
Inconvenientes:
Organizacin poco eficiente, no aprovecha
economas a escala;
Resulta muy costoso ampliar la cobertura;
Dificultades para establecer sistemas
equitativos de distribucin de carga de
trabajo;
Poco poder relativo para la toma de
decisiones sobre la gestin;
Alternativas de estructura
institucional
Constitucin de servicios comunes
Esquema de trabajo comn. Asociacin /
Grupo de jueces
Limitaciones a estas posibilidades:
Sistema escrito;
Necesidades de acceso a la justicia (no
concentracin);
Capacidades de administracin limitadas;
Atenci n al Pblico
Contacto con el
pblico
Recepcin,
Distribucin de
Causas y Escritos
Contacto con el
pblico
Seguridad
Presentacin del
Procesado
SERVICIOS COMUNES APOYO PROCESAL
DESPACHO JUDICIAL
DESPACHO JUDICIAL
Mensajera Interna
DESPACHO JUDICIAL
DESPACHO JUDICIAL
DESPACHO JUDICIAL
Archivos de Asuntos
en Trmite
Contacto con el
pblico
Archivos de la
Institucin
Gestin de
Audiencias
Depsito de Bienes
Notificaciones
UNIDADES DE APOYO
JURISDICCIONALES POR
ESPECIALIDAD Y POR TIPO DE
JUZGADO DE ACUERDO A
TAMANHO Y CAPACIDAD
Definicin del modelo operativo de
las oficinas judiciales
Construir un flujograma preciso con
etapas y acciones que deben realizarse
en el transcurso del proceso;
Agrupar funciones separando lo
administrativo de lo jurisdiccional;
Dentro de lo administrativo, identificar lo que
debera ser tarea de unidades diferenciadas
Estimacin de los tiempos de cada una de
las etapas y acciones, incluyendo los
tiempos muertos
Funciones de un juzgado en un
procedimiento oral
Labores de administracin general:
Adquisiciones
Contabilidad
Recursos humanos (contrataciones, licencias,
etc.)
Aseo
Custodia de especies y/ o documentos
Seguridad
Informacin al pblico
Funciones de un juzgado en un
procedimiento oral
Labores previas a la realizacin de una
audiencia:
Recibir solicitudes de audiencia de las partes y
pronunciarse sobre ellas;
Fijar o programar las audiencias;
Notificar a las partes y asegurar su comparecencia;
Preparar la sala de audiencia;
Coordinar con las instituciones pertinentes la
presencia de todas las partes;
Elaborar y publicar agenda de audiencias del tribunal;
Funciones de un juzgado en un
procedimiento oral
Labores durante la realizacin de una audiencia:
Ordenar el ingreso de las partes y el pblico;
Mantener separados a testigos y peritos;
Garantizar la seguridad;
Velar porque la agenda del juzgado se cumpla
puntualmente y a cabalidad;
Resolver situaciones no previstas (cambio en el
orden de las audiencias, etc.)
Registrar la audiencia;
Fijar fecha posible de nueva audiencia;
Funciones de un juzgado en un
procedimiento oral
Labores posteriores a la realizacin de
una audiencia:
Completar el acta de la audiencia, usando
formularios establecidos para los distintos
tipos de audiencias;
Poner el acta a disposicin de las partes;
Ingresar el acta y dems documentos en la
carpeta del caso;
Emitir rdenes y oficios
Roles y funcionamiento del
personal administrativo
Para determinadas funciones, profesionales o
tcnicos con formacin especfica (servicios
computacionales, contabilidad);
Para actividades administrativas, personal con
formacin general (manejo de aplicaciones
informticas, por ejemplo)
Visin general del trabajo del tribunal
Especializacin en lo que hace a atencin al
pblico
Instancias responsables de la
gestin del Juzgado
Nivel de fijacin de polticas y objetivos
Polticas: criterios generales para decidir cuestiones
operativas al interior del Juzgado;
Objetivos: compromisos de gestin que se pone el
Juzgado
Nivel de ejecucin de las tareas de gestin
Fundamental: compromiso de los jueces, canal de
comunicacin entre el aparato administrativo y el
jurisdiccional
Los jueces no deben asumir lo administrativo en
forma directa
Clave: Quin maneja el personal? Quin maneja la
agenda del tribunal?
Temas complementarios al diseo
Modelos de localizacin de Juzgados
Sistema informtico
Manuales operativos
Metas e incentivos
Estrategia de implementacin
Seguimiento y evaluacin