PROYECTO EDUCATIVO LIDERES SIGLO XXI

HERRAMIENTAS PARA EL
MEJORAMIENTO CONTINUO
PROYECTO EDUCATIVO LIDERES SIGLO XXI




Cmo gerenciar el Proyecto
de Mejoramiento
Institucional?
P
(PLANEAR)

1. Diagnosticar
necesidades

2. Definir metas

3. Establecer planes

4 Desarrollar las
acciones y
actividades
necesarias

H
(HACER)
V
(VERIFICAR)
A
(ACTUAR)


6 Mejorar las acciones
emprendidas


5. Medir, evaluar y
analizar hechos y
datos
CICLO DE MEJORA CONTINUA DE LA
CALIDAD


PHVA
PLANEAR

1. Definir metas (QU(s)). Recordar la relacin objetivo, indicador, meta y plazo.
2. Definir los medios (CMO(s)), de las maneras de alcanzar las metas.
Implica:

Involucrar a la gente correcta
Recopilar los datos disponibles
Comprender las necesidades de los clientes
Estudiar exhaustivamente los procesos involucrados
Definir la capacidad del proceso de cumplir las necesidades
Desarrollar un plan de entrenamiento al personal
PHVA
HACER

Es la ejecucin de los medios establecidos en la fase inicial
Capacitar a las personas en las formas o cmo(S)s establecidos para cumplir la meta
Ejecutar lo planeado
Implica:

Desarrollar lo planeado
Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas
Recopilar los datos apropiados
PHVA
VERIFICAR

sta es la fase de comprobacin de resultados. Aqu, sobre la base de los indicadores
construidos en la etapa de planeacin, se valida la ejecucin de la etapa anterior,
gracias a hechos y datos recogidos.
Implica:

Analizar y desplegar los datos
Identificar el nivel de alcance de los resultados
Comprender y documentar las diferencias
Revisar los problemas y errores
Identificar aprendizajes
Identificar qu queda an por resolver
PHVA
ACTUAR CORRECTIVO

En el caso que la meta haya sido conseguida; es necesario estandarizar la ejecucin,
buscando optimizacin y mejoramiento.
La otra opcin es que no se haya cumplido con la meta, en cuyo caso es necesario
corregir y ajustar el proceso para volver a girar el ciclo hasta que la meta sea
alcanzada.
Implica:

Incorporar la mejora al proceso
Comunicar la mejora a todos los integrantes de la
organizacin
Identificar nuevos proyectos/problemas
CICLO DE MEJORA CONTINUA DE
LA CALIDAD
A
V
P
H
Definir el proyecto (Identificar y justificar).
Describir la situacin actual.
Analizar datos para aislar las causas raz.
Establecer acciones para eliminar las causas del problema.
Ejecutar las acciones establecidas.
Verificar los resultados a travs de indicadores.
Documentar y definir nuevos proyectos.
V
P
H
A
A
V
P
H
A
V
P
H
A
V H
P
PLANEAR
HACER
VERIFICAR

ACTUAR

EXISTEN HERRAMIENTAS QUE PUEDEN SER
TILES PARA CADA PASO DEL CICLO DE MEJORA
CONTINUA DE LA CALIDAD
HERRAMIENTAS

PASOS QUE HACER HERRAMIENTAS
1 PLANEAR
Definir y priorizar el problema de
calidad
Tormenta de ideas.
Diagrama de Pareto
Analizar las causas que originan
el problema
Diagrama causa efecto. (Ishikawa)
Diagrama de flujo.
2 HACER

Disear medidas de solucin y
muestrearlas
Anlisis de procesos.
Manuales de Procedimientos.
Formato de acuerdos.
3 VERIFICAR
Evaluar las acciones implantadas
y generalizarlas.
Anlisis de indicadores.
Programa de control.
4 ACTUAR
Documentar y definir nuevos
proyectos.
Manuales y
Paso 1.
HERRAMIENTAS
stas son algunas recomendadas
HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA
CONTINUA
TORMENTA DE IDEAS
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA)
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
FORMATO DE ACUERDOS
INDICADORES
DIAGRAMA DE CONTROL
Tormenta de
Ideas
Permite aprovechar el capital intelectual
de un equipo,
al generar una lista de ideas,
sobre problemas o reas de oportunidad,
obteniendo con ella un diagnstico sentido.
Se utiliza para identificar problemas
grupalmente y, en otra etapa,
posibles soluciones
u oportunidades para
la mejora de la calidad.
DESCRIPCIN
APLICACIN
Revisar el objetivo de la tormenta de
ideas y el propsito de la sesin.
Generar la mayor cantidad posible de ideas.
Cada miembro menciona una
sola idea a la vez.
Todas las ideas se listan.
Los miembros pueden construir sobre las
ideas de los dems.
Las ideas no se discuten.
Las ideas son registradas en donde todos las vean.
Toda idea es aclarada para que se entienda igual.
La sesin concluye con la evaluacin
y sntesis conjunta de las ideas fuerza.
PROCEDIMIENTO
Definir un
problema
o tema de
inters
Elegir un
moderador y
un secretario
Proponer
ideas
Enriquecer
ideas
Analizar y
sintetizar
ideas
Tormenta de
Ideas
HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA
CONTINUA
TORMENTA DE IDEAS
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA)
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
FORMATO DE ACUERDOS
INDICADORES
DIAGRAMA DE CONTROL
Diagrama de Pareto
Es una tcnica grfica, que clasifica los elementos
desde el ms frecuente hasta el menos frecuente.

Exhibir visualmente en orden de importancia, la
contribucin de cada elemento en el efecto total.
Clasificar las oportunidades de mejoramiento.

DESCRIPCIN
APLICACIN
Diagrama de Pareto
Seleccionar los elementos que sern analizados.
Seleccionar el perodo de tiempo de los datos.
Listar los elementos de izquierda a derecha
en el eje horizontal en orden de magnitud
decreciente de la unidad de medicin.
Dibujar 2 ejes verticales, uno de cada extremo
del eje horizontal.
La escala izquierda conviene que sea
calibrada en la unidad de medicin y su altura
debe ser igual a la suma de todos los elementos.
Arriba de cada elemento, dibuje una barra
cuya altura represente la magnitud de la unidad
de medicin para ese elemento.
Elabore la lnea de frecuencia acumulada sumando las
magnitudes de cada elemento de izquierda a derecha.
PROCEDIMIENTO
Diagrama de Pareto
Si se desea atender a las causas que generan el efecto de
conductas de un mal servicio, se debern atender los
problemas relacionados con falta de atencin, personal
conversando y ausentismo del personal.
C
O
N
D
U
C
T
A
S

D
E

U
N

M
A
L

S
E
R
V
I
C
I
O

0
25
50
75
100
125
100 %
80 %
60 %
40 %
20 %
P
O
R
C
E
N
T
A
J
E

D
E

C
O
M
P
O
S
I
C
I

N

Wilfrido Pareto deca que:
El 20% de los pases
con economas fuertes,
domina a los dems.
El 20% de las personas
que aportan con su
trabajo, sostienen al
80% de la poblacin.
La abundancia en una
sociedad, la posee y
administra slo el 20%
de la poblacin.
La mejora de la calidad
se logra al resolver el
20% las causas que
generan el 80% de los
problemas.
Diagrama de Pareto
Ejercicio:
HERRAMIENTAS PARA LA
MEJORA CONTINUA
TORMENTA DE IDEAS
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA)
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
FORMATO DE ACUERDOS
INDICADORES
DIAGRAMA DE CONTROL
Diagrama de Causa - Efecto
(Ishikawa o Espina de Pescado)
Representa las relaciones entre
un efecto y sus causas
potenciales.
Las principales causas se organizan
en subcategoras,
de tal forma que su representacin
grfica es parecida al
esqueleto de un pez (espina de pescado).
Analiza las relaciones de causa y efecto.
Comunica las relaciones de causa y efecto.
Facilita la solucin del problema desde los sntomas
hasta la solucin de sus causas.
DESCRIPCIN
APLICACIN
Diagrama de Causa - Efecto
(Ishikawa o Espina de Pescado)
Definir el efecto de manera clara y concisa.
Definir las principales categoras de las posibles causas.
Definir el efecto en un cuadro en el extremo derecho.
Dibujar el diagrama escribiendo todos los niveles
de sus causas.
Seleccionar un pequeo numero de las causas que
tengan mayor influencia en el efecto y
demanden acciones adicionales.

FACTORES AL CONSIDERAR LAS POSIBLES CAUSAS:
Sistemas de datos e informacin
Medio Ambiente
Maquinaria o Equipo
Materiales
Mediciones
Mtodos
Mano de obra
PROCEDIMIENTO
Diagrama de Causa - Efecto
Ejercicio:
DESERCION.
FACTORES INTERNOS
Programas acadmicos
Aulas
Elementos pedaggicos
FACTORES EXTERNOS
Docentes
Asignacin
Familia
Entorno
Diagrama de Causa - Efecto (Ishikawa)
METODO
MANO DE OBRA
MATERIAL
MAQUINARIA

CAUSA
NIVEL 1


CAUSA
NIVEL 3

El problema
o efecto es
definido

CAUSA
NIVEL 2

se identifican los factores que contribuyen a las causas
FAMILIA INSTITUCION
Violencia
intrafamiliar
RECURSOS
NIVEL
ACADEMICO
Acceso
ENTORNO

DESERCION

PROGRAM
AS
DOCENTES
Causa nivel 1
Causa nivel 2
Causa nivel 3
Inseguridad
Diagrama de Causa - Efecto (Ishikawa)
Violencia
Aulas
Infraestructura
Elementos
Pedaggicos
Asignatura
Intereses
familiares
Prioridades
familiares
Prioridades
familiares
EQUIPO,
MATERIAL
MANO DE OBRA
(PERSONAL)
Falta de energa
Pocos
refrigeradores
Falta de
reactivos
Microscopios
desajustados
Impuntualidad
del personal
Falta de
capacitacin
Ausentismo
No hay plan
de trabajo
Existen pasos
innecesarios en
el trabajo
Sobrecarga de
solicitudes
Fechas de entrega
sin tomar en cuenta la
cantidad de trabajo
MEDIO AMBIENTE
(POLTICAS)
MTODO
(PROCEDIMIENTO)
DEMORA EN LA
ENTREGA DE
RESULTADOS DE
ANLISIS DE
LABORATORIO
38
Diagrama de Causa
Ejercicio: Efecto en un laboratorio
HERRAMIENTAS PARA LA
MEJORA CONTINUA
TORMENTA DE IDEAS
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA)
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
FORMATO DE ACUERDOS
INDICADORES
DIAGRAMA DE CONTROL
Diagrama de Flujo
Representacin grfica de las etapas de
un proceso, obtenindose una descripcin
detallada de cmo funciona el mismo,
es til en la investigacin de oportunidades
para la mejora.

Ayuda a establecer el tipo de relaciones
y el flujo de cualquier tipo de recursos.
En la descripcin de un proceso existente.
En el diseo de un nuevo proceso.
DESCRIPCIN
APLICACIN
Diagrama de Flujo

DESCRIBIENDO UN PROCESO EXISTENTE:

Identificar el inicio y el final de un proceso.

Visualizar todo el proceso de principio a fin.
Definir etapas (actividades, decisiones, entradas, salidas).
Elaborar un borrador del flujo representar el proceso.
Revisar el flujo de cualquier recurso por etapas (gente).
Realizar acciones de mejora y definir flujo del proceso.
Verificar el diagrama de flujo contra proceso actual.

PROCEDIMIENTO
Diagrama de Flujo
DISEANDO UN NUEVO PROCESO:

Identificar el objetivo del proceso.
Identificar el inicio y el final de un proceso.
Visualizar las etapas que deben cumplirse
en el proceso.
Definir etapas (entradas, decisiones,
entradas, salidas).
Elaborar borrador del diagrama
de flujo para el proceso.
Revisar el flujo de cualquier
recurso por etapas (gente).
Tomar acciones de mejora
de procesos y flujo de datos.
Indicar fecha del diagrama
para referencia y uso futuro.

PROCEDIMIENTO
Smbolos del Diagrama de Flujo
Es un rectngulo redondeado con las palabras
inicio o fin dentro del smbolo. Indica cuando
comienza y termina un proceso.
Es un rectngulo dentro del cual se describe
brevemente la actividad o proceso que indica.
Es un rombo con una pregunta dentro. A partir de
ste, el proceso se ramifica de acuerdo a las
respuestas posibles (generalmente son s y no).
Cada camino se seala de acuerdo con la
respuesta.
SMBOLO
ACTIVIDAD
INICIO - FIN
ACTIVIDAD
DECISIN
NO
SI
Lneas de flujo o fluido de direccin, son flechas
que conectan pasos del proceso. La punta de la
flecha indica la direccin del flujo del proceso.
Se utiliza un crculo para indicar el fin o el principio
de una pgina que conecta con otra. El nmero de
la pgina que precede o procede se coloca dentro
del crculo.
FLECHA (FLUJO)
CONECTOR
Diagrama de Flujo
Solicitud de
pedido de
pupitres
Comprobacin de
existencias
Son
suficientes?
Solicitud al
rea de
compras
SI
Inicio
Envi al
almacn
NO
Llenado de
documentacin
Baja de
existencia
Se entrega
al plantel
En el almacn se separan los
solicitados
Ejemplo: Diagrama de Flujo (proceso de
fotocopiado)

VERIFICAR FUNCIONA-
MIENTO
DE LA COPIADORA

COLOCAR
DOCUMENTO
INDICAR
NUMERO DE
COPIAS
1
INICIAR
COPIADO
INICIO
OPERA
CORRECTAMENTE
LA MAQUINA ?
SE ATORARON
LAS HOJAS ?
EJECUTAR EL
PROCEDIMIENTO
DE CORREGIR
LA FALLA
NO
SI
EJECUTAR EL
PROCEDIMIENTO
DE DESATORAR
HOJAS
SI
NO
FIN
TIENE ALGN
PROBLEMA CON
INSUMOS ?
EJECUTAR EL
PROCEDIMIENTO
DE VERIFICAR
INSUMOS
NO
SI
1
Diagrama de Flujo.
Ejercicio:
Siguiendo los pasos para elaborar un diagrama de flujo
realice lo siguiente:
1. Diagrama correspondiente:
Procedimiento para contestar un examen escrito
de cualquier materia.
1. Diagrama correspondiente:
Procedimiento para realizar caf
1. Diagrama correspondiente:
Procedimiento de una actividad de su propia
rea (actividades que desempea).
HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA
TORMENTA DE IDEAS
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA)
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
FORMATO DE ACUERDOS
INDICADORES
DIAGRAMA DE CONTROL
Manual de Procedimientos
Documento que integra dos o
ms procedimientos que
describen, en secuencia
lgica y ordenada, las
actividades que forman el
proceso general de un
rgano, servicio o sistema.
Integracin del Manual de Procedimientos
Los manuales de procedimientos, segn las polticas de cada
organizacin, debern contener cuando menos lo siguiente:
1. Cartula
2. Contenido
2.1. Propsito
2.2. Alcance
2.3. Definiciones
2.4. Documentos de Referencia
2.5. Formatos Asociados
2.6. Desarrollo
2.7. Cuadro de Modificaciones
2.8. Firmas de Aprobacin, Revisin y Elaboracin
PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos
Para qu sirve ?
Organizar de manera sistemtica las actividades de Mejora Continua
de la organizacin o unidad administrativa..
Cmo se elabora ?
Los puntos a considerar en el diseo del Manual de procedimientos
son:
Guas para el desarrollo de las sesiones y de las
actividades.
I. Justificacin
II. Objetivo.
III. Estructura.
IV. Directorio.
V. Atribuciones de los miembros.
VI. Funciones.
VII. Actividades que se realizan dentro de cada funcin.
HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA
TORMENTA DE IDEAS
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA)
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
FORMATO DE ACUERDOS
INDICADORES
DIAGRAMA DE CONTROL
Cunto
me falta
para 100%
Qu necesito?
enlistar la tarea
que falta para
llegar al 100%
Cmo
lo
necesito?
Quin
lo har?
Cundo?
En
cunto
tiempo?
Fecha de
inicio y
termino
Dn
de se
har?
Cmo se
har?
Incluir
frecuencia
cada
cundo?
Para alcanzar un
100% existen?
Obstculo
s
Fuerzas
facilitadoras
Ejemplo del Formato de Acuerdos
HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA
TORMENTA DE IDEAS
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA)
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y
ORGANIZACIN
FORMATO DE ACUERDOS
INDICADORES
DIAGRAMA DE CONTROL
INDICADOR

Es un ndice o reflejo de una situacin dada.
Es una medida de desempeo y una
herramienta bsica para medir el
comportamiento de una variable.
D E S C R I P C I N
INDICADORES

Pueden ser utilizados para vigilar y evaluar
la calidad de las funciones, administrativas y
de apoyo, que afecten a los usuarios de los
servicios de la institucin.
APLICACIN
HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA
TORMENTA DE IDEAS
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA)
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y
ORGANIZACIN
FORMATO DE ACUERDOS
INDICADORES
DIAGRAMA DE CONTROL
* Examina tendencias, ciclos y puntos no comunes en un perodo de
tiempo.
* Vigila un proceso y permite observar, si a largo plazo el
promedio cambia o no.
* Descubre si la variacin en un proceso es casual o si se debe a
eventos nicos.
* Muestra el desempeo de un proceso y determina si es consistente o no.
* Detecta cambios en el tiempo y, es un paso esencial para hacer
mejoras que duren.
Diagrama de Control
APLICACIN
Los lmites de control se calculan tomando datos de un proceso
mediante muestras en frmulas apropiadas.
Se calculan los promedios de las muestras para posteriormente
graficarlos y determinar si caen dentro o fuera de los lmites de
control.
El proceso est en control cuando la fluctuacin de los puntos se
encuentran dentro de los lmites y las muestras pueden ser tomadas
a intervalos regulares para asegurar que el proceso no cambie
fundamentalmente.
El proceso est fuera de control si uno o ms puntos caen fuera de
los lmites de control o bien formando trayectorias anormales. Esto
es originado por causas especiales que no son parte de la forma
normal de operar el proceso.
Diagrama de Control
Cmo se elabora ?

Los lmites de un Diagrama de Control se denominan lmite de control superior
(LCS) y lmite de control inferior (LCI) y se colocan equidistantes a ambos lados
de la lnea que indica el promedio de un proceso.


Limite de Control Superior (LCS)



Promedio
% de defectos
Limite de Control Inferior (LCI)



Tiempo
Diagrama de Control
Propuestas de Mejora de la Calidad
Las propuestas de mejora sern acciones
especficas, dirigidas hacia cada uno de los
problemas que hayan sido detectados y
analizados.