PRESENTACION TRD Helena Diiplomado

i
CINAR SISTEMAS
Centro de Informtica y Sistemas de Nario
2. DIPLOMADO EN ARCHIVOS Y
GESTION DOCUMENTAL
TEMA: TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
FACILITADORA : HELENA ACOSTA PORTILLO
REPBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE NARIO
ALCALDA MUNICIPAL DE CHACHAG
TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
Helena Acosta Portillo-heacopo97@hotmail.com
LEGISLACION TRD
Ley 594 de 2000. Ley General de

Archivos. Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.
Acuerdo
09/1995:
Reglamenta
la
presentacin de las TRD, de los organismos
nacionales al AGN.
Acuerdo
09/1997:
Reglamenta
el
procedimiento para la evaluacin de las TRD.
Acuerdo 39 de 31/10/2002: Regula el
procedimiento para la elaboracin y aplicacin
de las TRD, en desarrollo del Art. 24 de la Ley
General de Archivos.
Acuerdo 15/2003: Integracin del Comit
de Archivo entidades en liquidacin.
LEGISLACION TRD
Circular 001 de 1998: Creacin y desarrollo del

archivo general. Del Municipio.
Circular 001 de 2002: Sugerencias acciones
plan operativo de los Consejos Departamentales
de Archivos.
Circular Externa 001/2001: Dirigida a los
Municipios, estableci la necesidad a las
administraciones locales de emprender acciones
para elaborar y presentar las TRD
Circular 001/2006: Lineamientos de trabajo para los
Consejos Territoriales de Archivos.
LEGISLACION TRD
Circular Nro. 070 Septiembre 24/09: Cumplimiento

Ley 594 de 2000.
Circular Nro. 035 12/06/09: Procuradura General de
la Nacin. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y
organizacin e implementacin de archivos de
Gestin y fondos acumulados.
Oficio
Procuradura
Provincial
de
Pasto
15/01/2010: Cumplimiento Ley 594.
Normatividad del Archivo General de la Nacin.
IMPORTANCIA DE LAS
TRD
Para la administracin:
Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Facilitan el manejo de la informacin y contribuyen a la
racionalizacin de la produccin documental.
IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan
el control y acceso a los documentos a travs de

los tiempos de retencin estipulados.
Permiten
el manejo integral de los documentos.
Identifican
y reflejan las funciones institucionales.
Permiten
identificar los documentos de apoyo a la gestin

administrativa, y pueden eliminarse en los archivos de
gestin.
Permiten
a la administracin
eficaz y eficiente.
proporcionar un servicio
PRINCIPIOS RECTORES
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Es aquel segn el cual cada documento debe estar

situado en el fondo documental que procede, teniendo
en cuenta que debe mantener la independencia de cada
fondo y en este la integridad y carcter seriado de los
documentos.
Este principio es valido para los archivos de gestin,
central e histrico.
Se debe tener en cuenta este principio en los procesos
de organizacin, clasificacin, ordenacin y descripcin
de los mismos.
PROCEDENCIA
DOCUMENTOS
ALCALDIA
GENERAL
DEL
ARCHIVO
MUNICIPIO
DOCUMENTOS
CONCEJO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS
JUZGADO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS
PERSONERIA
MUNICIPAL
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Hace relacin al orden que llevan los documentos

dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia
que origin el expediente y en el orden que se
dieron los documentos. Se debe respetar el
orden natural de los documentos ya que son
producidos en una relacin causa efecto.
10
ORDEN ORIGINAL
AGOSTO 31 DE 2009
JULIO 22 DE 2009
MAYO 7 DE 2009
HISTORIA
LABORAL
RESOLUCIONES
MARZO 15 DE 2009
LIQUIDACIONES
MARZO 1 DE 2009
CONTRATOS
AFILIACIONES
HOJA DE VIDA
11
PROCESOS Y DEFINICIONES
TECNICAS
IDENTIFICACION
Permite conocer la procedencia, caracterizar y
describir la documentacin motivo de anlisis.
ORGANIGRAMAS: Son la representacin grfica
de la organizacin interna de una entidad,
basado en la estructura jerrquica, las
dependencia u oficinas que la conforman y segn
las funciones.
Es la base fundamental para la organizacin de los
archivos, instrumento principal de las TRD.
12
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Conjunto de documentos generados por una
unidad administrativa, en el ejercicio de sus
funciones, los cuales segn su jerarqua se
detallan en el organigrama, originando los:
FONDOS: Corresponden a la totalidad de la
documentacin
producida,
recibida,
conservada por una entidad, tambin se
considera la totalidad de las series
documentales de una misma procedencia,
de una Institucin o persona.
13
CLASES DE FONDOS
En una institucin se encuentran los siguientes fondos:

Fondos abiertos: Se consideran los vigentes.
Fondos cerrados: Suprimidas o reestructuradas.
Fondos acumulados: Sin organizacin, ni
conservacin.
SECCIONES: Son las subdivisiones del fondo,
identificadas con la produccin documental de una
unidad o divisin administrativa o funcional de la
institucin que produce el fondo. En raras ocasiones
existen la subseccines.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Unidad
tcnico-operativa
de
una
institucin: como ejemplo tendramos las
oficinas de Talento Humano, Tesorera, etc.
15
SERIE
DOCUMENTAL
Es el conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidos homogneos,
producidos por una unidad administrativa
en cumplimiento de sus funciones. Ejm.:
Acuerdos, Decretos, Resoluciones.
Las series documentales pueden ser simples
o compuestas, de all que existan sub
series documentales.
16
CLASIFICACION DE LA SERIE
SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: Son
independientes
de
otras
unidades
documentales:
Acuerdos,
Resoluciones,
Decretos.
SERIE
SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS:

Conocidas como expedientes, compuestas
por varios tipos documentales diferentes:
Historia
laboral,
procesos
jurdicos,
investigaciones disciplinarias, contratos,
17
SUBSERIES DOCUMENTALES
Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie y se jerarquizan en forma
separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varan de acuerdo al trmite
de cada asunto. Ejemplos:
Actas: Comit financiero, Comit Capacitacin,

Actas de Junta.
Contratos:
Arrendamiento,
construcciones,
prestacin de servicios, de asesoramiento,
interventoria.
18
Es
una unidad documental simple

Unidad
que
rene
todas
las
caractersticas
necesarias
para
ser
consideradas documento. Ejm.: Dentro
de
la
Serie
Historia
Laborales
encontramos
los
siguientes
tipos
documentales: Hoja de vida con sus
anexos,
certificados
Procuradura,
Contralora,
Das,
Resolucin
de
nombramiento, Acta de posesin .
19
CONFORMACION DEL
ARCHIVO
ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL

CON BASE EN EL ORGANIGRAMA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARA
HACIENDA
220
INSPECCIN
DE POLICA
211
TESORERA
221
DESPACHO
ALCALDA
200
UMATA
230
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
COMISARA
DE FAMILIA
212
UNIDAD
DE SALUD
243
BIBLIOTECA
213
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250
TALENTO HUMANO
244
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
HISTORIAS LABORALES
Hoja de Vida
Acta de Posesin
PROGRAMAS
BIENESTAR SOCIAL
Programacin Eventos
Listado de Participantes
Informes
CULTURA
214
SECOIOSENES DOCUMENTALES
TALENTO
HUMANO
244
INFORMES
Informe
Cuadros estadsticos
Informes de Gestin
(Subserie)
SUBSECCIONES DOCUMENTALES
21
CUADROS DE CLASIFICACION
El primer paso es abordar la identificacin de las agrupaciones
documentales: fondos, Seccin, Sub Seccin, a partir de la
informacin contenida en los actos administrativos de creacin,
reestructuraciones, supresiones, disposiciones que han modificado la
estructura de la entidad o del organismo productor y de los
organigramas. Se debe tener en cuenta organismos que han
precedido a la entidad, organismos que heredan competencias.
Podemos encontrar: fondos abiertos, cerrados y acumulados.
Cada fondo documental debe clasificarse independientemente.
Se distinguen dos niveles:
1.
2.
Fondo, Seccin y sub - secciones

Series, Sub - Series, Tipos documentales: Es decir los testimonios
de las actividades desarrolladas por cada oficina.
22
VALORACION DOCUMENTAL
El
objetivo de la valoracin es proteger el

PATRIMONIO DOCUMENTAL, ya que permite el
establecimiento
de
valores
primarios
y
secundarios y su permanencia en cada una de las
fases del archivo.
Consiste en determinar el valor administrativo, legal,

fiscal, contable, y el valor histrico, cultural o
cientfico de los documentos.
23
QUIEN REALIZA LA VALORACION

DOCUMENTAL
Los archivistas se deben apoyar por expertos en las reas
administrativas, legal y contable. En la valoracin
secundaria es necesaria la participacin de
historiadores, productores, archivistas.
En un Sistema integrado de Archivos, la valoracin se
realiza desde dos perspectivas:
La del organismo productor, que se lleva a cabo desde
el archivo central correspondiente.
La de la administracin general coordinada por el AGN,
con la participacin de los archiveros de las Entidades
Nacionales, apoyados en comisiones especializadas.
24
VALORACION EN EL CICLO VITAL

DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
GENERAL
VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO
JURIDICO
CONTABLE
FISCAL
TECNICO
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
SECUNDARIOS
HISTORICO
CULTURAL
CIENTIFICO
25
VALORES PRIMARIOS ARCHIVOS

ADMINISTRATIVOS
Valor Administrativo: Este valor se encuentra en todos los
documentos producidos o recibidos en cualquier
institucin, para responder a una necesidad
administrativa, mientras dure su trmite y son
importantes para la toma de decisiones y la planeacin.
Valor Jurdico: Es aquel que deriva derechos legales,
regulados por el derecho comn.
Valor Legal: Documentos que sirven de testimonio ante la
Ley.
Valor fiscal: Es la utilidad de la informacin para el tesoro
o hacienda pblica.
Valor contable: Soportan la informacin de movimientos
econmicos de una entidad: cuentas, registros de
ingresos, egresos.
26
VALORES SECUNDARIOS DEL

ARCHIVO PERMANENTE O
HISTORICO
Son aquellos que sirven de referencia para la
elaboracin o reconstruccin de cualquier
actividad de la administracin; son fuente primaria
para la historia, y como testimonio de la memoria
colectiva. SON EL PATRIMONIO DE LA
COMUNIDAD QUE LOS CREO Y LOS UTILIZA.
Algunos
documentos
nacen
con
valores
permanentes, por las razones citadas, otros
alcanzan estos valores como resultado de la
valoracin.
27
LA VALORACION DE LOS
DOCUMENTOS:
Establecer los TIEMPOS DE RETENCIN teniendo

en cuenta las disposiciones legales en cuanto al ciclo
vital de los documentos. Ejemplo:
Un contrato se conserva hasta 5 aos en gestin,

15 aos en el archivo central.
Las disposiciones finales corresponden a la

Conservacin total, Microfilmacin y/o digitalizacin,
seleccin, y eliminacin.
28
CONSERVACION TOTAL
Cuando marcamos esta casilla, se debe interpretar que la
serie o sub serie documental se conserva
permanentemente, por considerarse de valor histrico.
MICROFILMACION:
Documentos con imgenes

fotogrficas reducidas, siendo necesario para su
consulta la utilizacin de aparatos lectores, bien sea en
rollos de microfilm o microficha.
29
SELECCIN DOCUMENTAL
Proceso mediante el cual se determina la conservacin
parcial de la documentacin por medio del muestreo. La
seleccin permite:
Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos
requeridos por la Entidad o por el usuario externo.
Ofrece acervos documentales integrales que reflejan la
estructura de la entidad productora.
Reduce costos en espacio, tiempo y materiales.
Garantiza la conservacin documental.
La seleccin es un proceso que debe institucionalizarse,
estableciendo pautas generales que sean observadas y
aplicadas en todos los mbitos.
30
SELECCIN DOCUMENTAL
Este trabajo requiere de conocimiento amplio de la
Institucin productora de los documentos.
No existe una norma general de seleccin, sin embargo
sealaremos algunos elementos indispensables:
Se aplica a documentos que han perdido su vigencia.
Se aplica a series documentales voluminosas y su
contenido se repite o s encuentra en otras series.
Su valor informativo no amerita conservacin total.
Cuando no requiere conservarse totalmente se puede
aplicar un muestreo.
31
ELIMINACION
Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no
tienen valor histrico, que carecen de relevancia para la
historia y la tecnologa. Debemos tener en cuenta:
La eliminacin si no est establecida por Ley o Reglamento
es responsabilidad del Comit de Archivo.
Los documentos sealados como eliminables, deben
destruirse cuando se cumpla el plazo fijado por las TRD.
Ninguna serie se puede destruir si no est registrada en la
TRD.
Se debe levantar un acta acompaada del inventario.
32
ELABORACIN Y
PRESENTACIN DE LAS TRD
33
PASOS METODLOGICOS
PARA LA ELABORACIN DE LAS TRD
1o.
Compilacin de
informacin
institucional
Normas sobre
creacin y cambios
estructurales.
Manuales de
procedimientos.
Funciones de las
dependencias
Organigrama
actualizado
2o.
Entrevista con
los productores
de los
documentos
Aplicacin de
Encuesta Estudio
Unidad
Documental (ver
anexo).
3o.
Anlisis e
interpretacin
de la
informacin
Identificacin y
conformacin de
series
Valoracin
documental
34
Consiste en recopilar la informacin referente a la entidad,

si es pblica del orden Municipal como Alcalda, Personera,
Concejo, Institutos Descentralizados
Se recopila:
Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones y dems
actos administrativos que informen sobre la creacin y
funciones de las dependencias que conforman cada una de
las entidades.
Manuales de funciones, procedimientos, Organigramas,
Resoluciones de conformacin de Comits en cada una de
las entidades.
35
Se aplica a cada uno de los Jefes de dependencia con el

apoyo de su equipo de colaboradores, el formato de
encuesta de estudio de unidad documental que consta de
dos partes: La primera identifica aspectos de la oficina y se
diligencia una hoja por cada dependencia. La segunda
parte se diligencia por cada unidad documental principal
producida.
En este caso se debe establecer las diferentes unidades
documentales objeto de estudio de acuerdo a la segunda
parte de la encuesta como por ejemplo para: Contratos,
Resoluciones, Ordenes de Pago, Informes, Historias
Laborales, Decretos, Resoluciones.
36
ANALISIS DE LA INFORMACION
Es la etapa ms delicada, se identifican las series, sub
series, tipos documentales; se debe mirar detenidamente el
tiempo de retencin de cada serie y el lugar de permanencia
segn su ciclo vital.
Esta parte le concierne a un grupo interdisciplinario
denominado Comit de Archivo.
En esta etapa es importante tener claro la valoracin de los
documentos.
Se debe establecer la codificacin de la estructura orgnica,
teniendo en cuenta los niveles de dependencia jerrquica y
solo asignando un cdigo a aquellas oficinas o grupos de
trabajo que estn debidamente creados por un acto
administrativo.
37
EJEMPLO DE CODIFICACION
ALCALDIA MUNICIPAL
38
COMPILACION DE
INFORMACION
39
TRMITE
Manuales de
procedimientos
Presentacin de denuncia
Orden de citacin
Recibo declaraciones y
compilacin de pruebas
Conminacin y/o multa
Traslado
CONTRAVENCIN ORDINARIA
UNIDAD
DOCUMENTAL
Denuncio
Citacin
Declaraciones
Resolucin
Oficio de traslado
40
CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO
ALCALDA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARA
HACIENDA
220
INSPECCIN
DE POLICA
211
UMATA
230
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERA
221
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
COMISARA
DE FAMILIA
212
UNIDAD
DE SALUD
243
41
CUADRO CLASIFICACION
MUNICIPIO
FONDO
SECCIN
SUBSECCIN
200 -
210 -
211 -
Alcalda
Municipal
Secretara
General y de
Gobierno
Inspeccin de
Polica
Normalmente en los cuadros de Clasificacin encontramos Sub Seccin 1 y

Sub Seccin 2. Se acostumbra a colocar una columna para el cdigo.
42
CUADRO DE CODIFICACION
DOCUMENTAL
SERIE
SUBSERIE
211- 01
211 - 01.01
CONTRAVENCIONES
Contravenciones
Ordinarias
Unidad
DOCUMENTAL
Expediente
211 - 01.02
Contravenciones
Especiales
Expediente
43
APLICACIN DE LAS TRD
44
DIFUSIN
CAPACITACIN
ACTO
ADMINISTRATIVO
INSTRUCTIVO PARA SU
APLICACIN
NORMAS
PARA
LA
ORGANIZACIN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIN
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
45
MODELO DE TABLAS
DE RETENCIN
DOCUMENTAL
46
Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de

intereses, en torno a la misin y objetivos de la
misma de acuerdo a las polticas del Plan
Institucional de Gestin y Resultados.
Ser nominador y ordenador del gasto de acuerdo
con las facultades concedidas por la Ley y los
Reglamentos.
Representar a la Empresa Judicial y
extrajudicialmente.
Velar por el cumplimiento de las Leyes y
Reglamentos que rigen a las Empresas Sociales del
Estado.
47
FUNCIONES GERENTE
Desarrollar
planes y proyectos de salud conforme a la

realidad socio econmica y cultural de la regin.
Velar por la utilizacin eficiente del recurso humano,
tcnico y financiero de la Entidad y por el cumplimiento de
las metas y programas aprobados por la Junta Directiva.
Nombrar y remover funcionarios bajo su dependencia de
acuerdo a las normas de administracin de personal.
Ejercer control administrativo para la operatividad el
sistema contable y de costos de los servicios, ejecucin de
presupuesto, recaudacin de fondos y propender por la
eficiente utilizacin del recurso financiero.
48
FUNCIONES GERENTE
Presentar a la Junta Directiva Informes, proyectos
de planta de personal y reformas para su adecuado
funcionamiento y someterlo a la aprobacin de la
autoridad competente.
Disear modelos y metodologa para estimular y
garantizar la participacin ciudadana, propender por
la eficiencia de las actividades en las acciones
tendientes a lograr metas de salud y el mejoramiento
de la calidad de vida de la poblacin.
Garantizar
el establecimiento del sistema de
acreditacin hospitalaria, de auditoria en salud y
control interno que propicie la garanta de la calidad
en la prestacin de los servicios de salud.
49
Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: Hospital El Samaritano
Oficina productora: Gerencia
RETENCIN Disposicin Final

CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
100.01
100.02
100.02.1
100.04
100.05
CIRCULARES
INFORMES
Informes de Gestin
PLANES GEREN.
RESOLUCIONES
1
1
SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
20
20
5
2
X
X
Por cada una

de las series
se establece
unos
procesos.
X
AOS DE RETENCION
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
50
ASPECTOS PARA SU
PRESENTACION
INTRODUCCION:
Se
menciona
la
metodologa,
sustentacin
de
la
eliminacin, sustentacin de la TRD para
la organizacin de los Archivos de gestin,
las transferencias primarias y secundarias,
procedimiento
para
su
revisin
y
actualizacin, bibliografa y glosario.
51
TRD: De cada una de las dependencias,

organizadas de acuerdo con su estructura
orgnica.
ANEXOS:
Disposiciones
legales
de
creacin y actual estructura orgnica
funcional
(acuerdos,
decretos,
resoluciones), normatividad, tramites y
conservacin, acta de comit de archivo
dando el aval.
Sustentacin de las TRD, ante el Comit
de Archivo.
Remisin de las TRD, al Consejo
Departamental de Archivos, dependiendo
de la institucin.
52
PASOS PARA APLICAR LA

TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL
53
APLICACION
Una vez aprobadas por el Consejo Municipal de
Archivos o el Departamental se procede:
Se adopta las tablas a travs de un acto

administrativo.
Capacitar a los funcionarios responsables en

el proceso de aplicacin de las TRD.
54
PRIMER PASO
Elabore separadores para cada uno de las

series y subseries, que faciliten su ubicacin,
localizacin fsica de la documentacin.
En cada separador se registra el cdigo y

nombre de la serie y subserie, ejemplo:
110-01 INFORMES
55
SEGUNDO PASO
Identifique y agrupe en expedientes todos los

documentos pertenecientes a una dependencia,
teniendo en cuenta las series y subseries
definidas en la Tabla de Retencin Documental.
Este proceso se coIdentifique y agrupe en
expedientes todos los noce como clasificacin
documental.
56
TERCER PASO
Ordene al interior de cada uno de los

expedientes (carpetas), los documentos,
teniendo en cuenta su fecha de produccin o
trmite. As se aplica el principio de orden
original.
110-10.2 ACTAS COM. CON INT. DIS/ 02
- Acta 1 de enero 20 de 2002.
57
CUARTO
PASO
Identifique y nombre cada uno de los

expedientes, con la siguiente informacin:
cdigo de la oficina, cdigo serie y subserie y a
continuacin el nombre del expediente.
Dentro de cada carpeta se debe archivar

mximo 200 folios, si requiere otra carpeta
identifquela con la informacin sealada.
58
QUINTO
PASO
Ordene cada uno de los expedientes

pertenecientes a una serie o subserie
documental, utilizando el sistema de ordenacin
que facilite la localizacin y recuperacin de la
informacin ya sea: alfabtico, numrico,
cronolgico, geogrfico entre otros.
59
SEXTO
PASO
Adelante la foliacin de cada uno de los

expedientes que forman las diversas series y
subseries documentales, su foliacin es en el
extremo superior derecho, con un lpiz de mina
negra y blanda HB, B, legible, sin
enmendaduras, empezando por el ms antiguo.
60
SEPTIMO
PASO
Ubique fsicamente los expedientes (carpetas)

que conforman cada una de las series y
subseries documentales, observando que
guarden el mismo orden en que aparecen
relacionadas en la TRD de la dependencia.
61
OCTAVO
PASO
Identifique alfanumricamente cada uno de los

archivadores, de tal forma que permita la
localizacin fsica de los expedientes.
NOVENO PASO
Levante el inventario documental, diligenciando

para tal fin el formato nico anexo.
62
DECIMO
PASO
Una vez organizado el archivo de la

dependencia de acuerdo a las TRD, aparecen
unos documentos que no es posible ubicar
dentro de la serie son los llamados
DOCUMENTOS DE APOYO: son de carcter
general y sirven nicamente de soporte a la
gestin de la dependencia pero no constituyen
documento de archivo.
63
DOCUMENTOS DE
APOYO
Copias de normas externas (leyes, decretos, circulares,

resoluciones).
Estudios de documentos tcnicos que sirven como

informacin.
Copias o fotocopias de documentos que son generados

por la Alcalda, pero por funcin solo se conservan en
un dependencia. En las otras oficinas solo cumplen la
funcin de informar, por lo cual pierden todos sus
valores.
64
Artculos de prensa, publicaciones u otra clase de

documentos o impresos que no constituyen
documentos de archivo, cuyo destino es una
biblioteca o centro de documentacin.
Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y

propaganda sobre productos comerciales, de posible
inters para la administracin.
65
UN DECIMO
PASO
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los

tiempos de retencin que estn dados para el archivo
de gestin de la dependencia segn la TRD, este
tiempo se cuenta desde el momento en que la serie o
subserie ha cumplido su trmite en la oficina.
66
PREGUNTAS
?
67
La informacin es tomada del

Archivo General de la Nacin
GRACIAS Y
MUCHOS EXITOS
68

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Centro de Informtica y Sistemas de Nario

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Ley 594 de 2000. Ley General de

Circular 001 de 1998: Creacin y desarrollo del

Circular Nro. 070 Septiembre 24/09: Cumplimiento

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IMPORTANCIA DE LAS TRD

el control y acceso a los documentos a travs de

el manejo integral de los documentos.

y reflejan las funciones institucionales.

identificar los documentos de apoyo a la gestin

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Es aquel segn el cual cada documento debe estar

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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Hace relacin al orden que llevan los documentos

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En una institucin se encuentran los siguientes fondos:

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SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS:

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Actas: Comit financiero, Comit Capacitacin,

una unidad documental simple

ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL

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Fondo, Seccin y sub - secciones

objetivo de la valoracin es proteger el

Consiste en determinar el valor administrativo, legal,

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QUIEN REALIZA LA VALORACION

VALORACION EN EL CICLO VITAL

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VALORES PRIMARIOS ARCHIVOS

VALORES SECUNDARIOS DEL

Establecer los TIEMPOS DE RETENCIN teniendo

Un contrato se conserva hasta 5 aos en gestin,

Las disposiciones finales corresponden a la

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Documentos con imgenes

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Consiste en recopilar la informacin referente a la entidad,

Se aplica a cada uno de los Jefes de dependencia con el

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