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ADQUISICIONES Y

ABASTECIMIENTOS
CICLO 11 - 1

POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS
CONCEPTO: Son los lineamientos
preestablecidos por la Direccin, que
rigen la conducta y enfoques necesarios
para adquirir materiales para la
empresa. Es sugerido que se manejen
por escrito.

POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS
CLASIFICACION:

POLITICAS INTERNAS.

POLITICAS EXTERNAS.

El PROCESO DE COMPRAS
ELEMENTOS:

Comprador.

Vendedor.

Objetivo o fin.

Acuerdo.

El PROCESO DE COMPRAS
REQUISICION:

Es la solicitud de compra.

Da origen al proceso de compra.

Formas:

Formato estndar

Memorundum

El PROCESO DE COMPRAS
REQUISICION:

Elementos:

Principales:

Descripcin analtica de la compra.

Fecha de requisicin.

Confirmacin de la compra, con autorizacin.

El PROCESO DE COMPRAS
REQUISICION:

Elementos:

Accesorios:

Nmero de folio.
Volumen solicitado.
Fecha de requisicin.
Datos del proveedor.
Tipo de transporte.
Cotizacin.

El PROCESO DE COMPRAS
REQUISICION:

Fines:

Conocimiento de una necesidad.


Investigacin y seleccin del proveedor.
Abastecimiento de un producto.
Control.

Tipos:

Especfica
Continua.

El PROCESO DE COMPRAS
REQUISICION:

Fines:

Conocimiento de una necesidad.


Investigacin y seleccin del proveedor.
Abastecimiento de un producto.
Control.

Tipos:

Especfica
Continua.

El PROCESO DE COMPRAS
COTIZACIN:
Es el documento que muestra la descripcin
analtica, exacta, y especificaciones de las
caractersticas que tienen los productos
solicitados.

Contenido:

Nmero de artculos.
Lugar y tiempo de entrega.
Transporte.
Precio, cantidad y plazo de entrega.
Condiciones de pago.

El PROCESO DE COMPRAS
COTIZACIN:

Anlisis de la cotizacin:

Proveedores que ofrecen de manera iptima el


producto.

Ubicacin de los proveedores.

Comunicacin con proveedores.

El PROCESO DE COMPRAS
PEDIDO:
Es el documento legal que sierve para
solicitar al proveedor el envio formal
de los artculos especificados.

El PROCESO DE COMPRAS
PEDIDO:

Fines:

Comprobante de responsabilidad por parte del


proveedor, de abastecer a la empresa.
Informacin para el rea contable.
Preparativos de recepcin.
Informacin al departamento de Control de
Calidad.
Aviso para el departamento que gir la requisicin.

Seguimiento de la transaccin por parte del

Departamento de Compras.

El PROCESO DE COMPRAS
PEDIDO:

Aspectos legales:

Se debe realizar por escrito, y debe contar con


los requisitos completos para realizar la compra.

Administrativos:

Se debe girar con copias para: el proveedor, el


depto. de Compras, Contabilidad y Calidad.

Se debe justificar la seleccin del proveedor.

El PROCESO DE COMPRAS
CONVENIO:
Es el contrato legal, referente a la compraventa de un producto, as como las condicones
de adquisicin y pago.
Se debe establecer por escrito, en forma clara.

El PROCESO DE COMPRAS
CONVENIO:
Es vlido cuando:

Es aceptado y autorizado por un funcionarios


competente.

Estipula las responsabilidades tanto del


proveedor, como del comprador.

SE realiza conforme a la ley.

El PROCESO DE COMPRAS
SEGUIMIENTO
1. Control de las rdenes.
2. Confirmar la compra cuando la fecha de
cumplimiento se aproxime.
3. Si el proveedor no puede enviar la mercancia,
decidir si se le espera o si se elgie a otro
proveedor.
4. Almacn reportar a Compras cuando reciba la
mercancia, as como el departamento que gir
la requisicin.
5. Compras dar seguimiento al paroceso , de ser
necesario.

El PROCESO DE COMPRAS
TERMINACIN DE LA COMPRA
1. Se recibieron efectivamente los productos
solicitados.
2. Los productos adquiridos ya estn en uso.
3. Se cumpli con las obligaciones pactadas entre
el comprador y el vendedor.

UNIDAD DOS

EL SISTEMA DE
INFORMACION PARA
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS

RELACION DE LA FUNCION DE
COMPRAS CON LA ORGANIZACION
OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de
materiales, abastecimientos y servicios
requeridos para la operacin de la organizacin.
2. Conservar las inversiones y prdidas mnimas en
el inventario.
3. Mantenimiento de estndares y controlres de
calidad adecuados.

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS


CON LA ORGANIZACION
4.
5.
6.
7.
8.

9.

Encontrar o desarrollar vendedores competentes.


Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos
comprados.
Compra de artculos y servicios requeridos al precio
final ms barato posible.
Mejorar la posicin competitiva de la organizacin.
Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
productivas con otros departamentos dentro de la
organizacin.
Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel
posible de costos de administracin.

RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
%

FUNCION

98

Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento

89

Anlisis de valores

87

Decisin de comprar

86

Seleccin de medio de transporte

81

Control de inventarios

ESPECIALIZACIN EN LA
FUNCION DE COMPRAS
1. Compra y negociacin.
2. Seguimiento y expedicin.
3. Administracin.
4. Investigacin de compras.

RELACIONES CON OTROS


DEPARTEMENTOS
Finanzas.
Operaciones.
Administracin de manteriales.
Ingeniera.
Administracin general.
Direccin ejecutiva.