MS OFFICE EXCEL

Nivel Avanzado

Contenidos
I.
II.
III.

Grficos
Optimizacin de funciones de Texto
Bibliografa

I.

Graficos
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar
esta seccin?
Reconocer las diferentes partes de un
grfico.
Usar el Asistente de Grficos.

Introduccin
Un grfico es una herramienta que nos ayuda a
visualizar datos, a compararlos, a observar sus
cambios y a verlos de forma global y sintetizada.
Existen varios tipos de grficos
Excel incluye una funcin de grficos, la que podemos
usar para explicar datos y representarlos de manera
sencilla. Los grficos tambin pueden ayudar a que
alguna presentacin o algn documento escrito,
parezca ms profesional y el lector o lectora retenga
mejor lo que se quiere transmitir.
Con el Asistente de Grficos es muy fcil crear casi
cualquier grfico que necesitemos.

Grfico de Columna o Barra

Es til para observar seguimientos de tendencias de
cifras o para comparar nmeros. Cada columna
representa un valor determinado. El grfico de barras
es la versin horizontal del grfico de columnas.

Grfico Circular
Tambin es til para seguimientos de tendencias de
cifras o para comparar nmeros y especialmente
porcentajes. Cada porcin representa un valor
determinado. Se llama grfico circular o de torta si
esta en tres dimensiones.

Grfico de Lneas
ste tipo de grfico es mucho ms til para observar
las tendencias durante el transcurso del tiempo. Estos
grficos facilitan estudiar el alza o la baja de un
determinado elemento. Una variacin del grfico de
lneas es el grfico de rea en el cual se sombrea, con
un color especfico, el rea que est debajo de la
lnea.

IMPORTANTE
La seleccin correcta de un tipo de
grfico realmente puede lograr
expresar
las
ideas
claramente.
Tambin puede ocurrir lo contrario,
que la seleccin incorrecta puede
producir confusin.

Diferentes Partes de un Grfico

En base a estos datos, es posible construir el siguiente grfico

de columnas:

Leyend
a

Eje
de
valores
(Eje Y)

Eje
de
categoras
(Eje X)

El Asistente de Grficos

Abramos el archivo de ventas de coca cola que guardamos

anteriormente en la carpeta de Mis Documentos.
Seleccionamos los datos que se incluirn en el grfico. Debemos
incorporar en esta seleccin elementos tales como: ttulos e
identificadores de serie que, en este caso, seran los nombres de
los meses y los aos.
Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando, todas las
celdas que se seleccionarn son contiguas, debemos recordar
que los datos que se seleccionan no tienen que ser
necesariamente contiguos.
Ahora estamos listos o listas para abrir el Asistente de grficos.
Hay dos maneras para hacer esto:
Hacer clic sobre el botn para Asistente de Grficos de la barra
de herramientas:

El Asistente de Grficos

O, hacer clic sobre la opcin Insertar en la barra del men,

donde debemos seleccionar desde el men la opcin Grfico. Al
hacerlo, se abriremos la ventana de dilogo para Asistente de
Grficos:

Paso 1: del Asistente para

Grficos

El primer paso del Asistente de

Grficos
corresponde
a
la
seleccin del tipo de grfico. En
nuestro caso utilizaremos un
grfico
Tipo
estndar,
de
columnas, el que se selecciona
con un clic en el Tipo de grfico
de nuestra preferencia.

Luego, se debe seleccionar uno

de los Subtipos de grfico
correspondientes a Columnas.
Para este ejercicio utilizaremos
una columna agrupada, es decir
el primero que se encuentra en
la esquina superior izquierda del
men Subtipo de Grfico. Al
hacer clic sobre este recuadro se

Paso 1: del Asistente para

Grficos

Para ver una muestra preliminar

del grfico, y confirmar que es el
que deseamos usar, debemos
mantener oprimido el botn
Presionar para ver muestra. La
muestra preliminar la veremos
en el espacio donde antes
estaba el men Subtipos de
Grfico.

Paso 1: del Asistente para

Grficos

En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4 pasos del

Asistente de Grficos nos encontraremos con los siguientes
botones: Cancelar, Atrs, Siguiente y Finalizar. Sirven,
respectivamente, para desistir de la construccin del grfico,
retroceder y avanzar un paso dentro del asistente y, para ir
directamente al final, creando as el grfico con las opciones
predeterminadas.

Ahora, hagamos clic en el botn Siguiente para avanzar al paso

nmero 2.

Paso 2: del Asistente para

Grficos

En el segundo paso del Asistente de Grficos debemos verificar

o cambiar los rangos de celdas que contengan la informacin
que usamos para crear el grfico.

Paso 2: del Asistente para

Grficos

Si la serie de datos que queremos

graficar est expresada en filas,
debemos dejar seleccionada la
opcin Filas. Si la serie de datos que
queremos graficar est expresada en
columnas, hacemos clic sobre la
opcin Columnas. La seleccin de
Filas
o
Columnas
afecta
significativamente la apariencia del
grfico.
Para
comprobar
esto,
seleccionemos
primero
Filas
y
veamos cmo el grfico aparece en
la
ventana
del
asistente.
A
continuacin hagamos lo mismo con
Columnas. Para efectos de este
ejercicio, volvamos a seleccionar
fila que es como hemos ordenado
las series de datos.
En la mayora de los casos,
incluyendo este, Excel interpreta

Paso 3: del Asistente para

Grficos

El tercer cuadro de dilogo del Asistente de Grficos nos

presenta opciones para definir su apariencia. La cantidad de
pestaas que aparecen en la parte superior de este cuadro,
depende del tipo de grfico seleccionado. El mximo de
pestaas son 6, como en el caso de nuestro ejemplo en la
imagen de ms abajo.
Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir definiendo
algunas opciones especiales. Aunque en este ejercicio no ser
necesario hacer mayores cambios, veremos qu
permite
modificar cada una de ellas

Paso 3: del Asistente para

Grficos

Ttulos: Permite ingresar ttulos para varias partes del grfico.

En nuestro ejemplo escribiremos Cuenta Andrea Urrutia en el
espacio para el Ttulo del grfico; Meses para el subttulo del
eje de categoras (X) y Cantidad para el subttulo del eje de
valores (Y).

Paso 3: del Asistente para

Grficos

Ejes: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en

los ejes.

Paso 3: del Asistente para

Grficos

Lneas de divisin: Nos permite especificar las lneas de

divisin, por ejemplo, en este caso hicimos una divisin por
meses. Esta ventana de dilogo cambia segn las dimensiones
del grfico.

Paso 3: del Asistente para

Grficos

Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda

para el grfico y definir la ubicacin con relacin al grfico.

Paso 3: del Asistente para

Grficos

Rtulos de datos: Nos permite mostrar rtulos de datos y el

contenido de estos rtulos para las series de datos. En este
caso, hemos dejado definida la opcin de Valor, lo que se refleja
en el nmero que se agrega en la parte superior de cada barra y
corresponde al valor que representa.

Paso 3: del Asistente para

Grficos

Tabla de datos: Nos permite especificar si se quiere mostrar

una tabla de los valores usados en el grfico y tambin permite
mostrar la tabla de datos junto al grfico.

Por lo general para hacer un grfico sencillo, no es necesario

intervenir en esta etapa del asistente, excepto para ingresar un
ttulo. Esta herramienta toma las decisiones correctas por
nosotros.

Paso 4: del Asistente para

Grficos

Luego, debemos hacer clic sobre el botn Finalizar y Excel crear

el grfico de acuerdo con nuestras especificaciones.
Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en
el grfico. Solo debemos hacer clic sobre el grfico y, luego,
hacer clic sobre el botn Asistente de Grficos para modificarlo.

Actividades de Aprendizaje:
Ejercicio 1

Copie la siguiente tabla en un libro de Excel:

Nombre
Completo

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Francisco
Garca

2500

5100

4870

4500

Teresa
Inostroza

8300

4000

3920

8760

Luisa
Snchez

6200

5600

2900

7980

Una vez copiada la tabla, represente los datos en un grfico de

lneas y en una hoja separada de la tabla, utilizando el Asistente
de Grficos.

Funciones de Texto.

Funciones de Texto.

Funciones de Texto.