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EXAMEN PMP
GESTIN DEL TIEMPO Y DE LOS
COSTOS
GESTIN DE LOS
COSTOS
Herramientas y
Tcnicas
1. Juicio de expertos
2. Tcnicas analticas
3. Reuniones
Salidas
1. Plan de gestin de
costos
Umbrales de control
Reglas para las mediciones del rendimiento de costes
Formatos de los informes de costes.
ESTIMAR LOS
COSTOS
PROCESO
Entradas
1. Plan de gestin de
costos
2. Plan de gestin de
RRHH
3. Lnea base del alcance
4. Cronograma del
proyecto
5. Registro de riesgos
6. Factores ambientales de
la empresa
7. Activos de los procesos
de la organizacin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Herramientas y
Tcnicas
Juicio de expertos
Estimacin por analoga
Estimacin ascendente
Estimacin por tres
valores
Anlisis de reserva
Costo de la calidad
Software de gestin de
proyectos
Anlisis de ofertas
Toma de decisin en
grupo
Salidas
1. Estimacin del costo de
las actividades
2. Informacin de soporte
de la estimacin de
costo de las actividades
3. Actualizaciones a la
documentacin del
proyecto
ESTIMAR LOS
COSTOS
TIPOS DE COSTOS
COSTOS VARIABLES:
Costos Indirectos:
Asociado a actividades
vinculadas al proyecto.
no directamente
Lidia Torres
ESTIMAR LOS
COSTOS
PRECISIN DE LAS ESTIMACIONES:
ESTIMACIN APROXIMADA DE ORDEN DE MAGNITUD (ROM) EN EL RANGO DE 50 A +50% AL INICIO DEL PROYECTO.
ESTIMAR LOS
COSTOS
COSTOS PRECIO
PRECIO = COSTOS + BENEFICIO
Lidia Torres
ESTIMAR LOS
COSTOS
Anlisis de reserva
ESTIMAR LOS
COSTOS
ESTIMAR LOS
COSTOS
Estimacin por Analoga:
* Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares,
como base para estimar el coste del proyecto actual
* Se utiliza cuando la cantidad de informacin detallada es
limitada.
* Utiliza el juicio de expertos.
* Es menos costosa que otras tcnicas pero tambin menos
exacta.
* Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de
hecho y no de apariencia, y cuando las personas que preparan
las estimaciones tienen la experiencia necesaria.
Lidia Torres
ESTIMAR LOS
COSTOS
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Es rpida.
Menos precisa.
Extremadamente
incertidumbre.
difcil
para
proyectos
con
ESTIMAR LOS
COSTOS
Estimacin Parametrica:
Utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y
otras variables para calcular una estimacin de parmetros
de una actividad tales como costo, presupuesto y duracin.
ESTIMAR LOS
COSTOS
Estimacin
Ascendente:
Estima tems de trabajo individual y los
suma para conseguir una estimacin
total
ESTIMAR LOS
COSTOS
Estimacin
Ascendente:
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Ms precisa.
ESTIMAR LOS
COSTOS
Estimacin por tres valores:
Las estimaciones pueden mejorar tomando en
consideracin la Incertidumbre y el riesgo.
ESTIMAR LOS
COSTOS
Estimacin por tres valores:
Se usa tres estimados para definir un rango aproximado del costo de una
actividad.
Ms probable (Cm): Se basa en una evaluacin realista del
esfuerzo necesario para el trabajo requerido.
Optimista (Oc): Anlisis del mejor escenario
posible.
ESTIMAR LOS
COSTOS
Estimacin por tres valores:
El costo esperado (CE) se puede calcular por frmulas de la distribucin como
son las triangulares y las beta.
Distribucin Triangular: =
Distribucin Beta:
+ +
ESTIMAR LOS
COSTOS
COMPARACIN
PREGUNT
A
Cuando recin se est actualizando el proyecto, usted tiene un intercambio
de opiniones con el sponsor acerca de que tcnica de estimacin se debera
utilizar. Usted desea aplicar algn tipo de juicio de expertos, pero el sponsor
prefiere una estimacin anloga. Lo mejor sera:
A.
B.
C.
D.
RESPUEST
A
A
PREGUNTA
La Estimacin Anloga:
la ejecucin del
proyecto
histricos
reales detallados.
Lidia Torres
RESPUEST
A
C
La Estimacin Anloga se utiliza con ms frecuencia
durante la planificacin del proyecto, no durante la
ejecucin del proyecto. La estimacin paramtrica implica
clculos basados en registros histricos. La estimacin
anloga utiliza tcnicas de estimacin descendente.
Lidia Torres
PREGUNTA
Un director de proyectos necesita analizar los costos del
proyecto para encontrar maneras de disminuir los costos . Lo
MEJOR sera que el director pusiera atencin en:
Lidia Torres
RESPUEST
A
B
Los costos directos pueden atribuirse directamente al
proyecto, y los costos variables son los costos que
varan segn la cantidad de trabajo terminado. Es
mejor intentar disminuir estos costos en el proyecto..
Lidia Torres
PREGUNTA
Qu mtodo de estimacin tiende a ser MAS costoso
para crear un estimado de costo del proyecto?
A. Ascendente
B. Anloga
C. Paramtrica
D. 50/50
Lidia Torres
RESPUEST
A
Lidia Torres
PREGUNT
A
Todas las siguientes son salidas del proceso Estimar los Costos
EXCEPTO:
RESPUEST
A
Lidia Torres
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
ENTRADAS
1.- Plan de Gestin de
los Costos
2.- Lnea Base del
alcance
3.- Estimacin de
costos de las
actividades
4.- Base de las
estimaciones
5.- Cronograma del
proyecto
6.- Calendario de
recursos
7.- Registro de
riesgos
8.- Acuerdos
9.- Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Herramientas/Tcnic
as
SALIDAS
Jos
7.1 Planificar la
Gestin de los
Costos
Plan de Gestin
de los Costos
6.6 Desarrollar
el Cronograma
Cronograma del
Proyecto
9.2 Adquirir el
Equipo del
Proyecto
Calendario de Recursos
11.2 Identificar
los riesgos
Lnea
Base del
Alcance
Registro
de
Riesgos
Acuerdos
7.2 Estimar
los Costos
Estimacin de
costos de las
actividades
Base de las
estimaciones
Documento
s del
Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos
del Proyecto
4.2
7.3 Determinar el
Presupuesto
Lnea Base de
Costos
Desarrollar el
Plan para la
Direccin
del
Proyecto
12.2 Efectuar
las
Adquisiciones
Empresa/
Organizacin
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Requisitos de
Financiamiento
del Proyecto
7.4 Controlar
los Costos
Jos
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
LA CLAVE
La Lnea Base de
Costos nos permite
hacer seguimiento y
controlar el
desempeo del
Proyecto
Jos
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
PROPSITO
DEL
CLCULO
Determinar la
cantidad de fondos
que la organizacin
requiere tener
disponible para el
Proyecto
Jos
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
RECORDATORIO
Realizar actividades
de Gestin de
Riesgos para incluir
las Reservas que
correspondan:
- Contingencias
- Gestin
Jos
DETERMINAR EL
CHEQUEO
DE
PRESUPUESTO
SENSATEZ
Comparacin de la LBC y el
Presupuesto de Costos con:
Las estimaciones
paramtricas
DETERMINAR EL
RECONCILIAR*
LIMITE DE
PRESUPUESTO
FONDOS
Herramientas/Tcnic
as
1.- Gestin del Valor
Ganado
2.- Pronsticos
3.- ndice de Desempeo del
Trabajo por completar
(TCPI)
4.- Revisiones del
Desempeo
5.- Software de gestin de
Proyectos
6.- Anlisis de Reservas
1.- Informacin de
SALIDAS
Desempeo del
Trabajo
2.- Pronsticos de
Costos
3.- Solicitudes de
Cambio
4.- Actualizaciones al
Plan para la
Direccin del
Proyecto
5.- Actualizaciones a
los Documentos del
Proyecto
6.- Actualizaciones a
los Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Jos
7.3 Determinar
el Presupuesto
4.2 Desarrollar
el Plan para la
Direccin del
Proyecto
4.3 Dirigir y
Gestionar el
Trabajo del
Proyecto
Requisitos de
financiamiento del
proyecto
Actualizaciones a
Plan para la
direccin del
proyecto
7.4
Datos del
desempeo del
trabajo
Empresa/
Organizacin
Las fuentes de
Informacin de entrada
derivan de las salidas
de los procesos del
proyecto en otras reas
de conocimiento
4.2 Desarrollar
el Plan para la
Direccin del
Proyecto
Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
4.4 Monitorear
Informacin de
y Controlar el
desempeo del
Trabajo del
trabajo
Pronsticos de
Proyecto
costos
los Documentos
del Proyecto
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organizacin
Controlar
los Costos
Solicitudes
de cambio
4.5 Realizar el
Control
Integrado de
Cambios
CONTROLAR LOS
COSTOS
Qu acciones debe
realizar un director de
proyectos para
controlar los Costos?
Cumplir con el Plan de Gestin de
Costos
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
INFORME DE
El DP usa informacin
AVANCE
del
Proyecto para controlar el
costo a travs de la medicin
del Valor Ganado
Otros usan medios alternativos:
Medir
con
precisin
Jos
de
la
CONTROLAR LOS
COSTOS
ANLISIS DE
Las
reservas
RESERVA
contingencias
necesarias o
nuevas reservas?
para
an
son
se requiere
El anlisis de reserva se utiliza
para evaluar los impactos de los
costos estimados en todo el
proyecto a fin de que el trabajo
del proyecto siga su avance.
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
Qu beneficios trae?
Saber
como
va
el
Proyecto
Usar
el tiempo de forma
productiva
CONTROLAR LOS
COSTOS
MEDICIN DEL VALOR
GANADO
Dnde se utiliza?
Revisiones de desempeo
Identificacin
de
desviaciones
Crear informes
El valor ganado integra costo tiempo y trabajo
Solicitudes de cambio
realizado (alcance) y proyecta el desempeo
futuro; as como fechas y costos de la
conclusin del proyecto.
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
TRMINOS QUE DEBEN
SIGLAS
TERMINO
SABERSE
INTERPRETACIN
PV
Valor Planificado
EV
Valor Ganado
AC
BAC
Presupuesto hasta la
conclusin (el presupuesto)
EAC
Estimacin a la conclusin
ETC
VAC
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
EV - AC
EV - PV
ndice de
Desempeo del
Costo (CPI)
EV/AC
ndice de
Desempeo del
Cronograma (SPI)
EV/PV
CONTROLAR LOS
COSTOS
FRMULAS
E INTERPRETACIONES QUE DEBEN
NOMBRE
MEMORIZARSE
FRMULA
Estimacin a la
conclusin (EAC)
NOTA: Existen muchas maneras
de calcular la EAC, dependiendo
de los
supuestos
quefrmulas
se hicieron.
El
propsito
de las
es
realmente crear proyecciones
que se basen en el desempeo
pasado del proyecto.
AC + ETC
ascendente
AC + (BAC EV)
(BAC EV)
AC +
CPIC x SPIC)
BAC/CPIC
INTERPRETACIN
Al da de hoy, Cunto esperamos que cueste
el proyecto en su totalidad? $___ (ver las
formulas de la izquierda, parte inferior.
Calcula costos reales a la fecha ms un
nuevo estimado para el trabajo restante. Se
usa cuando estimado original presenta
defectos
Se
usa sifundamentales.
no ha ocurrido ninguna variacin del
BAC o si se continuar con la misma tasa de
gasto (calculada en el CPI acumulado o en
base a las tendencias que llevaron al CPI
actual).
Calcula los costos reales a la fecha ms el
presupuesto restante. Se usa cuando las
variaciones actuales se consideran atpicas
(futuro)
Calcula el desempeo real a la fecha ms el
presupuesto restante modificado por el
desempeo. Se usa cuando las variaciones
actuales se consideran tpicas (futuro) y las
restricciones del cronograma influirn en la
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
FRMULAS E INTERPRETACIONES QUE DEBEN
MEMORIZARSE
NOMBRE
FRMUL
A
INTERPRETACIN
ndice de
Desempeo del
Trabajo por
completar (TCPI)
Estimacin hasta la
Conclusin (ETC)
Variacin a la
Conclusin (VAC)
BAC - EAC
EAC AC
volver a
estimar
CONTROLAR LOS
COSTOS
TRUCOS DEL
Acerca de preguntas sobre
NEGOCIO
SPI:
El
Si
NOMBRE
FRMUL
A
EV - AC
EV - PV
EV - algo
EV/alg
o
ndice de Desempeo del Cronograma EV/alg
(SPI)
o
Variacin del Costo (CV)
EV - AC
ndice de Desempeo del Costo
(CPI)
Variacin del Cronograma (SV)
ndice de Desempeo del Cronograma
(SPI)
EV/AC
EV - PV
EV/PV
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
TRUCOS DEL
Acerca de preguntas sobre
NEGOCIO
SPI:
El
Si
NOMBRE
FRMUL
A
EV - AC
EV - PV
EV - algo
EV/alg
o
ndice de Desempeo del Cronograma EV/alg
(SPI)
o
Variacin del Costo (CV)
EV - AC
ndice de Desempeo del Costo
(CPI)
Variacin del Cronograma (SV)
ndice de Desempeo del Cronograma
(SPI)
EV/AC
EV - PV
EV/PV
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
TRUCOS DEL
RESULTAD
Para
interpretar
las
variaciones*:
NEGOCIO
O
Negativo es malo
Positivo es bueno
Para la interpretacin
ndices**:
de
SIGNIFICA
CV
= -200
-200
SV =
GastasteEstas
ms (+)
de lo planeado
retrasado
CV = +200
SV = +200
Estas adelantado
los
CPI 1
SPI > 1
CPI < 1
Gastas ms de lo planificado
SPI < 1
Gastas ms de lo planificado
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
MEDICIN DEL VALOR
GANADO
Comprender
los
costos del valor
ganado mirando
hacia
atrs
y
delante de un
proyecto
Plan
Original
Hoy
BAC
Plan de
gastos
original
Plan de
gastos
actual
Plan de
gastos
proyectados
PV
AC
Estimado de
cuanto ms
costar completar
la parte restante
del Proyecto
Indica cul se
prev que sea el
costo total del
Proyecto
EAC
ETC
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
Costo
Cronograma
Si estuvieras tomando el control de este
proyecto como relevo de otro director de
Chart Title
1.60
1.40
1.20
1.00
0.80
0.60
0.40
0.20
0.00
1er Trim
2do Trim
3er Trim
CPI
SPI
4to Trim
CONTROLAR LOS
COSTOS
Activida
d
EJERCICIO DE LA BARDA
Tienes un Proyecto para construir una
nueva barda. La barda tal como se
muestra, tiene cuatro lados. Cada lado
tardar un da en construirse y el
presupuesto es de $ 1 000 por lado. La
planificacin contempla que cada lado se
complete uno despus del otro. Hoy es el
final del da 3.
Lado 1
Da 1
Da 2
S----PF
Lado 3
Ind
Clculo
Da 4
Estado final
de da 3
Completado,
gasto de $ 1 000
S-----F
Lado 2
Lado 4
Da 3
-----F
Completado,
gasto de $ 1 200
PS--S-PF
50% completado,
gasto de $ 600
No ha empezado
PS---an
Interpretacin
PF
Respues
ta
PV
1000 x 3
3000
EV
1000 +1000 +
500
2500
AC
1000+1200+600
2800
1000 x 4
4000
BA
C
CV
2500 - 2800
-300
CPI
2500/2800
0.893
SV
2500 - 3000
-500
SPI
2500/3000
0.833
EA
C
ET
C
VA
C
4000/0.893
4479
4479 - 2800
1679
4000 4479
-479
10
11
CONTROLAR LOS
COSTOS
TRUCOS DEL
NEGOCIO
Cuando
en la pregunta
de examen se
brinda una informacin parcial para
encontrar el EV; entonces revertimos
las frmulas del CV, SV, CPI o SPI,
aislando el EV en su propio lado de la
ecuacin.
Ejercicio
Cul es tu EV si tu CPI es 1.1, tu SPI
es 0.92 y tu AC es $ 10,000? Qu
frmula revertida utilizaras?
Frmula
original
CV = EV AC
EV = CV + AC
SV = EV PV
EV = SV + PV
CPI = EV/AC
EV = CPI x AC
SPI = EV/PV
EV = SPI x PV
SOLUCIN
EV = 1.1 x 10000 = $
11000
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
TRUCOS DEL
Ms NEGOCIO
ejercicios
con
frmulas
Frmula
original
CV = EV AC
EV = CV + AC
SV = EV PV
EV = SV + PV
CPI = EV/AC
EV = CPI x AC
SPI = EV/PV
EV = SPI x PV
revertidas:
Solucin
Igualamos las ecuaciones 2 y 4
EV = SV + PV = SPI x PV
Despejamos SPI
SPI = (SV + PV)/PV = (-3000 + 100000)/100000 =
0.97
EV = CV + AC = SPI x PV
Despejamos AC
AC = (SPI x PV) - CV = (0.97 x 100000) - 10000 = $
87000
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
TRUCOS DEL
Ms NEGOCIO
ejercicios
con
frmulas
Frmula
original
CV = EV AC
EV = CV + AC
SV = EV PV
EV = SV + PV
CPI = EV/AC
EV = CPI x AC
SPI = EV/PV
EV = SPI x PV
revertidas:
Solucin
En
el ms reciente informe de
valor ganado de tu proyecto,
observas que el CPI es 1.2, el SPI
es 0.8, el PV es $ 600,000 y el SV
es -$ 120,000. No encuentras la
CV en el informe, asi que
necesitas calcularla en base a la
informacin brindada. Cul es la
CV?
EV = CPI x AC = SPI x PV
Despejamos AC
AC = (SPI x PV)/CPI = (0.8 x 600000)/1.2 = $
400,000
Ahora igualamos las ecuaciones 1 y 2
EV = CV + AC = SV + PV
Despejamos CV
CV = SV + PV AC = -120000 + 600000 400000
Jos
CONTROLAR LOS
COSTOS
CONCLUSIONE
El proceso
S Controlar los Costos:
Brinda
mediciones
progreso del trabajo
que
indican
el
Propician
la creacin de proyecciones
confiables que permiten la toma de
decisiones de control
Resulta
en solicitudes de cambio,
acciones correctivas o preventivas
1.-
de un
ferrocarril. Su sponsor le ha pedido un pronstico sobre el costo de concluir el proyecto. El
presupuesto total es de $80,000 y su CPI es 0.95. El proyecto ha gastado $25,000 del presupuesto
hasta el momento. Cunto dinero ms gastar en el proyecto?:
a. $59,210.
b. $80,000.
c. $84,210.
d. $109,210.
Respuesta: A
Esta pregunta le pide elaborar un pronstico usando la Estimacin hasta la conclusin (ETC), el cual
usa el CPI para proyectar cunto dinero se espera gastar hasta concluir el proyecto. El primer paso es
colocar los nmeros en la formula EAC=BAC/CPI. Donde EAC=$80,000/0.95 = $84,210. Esa es la
cantidad de dinero que probablemente gastara en la culminacin del proyecto. Ahora usted puede
calcular ETC=EAC-AC = $84,210 - $25,000 = $59,210.
Respuesta: C
La variacin del costo (CV), es la diferencia entre la cantidad de dinero que planific gastar en el
proyecto y la cantidad de dinero que ha gastado hasta el momento. Si es que el CV es negativo,
significa que usted sobrepaso el presupuesto.
Esta es una pregunta de clculo que le pide usar SPI y CPI para evaluar el proyecto. Afortunadamente,
es sencillo realizarlo. Primero calcule el SPI = EV/PV = $15,000/$12,000 = 1,25. El resultado muestra
que su proyecto se encuentra adelantado al cronograma. Luego calcule el CPI = EV/AC = $15,
000/$11,000 = 1.36 lo que significa que el proyecto se encuentra dentro de sus presupuesto.
Algunas veces usted no necesita hacer ningn clculo cuando se le presenta una pregunta como sta,
donde se le pide calcular el pronstico de cunto dinero espera gastar hasta el trmino del proyecto,
sta es la definicin del ETC. Y usted tiene el valor del ETC, slo necesita usar este nmero.
c. ETC y VAC.
d. SPI y CPI.
Respuesta: C
El pronstico es una herramienta de seguimiento que ayuda a predecir cunto dinero ms necesitar
gastar en el proyecto. Hay dos mtricas de costo que usan para medir esto, la primera es estimacin
hasta la conclusin (ETC), que indica cunto dinero gastar probablemente en el proyecto, y el
segundo es la variacin hasta la conclusin (VAC), que predecir que variacin tendr cuando el
proyecto termine.
Respuesta: C
Usted puede calcular el costo actual del proyecto s solo tiene algunas mtricas del proyecto. En este
caso, si tiene el CPI y el EV, puede calcular el AC aplicando la frmula que usa los 3 valores: CPI =
EV/AC. Ahora invierta la frmula y tendr: AC = EV/CPI = $172,500/0.92 = $187,500.
Usted puede calcular el costo a la terminacin del proyecto s solo tiene algunas mtricas del proyecto.
En este caso, si tiene el BAC y el CPI, puede calcular el EAC aplicando la frmula que usa los 3
valores: EAC = BAC/CPI.
Los indicadores que dentro de su concepto sealan diferencias son el CV y SV. Descartamos SV
porque no se encuentra en el listado. La ecuacin de variacin del costo es: el valor estimado del
trabajo que realmente se ha realizado al da de hoy menos el costo real en que se ha incurrido para el
trabajo realizado; por tanto, la respuesta es el indicador CV.
Muchas
Gracias