DOCUMENTO DE MEJORES PRACTICAS

LOGISTICAS

AREAS DE COMPRAS, INVENTARIOS Y
ALMACENES



Por:
Ing. Luis Anibal Mora Garcia
Director
High logistics ltda
MEJORES PRACTICAS LOGISTICAS EN
COMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENES


Las mejores practicas en las operaciones logsticas relacionadas con las reas de
abastecimientos (compras, inventario y almacenes de repuestos) son aquellas
practicas e implementaciones que han sido exitosas en empresa lideres y de clase
mundial que han implantado con xito cambios e innovaciones a sus procesos
logsticos con el finde optimizar los costos operacionales, reducir los lead times
internos y externos y mejorar su posicin competida en el mercado

Existen muchas acciones de mejoramiento en sus reas de compras, inventarios y
almacenes de acuerdo con los diagnsticos realizados en la fase i y segn las visitas
y interaccin con los encargados de la parte operativa, se relacionan por reas las
mejores practicas a tener en cuenta para su estudio e implantacin al interior del
grupo para el mejoramiento de los procesos y de esta manera adoptar las mejores
practicas mediante la modalidad de benchmarking para poderse comparar con las
empresa de cementos de vanguardia a nivel mundial


MEJORES
PRACTICAS
MEJORES
PRACTICAS
COMPRAS
1. AREA DE COMPRAS
En la logstica existen principios fundamentales y normas universales de operaciones,
las cuales constituyen guas primordiales para las personas que estn involucradas en la
actividad logstica.
Los siguientes son algunos de los ms importantes principios de operacin en el rea de
compras y abastecimiento:

A. Estructura funcional
Las reas de compras, inventarios y almacenes se deben alinear bajo una sola direccin
de abastecimientos que regule y establezca parmetros de operacin similares e
identifique sinergias entre las tres reas y establezca procedimientos estandarizados para
controlar y medir efectivamente las reas involucradas, implantacin y ejecucin de los
niveles ptimos de compras a proveedores, niveles de inventarios y almacenamiento
adecuado del flujo de repuestos.
B. Administracin del inventario por el proveedor
La administracin de inventarios por parte del proveedor es una modalidad efectiva
para reducir costos de mantenimiento de almacenes dado que el proveedor coloca sus
productos o repuestos cerca de los almacenes de las empresas permitiendo el
abastecimiento justo a tiempo por la rapidez de aprovisionamientos de productos.
Peridicamente se liquidan los consumos con el proveedor, con esto se trasladan los
costos de inventarios al proveedor y los costos fijos se vuelven variables, y se considera
un servicio de valor agregado del proveedor, especialmente, cuando la empresa este
distante del comprador.
MEJORES
PRACTICAS
COMPRAS
C. Seleccin de proveedores
Para seleccionar adecuadamente los proveedores de abastecimiento se debe aplicar una
metodologa estricta, seleccionando los proveedores en forma ponderada y asignando
porcentajes a las variables logsticas ms importantes establecidas por la empresa y
escogiendo al ms integral con el fin de minimizar problemas operativos.
D. Certificacin de proveedores
Peridicamente se debe evaluar la gestin de los proveedores actuales en trminos de calidad,
servicio, niveles de cumplimiento y otras variables para tomar correctivos en funcin de su
mejoramiento continuo de acuerdo con las polticas establecidas por la empresa.
E. Compras globales
Aprovechando las nuevas economas de escala y poder de negociacin de las empresas con
grandes volmenes de adquisicin de productos, es adecuado comprar en bloque entre
varias empresas para obtener mejores descuentos y mejores condiciones con los proveedores
nacionales e internacionales y as concretar alianzas estratgicas que beneficien la parte
operativa y financiera de la empresa.
G. Compras por Internet (e-procurement)
Con la facilidad que ofrece la Internet para seleccionar y buscar proveedores a nivel mundial
de los artculos, las compras actuales de materia prima y repuestos se pueden obtener
mejores precios y condiciones de entrega, dada las diferentes alternativas que se encuentran
en el mercado virtual de proveedores y la rapidez de entrega que existe actualmente con los
operadores logsticos internacionales.

MEJORES
PRACTICAS
INVENTARIOS
2. INVENTARIOS

En este contexto, la Gestin de Inventarios se convierte en una variable estratgica que
condiciona los niveles de stock que requiere mantener una compaa con el fin de cumplir
un nivel servicio previamente definido, acorde con su estructura de costos y la eficiencia
en el uso de los recursos comprometidos con esta funcin logstica y los procesos de
decisin relacionados con el funcionamiento global del sistema.

Afortunadamente, ya existe una mayor conciencia de parte de nuestras empresas en
relacin con la aplicacin del concepto de Gestin de Stocks como una disciplina que
contribuye, mediante herramientas y tcnicas de administracin, a mantener adecuados
niveles de inventarios que permitan dar respuesta a las fluctuaciones aleatorias de la
demanda y la inestabilidad en los lead time que nos ofrecen nuestros proveedores, y que
constituyen las dos grandes vertientes que hacen necesario el mantenimiento de
inventarios.
A. Inventarios Vs niveles de servicio
Si el nivel de servicio est en el 96% y usted tiene 5 millones de dlares en inventario y
usted desea estar en un 100% de nivel de servicio (tcnicamente imposible) usted debe
doblar su inventario a 10 millones, eso indica que obtener un alto nivel de servicio implica
un aumento considerable del nivel de existencias, lo cual incrementa el costo de mantener
el inventario.
B. Costos de manejo del inventario
El costo del inventario a veces constituye el 30% de los costos logsticos e incluye lo
siguiente: Costo de la plata (capital), Costo del espacio de almacenamiento, Cargos de
manejo, Robos, Daos, Depreciacin del producto, etc, sin contar con el costo de
oportunidad o financiero de tener inmovilizado un capital de trabajo.
D. Leyes naturales del inventario:
Ley No 1: El inventario tiende a expandirse al espacio disponible
Ley No 2: Es ms fcil construir una bodega ms grande para almacenamiento que reducir
el tamao del inventario y mantenerlo en su tamao apropiado.
E. Inventario Vs Rentabilidad
En la mayora de las compaas como estndar:
- El 25% del inventario va perdiendo costo de oportunidad.
- 25% del inventario genera rentabilidad, pero es tan bajo que no cubre los costos de
capital requerido para financiar los activos.
- 30% puede estar en el punto de equilibrio.
- 20% representan los que realmente significan ganancia
MEJORES
PRACTICAS
INVENTARIOS

F. Categorizacin ABC de inventarios
El sistema de inventarios de la empresa se maneja bajo la metodologa ABC de inventarios,
categorizando los productos con base en su rotacin y salidas e identificando los tems que
ms se usan y que contribuyen significativamente a la rentabilidad de la empresa. Otras
variables importantes a tener en cuenta en la clasificacin ABC son las condiciones
internas (criticidad y estratgicos), costos de adquisicin y la rentabilidad, para encontrar
lo artculos triple AAA.
G. Relocalizacin de inventarios
Los almacenes de materia prima y repuestos deben estar unificados y ser ubicados
contiguos a la planta de produccin, con el fin de reducir desplazamientos y movimientos
de materiales, buscando disminuir los espacios existentes y tiempos de movilizacin
dentro de las instalaciones fsicas.
H. Costos de oportunidad de inventarios
Los productos con largos perodos de duracin (das de inventario) causan costos de
oportunidad, que reflejan el costo financiero que se incurre en el tiempo de inmovilizacin
de la mercanca en un perodo y lo cual implica un manejo inadecuado de la
administracin del inventario en la empresa.
I. Visibilidad del inventario
El manejo de los inventarios debe ser en lnea para los diferentes almacenes con el fin de
compartir informacin que les permita intercambio de existencias y balanceo de stocks.

MEJORES
PRACTICAS
INVENTARIOS
3. AREA DE ALMACENES

A. Definicin de bodega
El bodegaje es llamado en algunas partes el transporte a cero kilmetros por hora, por
lo tanto es una rea que implica un sobrecosto para el costo de los productos y se debe
optimizar su espacio al mximo y aumentar la rotacin y salida de artculos para evitar
incurrir en los costos de mantener el inventario y los costos de oportunidad de tener los
productos susceptibles a perdidas y obsolescencia.
B. Productividad
Maneras de mejorar la productividad en una bodega:
-Asignar a los artculos mas rotados la localizacin de almacenamiento mas
accesible.(Almacenamiento por ABC).
-Balancear las actividades de despacho a travs de todo la bodega, equilibrando cargas
de trabajo.
-Establecer pedidos en batch (consolidados) con el fin de reducir el tiempo de recogida.
-Seleccionar la mejor mezcla combinando las necesidades de equipo para los
requerimientos del sistema de despacho.
C. Costos de manejo de materiales
Estos costos estn en funcin del volumen fsico del producto que se mueve o almacena
y no tiene relacin con el valor o costo de la mercanca, lo que implica que la planeacion
de las operaciones internas se desarrolla con base en los atributos logsticos de los
productos (peso y volumen).
MEJORES PRACTICAS ALMACENES
D. Depreciacin programada para equipos de bodega

EQUIPO

DEPRECIACIN
(aos)
Montacargas 10
Tractores 10
Trailer (camiones)
nuevos
10
Trailers usados 5
Banda transportadora 15
Equipos de
computador
5
Software 3
MEJORES PRACTICAS ALMACENES
E. Capacidad de almacenamiento
Una bodega deber tener ocupada su capacidad de almacenamiento en un 85% a 90%,
cualquier valor que est sobrepasando este promedio comienza a tener un efecto negativo en
la productividad, como daos y errores, cualquier valor por debajo indica que se tiene ms
espacio del que realmente se necesita, se estima que la productividad decrece en un 25%.

F. Movimientos de artculos (Filosofa ABC)
Ms del 50% de los artculos representan el 18.5% del movimiento de los productos y menos
del 50% de los artculos solo representan el 1,5% de los movimientos en bodega.

G. Pasillos
Nunca se debe tener un pasillo contra la pared, cada pasillo debera tener acceso por ambos
lados del pasillo para una mayor productividad.

H. Tres grandes preguntas de la operacin en un almacn
Qu se ha recibido y qu esta por recibirse?
Qu se ha despachado y qu esta a punto de ser despachado?
Qu queda en el inventario?

MEJORES PRACTICAS ALMACENES
MEJORES PRACTICAS ALMACENES
I. Manejo de informacin
Las operaciones de los almacenes deben ser en la medida de las posibilidades
automatizadas para tener un mejor control del inventario y trazabilidad de las actividades
internas aumentando la confiabilidad y exactitud de la captura y procesamiento de
informacin a nivel interno y externo.
J. Procedimientos de Calidad de los procesos
Los procesos internos deben estar documentados y medidos, el personal actualizado para
su ejecucin y habilitados para una posterior implantacin de la norma ISO 9000 y as
poder acceder a una certificacin del almacn.
K. Programas de productividad
Al interior del almacn se debe implantar programas de mejoramiento continuo y basados
en indicadores de gestin que midan el desempeo de los recurso y personal involucrado
con el fin de tomar decisiones acertadas sobre los problemas cotidianos del almacn
involucrando el personal operativo dentro de las metas u objetivos a lograr
peridicamente.
L. Estanteras flexibles
Para el almacenamiento de la mercanca se deben tener estanteras con diseo flexible en el
material que se fabrique de manera que se puedan adaptar a las necesidades de espacio y
altura que requieran los artculos almacenados de acuerdo con su rotacin y perfil
logstico.
MEJORES PRACTICAS ALMACENES
M. Entrenamiento del personal en competencias laborales
El personal operativo y administrativo debe tener competencias laborales para el
desempeo donde el perfil de los cargos definen el recurso humano adecuado para esa
funcin.

N. Equipos de manejo de materiales
En la medida de las posibilidades del almacn se deben tener equipos de manejo de
materiales como estibadores y dollies para el traslado de los productos al interior del
almacn y disminuir de esta manera los daos y deterioro de la mercanca por excesiva
manipulacin

O. Riesgos del personal y dotacin personal
El personal de operarios al interior del almacn debe usar los recursos necesarios para
su proteccin y facilidad ergonmica del manejo de productos dentro del almacn y as
cumplir con las normas de salud ocupacional y seguridad industrial