La organizacin

como funcin administrativa

Es un conjunto de cargos cuyas reglas
y normas de comportamiento, deben
sujetarse a todos sus miembros y as,
valerse el medio que permite a una
empresa alcanzar determinados
objetivos.
La organizacin como sistema
Proceso de la administracin
encargado de crear la estructura
orgnica, establecer los niveles de
autoridad y responsabilidad y la
forma como se realizan las funciones
administrativas, sus actividades,
deberes, y atribuciones en
correspondencia con los fines
trazados
Se logra
mediante
polticas y
normas
Un
propsito
Colectivo
Personas que
realizan tareas
distintas
aunque
relacionadas
La Cadena
de Mando
Caractersticas de la organizacin como sistema
Equilibrio /homeostasis
Manifestaciones de una organizacin formal deficiente
Funciones mal distribuidas
Objetivos sin lograr
Aumento de conflictos
Ineficiencia
Subutilizacin de recursos
Aumento de costos
Baja produccin social
Entropa
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACIN
CONTROL
EVALUACIN
ORGANIZACIN
EJECUCIN
DIRECCIN
EL GERENTE
La organizacin como funcin administrativa
La organizacin es la segunda fase
del proceso administrativo. A
travs de ella el sistema establece
la divisin del trabajo y la
estructura necesaria para su
funcionamiento.
Define la distribucin de
funciones y actividades
inherentes al plan.
Articula los recursos y designa
responsabilidades a los miembros
del sistema.
2.creando un
Sistemas de
organizacin
Cmo se logra crear la
Estructura de una organizacin?
Principios generales
1. Santibez (1998), define los
principios como declaraciones,
enunciados o preceptos que
guan al dirigente.
2. Se han reconocido principios
que deben observarse al
organizar una empresa o
institucin o en toda
organizacin.
QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIN
Principios generales
1. Principio del Objetivo: De acuerdo con este
principio, la organizacin debe establecer los
fines permanentes o (teologa) haca los cuales
se encamina la organizacin.
2. Principio de los canales de supervisin bien
definida: Segn este principio, en el organismo
debe existir una serie de canales de supervisin
que deben estar conectados por canales de
comunicacin. Toda unidad debe ser supervisada
por otra de jerarqua mayor.
3. Principio del espacio de control: De acuerdo
con este principio, se debe establecer el nmero
de personas que deben depender de otra
directamente. Se aconseja que el nmero de
personas est entre 7 y 8, tomando en cuenta: a)
la naturaleza del trabajo. b) la capacidad del
jefe. c) la preparacin de los subordinados. d) el
medio ambiente fsico.
Principios generales
QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIN
4. Principio de equilibrio autoridad
responsabilidad: De acuerdo con este principio,
la delegacin de autoridad del ejecutivo al
subordinado debe ser clara para el
cumplimiento de una tarea bien definida, pero
el jefe mximo debe conservar la
responsabilidad total final por la autoridad
delegada.
5. Principio de fijacin de responsabilidades:
Este principio establece que la
responsabilidad por las acciones no puede ser
mayor de la que implica la autoridad
delegada, ni debera ser menor.

6. Principio de la seleccin y adiestramiento
del personal: Se enuncia diciendo que el
personal debe ser seleccionado debidamente
y en forma previa, luego debe ser adiestrado,
recibiendo entrenamiento.
7. Principio de especializacin: establece
que a medida que la empresa se amplia y
diversifica, debe crear grupos,
secciones, dependencias, etc. para que
trabajen en una sola especialidad o rea
de actividades.
8. Principio de jerarqua o de escala
jerrquica: establece que debe existir
una cadena de relaciones directas de
autoridad desde el directivo superior
hasta el ltimo subordinado y que esta
debe funcionar claramente a travs de
toda la organizacin.
9. Principio de la unidad de mando:
Afirma que el subordinado no debe
recibir rdenes de ms de un jefe
sobre la misma materia.
Principios generales
QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIN
6. Principio de la seleccin y adiestramiento del personal:
2. Principio de los canales de supervisin
1. Principio del Objetivo
4. Principio de equilibrio autoridad responsabilidad:
5. Principio de fijacin de responsabilidades
3. Principio del espacio de control:
9. Principio de la unidad de mando
8. Principio de jerarqua o de escala jerrquica:
7. Principio de especializacin:
QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO
UNA
INSTITUCIN
Principios generales
2.Sistemas de
organizacin
La organizacin, como funcin
administrativa, define la distribucin
de funciones y actividades inherentes al
plan.
Las funciones se definen como el
conjunto de actividades afines,
dirigidas a proporcionar a las unidades
de una organizacin los recursos y
servicios necesarios para hacer
factible la operacin institucional.
Para que se puedan cumplir todas estas funciones y obtener
buenos resultados en la gestin, la organizacin debe
encontrar sus propias condiciones, que le permitan construir
una estructura organizativa que facilite la fluidez en el
trabajo y una participacin eficaz; se pueden establecer de
acuerdo a las necesidades del municipio, posibilidades de
obtencin de recursos tanto humano como financiero,
objetivos y metas primordiales a solucionar, Analizando los
puntos de vistas dbiles y fuertes de la organizacin.
REPRESENTAN LAS DIFERENTES
FORMAS DE PONER EN COORDINACIN
SITEMTICA LOS DIFERENTES
ELEMENTOS HUMANOS Y MATERIALES
DE LA ORGANIZACIN
OBEDECEN A LA NATURALEZA Y
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN.
LOS PRINCIPALES SON:
1. SISTEMA FUNCIONAL (HORIZONTAL)
2. SISTEMA LINEAL (VERTICAL)
3. SISTEMA circular
4. Sistema matricial.

2.Sistemas de
organizacin
QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO
UNA
INSTITUCIN
1. SISTEMA FUNCIONAL
(HORIZONTAL)
Se disea en forma piramidal
de izquierda a derecha o
viceversa, para dividir el
trabajo y establecer
especializacin, desde el
gerente hasta el obrero,
para que cada hombre
ejecute el menor de funciones
posibles.
Fluye de arriba hacia abajo en
forma piramidal. Es el diseo que
ms se utiliza para representar la
estructura formal burocrtica o
tradicional. Tambin es conocido
como organigrama militar por
ser el usado por tal rgano.
2. SISTEMA LINEAL
(VERTICAL)
Se presenta la estructura
organizacional en forma
circular. Est basado en
los principios de divisin
de trabajo y las rdenes se
pueden emanar de
diferentes niveles de la
organizacin.
3. Sistema circular
Es aquel donde en la
organizacin existen
simultneamente dos tipos
de diseo. En este tipo de
organizaciones se pueden
formar equipos de trabajo
determinados proyectos
4. Sistema matricial
3. INSTRUMENTOS
METODOLGICOS
PERMITEN ESTABLECER DE
MANERA FORMAL (ESCRITA )
LA ESTRUTURA Y FUNCIONES
DE LA ORGANIZACIN.
ORGANIGRAMAS
MANUALES.
ORGANIGRAMAS
MANUALES.
ORGANIGRAMAS
ES LA REPRESENTACIN GRFICA QUE
MUESTRA CMO ESTAN
RELACIONADAS LAS UNIDADES DE LA
ESTRUCTURA DE UNA
ORGANIZACIN.
DESCRIBE GRAFICAMENTE LA
DIVISIN DEL TRABAJO,
RESPONSABILIDAD, NIVELES DE
AUTORIDAD, CANALES DE
SUPERVISIN Y COMUNICACIN.
REGLAS DEL DISEO
Ventajas de los organigramas
Muestran la posicin de cada departamento
en la estructura interna de una
organizacin.
Sealan la interrelacin o enlace que debe
existir entre cada departamento, seccin,
etc., de la organizacin.
Facilitan los procedimientos con que trabaja
la direccin, la organizacin y el control.
Dejan claramente definidas las lneas de
mando y de responsabilidad dentro de la
organizacin.
Muestran los organismos asesores y aquellos
otros con los que se establecen las
coordinaciones dentro de la organizacin.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
MANUALES
ES UN DOCUMENTO QUE CONTIENE
O INCLUYE DE FORMA
SISTEMATIZADA LAS ACTIVIDADES
A SER CUMPLIDAS POR LOS
MIEMBROS DE LA ORGANIZACIN Y
LAS FORMAS EN QUE LAS MISMAS
DEBERAN SER RELIZADAS.
SUMINISTRA INFORMACIN PARA
LA ACCIN.
SIRVE DE GUA PARA LA
EJEJCUCIN DEL TRABAJO.
INSTRUYE SOBRE LOS OBJETIVOS,
POLTICAS,
FUNCIONES,AUTORIDAD,NORMAS,
PROCEDIMIENTOS,ETEC, DE LA
INSTITUCIN.
El manual de organizacin: es un instrumento que contiene detalles sobre la
empresa o institucin, tales como: Los objetivos de la empresa. Las diferencias
entre las lneas de organizacin y las de la comunidad. La estructura de la
organizacin y la base sobre la cual se dise dicha estructura. La relacin entre la
funcin de lnea y la de asesora. Los deberes y responsabilidades especficas del
nivel operativo.
El manual de poltica: incluye en forma escrita las polticas de la empresa, que
son la gua bsica para la accin; as mismo, prescriben los lmites generales
dentro de los cuales deben realizarse las actividades. Una correcta formulacin
de las polticas, en un manual, permitir: Agilizar el proceso decisorio. Establecer
lneas o guas al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las
actividades a los objetivos de la institucin. Facilitar la descentralizacin. Servir
de base para una constante y efectiva revisin.
El manual de sistemas y procedimientos: es llamado, tambin manual de
operacin; es un manual de trmites y mtodos de trabajo. Es quizs el manual
ms comn en las organizaciones. A travs de ellos se orienta y sistematiza la
actividad operativa de la empresa o institucin. El manual de procedimiento
incluye la descripcin de normas, la descripcin de procedimientos, los
flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos
instructivos.

PASOS ESENCIALES EN EL
PROCESO DE ORGANIZAR
1. PLANTEARSE EL OBJETIVO, OBJETIVOS, MISIN Y VISIN DE LA
ORGANIZACIN.
2. IDENTIFICAR LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES, Y TAREAS PARA
ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN.
3. DESCRIPCIN DE TAREAS Y PROCEDIMIENTOS EN DIFERENTES
CARGOS.
4. PREPARAR EL ORGANIGRAMA QUE MEJOR SE Exprese LOS
ASPECTOS ANTES MENCIONADOS.
5. PREPARAR EL MANUAL DE CARGOS Y PROCEDIMIENTOS.
SELECCIONAR EL PERSONAL IDONEO PARA LOS CARGOS
6. IDENTIFICAR Y CUANTIFICAR LOS RECURSOS MATERIALES
NECESARIOS PARA LA EJECUCIN DE LAS TAREAS.
7. CONSEGUIR Y ACONDICIONAR EL REA FSICA PARA EL
FNCIONAMIENTOS DE LA ORGANIZACIN.

PRESIDENTE
SECRETERIA
MONITORES
ABOGADO


COORDINACIN
COOPERATIVA

Coordinacin
Tcnica
y de
Planificacin
COORDINACIN
DE DEPORTE
INICIACIN Y
DESARROLLO

Coordinacin
Administrativa
COORDINACIN
ACTIVIDAD FSICA
RECREATIVA Y
PARA LA SALUD

COORDINACIN
DE CONVENIOS
E
INTERINSTITUCIONAL