Administracin del Portafolio

de Proyectos (PPM
ESCUELA DE POSGRADO SEDE
ABANCAY

Administracin
Proyectos

del

Portafolio

de

La
Administracin
del
Portafolio
de
Proyectos, tambin conocido por sus siglas en
Ingls como: Project Portfolio Management
(PPM) es un proceso administrativo designado a
ayudar a una organizacin a adquirir y ver
informacin acerca de todos sus proyectos y
programas, luego priorizar cada proyecto de
acuerdo a ciertos criterios tales como valor
estratgico, impacto en recursos, costos, etc.

Objetivos del PPM

Los objetivos son variados:
1) Identificar, priorizar, autorizar, administrar y
controlar, para lograr los objetivos estratgicos del
negocio.
2) Ser consciente de todos los proyectos listados en el
portafolio.
3) Desarrollar una visin general y un conocimiento
profundo de la coleccin de proyectos como un todo.
Los portafolios pueden contener proyectos y
programas. Estos proyectos y programas no
necesariamente deben estar interrelacionados o
directamente relacionados.

 La importancia de lograr la excelencia de una

apropiada administracin del portafolio de
proyectos en la organizacin donde se est
implementando
radica
en
la
directa
comunicacin de la oficina estratgica, y la
oficina de proyectos (PMO).
La clave para implementar un portafolio de
proyectos efectivamente radica bsicamente en
asegurar el mandato. Muchas organizaciones
son culturalmente inmaduras e informales para
implementar un portafolio de proyectos. Esa
inmadurez de las empresas ha hecho aparecer
comercialmente muchas herramientas de
software para facilitar ese proceso

Alineacin Estratgica de S.I.

Segun Weill y Broadbent el portafolio de activos
tecnolgicos de una empresa debe maximizar el valor
que brinda el negocio. Cada activo tecnolgico del
portafolio se asocia con distintos tipos de objetivos
estratgicos.

Optimizando la Planeacin del

Portafolio de Proyectos de TI

Planeacin del Portafolio de TI

Los objetivos de la planeacin del portafolio de TI son:

Asegurar valor econmico a travs de:

Maximizar
el
valor econmico
del portafolio
Optimizar
la
utilizacin de
los recursos de
IT

Construir
confianza en el
proceso
de
planeacin

Mtodos estndares de evaluacin

Conjunto comn de prioridades
Crear sinergias a travs del empaquetamiento de
requerimientos similares

Planear a largo plazo para asegurar los recursos

suficientes y la coordinacin para los requerimientos
ms importantes
Permitir la implementacin oportuna de aquellos
proyectos ms pequeos que se encuentran en
marcha
Lograr un claro compromiso desde el inicio tanto de
Sistemas como de la Unidades de Negocio
Planear las capacidades de TI con base en el
Portafolio completo de IT

Planeacin del Portafolio de TI

Generar Ideas

UNs:
Generar Ideas
Formular
requerimientos y
beneficios
Fijar las primeras
prioridades en
talleres de trabajo

Desarrollar
Propuestas
UNs/TI:
Refinar
requerimientos
y beneficios
TI:
Desarrollar
soluciones
preliminares
Estimar costos

Construir
Escenarios
UNs/TI:
Dibujar el
escenario y analizar
de acuerdo a los
principales
impedimentos

Planeacin de la
implementacin no es
parte de la Charla

Seleccionar
Portafolio
TI:
Armonizar el
portafolio TI
Preparar
Recomendaciones
UNs:
Evaluar
recomendaciones
Entregar el
portafolio a la
Administracin

Equipo de TI para la planeacin

Responsabilidades

Participantes
Lder de
Planeacin de
Portafolio

Administrar el proceso de
planeacin
Apoyar a las UNs en la
generacin/desarrollo de
las ideas de proyectos
Coordinar esfuerzos de IT
en el desarrollo de las
propuestas
Desarrollar un modelo
estndar de costeo
Operar y mantener las
herramientas de
planeacin si existen

Cabeza de
Planeacin de
Proyectos

Grupo de
Planeacin:
Proyecto 1

Grupo de
planeacin:
Proyecto 2

Coordinador de
Arquitectura

...

Fases
Fase 1: Generando Ideas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase 4: Seleccionando el Portafolio

Generando ideas del Proyecto

Excluya aquellas ideas que impliquen un esfuerzo pequeo de implementacin
(por ejemplo menos de un mes de programador), dado que estas se realizan en
el da da.

Pngase de acuerdo en prioridades:

A Ms alta prioridad
Cuantificacin detallada del costo/beneficio, desarrollo de la arquitectura de la
aplicacin y chequeo de su empalme con la arquitectura general de sistemas
B Alta prioridad
Cuantificacin estimada del costo/beneficio, borrador de la solucin
C Baja prioridad
No se requiere trabajo adicional

Asegrese que el 80% - 90% de las ideas se definen en las primeras

reuniones/talleres

IDEA DE PROYECTO DE TI
Forma diligenciada por:____________

Nombre del proyecto*:

A. Urgencia de operacin

No.*

Posibles razones para la urgencia:

Necesidad tcnica e.g., reemplazar un
sistema
Dependencia de un proveedor
Se requieren cambios por requerimientos
legales o internos

B. Beneficios estratgicos
Todos aquellos beneficios estratgicos que no
pueden ser cuantificados: e.g., aumento en
competitividad, mayor flexibilidad, mayor valor
al cliente, etc

C. Beneficios financieros (en $ 000s)

Explicacin de los beneficios financieros

esperados
Estrategia para lograr estos beneficios
Un primer estimado macro

12

IDEA DE PROYECTO DE TI (2/2)

Nombre del proyecto*:

A. Urgencia de operacin

Forma diligenciada por:____________

No.*

Posibles razones para la urgencia:

Necesidad tcnica e.g., reemplazar un
sistema
Dependencia de un proveedor
Se requieren cambios por requerimientos
legales o internos

B. Beneficios estratgicos
Todos aquellos beneficios estratgicos que no
pueden ser cuantificados: e.g., aumento en
competitividad, mayor flexibilidad, mayor valor
al cliente, etc

C. Beneficios financieros (en $ 000s)

Explicacin de los beneficios financieros

esperados
Estrategia para lograr estos beneficios
Un primer estimado macro

13

EVALUACIN DE BENEFICIOS

Urgencia de
operacin

Beneficios
financieros

Ejemplo

Medida

Cambio en regulaciones
Apagar un sistema
Adaptar tipo de moneda

De 1 - 5

Ahorros en costos e.g., empleados,

Cuantificado en $

locaciones, equipo
Incremento en ventas e.g., a travs
de nuevos productos o caractersticas

Ms calidad de servicio, mejora en el

Beneficios
estratgicos

servicios al cliente
Aumento en penetracin del mercado
Mejor capacidad de decisin por
contar con mejor informacin
Mayor flexibilidad, menor tiempo de
reaccin

De 1 - 5

Todos los tipos de

beneficios deben
evaluarse

RESULTADOS: RANKING DE IDEAS

A
Ideas
clasificadas de
acuerdo con:

Urgencia de
operacin

Ms alta prioridad
Desarrollo de una propuesta detallada del
proyecto
- Ranqueado 5 en urgencia o beneficios

Prioridad Alta
Desarrollo de propuesta sin todo el nivel de
detalle
- Ranqueado 4 en urgencia o beneficios

Prioridad ms baja
No trabajo adicional
Ranqueado 3 o menos

Beneficios
estratgicos

Beneficios
Financieros

Las
propuestas
se deben
trabajar en
orden de
clasificacin

GUA PARA CLASIFICACIN

Grado/
Categora

Criterio
Urgencia
operacional
Necesidad Tcnica

negocios

Beneficios
Financieros
(en $ 000's)

NO necesario
Elimina limitaciones
tcnicamente/sin
menores en el uso
conflictos con otros del sistema
sistemas

Necesidad legal o de No relevante

Beneficios
estratgicos
(Ventaja competitiva,
valor al diente)

EJEMPLO

Ninguno

< 100

Mejoras notables
en seguridad y
confiabilidad

Elimina conflictos
crticos/introduce
nuevas capacidades
importantes al
sistema
Cumple con
requerimientos
crticos

Ataca una
necesidad crtica
extrema, la cual
representa grandes
riesgos
Cumple con
requerimientos
necesarios para
la continuidad del
negocio

Responde a la
accin
recomendada

Cumple con
requerimientos
(posiblemente no
crticos)

Logra impacto
menor en posicin
competitiva

Lleva a una mejora

gradual en mejora
de la posicin (va
mejoras parciales
del sistema)

Logra una
diferencia
significativa en
posicin (va una
mejor capacidad de
decisin)

Logra un impacto
duradero
(va nuevos
mecanismos de
soporte para
decisiones o salto
cuntico en calidad
de info.)

100 - 200

200 - 500

500 1,000

1,000

DESARROLLANDO PROPUESTAS DE PROYECTOS

Solucione
s/ releases
Empaquete/Asigne Ideas

Detalle
requerimient
os
Tecnologa/
Arquitectur
a

Empaquete Seleccione el
ideas de
proyectos
relacionada
s

equipo de IT
para el
desarrollo de
la propuesta
Asigne ideas
empaquetada
s (TI lideres
de proyectos)

Dependencias

"Costo de
implementa Costo
-cin
total
"puro"

Beneficios
estimados

Valor Neto
del
Proyecto

Detalle/clarifique

Estime los costos de

requerimientos
del sistema
Junte ideas en
grupos de
implementacin
con
requerimientos
similares

implementacin con base

en la solucin bsica
propuesta
Estime el costo total, i.e.,
adicionando tecnologa y
costos de soporte
Estime beneficios

Desarrolle
soluciones en
relacin con
otras
soluciones y
oportunidades
arquitecturas
comunes

DESARROLLANDO PROPUESTAS: OUTPUT REQUERIDO

Informacin del
Proyecto

Requerimientos

Concepto de la
solucin

Releases

Nombre:

Funcionalidad

Arquitectura del

1. Release
Funcionalidad
Componente
2. Release

...

sistema
Nmero:
Cabeza planeacin
UN:
Lder del Proyecto UN:

Funcionalidad
excluida

Arquitectura de la

Riesgos

aplicacin

Habilidades
Beneficios

Estimacin costos

Componente #1
(Rel. 1)
Tabla: 7
Batches: 3

Costo: 80,000 $
Componente #2
(Rel. 2)
Interface: 2
SYSTEM 1
SAP
Costo: 20,000 $

Lder del proyecto IT:

Supuestos para
la
implementacin

Descripcin escrita

Costo Total
100,000 $

Propuesta coordinada con (Firma)

UN:
TI:

EMPAQUETANDO IDEAS DE PROYECTOS

Arquitectura
actual de
sistemas

_____

Lleva a mayores
eficiencias pues:

_____
_____

Promueve uso de

_____
_____

soluciones comunes
B

Permite un desarrollo

comn de algunas
propuestas

__
__
__
__
__
__

Arquitectura
ideal del
sistema

Componentes
del Sistema

Matriz de
dependencias

Ideas de Proyectos
Identifique los componentes que pueden afectarse
Componente clave (A: solo una por proyecto)
Otros componentes (B: mltiples entradas por
proyecto)

ASIGNANDO IDEAS DE PROYECTOS

Participantes de IT

Selecciones participantes de IT
con:

Conocimiento tcnico en las

reas del sistema afectadas
Conocimiento de negocios pata
un anlisis rpido e
implementacin
Experiencia en planeacin y
estimacin de costos

Seleccione lderes de
proyecto de IT para ser
responsables de:
Desarrollar propuestas a
partir de ideas de una
forma profesional y
oportuna
Realizar un Cronograma
de trabajo

DETALLANDO LOS REQUERIMIENTOS

Proceso

Integre al lder del proyecto de la UN en el

desarrollo de la propuesta
Desarrolle un cronograma que refleje en
suficiente nivel de detalle
Conjuntamente defina los requerimientos del
negocio,
Formulando funcionalidades qu se
incluye
Identificando funcionalidades no
relacionadas qu no se incluye
Haciendo supuestos en reas crticas, si se
requiere
Calculando beneficios y chequeando su
validez

Objetivo
Dibuje una foto lo
suficientemente detallada de
los requerimientos que

Se pueda formular una

solucin

Se pueda hacer un estimado

de costos los suficientemente
confiable

Se puedan formar grupos

razonables para
implementaciones conjuntas

FORMULANDO SOLUCIONES

Desarrolle
Busque integrar soluciones soluciones
En lnea con la
entre ellas
arquitectura de
Sistemas
Empaquetamiento de
requerimientos pequeos Defina la
arquitectura de la
que permitan un desarrollo
aplicacin
conjunto
Busque soluciones
Romper soluciones en
parciales con un
sub-partes (releases)
fuerte impacto de
Busque mantener/construir negocios
en la arquitectura de
sistemas para ayudar a
asegurar control.

Soluciones/
releases
Dependencias

Arquitectura/
tecnologa

Evale oportunidades para

Arquitectura comn
Componentes comunes
Evale el uso de nuevas tecnologas

Analice
dependencias
Uso de otros
proyectos
Proveedor
para otros
proyectos

SOLUCIONES: CONTENIDO

Arquitectura del sistema

Cmo encaja la solucin?
Cuales son los flujos de datos?
Qu bases de datos se utilizarn?
Cuales son sus componentes?

Arquitectura de la aplicacin
Cual es el diseo interno?
Qu niveles de tecnologa se planean?
Qu tecnologa debera utilizarse?
Como se separan sus componentes?

Alternativas
Qu otras soluciones existen?
Como se comparan con otras alternativas?
Cual sera el impacto en proyectos
posteriores?

Racional
Por qu se escogi esta solucin?

Releases/Versiones
En cuantas versiones puede entregarse la
solucin?
Cuales son los pasos de implementacin?

ANALIZANDO DEPENDENCIAS

Proceso

Analice matriz de componentes para

formar grupos e identificar:
Componentes crticos
Proyectos con grandes intersecciones

Revise los supuestos para clarificar

casos de requerimientos dependientes

Objetivo

Para asegurar la calidad de las

soluciones
Identificando componentes comunes
Establecer la secuencia de
implementacin de proyectos
Resolver dependencias complejas
que amenazan los desarrollos
paralelos de los proyectos.

REVISANDO ARQUITECTURAS/TECNOLOGAS

Proceso

Objetivos

Ranquear ideas de proyectos de

Construir una arquitectura de

acuerdo al impacto en la arquitectura

Revisar soluciones para los proyectos
crticos que tienen una alta
dependencia de sus componentes
Proveer a los lderes de TI con
estndares en
Plataformas tecnolgicas usadas en
el diseo de aplicaciones
Amplio plan de desarrollo
arquitectnico para la compaa

sistemas durable
Asegurar coordinacin arquitectnica
de los distintos proyectos
Identificar oportunidades de inversin
en arquitecturas comunes
Evitar errores de diseo
Coordinar uso de tecnologas

CALCULANDO COSTOS/BENEFICIOS

Solucin
desarrollada

Estimar costos puros

de implementacin

Estimar costos totales

Arquitectura del

De la solucin

Con base en el

sistema

Development.
Abwicklg.

Arquitectura de
la aplicacin
CORBA
Oracle
HP-UX
HP-PARISC

Releases /
Versiones

recomendada,
excluyendo todos los
otros costos
De soluciones
alternativas razonables
(e.g., con o sin
inversiones en nuevos
sistemas)

modelo de costos
incluyendo
Implementacin
Nuevas tecnologas
Costos de soporte

Determinar beneficios para UNs

El lder del proyecto de la UN calcula el flujo
de caja para cada versin/release para el
perodo de implementacin

Calcular
valor neto
del
proyecto
Use un
modelo
para
calcular
Payback
VPN

CONSTRUYENDO ESCENARIOS DE PORTAFOLIO

Lineamientos amplios del portafolio

surgen durante la etapa de planeacin:

Dependencias entre proyectos

determinan la secuencia

Estimados de recursos y habilidades

restringen las capacidades de
implementacin

Los "overlaps" de los proyectos limitan

la habilidad de implementar en paralelo

Los requerimientos legales/de mercado

dictan las limitaciones de tiempo

El anlisis costo beneficio indica los

proyectos de alta prioridad

El equipo de planeacin construye

escenarios de portafolio de los proyectos
seleccionados, redisendolos si es
necesario de acuerdo a las limitaciones clave
en:

Recursos
Tiempo
Presupuesto
Dependencias

CONSTRUYENDO ALTERNATIVAS DE ESCENARIOS

econmico de los
proyectos
Tener en cuenta las
dependencias en la
secuencia
Tener en cuenta las
restricciones de
habilidades/recursos
Optimizar los cambios
tecnolgicos

Project
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
...

Recursos
(MP*)
80
20
100
10

2001
QI QII QIII QIV
20 20 20
20
30

2002
QI QII QIII QIV
20

Recursos

20 20 20 50

50 30 20

30 30 10
10

Est. Beneficio financiero (VPN) = 80

Escenario 2

Optimizar el valor

Escenario 1

Cada escenario debera

construirse para:

Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
...

80
20
100
10
Recursos

40 40
20
20

40 40

20 40 50 20

40 40

10

Est. Beneficio Financiero (VPN) = 100

ANALIZANDO ALTERNATIVAS DE ESCENARIOS

Anlisis de limitaciones
Recursos
Escenario # 1

Inicio

Duracin
estimada

10 MP

1.1.2001

2.5 aos.

20 MP

1.1.2002

1 ao.

30 MP

Nombre Tamao
Proyecto
1, Ver.1
Proyecto
1, Rel.2
Proyecto
2

Habilidades

Complejidad

Dependencias

LIMITACIN #1: RECURSOS

Recursos disponibles
(Internos + externos)

Recursos
en MP
250
Anlisis de Recursos:

Calcule los recursos

totales necesarios para

implementar
Compare con recursos
actuales para validar
factibilidad
Revise curva de
beneficios para
asegurar realizacin
ptima
Sume presupuestos de
recursos externos
requeridos
Reprogrmese asigne
prioridades de proyectos
si es necesario

125

2003

2004

2005

Tiempo

Beneficios
Financieros
$ p.a.
en mill.

Beneficios financieros
anuales alcanzados en la
medida que se completan
los proyectos

2003

2004

2005

Tiempo

LIMITACIN #2: HABILIDADES

Nmero de
empleados

Habilidad: Sistema de
Nmina

10

Capacidad existente

Anlisis de habilidades:

Identifique las

habilidades requeridas
para implementar el
escenario

Compare con las

habilidades existentes
para estimar factibilidad

2003

Nmero de
Empleados

Tiempo

2004

Habilidad: Cobol

Capacidad Existente

30

Ajuste el escenario
segn sea necesario

15

2003

Tiempo

2004

Limite el anlisis a 10
habilidades crticas

LIMITACIN #3: COMPLEJIDAD*

Nmero de
Proyectos
Anlisis de complejidad:

Identificar los oponentes

del sistema que trabajan
en mltiples proyectos

Eleve o baje los

requerimientos de
recursos con base en la
complejidad

Lmite de
complejidad

Evale impacto de
complejidad en la
implementacin
individual de cada
proyecto

Complejidad: Sistema de
RRHH

2003
Nmero de
proyectos

Complejidad: Sistema XXXX

Tiempo

Lmite de
Complejidad

3
2
1
2003

* Basado en la matriz

2004

2004

Tiempo

32

 Provee una visin general

Proyecto1, Ver.2

de los proyectos

Resalta la necesidad de

Proyecto 2

modularizacin

Por ejemplo: Proyecto 2 no

puede iniciar sin la 2 vers. del
proyecto 1 y el proyecto 3

Proyecto3

Proyecto1, Ver.1

Proyecto2

Una matriz de
dependencia de
proyectos:

Proyecto1,Var.2

Proyecto1,Ver.1

DIBUJANDO UNA MATRIZ DE DEPENDENCIAS

LIMITACIN #4: DEPENDENCIAS

...
...

Proyecto1 20 MP
, Rel.2

...

Proyecto2 30 MP

...

Identifique
conflictos
Projekt 3

Proyecto1 10 MP
, Rel.1

Projekt 2

Tamao

Revise todos los proyectos dependientes

y sus fechas de inicio

Projekt 1, Rel. 1

Nombre

Por proyecto

Projekt 1, Rel. 2

Escenario #1

Projekt 1, Rel. 1

1999

Projekt 1, Rel. 2
Projekt 2, Rel. 1

Projekt 1, Rel. 1
Projekt 1, Rel. 2
Projekt 2, Rel. 1

2000

FASE 4: SELECCIONANDO EL PORTAFOLIO

Cierre

TI Prepara recomendaciones:
Revisa propuesta y chequea
consistencias en costos,
soluciones, etc.
Chequea que encaje en la
arquitectura de sistemas
Mete o saca los proyectos
pequeos segn se requiera
Analiza/compara escenarios
para soportar la toma de
decisiones de la UNs

UNs deciden portafolio:

Seleccionan el portafolio
ms atractivo para
presentar a la
administracin

UN/TI: Entregan
portafolio para
aprobacin de la
administracin, que
revisa:
Consideraciones
estratgicas
Limitaciones de
presupuesto

Equipo desarrolla
versin final de:
Solucin
Estimados de
costos
Plan de entrega