Eventos Y Banquetes

LOS COMITES
DE UN EVENTO

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COORDINADOR GENERAL
Se encarga de coordinar y dirigir a los
integrantes de las diferentes comisiones
que comparten el compromiso de
planificar, organizar, ejecutar y controlar
el evento en respuesta a las necesidades
de la institucin y sociedad en general.

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LOS COMITS
Son grupos de personas que contribuyen
el trabajo para hacer cumplir los pasos
del evento satisfactoriamente, las
mismas son nombradas por el comit
organizador.

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COMIT DE PROGRAMAS
Este comit presta apoyo al comit organizador en todo
lo concerniente a la estructuracin del programa general
del evento. Principales funciones:
Preparar un cronograma de actividades estableciendo
fechas topes.
Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
Estructurar el programa tcnico.

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COMIT DE PROGRAMAS

Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.

Seleccionar coordinadores de actividades.
Establecer los mecanismos para la preseleccin
y hacer la seleccin final del trabajo.
Entregar las ponencias y trabajos al comit
organizador dentro del plazo establecido para su
reproduccin y distribucin.

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COMIT DE PROGRAMAS
Estructurar el programa social.
Elaborar el programa de acompaantes.

Fijar fechas de reuniones peridicas con el fin de

revisar las actividades ejecutadas y programar
acciones pendientes.
Mantener informado al comit organizador a
travs de reuniones peridicas.

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COMIT DE FINANZAS
Para la ejecucin de todo evento se requieren
recursos econmicos y saber cmo distribuirlos de
acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.
Funciones:
Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
Buscar recursos econmicos necesarios.
Abrir cuentas bancarias.

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COMIT DE FINANZAS
Mantener reuniones peridicas con el comit
organizador.
Establecer las prioridades de gastos.
Efectuar los pagos.
Llevar el balance detallado de los gastos
efectuados.

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COMIT DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

Se encarga de lo referente a la planificacin y
logstica de las actividades relacionadas con la
celebracin del evento. Funciones:
Reservacin del centro de convenciones.
Montaje de los salones.

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COMIT DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

Alquiler de equipos de sonido.

Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
Reproduccin del material.
Organizacin y contratacin del personal
tcnico.

COMIT DE PROMOCIN
Y RELACIONES PBLICAS

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Sus funciones son:

Diseo y elaboracin del logotipo.
Diseo y elaboracin del afiche, los programas,
folletos, papelera especial, invitaciones,
distintivos y todo lo relacionado con impresos.
Promocin interna y externa.
Diseo y compra de todo el material promocional.
Elaboracin de las pancartas.

COMIT DE PROMOCIN
Y RELACIONES PBLICAS

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Planificacin y coordinacin del protocolo.

Coordinacin de informacin y entrevistas con los
medios de comunicacin.
Coordinar los programas especiales para el comit
organizador, los conferenciantes e invitados
especiales.
Coordinar los actos de inauguracin y clausura.
Elaborar los instructivos.

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COMIT DE TRANSPORTE
Sus funciones son:
Coordinacin general de todo lo referente al
transporte areo, terrestre y martimo.
Coordinar la llegada y salida de los delegados e
invitados en los terminales.
Coordinar los servicios de estacionamiento y
traslado al lugar del evento.

COMIT DE SEGURIDAD

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Funciones:
Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los
invitados especiales como los delegados y participantes.
Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su
reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.
Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de
prevencin de incendios.
Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

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COMIT DE RECEPCIN
Funciones:
Es el responsable de dar la bienvenida a todos
los participantes.
Recibir a los invitados especiales.
Brindar toda informacin tanto de las actividades
del evento como otra que sea requerida por los
delegados e invitados.

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COMIT DE REGISTRO
Sus funciones son:
Coordinar todo lo referente a la inscripcin.
Disear las planillas de inscripcin.
Entregar al material.
Suministrar informacin.

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COMIT DE ALOJAMIENTO
Funciones:
Seleccionar las diferentes alternativas de
hospedaje.
Contratar los servicios de alojamiento.
Distribuir las habitaciones.
Asignar habitaciones a los
invitados especiales.

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COMIT DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Funciones:
Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y
bebidas: desayunos, almuerzos, cenas,
refrigerios, etc.
Organizar los horarios.
Seleccionar el men.

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COMIT DE DAMAS
Funciones:
Coordinar el programa de acompaantes.
Cooperar en la recepcin y despedida de los
invitados y participantes.
Solicitar obsequios y donaciones.
Ayudar en la organizacin del programa social.
Colaborar en la decoracin.

BIBLIOGRAFIA

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GERARDI, Eliana: Cmo Hacer Eventos Exitosos.

Coleccin Quiron N36, Los Libros del Nacional. Editorial
CEC, S.A.

GMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos

Especiales en las Relaciones Pblicas. Editorial Panapo.

GMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos

Especiales en las Relaciones Pblicas. Editorial Panapo.

FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una

Organizacin Exitosa. Editorial McGraw-Hill.