ETAPA DE LA

PRESENTACIN

PRESENTACIN
INFORME
FINAL A LA
DIRECCIN

DISCUCIN
VERBAL DE
ASPECTOS
IMPORTANTES

INFORME ESCRITO
DE HALLAZGOS Y
RECOMENDACIONES

DISCUSIN VERBAL DE ASPECTOS

IMPORTANTES
Esta parte va en la presentacin del informe final al
gerente general
Tratar cada una de las reas auditadas y dictamen
de cada rea como sus comentarios y
retroalimentacin de la auditoria

 Elaboracin de informe final

Presentacin del informe final al director generar y
subdirector de auditoria
Presentacin del informe final a los responsable de
unidad auditada

 Elaboracin de informe final

Presentacin del informe final al director generar y
subdirector de auditoria
Presentacin del informe final a los responsable de
unidad auditada

!!ES IMPORTANTE !!
Preparar documentos parar la discusin y diagramas
para su presentacin

Sealar claramente que hallazgos y diagnsticos

estn sujetos a operaciones que se investigaron
Exponer el desarrollo de hallazgos
Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones ,
sobre cada uno de los pasos
No perder de vista el hecho de que la decisin
es prerrogativas de las personas responsables de
la direccin

Conocer el contenido del rea funcional revisada, las OCR, las NO

conformidades menores y no conformidades mayores, ambos son relevantes
por lo que se tienen que dar a conocer, por escrito ,bajo un sistema, mostrar
estadsticas comparativos.
No perder de vista el propsito del informe:
a) Definir el objetivo del informe ,inicial, parcial ,por contingencia o emergente
o final
b) A quien va dirigido ,por regla es a la organizacin o institucin como
personas morales y en casos contados es para personas fsicas.
c) El resultado relevante del contenido se propone presentar en conclusin
corta o sintetizada.
d) Presentara por secciones ,por rubros. Por indicadores, por reas funcionales
segn la jerarqua que corresponda ,si es posible presentarlo con
comparativos, grficas, estadsticas ,etctera.
e) Los encabezados ,la sugerencia de ideas en ocasiones son llamativos e
ilustrativos y el cliente siempre revisa y memoriza como aspectos que
considere importantes y se vean importantes, grficos y comparativos con
ejercicios o resultados anteriores o contra resultados de otras

f) Los comentarios en las OCR se anotan desde lo ms importante o en

orden jerrquico ,por las conformidades , stos son lo ms importantes
antes de dar una hojeada al resultado final de la auditoria.

Se tiene que organizacin la informacin por orden de importancia ,por reas

y secciones o rubros especficos que fueron analizados ,esto tiene que hacer
ya que el cliente es el que va a tomar la decisin de acuerdo como
presentamos en la informacin sin complejidades de interpretacin y que sea
lo ms sencillo posible.

Cuidar su presentacin en la portada ,los avances ,las ORC ,el prefacio o

sumario relevante o deficiente como:
a) El contenido de la informacin por orden de importancia.
b) Por orden jerrquico .
c) Lo relevante de las reas funcionales analizada
d) La evolucin de la direccin general ,las direcciones y jefaturas.
e) El punto de vista del auditor con el apego legal y las observaciones de
violacin en la normatividad establecida en los principios de la
organizacin.

f) Una conclusin objetiva no subjetiva, esto es con sustento y apego

normativa y legal.

utilizar los controles ms adecuados que se apeguen al sistema de trabajo

de las organizacin que se estar revisando, los cuadros y graficas que sean
acordes y entendibles ,de la misma forma para poder dirigir la auditora es
necesario la elaboracin de un diagrama de flujo o flujo de procedimientos
,cuestionarios como se muestran algunos en este manual y acciones continuas
dentro de la revisin ,aqu es donde se observan los programas de trabajo
segn los manuales de procedimientos establecidos.
Los papeles de trabajo que se solicitaron o se solicitarn debern de
conocerse para qu son, cmo se llenan, que se va a revisar, para que sirve
esta revisin en la documentacin solicitada.

Verificar que los objetivos de la auditoria sean claros y acorde a los puntos
que el cliente solicit o requiere ,seguir paso a paso la grafica de Gantt segn
el desarrollo da las actividades constatando que los auditores realicen, revisar
el seguimiento de las OCR anteriores y actuales ya que su constancia
garantiza que el resultado y las tomas de decisiones tomadas ofrecern
beneficios al cliente , en las platicas iniciales con la direccin de la
organizacin o con la persona que nos contrat le ofrecimos soluciones
,alternativas o resultados ,pero esto slo se lograr si las sugerencias
estampadas ene l informe ,en las OCR y en el dictamen se siguen como lo
solicitamos al momento de entregar nuestros resultados.
Proponer cambios, sugerencias ,tcnicas de trabajo ,nuevos procedimientos
son algunos de los controles que se establecern tambin en la organizacin
,las NO conformidades menores en ocasiones se eliminarn por su importancia
relativa, pero no ser as con las NO conformidades incluso al momento de
realizar la auditoria puede detenerse sta para aplicar la medida correctiva y
control inmediato.

Tratar de que el informe sea corto y no contenga aspectos poco

relevantes que su entendimiento sea inmediato sin inmediato sin
tecnicismos y este punto deber ser controlado por el jefe o director de la
auditoria.
Comentar el resultado con el cliente y mostrarle los anexos de la revisin si
es necesario ,para que el cliente revise y en cada punto con apoyo del
jefe de auditoria puedan ambos dar una solucin o medida correctiva
preventiva ,total o parcial a los males que se observaron en el diagnostico
organizacional mejor conocido como auditoria administrativa.
Establecer nuevos procedimientos de control interno si los que ah estn
obsoletos ,ser necesario implantar algunos actuales acordes con la
globalizacin como son vinculados con sistemas electrnicos y
computarizados.

EJEMPLO:
A) INFORME OPERATIVO INTEGRAL
AUDITORA ADMINISTARTIVA
COMO AUDITOR INTERNO.

EL PATITO S.A .
GERNETE DE EL PATITO ,S.A
SUC. LEN NORTE .
LEN ,GTO .
ATN. SR.JUAN PREZ.
ASUNTO:
INFORME DE LA AUDITORIA ADMINISTARIVA APLICADA AL REA DE RECURSOS
HUMANOS ,CONTABILIDAD Y GERENCIA GENERAL,REVISION SUSTENTADA BAJO
EL NOMBRE
DEFICIENCIAS DE PRODCUTIVIDAD Y TOMA DE DECISONES POR ALTA GERENCIA

OBJETIVOS
DETERMINAR EL NIEVEL DE CAPACIDAD OPERATIVA DE REGISTROS Y
TOMA DE DECISIONES , SOBRE HECHOS DOCUMENTALES Y OBSERVADOS
,PARA TOMA DE MEDIDAS PREVENTIVAS.
ANTECEDENTES:

EMPRESA DE NUEVA CREACIN EL 1 DE ENREO 2007

ALCANCE:

LA PRESENTE REVISIN ABARCA DEL 1 DE ENERO 2008 AL 28 DE

DICIEMBRE DE 2008 .REVISADO AL 100%
COMENTARIO:
LAS DESVIACIONES Y OBSERVACIONES DE CARCATER URGENTE SE DIERON
A CONOCER CON DETALLLE , AL GERENTE PARA SU INMEDIATA
INTERPELACIN

INFORME ESCRITO DE HALLAZGOS Y

RECOMENDACIONES

RECOPILACIN FINAL Y ORDENAMIENTO

Lo primero que contiene el informe es el prrafo introductorio el cual incluye un
breve comentario respecto a la finalidad de la auditora o examen. A continuacin
exponemos algunos ejemplos:
Se ha procedido al examen de las actividades funcionales del departamento de
compras, en los trminos que se expone, a efecto de precisar si es necesario o no
realizar algunas modificaciones para lograr mejoramiento.
Se est realizando un estudio de las diversas actividades administrativas de la
divisin occidental de la empresa, con objeto de medir la eficacia de las polticas y los
procedimientos. Como resultado de lo hecho hasta ahora, pensamos que conviene
hacer varios cambios generales que pasamos a exponer.
Se est realizando un estudio de las actividades de varios departamentos, con el
objeto de hacer algunas recomendaciones pertinentes. Como resultado de lo hecho
hasta ahora al respecto, pensamos que es conveniente efectuar algunos cambios de
carcter general, como pasamos a exponer en forma detallada por medio del presente
informe preliminar o interino

HECHOS DE ESPECIAL IMPORTANCIA

En segundo trmino y bajo el encabezado Hechos de especial importancia el
auditor expone, segn su orden de importancia, los hechos desfavorables y que
necesitan de una accin correctiva.
sta es una de las secciones ms importantes del informe porque es donde se le
presenta la primera oportunidad de manifestar una a una y de la forma mas breve,
las principales situaciones perjudiciales , identificadas para atraer la atencin y
crear inters.
sta orientacin podra ser como sigue:
El nmero y proporcin de los empleados de la sucursal destinados a labores
prcticamente iguales, difieren mucho, haciendo que disminuya la eficiencia y
originando gastos innecesarios de utilizacin de la mano de obra en determinados
lugares.

ASPECTOS DISCUTIDOS CON LOS SUPERVISORES

En seguida vendr lo concerniente a Aspectos Discutidos con los
supervisores. En esta seccin se consignar lo siguiente:
1.- Un informe del cambio de impresiones tenido por el auditor con el supervisor,
respecto a los hechos que figuran bajo el rubro Hechos de especial importancia
2.- Un informe de otros hechos pertinentes comentados con el supervisor,
incluyendo:
a) Cantidades o circunstancias anormales
b) Ausencia de hechos o cifras auxiliares
c) Desviaciones varias
3.- El informe de la entrevista con el supervisor estar incompleto a menos de que al
describir cada punto el auditor especifique cul fue la respuesta y la actitud el
supervisor de acuerdo con los siguientes planteamientos:
a) Se corrigi la situacin perjudicial?
b) Podr corregir el supervisor la deficiencia sin ayuda?
c) Si el supervisor se neg a corregir la situacin, explicar
en qu razones se apoy para ello.

 Ejemplos:
En el curso de la auditora se vio que no haba tableros en la fbrica como ayuda
para preparar y asignar el trabajo de las diversas mquinas.. Esto se discuti con
el capataz general y con el gerente de la fbrica, habindose tomado providencias
para la compra e instalacin de dichos tableros en toda la fbrica.
Al estudiar las operaciones de la sucursal, se expres al gerente de la misma que
el volumen de las ventas de servicio andaba bajo. Manifest en respuesta, que el
cra que por el momento no convena emprender una accin agresiva para mejorar
las ventas, en virtud de la situacin desfavorable de los negocios en general en
esa localidad.

PRACTICAS CORRIENTES
La seccin siguiente del informe Practicas corrientes comprender los detalles e
dichas prcticas, condiciones, etc., respecto a lo que se est examinando. El
auditor prosigue en esta seccin con su informe y expresa, en forma resumida
cules fueron las prcticas encontradas y su punto de vista sobre las mismas.
Ejemplo:
La rutina de la seccin de diseo de herramientas comprende bastante trabajo
de oficina relacionado con herramientas y mtodos, as como la preparacin de
dibujos.
1) Segn el actual procedimiento, la hoja e proceso se enva a la seccin de
diseo y herramientas como autorizacin para que se proceda al diseo que se
desea y se disponga de la fabricacin o compra de las herramientas. La calidad
que deben de tener las herramientas para un determinado conjunto o unidad, se
especifica en la citada hoja de proceso.
2) El supervisor de diseo de herramientas, ordena que se prepare los dibujos
respectivos. Se realizan varias consultas y se elaboran los esquemas preliminares
a disear.
3) Al quedar dichos dibujos, se revisan por el jefe de diseo y se archiva para
comparar dicho costo, se enva al departamento de contabilidad.

4) Ya establecido el costo de la herramienta, se consulta con el jefe del taller en

cuanto a la fecha en que se terminar la herramienta y la carga de trabajo como
gua para el trabajo de requisiciones. Si la herramienta por cuestiones de tiempo se
va a fabricar fuera de la empresa se recurrir a elaborar la requisicin
correspondiente.
5) Se prepara una orden de diseo de acuerdo a un registro existente, para amparar
el trabajo que harn los diseadores.
6) Al terminarse los dibujos, se asigna un numero de orden del registro y se anota en
los mismos.
7) Se prepara un juego de ordenes y se envan copias a procesamiento y a
contabilidad.
8) Se realiza una lista de las herramientas necesarias y se distribuye.
9) Fabricada la herramienta y entregada por el taller se prepara un memorndum de
entrega informando de lo anterior a procesamiento, taller y control de produccin.
10) A contabilidad tambin se le enva copia de la orden notificando haber quedado
cumplida.
11) Se elabora una relacin condensada de las herramientas realizadas y las remite al
supervisor de herramientas y mtodos.
F I N

DISCUSIN O COMENTARIOS
En seguida en el cuerpo del informe de auditora es Discusin y comentarios,
en la cual se exponen las prcticas o propuestas, los comentarios u
observaciones, los argumentos o razones en pro o en contra de una determinada
accin, las conclusiones generales, etc.
En cuanto a esta seccin, el auditor podr expresar algo ms o menos como lo
que sigue:
Ejemplo:
Como se puede ver la grfica de organizacin propuesta, el departamento de
inspeccin deber dividirse en cuatro secciones cuyos jefes informarn al
inspector principal. (propuesta 1). La inspeccin elctrica y de procesos se
combinarn y habr una nueva seccin temporal, para la mejor formulacin de
mtodos de inspeccin. (propuesta 2). Adems como aparece en dicha grfica, la
inspeccin tendr mayor vigor en las actividades de salvamento. (conclusin).

RECOMENDACIONES O PROPUESTAS
A continuacin vendr la seccin Recomendaciones o propuestas, en ella el
auditor propone lo que le parece ventajoso para la empresa.
Ejemplo:
1) Separar ingeniera de fabricacin: ingeniera de desarrollo e ingeniera de
produccin.
2) Subir de nivel a compras.
3) Crear un puesto para una persona de relaciones industriales
4) Fabricacin se dividir en 5 secciones: herramientas y mtodos, control de
produccin, ingeniera de fabricacin, inspeccin y talleres, supervisin de un
gerente de produccin.
5) Ingeniera de produccin emitir una lista de material para cada modelo y
accesorio.
6) Ingeniera de desarrollo ser el responsable de toda la tarea de desarrollo y de la
aplicacin de los clculos de costo que hizo.
7) Etc..

ILUSTRACIONES
La ltima seccin del informe, bajo el rubro Ilustraciones se reservar para la
presentacin de grficas, listas, ejemplos y otras clases de ilustraciones que vayan
incluidas en el texto.
Las ilustraciones del informe juegan un papel de importancia para completar la
comunicacin a la direccin.
Se pueden presentar grficas que ilustren una estructura orgnica propuesta,
disposicin del equipo, espacio e instalaciones, flujo de material, polticas
mejoradas, etc.
Una vez realizado el informe se proceder a:

REVISIN FINAL
El auditor deber revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado. Para
quedar plenamente satisfecho con el mismo, se plantear las siguientes preguntas:
Expongo todos los hechos de importancia?
Se figuran todos los hechos importantes descubiertos por la auditora?
Estn descritos los hechos de importancia en la seccin respectiva?
Al expresar mis sugerencias o comentarios doy toda la informacin que necesita el
lector?
Mis recomendaciones son oportunas, fciles de realizar, convenientes para la
direccin y xito de la empresa?

Lo tratado en mi informe es interesante, bien redactado, comprensible y en realidad

til a la direccin?

Si el auditor puede contestar afirmativamente estas preguntas, podr

estar seguro de que el informe, tal como est concebido, es correcto.

PREPARACIN DEFINITIVA Y ENTREGA

Se acostumbra que un supervisor o algn otro empleado del departamento de
auditora le d los toques finales y lo prepare para su versin definitiva. Cuando el
departamento e auditora es importante, se somete el documento a la revisin de
una persona que recibe el ttulo de revisor. El propsito de esto es comprobar el
contenido del informe antes de escribirlo en definitiva y presentarlo.
Se realiza un borrador con todas las caractersticas de presentacin (mrgenes,
interlineado, letra, paginado, etc.)
Una vez revisado se da por terminado el informe, envindose para su firma a la
persona autorizada.
El original del informe se entregar al auditor para su entrega y cambio de
impresiones con el principal ejecutivo. Copias del mismo se enviarn al supervisor
y/o al jefe del departamento.

CONCLUSIN
Estudiar el informe en compaa del principal ejecutivo, dar al auditor la
oportunidad de hacer resaltar verbalmente los puntos principales, explicar
cualquier recomendacin, responder a preguntas que pudieran sugerir y a discutir
todo aspecto que necesite la aprobacin de la direccin.
Al llegar a su fin la entrevista y comentarios con el ejecutivo, el auditor conocer
cual fue la redaccin y deseos de dicho funcionario, con ello sabr qu es lo que
en particular interesa a ste.
Por su parte el director general tambin se beneficiar con la entrevista pues
aumentar su conocimiento de la empresa, adems apreciar mejor cul es el
valor de la auditoria administrativa como instrumento para una evaluacin y
estimacin constante de los mtodos administrativos y de la operacin en todas la
reas de la empresa.