Sunteți pe pagina 1din 20

Tipologia evenimentelor

Evenimentele sunt de o mare diversitate, motiv pentru care


prezentarea acestora este extrem de dificil dac nu chiar imposibil de
realizat. Din acest motiv n literatura de specialitate au aprut o serie de
clasificri realizate dup anumite criterii pe baza crora sunt structurate
evenimentele n grupe care permit o mai bun nelegere a elementelor
comune, dar i a celor specifice fiecrui grup n parte. n literatura de
specialitate evenimentele se pot mpri n funcie de mai multe criterii,
precum:
stadiul n care se afl procesul de vnzare, scopul
urmrit, tipul de pia cruia i se adreseaz , modul
de organizare i desfurare dar i n funcie de
categoria de public creia i se adreseaz.

Tipologia evenimentelor
n funcie de categoria de public creia i se adreseaz,
evenimentele sunt clasificate n:
I. Evenimente care se adreseaz publicului din mediul extern:
a) Sponsorizare / Mecenat;
b)Conferine, Seminarii, Adunarea Generala a Acionarilor;
c) Trguri i Expoziii naionale i locale;
d) Lansri de produse / servicii / rebranding;
e) Spectacole itinerante;
f) Workshopuri i Ziua Porilor Deschise.
II. Evenimente care se adreseaz publicului din mediul intern
a) Srbtori Religioase;
b) Traininguri, Teambuildinguri, Webinars;
c) Happy Hour;
d) Ocazii Speciale ( rezultate excepionale, descoperiri, etc.).

I. Evenimente ce se adreseaz publicului din mediul extern:

a) Sponsorizarea/,
nu reprezint un eveniment n sine, ci o modalitate, un instrument pe
care organizaia l utilizeaz pentru a comunica cu audiena int.
Sponsorizarea este o tehnic de comunicare prin eveniment ce
permite asocierea unei mrci sau a unei organizaii cu un eveniment
atractiv pentru un anumit public i const n acordarea de ctre un
anuntor, numit sponsor, a unui sprijin material i / sau financiar
pentru desfurarea de activiti socio culturale sau sportive, n
schimbul unei contra prestaii stabilite cu anticipaie. Evenimentul
i oportunitatea de a sponsoriza respectivul eveniment, trebuie s fie
compatibile, iar efectul s fie unul pozitiv n rndul audienei. Se
crede c atunci cnd un sponsor se asociaz cu un eveniment,
consumatorii evalueaz dac asocierea imaginii sponsorului cu
evenimentul respectiv este adecvat, iar cnd evenimentul i
sponsorul au aceleai caracteristici de percepie este foarte mare
probabilitatea ca ele s fie adecvate.

Exist trei ci clasice de construire a unui program de sponsorizare pentru un eveniment


care sunt constituite prin luarea n considerare a numrului de sponsori i a statutului
acestora.

a) /Mecenatul,
reprezint o tehnic de comunicare prin eveniment ce const n
acordarea unui sprijin material sau financiar, pentru desfurarea unor
aciuni de interes general, tiinifice, educative, sociale, umanitare,
ecologice, sportive, de punere n valoare a patrimoniului naional, de
ctre anuntor, numit mecena fr o contrapartid direct. Cu alte
cuvinte n afar de cel care acord sprijinul i cel ce l primete, nimeni
nu mai cunoate acest lucru. Printre obiectivele urmrite se numr
dobndirea unei valori sociale i vehicularea unei imagini pozitive a
organizaiei, fiind realizat ct mai discret posibil, deoarece nu se
urmrete obinerea unor efecte publicitare.

b) Conferine, seminarii, adunarea general a


acionarilor
Dorina oamenilor de a se ntlni i a schimba preri i idei, elemente care stau
la baza conferinelor i ntlnirilor, este la fel de veche precum formarea aezrilor. Cele
mai competitive destinaii pentru conferine sunt acelea care neleg i utilizeaz la
maxim marketingul pentru promovarea i pstrarea clienilor. Pentru centrele de
conferine produsul este reprezentat de toate elementele tangibile i intangibile ce
contribuie la succesul conferinei precum: locaia centrului, slile de conferine,
facilitile audio vizuale, serviciile de catering, cunotinele personalului i politeea pe
care o arat angajaii ctre delegai. n cazul destinaiilor, produsul este alctuit de
asemenea din toate elementele tangibile ca: posibilitile de cazare, restaurantele,
magazinele, atraciile turistice i operatorii de transport, care pot fi utilizai de ctre
organizatori i delegai pe parcursul conferinei i elementele intangibile ce includ
imaginea i atmosfera ce pot fi factori cruciali ca o destinaie s fie selectat pentru o
conferin.

b) Conferine/
Conferinele care se adreseaz n special clienilor, poate avea
pauze de cafea, sal de expunere, ntlniri cu agenii de vnzri,
evenimente sportive precum un mic turneu de golf, o petrecere n cinstea
clienilor i a reuitei conferinei i diferite tipuri de distracie. Acest tip de
conferin este destinat n special managementului de mijloc sau de top,
care dezbat probleme strategice, de vnzri, etc.
Conferinele care se adreseaz partenerilor de afaceri reprezint o
bun modalitate de a vinde, fiind atrai distribuitori, intermediari, ageni
sau alte tipuri de companii cu care organizaia coopereaz n vnzri i
marketing, precum i unii concureni, care nu se adreseaz acelorai
segmente de pia. Pentru a avea succes trebuie ca nc de la nceput
s se tie obiectivele i preferinele partenerilor, ca obiectivele conferinei
s fie aceleai cu ale partenerilor, iar acetia s fie implicai nc din faza
de proiect a conferinei; selectarea zilelor s fie fcut atunci cnd gradul
de participare poate fi ct mai mare.
Conferina de pres se utilizeaz pentru comunicarea unor tiri extrem
de importante, sau n cazurile de urgen. De asemenea, este folosit n
toate situaiile n care informaia pentru pres nu poate acoperi toate
aspectele unei probleme, sau cnd este necesar prevenirea posibilitii
de formare n rndul publicului a unei imagini negative despre firm.
Momentul desfurrii unei conferine de pres trebuie ales n aa fel
nct s coincid cu cel al nchiderii ediiilor de tiri ale diverselor
suporturi media.

b) / Seminariile /
reprezint ntlniri realizate i organizate de ctre diferite companii, ce vor s
se adreseze stakeholderilor unde sunt abordate diverse teme de discuie. De regul
participarea la aceste seminarii este gratuit, costul fiind suportat de compania
organizatoare n totalitate. n cadrul seminarilor exist speakeri care abordeaz diferite
tipuri de subiecte precum tendinele n industriile financiare, tehnologice, servicii,
sntate, etc., unde se discut despre noi descoperiri tiinifice i diferite teorii. Topicul
discuiei i beneficiile pe care le pot obine participanii trebuie comunicat n prealabil.
Un seminar poate ine de la cteva ore pn la maxim 1-2 zile.
Seminarile se mpart n:
seminarii educaionale ce pot fi intens utilizate pentru a
comunica informaii n legtur cu un produs / serviciu ntr-un cadru de
afaceri mai larg i mai complex pentru care consumatorii au asistat, fapt ce
i confer
seminarului credibilitate i posibilitatea de a ajunge i la clieni de
altfel destul
de dificil de atins. n cazul n care angajai ai companiei sunt cei care
in
prezentri, e bine ca tonul prezentrii s fie mai degrab spre rezolvarea
problemelor sau mprtirea de idei, dect o ncercare agresiv de a vinde.
seminarii executive urmresc ca printre participani s se regseasc
clieni cheie cu funcii manageriale pentru a i informa, a interaciona cu
ceilali manageri, dar i cu cei din managementul companiei organizatoare. De
regul numrul, celor invitai este destul de mic, se desfoar la intervale
regulate de timp i n locuri dezirabile.

b) / Adunarea General a Acionarilor


Companii deinute de ctre publicul larg invit deintorii de
aciuni la acest eveniment, care are loc de regul odat pe an, pentru a fi
prezentate rezultatele anuale, sau cnd trebuie luate decizii vitale.
Aceste ntlniri au ca scop informarea acionarilor despre succesul sau
insuccesul companiei. Ele pot fi momente de srbtoare n vremuri bune,
sau eveniment cu dezbateri tensionate n vremuri tulburi pentru
organizaie. Formatul i gradul n care aceste evenimente sunt promovate
este o problem a managementului companiei.
Similare sunt i ntlnirile analitilor financiari organizate cu
membrii comunitii financiare, de regul de ctre Directorii Generali
Executivi sau Directorii Financiari.

c) Trguri i expoziii
Trgurile i expoziiile sunt instrumente complexe n cadrul crora se
nchiriaz spaiu pentru standuri cu scopul de a expune produsele sau serviciile
unei companii. Costurile variaz n funcie de natura participrii, ce cuprinde
spaiul destinat standului, serviciile oferite i dreptul de proprietate al standului.
Exist o varietate mare de activiti de marketing care se pot ntreprinde nainte,
pe durata i dup o astfel de participare. Ele difer din multe puncte de vedere
fa de alte evenimente promoionale, deoarece se prezint i se expun produse /
servicii competitive nefiind axate asupra unei singure mrci. Multe din trguri
i expoziii sunt doar simple expuneri ale produselor, i astfel nivelul de
interaciune poate fi sczut, sugernd faptul c implicarea i ataamentul obinut
prin experiena participrii este destul de limitat. n ciuda acestor
inconveniene, trgurile i expoziiile reprezint o parte important a mixului
comunicaional pentru multe organizaii. Acest lucru se datoreaz tradiiei n
unele ramuri industriale unde neparticiparea poate fi mult mai duntoare dect
participarea, dar i a beneficiilor ce rezult din prezen. Oportunitile de a
aduce laolalt un numr ct mai mare att de clieni poteniali ct de i ageni
vnzri ntr-un singur loc, depesc dezavantajele confuziei produselor /
serviciilor organizaiei cu cele ale competitorilor.

d) Lansri de produse / servicii


Introducerea de noi produse sunt evenimente cu scopuri multiple, n
primul rnd sunt evenimente educaionale, proiectate s i nvee pe agenii de
vnzri i pe intermediarii care vor vinde produsele utilizatorilor finali, despre
beneficiile noului produs sau serviciile care l nsoesc. Introducerea de noi
produse este asimilat i n cazul celebrrii noilor produse / servicii, inovaii ale
companiei, deschiderea unor noi sedii, puncte de desfacere, filiale i sucursale
care s aib ca audien int angajaii companiei, intermediarii, furnizorii i
chiar marele public. Unele companii realizeaz o serie de evenimente de o mare
anvergur ce necesit o bun coordonare cu un suport al mass mediei
substanial, alte companii prefer s lanseze noi produse n cadrul unor trguri
i expoziii, asigurndu-se c vor fi vizitai de clieni, intermediari i
reprezentani media. Pentru unele produse, un eveniment de mici dimensiuni
poate fi suficient. O mare varietate de companii recurg la evenimente pentru a
ncuraja ncercarea i consumul produselor n rndul non-consumatorilor, sau a
crete frecvena de cumprare n rndul consumatorilor existeni. Pot fi incluse
demonstraii sau samplinguri n supermarketuri, malluri i alte locaii unde
segmentul de pia poate fi contactat. i serviciile pot fi oferite spre ncercare
cu ajutorul unor evenimente speciale. Restaurantele pot gzdui seri tematice la
preuri reduse, sau doar pe baz de invitaii, doar pentru a ncuraja noii
consumatori s revin.

e) Spectacole itinerante
Spectacolele itinerante sau turneele evenimentelor promoionale
pot atinge o audien mult mai extins, cu un cost relativ mai sczut i
transmite o cantitate de informaii mult mai mare dect este posibil prin
telefon sau internet. Ele pot, n acelai timp, s creasc interesul prin
anticipare i acoperire media asupra evenimentului. Un spectacol
itinerant se poate deplasa dintr-un ora considerat important n altul
fcndu-i anunat din timp prezena, fiind un eveniment local.
Spectacolul itinerant vine spre consumator scutindu-l pe acesta de nevoia
de deplasare. De regul organizatorul suport toate cheltuielile i
participanilor nu li se percepe nici o tax de participare. Locul de
desfurare este un hotel, sau o sal de conferine, dureaz de regul
jumtate de zi i are inclus mic dejun sau prnz. Ca orice eveniment fa
n fa, spectacolele itinerante trebuie s fie planificate i
operaionalizate metodic.

f) Workshopurile /
sunt de o anvergur mult mai mic dect o expoziie, i
ca atare pot avea loc ntr-o sal de conferin a unui hotel, a
unui centru de conferine, sau ntr-un loc neobinuit i unic
care s fie pe placul participanilor. ntlnirile cu grupurile de
utilizatori sunt mult mai flexibile i cu costuri mult mai reduse
dect participarea la un trg sau expoziie, i pot s ia forma
spectacolelor itinerante, dac se in n mai multe orae. Printre
obiectivele companiei atunci cnd apeleaz la workshopuri, se
regsesc: educarea clienilor efectivi asupra produselor /
serviciilor pe care le dein sau beneficiaz de ele, identificarea
problemelor cu care se confrunt clienii i a celor mai optime
soluii, identificarea nevoilor clienilor pentru produsele
adiionale sau de noi caracteristici ale produselor deja
existente i ntrirea relaiei cu clienii.

f) / Ziua porilor deschise


presupune atragerea clienilor efectivi i poteniali, pentru
vizitarea companiei. Evenimentul trebuie s ofere o valoare mare ca
acesta s justifice efortul i costul participanilor. Nevoia de a vizita
compania sugereaz faptul c acest tip de eveniment este orientat spre
segmentul care i-a manifestat deja interesul fa de produs n contactele
anterioare pe care le-a avut cu compania. Ziua porilor deschise combin
sesiunile de informare cu cele de distracie i posibilitatea de a
interaciona cu angajaii, fiind folosite pentru a dezvolta loialitate i
angajament n rndul audienei. La aceste manifestri pot fi invitai
deopotriv furnizori i parteneri, fiind de multe ori combinate i cu
prezentri cu vnzare. Multe instituii de nvmnt, organizeaz astfel
de evenimente, ce implic prezentarea i turul instituiei, a desfurrii
procesului didactic, interaciune cu profesorii i studenii, etc.

II. Evenimente care se adreseaz publicului din mediul intern:

a) Evenimente legate de srbtorile legale i religioase


Srbtorilor legale i religioase li se acord o importan destul de
mare att de ctre angajai ct i de ctre angajatori. De regul, aceste
tipuri de evenimente se organizeaz pentru angajai. n ceea ce i privete
pe clieni, acestea se regsesc sub forma de sponsorizri. Pentru
angajai acestea iau forma unor ntlniri informale. Ele se organizeaz,
fie n incinta companiei fie n spaii nchiriate. n cazul anumitor
srbtori, aceste evenimente se desfoar nainte ca srbtoarea
respectiv s aib loc deoarece exist riscul ca numrul participailor s
fie foarte mic i astfel evenimentul s nu i ating scopul.

b) Training-ul /

este descris ca fiind un proces sistematic de dobndire


de noi cunotine, abiliti i atitudini necesare ndeplinirii mai
eficace a atribuiilor unui anumit post, prezent sau viitor.
Acesta const n organizarea activitii de transmitere de
informaii i instruciuni care s mbunteasc performanele
angajailor, sau s i ajute s ating un anumit nivel de
cunoatere sau abiliti. Participanilor li se transmit n
prealabil informaii n legtur cu principalele puncte, sau
chiar agenda programului de training.

b) / team building-uri

sunt evenimente prin care se urmrete dezvoltarea spiritului


de echip i mbuntirea abilitilor de comunicare i interaciune
n cadrul unui compartiment sau ntre diferite compartimente, care
opereaz independent, dar trebuie s interacioneze. Membrii unei
echipe urmresc n activitatea lor efectuarea urmtoarelor activiti:
s aduc noi soluii i idei, s aib respect fa de ceilali membri,
s aprecieze i s ia n considerare ideile i contribuia celorlali
indivizi, s asculte i s ofere la rndul lor informaii, s adreseze
ntrebri, s respecte angajamentele pe care i le-au luat, s fie
destul de flexibili i s respecte relaia de parteneriat creat n
echip. Team building-ul poate avea diverse forme. Acestea pot
avea loc indoor, outdoor sau adventure i presupun efort
intelectual sau / i fizic. Astfel pentru indoor se pot realiza
festivaluri de film, meteuguri populare, jurnale TV, festivaluri de
teatru, team buildinguri prin dans. n cazul outdoor activitile
pot avea loc fie n oraul unde i are compania localizat sediul, fie
n zone turistice inclusiv n strintate.

c) Happy Hour
sau ieiri cu angajaii sunt evenimente care au loc de
regul n timpul sptmnii i mai puin la sfrit de
sptmn deoarece unii angajaii au situaii personale
speciale, evenimentul nefiind dorit i ateptat, ci mai degrab
vizat ca o sarcin de serviciu. Ele au rolul de a crete
coeziunea n interiorul organizaiei i comunicarea dintre
acetia. Astfel de evenimente sunt utilizate pe scar larg de
multe companii reprezentnd unul din cei mai puternici
factori pentru creterea eficienei forei de munc. Exist ns
situaii, n care n locul petrecerilor sau ieirilor la restaurant
organizate de companie, angajaii s prefere acordarea de ore
suplimentare pentru propriile treburi.

d) Ocazii speciale ( rezultate excepionale, descoperiri, etc.)


O serie de evenimente de apreciere sunt organizate pentru
onorarea i aprecierea rezultatelor excepionale individuale sau ale
echipei, metod prin care pot fi motivai angajaii. n cadrul acestora pot
exista expuneri: audio vizuale, cu instantanee sau filme de scurt metraj
cu evoluia proiectului respectiv, i a celor care au contribuit la ducerea
la bun sfrit a proiectului. Aceste tipuri de evenimente pot avea i
acoperire media, n cazul n care se dorete acest lucru, iar descoperirea
respectiv are un impact copleitor asupra societii.
Alte evenimente denumite structurale sunt organizate pentru a
anuna schimbri majore pentru o companie. Pe parcursul acestor
evenimente se stabilesc noi condiii, se stabilesc noi relaii, schimbri de
direciune sau management, fuziuni sau preluri de companii, etc.. n
aceast categorie pot fi incluse i aniversrile organizaiei; ele se pot
organiza anual sau periodic ( din 5 n 5 ani sau la fiecare 10 ani ), fie
pentru organizaia mam, fie pentru filialele sau sucursalele sale cu
ocazia mplinirii unui anumit numr de ani de la nfiinare, - ori pentru a
srbtori zilele onomastice ale angajailor.

Tem:
Alegei un tip de eveniment pe care dorii s l realizai,
indiferent cui se adreseaz, i s enumerai cteva obiective pe
care vrei ca prin acest eveniment s se ating?
( Ex de obiective: creterea notorietii mrcilor organizaiei, creterea vnzrilor, schimbarea
atitudinii fa de organizaie, etc )