Proceso administrativo

Prever

 Preever

para fayol,significa calcular el

porvenir y prepararlo, escrutar en el futuro y
obrar, prever ya es obrar.
Es una de las funciones ms importantes
para el administrador ya que si las
previsiones estn mal, todo lo dems, es
decir, lo que se har despus de estas,
estar mal.

 Su

principal manifestacin es el programa o

plan de accin, que es a su vez el resultado
que se pretende, y la lnea de conducta que
se ha de seguir, es decir las etapas que se
han de franquear y los medios que se han de
emplear.
Es una especie de cuadro del futuro en el
que los acontecimientos estn previstos con
cierta claridad.

Este programa de accin se encuentra

asegurado en primera instancia con la
definicin del objetivo.
Para el administrador, una buena previsin
s basa en la habilidad de crear y hacer
formar el plan de accin, el cual se basa en :

 Los

recursos de la empresa: los muebles,

inmuebles, herramientas, materias primas,
capital, personal, compradores, proveedores,
deudores, etc. Es lo que dispone la empresa,
con lo que cuenta para saber si podr
llevarse a cabo o no.

 La

naturaleza e importancia de las opciones :

la naturaleza me indica si es de carcter
principal o accesorio, y la importancia si es
necesaria o no. Para que voy a usar los
recursos y cmo. Debo cuestionarme de
donde es lo que preveo? Es de importancia?
Como afecta a la empresa?

 Posibilidades

futuras : las posibilidades que

tengo de concretar esos planes. Muchas
veces esta parte de la previsin fracasa, es
lo que hace que algunas empresas
emprendan planes que nunca pueden
concretar, y terminen en nada; o "soar"
con hacer algo inalcanzable para la empresa,
ya sea por insuficiencia de recursos un otra
problemtica.

PLANEACIN
QU ES LA PLANEACIN?

Antes de iniciar

cualquier accin administrativa, es imprescindible

determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, as
como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que
ste funcione eficazmente. Esto slo se puede lograr a travs de la
planeacin. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos,
desperdicio de esfuerzos y de recursos.

Por estas razones es que la planeacin precede a

las dems etapas del proceso administrativo, ya que
planear implica hacer la eleccin de las decisiones
ms adecuadas acerca de lo que se habr de
realizar en el futuro. La planeacin establece las
bases para determinar el elemento riesgo y
minimizarlo. La eficiencia en la ejecucin depende,
sobre todo de una adecuada planeacin, y los
buenos resultados no se logran por s mismos;
siempre es necesario planearlos con anterioridad.

PLANEACIN
QU ES LA PLANEACIN?

Por su parte Ernest Dale dice que la planeacin es la

determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el
futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a
travs de tcnicas y procedimientos definidos.
Podra concluir como planeacin el incluir y seleccionar las
misiones, objetivos y las acciones para alcanzarlos,
requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre
diversos cursos de accin futuros. As la planeacin nos
provee un enfoque racional para lograr objetivos
preseleccionados, nos permite superar ese obstculo que
nos separa del sitio a dnde queremos ir. Hace posible que
ocurran casos que de lo contrario no hubieran sucedido.

PLANEACIN
Principios de la planeacin

Principio definicin del objetivo. El plan debe ser definido de forma clara y concisa para que la
implementacin sea adecuada. La implementacin debe ser realizada en funcin del objetivo que se
desea alcanzar.
Principio de flexibilidad. El plan debe ser flexible y elstico con el fin de adaptarlo a situaciones
imprevistas.
Principio de consistencia. Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes
para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones
y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Principio de rentabilidad. Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exigen.
Principio de la participacin. Todo plan deber conseguir la participacin de las personas. Su
elaboracin deber ser en grupo para lograr resultados eficientes, puesto que varios colaboran en
formarlo con puntos de vistas distintos y complementarios. Adems la participacin constituye una de
las mayores motivaciones que se conocen.

PLANEACIN

Niveles de la planeacin dentro de una

organizacin Estratgica. Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la direccin a largo
plazo de una entidad estableciendo objetivos especficos en

Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o

el ms alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de tcticas y
procedimientos empleados para el logro de un objetivo especfico o
determinado, se planifica a largo plazo ms de 5 aos.
Tctica. La parte tctica es un proceso continuo y permanente, orientado al
futuro cercano, racionalizando la toma de decisiones, determinando las
acciones. Y es sistmico, ya que es una totalidad formada por el sistema y
subsistemas, visto desde un punto de vista sistmico. Es iterativo, ya que se
proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones. Es una
tcnica cclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta.
Es dinmica e interactiva con los dems, y es una tcnica que coordina varias
actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados.
La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser
asimilada por la parte intermedia o tctica. Se debe convertir e interpretar en las
decisiones estratgicas, del nivel ms alto, en planes concretos en el nivel
medio. Se convierte en planes que se pueden emprender y, a su vez, subdividir y
detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo.

PLANEACIN
Niveles de la planeacin dentro de una
organizacin
Operativa. Se da en los empleados, en el nivel ms bajo de la organizacin. Realiza un
micro planeamiento de las organizaciones de carcter inmediato, que detalla cmo debern
alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos de la base de la planeacin se dan en el
nivel operativo, lo que en gran medida influye y determina, en conjunto con la parte tctica, la
obtencin de resultados.
La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y
sometidos a un proceso reduccionista tpico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con
base en los procesos programables y las tcnicas computacionales. Se trata de convertir una
idea en realidad, o ejecutar el propsito de una accin a travs de varias vas, se trabaja a
corto plazo generalmente a menos de 1 ao.

 Normativo. Se refiere a la conformacin de normas, polticas y reglas establecidas

para el funcionamiento de una organizacin. Se apoya en la conformacin de
estndares, metodologas y mtodos para el correcto funcionamiento de las
actividades planeadas.
La parte normativa se refiere al establecimiento de reglas y/o leyes y/o polticas
dentro de cualquier grupo u organizacin, sobre todo para mantener el control,
seguimiento y desarrollo de la planeacin, as como el desarrollo de las normas y
polticas establecidas. La planeacin est estrechamente vinculada con el diseo de
la estructura organizativa. Se aplica en reas muy especficas, que generalmente son
las que vigilan y definen aspectos que en otros niveles no es posible delimitar.

PLANEACIN
Etapas de la planeacin
Dado que a veces puede tratarse de un proceso de toma de decisiones, se pueden
distinguir varias etapas:

Identificacin del problema.

Desarrollo de alternativas.
Eleccin de la alternativa ms conveniente.
Ejecucin del plan.

En los casos de la planeacin reactiva y operativa no se hace un enftico uso en la

toma de decisiones, ya que es lineal y slo administra los procesos en curso de
alguna organizacin o sistema. El caso de la planeacin tctica, estratgica y
normativa, puede requerir los conceptos de toma de decisiones por lo complejo y
amplio.

Con relacin a la toma de decisiones, por ejemplo, cuando por la maana

planeamos nuestro da y elegimos qu medio de transporte utilizaremos
para ir al trabajo, estamos anticipando la decisin que de no haberlo
planeado igual hubiramos tenido que tomar. Estas acciones no se limitan
a la organizacin temporal de conductas motoras sino tambin a la
planificacin de pensamientos para realizar lo conducente. No es
necesario ejecutar ninguna conducta motora y podemos evocar la
informacin almacenada tanto en la memoria semntica como en la
memoria episdica o la memoria perceptiva.

LA
ORGANIZACION

Definicin:
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben
existir entre funciones, niveles y actividades de los
elementos de los humanos y materiales de un organismo
social, con el fin de lograr mxima eficiencia en la
realizacin de planes y objetivos sealados con
anterioridad.

Diseo Organizacional
Se refiere a la forma como se asignan, se agrupan y se
relacionan las personas, los recursos y la tecnologa
para formar sistemas y subsistemas con el objeto de
poder implementar la estrategia seleccionada y as
poder obtener los objetivos y la misin de la
organizacin.

Tiene ciertas caractersticas como son:

1) La identificacin y clasificacin de las actividades
requeridas.
2) El agrupamiento de las actividades necesarias para
lograr los objetivos.
3) La asignacin de cada agrupamiento a un administrador
con la autoridad necesaria para supervisarlo.
4) Las medidas para coordinar horizontalmente y
verticalmente en la estructura organizacional.

Tiene las siguientes etapas:

a)Divisin de trabajo:

Separacin y delimitacin de las actividades, con el

fin de realizar una funcin con la mayor precisin,
eficiencia y el mnimo esfuerzo.

Principios de la Organizacin:
1.- Principio de Objetivo:
Todas las actividades establecidas en la
organizacin
deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la
empresa.

2.- Principio de la especializacin:

El trabajo de una persona debe limitarse hasta
donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad.

3.- Principio de Jerarqua:

Se deben de establecer centros de autoridad de los
cuales emane la comunicacin necesaria, para lograr los
planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan
en una lnea clara e ininterrumpida, desde el mas alto
ejecutivo, al nivel mas bajo.
4.- Paridad de Autoridad y Responsabilidad:
A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder
el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.

5.- Unidad de Mando:

Establece que al determinar un centro de autoridad y
decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe y
que los subordinados no debern reportar a mas de un
superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes
de mas de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6.- Difusin:
Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y
ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de
la empresa que tengan relacin con ellas.

7.- Amplitud o Tramo de Control:

Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que
deben reportar a un ejecutivo.
8.- La Coordinacin:
Las unidades de una organizacin siempre debern de
mantenerse en equilibrio.
9.- Continuidad:
Una vez que se ha establecido, la estructura
organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse
a las condiciones del medio ambiente.

Tamao de la Organizacin
El tamao de una organizacin afecta significativamente su
estructura. Las grandes organizaciones (aquellas que tienen
2,000 personas o ms) tienden a poseer ms
especializacin, ms departamentalizacin, ms niveles
verticales y ms reglas y reglamentos que las
organizaciones pequeas.

En una organizacin entran:

a) Personas.
b) Recursos (dinero, materiales,
mquinas y equipos, etc.).
c) Tecnologa.
d) Informacin.

Elementos de una Organizacin

1.- Personas;
Que toman decisiones y las ejecutan. Las
personas son la parte ms importante de la
organizacin.
2.- Recursos:
Son los elementos materiales necesarios para el
funcionamiento de la organizacin. Por ejemplo,
recursos fsicos, financieros, etc.

3.- Conocimiento tecnolgico:

Es el conocimiento necesario para producir
bienes y servicios.
4.- Conocimiento administrativo:
Es el requerido para poner en
funcionamiento una organizacin, de
manera eficaz.

UN ORGANIGRAMA
Es la representacin grfica de la
estructura de una empresa u organizacin.
Representa las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen, hacen un
esquema sobre las relaciones jerrquicas y
competenciales de vigor en la
organizacin.

Integracin

De lo constructivo a lo operativo
Al enunciar los elementos de la
administracin sabemos que los 3
primeros se dirigen a la construccin
o estructuracin del organismo social:
previsin, planeacin y organizacin

Iniciaremos aqu
el estudio de los
que tienen por
fin manejar,
hacer, actuar y
operar o
funcionar ese
organismo
social ya
construido
tericamente a
saber: La
direccin y
control.

En los tres elementos de la mecnica

administrativa predomina lo que
debe
ser; prevemos, planeamos y
organizamos cmo deben de ser las
cosas. En la dinmica, debemos
considerar las cosas como son en
realidad: integramos dirigimos y
controlamos lo que realmente existe
ya.

Concepto
integracin
*La planeacin nos ha dicho que debe
hacerse, y cundo
*La organizacin nos ha sealado
quienes, dnde y cmo deben
realizarlo.
Falta todava obtener los elementos
materiales y humanos que llenan
cuatros tericos formados por la
planeacin y la organizacin; esto
hace la Integracin.
Integrar es obtener y articular
los elementos materiales y
humanos que la organizacin y la
planeacin seala como
necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo
social.

Su importancia
Es el primer paso prctico de la etapa
dinmica y, por lo mismo, de ella
depende en gran parte de lo que la
teora formulada en la etapa
constructiva o esttica, tenga la
eficiencia prevista y planeada.
Es el punto de contacto entre lo
esttico y lo dinmico; lo terico y lo
practico.
Aunque se da en mayor amplitud al
iniciarse un organismo social, es
una funcin permanente, porque en
forma constante hay que estar
integrante el organismo, tanto para
proveer a su crecimiento normal,
como
para sustituir a los hombres
que han salido por muerte, renuncia,
etc.; a las mquinas que se han
deteriorado, los sistemas que resultan
obsoletos.

De la adecuacin de hombres y
funciones
Los hombres que han de desempear
cualquier funcin dentro de un
organismo social, deben buscarse
siempre bajo el criterio de que renan
los mnimos requisitos para
desempearlo adecuadamente. Debe
procurarse adaptar a los hombres a
las funciones y no las funciones a los
hombres. Es claro que quien carezca
de los requisitos mnimos fsicos,
intelectuales, morales o sociales para
desempear un puesto o funcin, por
sencillos que parezcan, lo realizara
mal.

Puede ocurrir, adems,

que en los altos niveles
administrativos y
directivos, si exista cierta
adaptacin de la funcin
al hombre, ya que por
ejemplo, un gerente,
tiene ante s una casi
infinita gama de
posibilidades, y
depender de su
capacidad personal,
iniciativa, etc.; el hacer
su puesto ms
importante ya que, en
cierto modo, la empresa
ser toda ella como sea
su jefe supremo.

Pero en trminos generales, y sobre

todo tratndose de los niveles medios
e inferiores, es lgico que lo racional
es adaptar al hombre a la funcin, y
no viceversa, como lo racional es
adaptar una llave a una cerradura, y
no lo contrario, ya que el puesto
representa las condiciones
tericamente establecidas y
deseables, en tanto que el hombre
real, como elemento activo, puede
ser adaptado a eso que debe ser.
Por eso Drucker ha dicho que la
adaptacin del hombre al puesto es
el problema bsico de la industria
moderna. Debe cuidarse de que no
se busquen hombres con cualidades
excesivamente superiores a las que
un puesto demanda, pues tambin en
este supuesto se violara el principio,
ya que quien lo ocupara, carecera de
inters para desempear dicho

De la provisin de elementos
administrativos.
Debe proveerse a cada miembro de
un organismo social, de los
elementos administrativos necesarios
para hacer frente en forma eficiente a
las obligaciones de su puesto.

Este principio, que podra parecer

obvio tratndose de la provisin de
elementos materiales como
instrumentos, materias primas, etc.;
no lo es tanto por desgracia, cuando
se trata de los elementos que la
administracin exige para la eficiente
realizacin de un trabajo.

De la importancia de la
introduccin adecuada
El momento en que los elementos
humanos se integran a una empresa
tiene especial importancia, y por lo
mismo, debe ser vigilado con especial
cuidado. Si alguien ha sealado que
una fabrica puede considerarse
como una maquina gigantesca,
cuya eficiencia depender de la
articulacin de las diversas partes,
con mayor razn podr decirse que
una empresa debe considerarse como
una articulacin social de los hombres
que la forman: desde el gerente hasta
el mozo.

Es evidente que en el momento

que esas partes se van
articular, a introducir a esa
empresa, reviste importancia
bsica. Si tratndose de una
maquina, jams al recibirla se
pone a trabajar sin ms, si no
que se le ajusta a su sitio, se la
aceita, prueba, conecta, etc. Y,
hasta que se est seguro de
que funciona, perfectamente
acoplada a todas las
circunstancias que la rodean, se
la pone a trabajar en firme, con
mayor razn debe hacerse
tratndose de un hombre, que
no es maquina si no persona.

Pero, desgraciadamente, es
muy frecuente que al contratar
un trabajador se le mande con
solo una cdula a su puesto de
trabajo donde su jefe se
limitara a sealarle sus sitio de
labores, darle una explicaron
de unos cuantos segundos
sobre un puesto y deja a l,
por si mismo trate de
adaptarse y solo sea ayudado
por sus fracasos, las
correcciones que reciba, etc.
La introduccin como veremos
adelante, es quiz una de las
tcnicas ms sencillas, y de las
que ms grandes rendimientos
pueden dar.

Principios de la integracin de cosas

Ya hemos sealado anteriormente, que la integracin de las
cosas se estudia en todo su detalle dentro de las materias de
produccin, ventas, finanzas, etc. Con todo, sealaremos aqu las
nociones fundamentales al respecto.
Si la integracin, como todas las dems partes de la
administracin, requiere fundarse en principios generales que
sirvan es base a las polticas en ese campo, y, al mismo tiempo,
usar de reglas para poner en accin eficazmente las tcnicas
respectivas.
Del carcter administrativo
Del abastecimiento oportuno
de esta integracin
Representando todos los
Podr parecer, ante todo, que
elementos materiales una
estudiar sistema de
inversin. Debe disponerse en
reproduccin, ventas, finanzas,
cada momento de los
etc. Es problemas tcnicos, ms precisamente necesarios dentro
no administrativo. As, para la
de los mrgenes fijados por la
produccin, parece ms
planeacin y organizacin, en
adecuado un ingeniero, que una forma tal que, ni falten en
administrador, para las finanzas, determinado momento, estando
un contador especializado a
eficiencia, ni sobren
estos financieros, etc.
necesariamente, recargados
costos y disminuyendo
correlativamente las utilidades

De la instalacin y
mantenimiento
Supuesto que la instalacin y
mantenimiento de los elementos
materiales representa costos
necesarios, pero tambin supone
momentos directamente
improductivos, debe planearse
con mximo cuidado la forma
sistemtica de conducir estas
actividades, en forma tal que esa
improductividad se reduzca al
minino
De la delegacin y control
Si toda administracin supone
delegacin, en materia de
integracin de cosas ---aspecto
eminentemente tcnico--- con
mayor razn debe delegar la
gerencia general dentro de un
sistema estable la
responsabilidad o los detalles
esta establecidos al mismo

Por tratarse de un campo

eminentemente factual, creemos
que resulta ms claro que objetivo
presentar conjuntamente las reglas
que presiden el proceso de
integracin y las tcnicas que ayudan
a lograrlo.
Se ha dicho que la integracin nace
de personas totalmente extraas a la
empresa miembros debidamente
A) Reclutamiento: Tiene por objeto
articulados en su jerarqua
hacer, de personas totalmente
.
extraas a la empresa, candidatos a
ocupar un puesto en ella, tanto
hacindolos conocidos a la misma
como despertando en ellos el interese
necesario.
B) Seleccin: Tiene por objeto
escoger entre los distintos
candidatos, aquellos que para cada
puesto concreto sean los ms aptos,
de acuerdo con el principio anunciado
antes.

REGLAS Y TCNICAS DE LA
INTEGRACION DE
PERSONAS
Advertencia previa

REGLAS Y TCNICAS DE LA
INTEGRACION DE PERSONAS

C) Introduccin: Tiene por fin

articular y armonizar el nuevo
elemento al grupo social del
que formara parte, en la forma
ms rpida y adecuada.
D) Desarrollo: Busca desenvolver
las cualidades innatas que cada
persona tiene, para obtener su
mxima realizacin posible.

Direccin

Importancia.
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos
durante la planeacin y la organizacin.
A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables
en los miembros de la estructura organizacional.
La direccin eficiente es determinante en la moral de los empleados
y, consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacin

de mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de contr
A travs de ella se establece la comunicacin necesaria
para que la organizacin funcione.

Toma de decisiones
Definir el problema.

Analizar el problema.

Evaluar las alternativas.

Elegir entre alternativas.

Aplicar la decisin.

Motivacin de grupo.
l

Espritu de equipo.

Identificacin con los objetivos de la empresa.

Practicar la administracin por participacin.

Establecimiento de relaciones humanas adecuadas.

Eliminacin de prcticas no motivadoras.

Comunicacin

La comunicacin es un aspecto clave en el proceso de direccin.

La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs de
cual se transmite y recibe informacin en un grupo social.
El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas
de comunicacin eficaces; cualquier informacin desvirtuada
origina confusiones y errores, que
disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento
del logro de los objetivos.

Diferencia entre lder y jefe

l
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JEFE
Existe por la autoridad.
Considera la autoridad un privilegio de mando.
Inspira miedo.
Sabe cmo se hacen las cosas.
Le dice a uno: Vaya!.
Maneja a las personas como fichas.
Llega a tiempo.
Asigna las tareas.

l
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LDER
Existe por la buena voluntad.
Considera la autoridad un privilegio de servicio.
Inspira confianza.
Ensea como hacer las cosas.
Le dice a uno: Vayamos!.
No trata a las personas como cosas.
Llega antes.
Da el ejemplo.

Control

Esencialmente, controlar implica la medicin y la correccin

de las actividades de los subordinados para asegurarse de que
se estn llevando a cabo los planes para alcanzar los objetivos
fijados por la alta gerencia.

Importancia del control

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Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio:
Producir ciclos ms rpidos:
Agregar valor
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

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l

ETAPAS:
Establecimiento de Estndares
Correccin
Retroalimentacin
Control

Caractersticas del control

l
l
l
l
l
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l
l
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Peridico
Selectivo
Creativo
Efectivo y Eficiente
Adecuado
Adaptado
Motivador
Servir de Puente
Flexible

Tcnicas para el control

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Presupuestos
Datos estadsticos
Auditoras
Anlisis de redes y hechos