Gestion Operaciones. Adminis. Administracion de Proyectos

GESTION DE OPERACIONES Ing Pedro del Campo
1
Gestin de Operaciones
CEMA MADE
Semana 8
Administracin de Proyectos en Operaciones
- GESTION DE OPERACIONES
2
Objetivos
Identificar los factores de xito de la
administracin de proyectos
Determinar circunstancias donde es apropiado
aplicar la administracin de proyectos
Representar graficamente una red de actividades
Identificar la secuencia de actividades crticas de
un proyecto
Determinar el programa apropiado para que el
proyecto se lleve a cabo con un costo mnimo

3
Definiciones Preliminares
PROYECTO:

es un esfuerzo temporario,

llevado a cabo para lograr un
producto o servicio objetivo

temporario: principio y fin definidos

nico: definido especficamente

4
Ejemplos de proyectos
Adquisicin de una empresa
Desarrollo de nuevos productos
Planificacin de nuevas localizaciones
Ejecucin de auditoras
Campaas publicitarias
Administracin de una campaa de ayuda en desastres
Certificacin de calidad
Alianza estratgica
5

ADMINISTRACION DE PROYECTOS
PROJECT MANAGEMENT
es el conjunto de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y
tcnicas;
aplicadas a las actividades a realizar,
para satisfacer los requerimientos del
Proyecto

6
STAKEHOLDER

personas u
organizaciones
activamente comprometidas en el
proyecto o
cuyos intereses puedan ser afectados
como resultado de la ejecucin o
finalizacin del Proyecto
7
Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepcin
Desarrollo
Implementacin
Cierre
Ciclo de vida de Proyectos
8
Establecer objetivos
Investigar
Estudiar alternativas
Establecer criterios
Estimar programa
Desarrollar Presupuesto
Preliminar
Aprobacin
FASE I
Concepcin
9
Plan de Recursos
Personal
Materiales
Equipos
Fondos
Plan General
Alcance
Tiempos
Costos
Especificaciones
Riesgos

FASE II
Desarrollo
10
Organizacin
Comunicacin
Liderazgo del Proyecto
Motivacin
Tomar decisiones
Resolver problemas
Monitoreo
Accin Correctiva

FASE III
Implementacin
11
Negociar desactivacin
Reduccin progresiva
equipos proyecto
Evaluacin Final
Lecciones aprendidas
FASE IV
Cierre
12
Recursos del Proyecto
Personas
Informacin y
Tecnologa
13
Recursos
Resultados / Tecnologa
Fuente: Harold Kezner
14
Factores crticos en la Administracin de Proyectos
Sistema
de
Administracin
Equipo
de Proyecto
Gerente
de Proyecto
15
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades
Responsabilidades
integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas
reas de la organizacin
para alcanzar los objetivos del proyecto
definir la metodologa de trabajo
proveer recursos
asegurar contrataciones adecuadas
evaluar progresos
establecer medidas correctivas

Gerente
de Proyecto
16
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades
Competencias
Liderazgo
Comunicacin
Coordinacin
Motivacin
Negociacin
Capacitacin
Gerente
de Proyecto
17
Equipo de Proyecto
Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto
representan generalmente reas funcionales u
organizaciones
desempean roles especficos
su nmero suele variar durante el avance del proyecto
al final del proyecto son asignadas a un nuevo
emprendimiento o retornan a sus reas u organizaciones

Equipo
de Proyecto
18
Sistema de Administracin de Proyectos
Sistema
de
Administracin
Sistema de Informacin
Estructura Organizacional
19
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordinacin
de Proyectos
ORGANIZACION FUNCIONAL
Personal afectado a Proyectos
Sistema
de
Administracin
20
Director
Ejecutivo
Project
Manager
Project
Manager
Project
Manager
Coordinacin
de Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS
Sistema
de
Administracin
21
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Project
Managers
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Coordinacin
del Proyecto A
ORGANIZACION MIXTA
Coordinacin
Proyecto B
Estructura de Matriz
Sistema
de
Administracin
22
Sistema de Informacin
proporciona los medios para la planificacin
integradora y el control del proyecto

provee una base de informacin de
desempeo
el uso de recursos
los costos incurridos
interrelaciones
tiempos y costos proyectados para la terminacin
del proyecto
Sistema
de
Administracin
23
Condiciones que destacan su importancia
Esfuerzo de magnitud
Necesidad de coordinacin
Incorporacin de conocimientos y competencias
Necesidad de flexibilidad para responder a cambios
Independencia de las reas funcionales
Importancia crucial del xito del Proyecto
Sistema
de
Administracin
24
Mtodos de Planificacin de Red
Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades
relacionadas entre s

que pueden representarse por un diagrama de red

formado por nodos y arcos que representan las relaciones
25
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Creada en la dcada del 50

Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de
EEUU

Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas
26
CPM (Critical Path Method)
Creada en la dcada del 50

Desarrollada por Remington Rand y Du Pont

para la programacin de operaciones de
mantenimiento durante la suspensin de actividades
27
Identifican y organizan las actividades
Proporcionan una base de discusin
Permite estimar el tiempo de finalizacin de los
proyectos y sus interrelaciones
Se ponen de relieve actividades que pueden
retrasarse sin afectar la finalizacin del proyecto
permitiendo liberar recursos para otras actividades
Permite analizar las consecuencias de cambios en
tiempos y costos
Ventajas de los mtodos
28
Pasos en la Administracin de Proyectos
1. descripcin del proyecto

2. elaboracin del diagrama de red

3. estimacin del tiempo de terminacin

4. monitoreo de los progresos del proyecto

29
1.- Descripcin del Proyecto
Punto final: producto / servicio

Descripcin de todos los aspectos que lo componen

Actividades y relaciones de precedencia

Actividad: unidad ms pequea de esfuerzo y trabajo que consume
tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse
Precedencia: secuencia de actividades
30
2.- Elaboracin del diagrama de red
Red de actividades en arcos (AOA)
Actividades = arcos
Nodos = eventos

1
2
3 4
S
T
U
S y T debern completarse
antes de que se inicie U
31
2.- Elaboracin del diagrama de red
Red de actividades en nodos (AON)
Enfoque orientado a actividades

S
T
U
S y T debern completarse
antes de que se inicie U
32
Traslado de Hospital
Actividad Descripcin Predecesor
A Seleccionar personal administrativo y mdico
B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo
C Seleccionar el equipo A
D Preparar los planos y la distribucin fsica para B
la construccin definitiva
E Llevar los servicios pblicos al predio B
F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
enfermera, ayudantes, mantenimiento y seguridad A
G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C
H Construir el hospital D
I Desarrollar un sistema de informacin A
J Instalar el equipo E,G,H,
K Capacitar al personal de enfermera y ayudantes F,I,J
33
Actividad en los nodos
12 C 22
14 10 24
Actividad
Duracin de la actividad
dE
34
Red AON para el proyecto del Hospital
I
15
A F K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
35
Estimacin de tiempos de terminacin
Fecha temprana de comienzo Ftc
es el tiempo de terminacin ms prximo de la actividad que la
precede en forma inmediata
cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los
tiempos

Fecha temprana de finalizacin Ftf
es la fecha temprana de inicio, ms su duracin esperada dE

Ftf = Ftc + dE

36
Nodos Fechas tempranas
12 C 22
14 10 24
Actividad
dE
Fecha temprana
de comienzo
Ftc
Fecha temprana
de finalizacin
Ftf
37
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
Rutas A-I , A - F
38
Ruta A C G
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
39
Rutas B D H , B E - J
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 J
24 4
40
Llegada al nodo J
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J
24 4
41
Llegada al nodo K
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4
42
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4
Camino Crtico: secuencia de actividades, entre comienzo y
final, que requiere ms tiempo
43
Estimacin de tiempos de terminacin
Fecha Tarda de Finalizacin FTF
es igual al tiempo de inicio ms lejano de la actividad que la sigue
en la secuencia en forma inmediata.
Si existen ms de una actividad que la siguen en forma inmediata
la FTF ser el ms prximo de los tiempos de inicio ms lejanos de
esas actividades

Fecha Tarda de Comienzo FTC
es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la duracin
esperada de la tarea
FTC = FTF dE

44
Representacin completa del nodo
12 C 22
14 10 24
Actividad
dE
Fecha temprana
de comienzo
Ftc
Fecha temprana
de finalizacin
Ftf
Fecha Tarda
de Comienzo
FTC
Fecha Tarda
de Finalizacin
FTF
45
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63
46
Llegada al nodo A
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63
47
Llegada al nodo B
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
0 9 9 9 10 19 19 40 59
9 E 33 59 J 63
35 24 59 59 4 63
48
Traslado Hospital
I d Nombre de tarea Duracin
1 Seleccionar personal adm. y mdico 12 das
2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 das
3 Seleccionar el equipo 10 das
4 Preparar planos y distribucin 10 das
5 Llevar los servicios pblicos al predio 24 das
6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 das
7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 das
8 Construir el hospital 40 das
9 Desarrollar un sistema de inf ormacin 15 das
10 Instalar el equipo 4 das
11 Capacitar al personal de enfermera y ayudantes 6 das
30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01
septiembre octubre noviembre diciembre enero
49
Holgura
La holgura de una actividad (H) es la mxima
cantidad de tiempo que una actividad puede
retrasarse sin afectar la duracin total del proyecto

Se puede calcular de dos modos

H = FTF Ftf

H = FTC - Ftc
50
Clculo de Holguras
Nodo Duracin Ftc FTC Holgura
A 12 0 2 2
B 9 0 0 0
C 10 12 14 2
D 10 9 9 0
E 24 9 35 26
F 10 12 53 41
G 35 22 24 2
H 40 19 19 0
I 15 12 48 36
J 4 59 59 0
K 6 63 63 0
51
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
Supuestos
Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo Duracin Ftc FTC Holgura
C 10 16 14 -2
G 35 26 24 -2
J 4 61 59 -2
K 6 65 63 -2
D 10 10 9 -1
H 40 20 19 -1
E 24 10 35 25
I 15 16 48 32
F 10 16 53 37
52
Para terminar en la semana
69, el gerente de proyectos
tendr que ahorrar dos
semanas en C-G-J-K , una de
las dos semanas tendr que ser
en D-H
Si consigue ese ahorro habr
dos caminos crticos: C-G-J-K
Y D-H-J-K
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
53
Estimaciones probabilsticas de Tiempo
Introduccin de factores de incertidumbre
1. El tiempo optimista (a) es el ms corto en el cual puede
llevarse a cabo la actividad si todo resulta
excepcionalmente bien
2. El tiempo ms probable (m) es el tiempo que
probablemente se requerir para realizar la actividad
3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado ms largo
que se requerir para la realizacin de la tarea
54
Distribucin de probabilidades
En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se
considera como una variable aleatoria derivada de una
distribucin de probabildad beta
a m b
media
55
Supuestos
Es posible estimar con precisin a,m, y b.

Se considera que las magnitudes definen un rango de
tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes
estarn a cargo de las actividades

Se supone que la desviacin estndar es igual a un sexto de
la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que
los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son
remotas
56
Clculo
La media se calcula ponderando

La varianza para cada actividad

6
4 b m a
t
e

)
6
(
2
2
a b
57
Anlisis de probabilidades
Actividades variables independientes
Tiempo esperado de terminacin de todo el proyecto
Te= tiempos en la ruta crtica

Varianza en la ruta

Probabilidad de terminacin en una fecha determinada

)
6
(
2
2
a b
(Varianzas en la ruta crtica)
2
Te T
z

Tabla distribucin
Normal
58
Consideraciones sobre costos
Tiempo Normal TN: el necesario para completar la
actividad en tiempos normales
Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
Tiempo Intensivo TI: tiempo ms corto posible
Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
Suponiendo una relacin lineal entre tiempos y costos, el
costo de intensificacin para acortar una semana

Costo de intensificacin por semana= CI CN / TN - TI
59
Relaciones entre costos y tiempo
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
0
5 6 7 8 9 10
Tiempo Intensivo Tiempo Normal
C
o
s
t
o

d
i
r
e
c
t
o

(
p
e
s
o
s
)

Costo Intensivo
Suposicin de costo lineal
Costo Normal
Costo de reducir
el tiempo dos semanas
60
Programa de costo mnimo
Se determina el camino crtico
Se identifican las actividades que tengan el costo de
intensificacin ms bajo por semana
Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo
ms, otra ruta se convierta en crtica o el aumento de
costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del
acortamientos
61
Software de proyectos
Capacidades
Diagramas Gantt
Diagramas PERT/CPM
Informes de estado
Informes de rastreo
Mltiples proyectos

Productos
Primavera
Microsoft Project
Scitor
62
Conclusiones
Solamente mediante la administracin de Proyectos
se puede garantizar
la coordinacin de diferentes actividades
la disponibilidad oportuna de los recursos
lograr los resultados del Proyecto
en los tiempos programados
a los costos presupuestados
y la satisfaccin de los clientes del Proyecto

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(Varianzas en la ruta crtica)

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