Prevencin de

prdidas
Merma, Robo hormiga

Qu significa
Prevencin de
Prdidas?
Es el proceso de identificacin de vulnerabilidades de una empresa, considerando stas, desde la
integridad de sus empleados y/o clientes, sus procesos de negocios, hasta las condiciones fsicas
y entorno de sus instalaciones, para determinar los riesgos que pueden impactarlas y,
entonces determinar el impacto de cada riesgo as como la evaluacin de la prdida.
No se debe confundir con control de mermas, los dos conceptos deben verse como un binomio
necesario para soportar el alcance de los objetivos del negocio.
Ejemplificando este binomio, tenemos que control de merma, atiende temas como el robo interno
o externo como uno de los elementos base de sta, pero cuando se considera que un asalto
violento, reporta no solo una prdida de activos, sino que resalta hasta el tener una prdida de
vida o la perdida de ventas por el cierre de la operacin, en tanto se lleva a cabo la intervencin
de la autoridad, es que vemos la necesidad de contar con los dos conceptos bien claros, definidos
e
implantados.
Se considera que esta forma de entender la prevencin de prdidas, est evolucionando, de
manera que dejemos de ver este tema como algo superficial, y lo entendamos en toda la gama de
oportunidades que esta presenta para ir blindando nuestros procesos y operaciones.

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La prevencin de prdidas, est ntimamente

ligada a la administracin de crisis y la
planeacin para continuidad de negocios.
Cuando escuchamos el trmino de prevencin
de prdidas, pensamos que contempla
nicamente el delito de robo de mercancas,
qu otro tipo de situaciones se incluyen?
Lo impresionante del concepto, es que este es
tan amplio en su alcance como consideremos
la complejidad de los procesos de una
operacin y la forma en que la empresa
determina
que
es
una
prdida.

Este concepto se sustenta en una conciencia y

visin de empresa, que busca hacerse ms
eficiente, mediante la identificacin de sus
vulnerabilidades
y
tomando
los
riesgos
considerando
el
prevenir
prdidas.

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Cules son los requisitos para llevar a cabo una estrategia

de prevencin de prdidas?
El principal requisito, es la conciencia de la alta
administracin, sobre la necesidad de anticipar, prevenir
y/o mitigar lo que su empresa considera como una
prdida. Cada negocio debe identificar lo que puede
impactar a su personal, sus operaciones y sus activos.
El segundo, es que una vez que la direccin decide que
este proceso debe ser parte de su plan de negocios,
debe plantear junto con los principales directivos o
colaboradores, la agenda de riesgos de su empresa.
Pueden considerarse desde situaciones delictivas como
el fraude, el abuso de confianza, el robo de informacin,
el secuestro, la extorsin, o bien condiciones de riesgo
como un incendio, inundacin, terremoto o huracn.
Asimismo situaciones donde la prdida de un ejecutivo
sea crtica para la organizacin o una sancin por
incumplimiento de una normativa implique cierre, multas
sanciones
o
un
acto
de
corrupcin.
No importa el tamao del negocio, todos podemos sufrir
prdidas. El qu tanto podemos sobrellevarlas, depende
de cmo las hayamos prevenido para poder mitigarlas.

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Cmo se instrumenta un programa efectivo de prevencin

de prdidas?
La agenda de riesgos, implica el identificar todos aquellos riesgos que pueden impactar tanto en la
estrategia como en la operacin y dimensionar la probable prdida que se tendra. Ya habiendo
hecho esto, es posible determinar el plan de accin para prevenir o mitigar el impacto.
La implantacin de un programa debe basarse en un modelo que considera los siguientes
elementos:

Personal
Polticas y Procedimientos
Infraestructura
Tecnologa

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Polticas y procedimientos: exige que exista

una serie de reglas escritas y conocidas por el
personal, para asegurar el cumplimiento de
las acciones tendientes a prevenir prdidas,
de nada sirve tenerlas si la cultura de la
empresa, contempla el desobedecerlas o el
que no haya consecuencias por su
incumplimiento.

Personal: implica la responsabilidad y

acciones del personal de la empresa, en todos
los niveles de la organizacin, para que
dependiendo de la naturaleza del negocio y el
nivel del personal, implante las acciones
necesarias y suficientes para prevenir
prdidas. No es necesario contar con
especialistas, cuando es el mismo personal
quien muchas veces constituye la causa misma
de
la
vulnerabilidad.

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Tecnologa: el uso adecuado de diversas herramientas acorde a cada negocio, debe

considerarse para complementar los puntos anteriores. No son un fin sino un medio para
lograr esto. El ejemplo es el uso de cmaras de circuito cerrado de televisin (CCTV), que
puede funcionar tanto como un factor disuasivo, hasta como memoria de eventos. No
obstante, si no se tiene claridad respecto de la utilidad misma del equipo y, quien lo va a
utilizar, esta inversin se vuelve una prdida en s.

Infraestructura: requiere el contar con instalaciones que cumplen las normas y condiciones
de seguridad, y que estas se mantienen en este estado de cumplimiento. A la vez, enva una
seal de que hay orden y autoridad en la empresa, asimismo, facilita el cumplimiento de los
planes de prevencin, evitando que una infraestructura dbil o inadecuada sea la
vulnerabilidad misma. Esto no implica instalaciones costosas pero si el que no sean riesgosas.

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Qu tipo de tecnologa considera un programa de estos?

La tecnologa viene avanzando da con da y
cada empresa, debe identificar de qu
manera, podr aportar o soportar elementos,
para asegurar sus procesos mediante su
implementacin. La tecnologa para la
prevencin de prdidas puede ir desde un
control de acceso para sus instalaciones,
hasta sistemas avanzados para identificar
mercanca en trnsito.

Primero debe definirse qu y para qu de la

tecnologa, para luego buscar a un especialista y
encontrar la mejor solucin. El peor error es buscar
a un especialista cuando an no tengo identificado
mi
riesgo.
El tipo de tecnologa adecuado a cada empresa,
depender del tipo de riesgos y la finalidad del
equipo para reforzar los criterios de prevencin de
prdidas, siendo relevante, que la mala seleccin
del equipo o el no utilizarlo para lo que se defini,
se vuelve una prdida en s.

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Qu aspectos de tipo legal se deben considerar?

El aspecto legal es importante, no solo por lo que implica el ejercer accin en contra de quin
cometi actos deshonestos siendo empleado, como por ejemplo quin cometi un fraude,
sino tambin, el cmo proceder con un delincuente que se detiene en flagrancia en nuestras
instalaciones.

Vuelvo a mencionar al CCTV, como un equipo que aporta cantidad de beneficios, si este se
usa adecuadamente, como es el caso cuando no solamente se utiliza para determinar fallas
en algn proceso, sino como una herramienta para medir eficiencias. Asimismo, funcionara
como un disuasivo, no solo para prevenir prdidas sino para otro tipo de acciones negativas.
Al final, redunda como una herramienta para memoria de eventos.

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La prevencin de prdidas debe considerar el manejo legal de lo anterior, as como otros

aspectos que conllevan a prdidas. Se reitera el comentario, donde se seala que ste, es un
proceso integral de toda la organizacin para identificar las vulnerabilidades y condiciones que
pueden representar prdidas, su evaluacin y su manejo.

Esto incluye el contemplar y comprender el impacto legal, que trae el incumplimiento de

normas de autoridad, mismas que implican sanciones, multas, paro de operaciones, que a su
vez representan prdidas para la empresa.

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Qu capacitacin al personal en general contempla un

programa de prevencin de prdidas?

La capacitacin va al parejo con las situaciones y condiciones que se determinaron que

pueden generar una prdida y, esto implica desde capacitar para hacer ms eficientes los
procesos naturales de operacin o administracin, hasta temas ms especializados como
planes para manejo inclusive de desastres naturales.

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Cules son los errores tpicos en los que se incurren al no

llevar a cabo un programa efectivo de control de prdidas?
El primer error, consiste en creer que tu
negocio no tiene riesgo alguno, que estos
solo impactan en los negocios grandes o que
tu operacin esta tan bien llevada, que no
puede haber condicin alguna de prdida.
El segundo error, es el considerar que
control de merma y prevencin de
prdidas son lo mismo, lo que te lleva a
pensar, que si controlas la merma, evitars
todo tipo de prdida.
El tercero, es pensar que un plan de
prevencin de prdidas implica un gasto
enorme, cuando en realidad, debe ser una
inversin planeada y perfectamente alineada
con la estrategia de negocios.

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LAS MERMAS Y SU CONTROL INTERNO

Tomaremos como base el estndar mundial emitido por

El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, que
recopil opiniones y conceptos de diferentes especialistas, y emiti los
componentes ms relevantes en el desarrollo del control interno dentro de las
organizaciones.

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Se deben lograr los siguientes objetivos, los cuales se cumplen con la

existencia de cinco elementos estructurales y relacionados entre s.
Objetivos del control interno sobre las mermas:
1.

Proteccin de los inventarios sujetos a la disminucin por las mermas.

2. Confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operativa relacionada con las

mermas.
3. Efectividad y eficacia en las operaciones relacionadas con la disminucin de las mermas.
4. Cumplimiento a las normas, polticas, procedimientos establecidos en las organizaciones para
disminuir el efecto negativo de las mermas.

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Para lograr los cuatro objetivos anteriores, las empresas debern

organizar su control interno bajo los siguientes componentes:
1. Ambiente de control. Hace referencia a la cultura corporativa de control que debe existir en
una organizacin para disminuir las acusas de las mermas relacionadas con:

Integridad y valores ticos de sus empleados.

Competencia para la accin.
Filosofa Administrativa y estilo de direccin.
Estructura Organizacional.
Asignacin de Autoridad y Responsabilidad.
Poltica de Recursos Humanos.
Comits de Auditora u otros relacionados con las mermas.

2. Evaluacin de Riesgos.
Examen de factores internos y externos que impiden el logro de los
objetivos de disminucin de mermas.

Objetivos Institucionales.
Objetivos Especficos.
Identificacin de riesgos.
Probabilidad de ocurrencia.
Impacto.
Anlisis de Riesgos.
Mitigacin de causas de riesgo.
Riesgo residual.

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3. Actividades de control.
Hace referencia a los controles que
realmente existen para minimizar los
riesgos por mermas que enfrentan los
inventarios.
Controles sobre:

Los empleados.
Los contratistas.
Los vigilantes.
Las operaciones.
La informacin financiera.
La existencia de normas, polticas,
procedimientos, instructivos, leyes,
regulaciones, cdigos, que controlen
la merma.
Competencia del personal.
Segregacin de funciones.

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4. Informacin y Comunicacin.
El proceso de retroalimentacin que debe existir dentro
de la empresa, y entre esta y su medio ambiente en
relacin con las mermas.

Sistemas de informacin.
Informacin crtica.
Canales.
Comunicaciones internas.
Comunicaciones externas.
Apoyo a la ejecucin de los procesos.
Autorizacin.
Registro.
Custodia.
Conciliacin.
- Controles de acceso.
- Conciliacin.

Tipos de Control:

Preventivos/Detectados/Correctivos.
Manuales / Automatizados.
Gerenciales.

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5. Monitoreo.
Se refiere al seguimiento permanente que se
debe hacer, por parte de la administracin y
los rganos de control, auditora interna y
revisora fiscal, para evaluar la efectividad del
sistema de control interno.

Supervisin concurrente.
Evaluaciones independientes.
Alcance y frecuencia.
Quines evalan.
Proceso de evaluacin.
Metodologa / documentacin.
Plan de accin.
Reportes de deficiencias.

La integracin de los objetivos de control

interno con sus correspondientes elementos
facilitar el control sobre las mermas.

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Las grandes prdidas de los pequeos robos

El control del stock y sus movimientos es una de
las actividades ms tediosas y la ms cara en
trminos de personal y tiempo afectado dentro de
las empresas. Para ello, la tecnologa electrnica
ha hecho su aporte para dotar a las empresas de
innumerables recursos de administracin que
permiten conocer las tan temidas diferencias de
stock.
Los Terminales de Punto de Venta (TPV), tambin
conocidos como escaners, ayudan al cometido con
una confiabilidad casi absoluta y los informes
producidos por el sistema indican qu es lo que ha
sido abonado en caja, en nmero de artculos y
referencia de los mismos analizando, con respecto
a los bienes que se han recibido oportunamente,
cul es la prdida.

Este -en apariencia- inofensivo estilo delictivo,

se ha transformado en un tema ms que
preocupante para los empresarios quienes
comienzan a ver una importante merma en
sus utilidades
Como todos los aos, las empresas de
cualquier
tamao
organizan
en
un
determinado
perodo
de
tiempo,
el
correspondiente balance anual en el que se
constatan las entradas y salidas, compras y
ventas, prdidas y ganancias.

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En caso de no poseer TPV, igualmente con la ms simple caja registradora, pueden

establecerse por familias o secciones, las prdidas ocasionadas. Pese a que en este caso,
los errores de marcado, las promociones y rectificaciones de precios y otros factores
humanos de operacin, disminuyen en forma importante la fiabilidad y la exactitud de los
resultados obtenidos.
Pero mayor o menor sofisticacin mediante, es posible obtener informacin valorizada y
cuantificada que permita -despus de un minucioso examen - tener una definicin ms cabal
sobre qu artculos se perdieron en el inventario ya sea por un mal manipuleo (prdidas por
averas), o por faltantes de stock (prdidas por hurto).
Las prdidas econmicas que se desprenden de estas ltimas, son motivos de verdadera
preocupacin para los empresarios y que exige adems de mejoras en las actividades de
control, mecanismos preventivos y disuasorios de este tipo de delitos.

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LADRONES DE AFUERA
Definir el perfil y las caractersticas del agresor, as como los mtodos que utiliza. Sin caer
en actitudes prejuiciosas o discriminatorias es posible definir perfiles y actitudes
caractersticas que pueden divulgarse entre los empleados y el personal de vigilancia
para que puedan detectar a estos individuos y comunicar su presencia con rapidez, lo que
redundar en una tarea de prevencin invaluable, al poder realizar as un seguimiento y
control de ellos mientras permanezcan dentro de los locales.

Cuando las mercancas u objetos de valor deben ser expuestos al pblico, no pudindose
limitar el acceso al rea, (por ej. los supermercados), los robos de mercadera son
ocasionados en su mayora por personas ajenas a la empresa. En tal caso, pueden
adoptarse medidas de proteccin como las detalladas:

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Instalar equipos electrnicos anti-hurtos

(antenas).
Establecer una norma que impida al personal la
devolucin de efectivo a cambio de
mercadera, sin la debida intervencin de
personal jerrquico.
Establecer procedimientos y realizar una
difusin adecuada a los mismos, sobre cul
ser la forma de proceder en caso de
determinarse algn ilcito.
Tener personal de vigilancia debidamente
capacitado y calificado para desempear sus
funciones y verificar peridicamente sus
resultados.

Formar al personal en el mismo concepto,

solicitando y recompensando su colaboracin.
Definir cules son las reas de mayores
prdidas o riesgos y aplicar a stas la mayor
cantidad de recursos tcnicos y humanos.
Tratar que las reas de exposicin de
mercaderas no posean ngulos muertos o de
escasa visin.
Que la mercadera expuesta se encuentre en
forma ordenada.
En los puntos de salida del saln o reas de
exposicin de mercaderas u objetos de valor,
realizar un chequeo de los bultos grandes, para
establecer que no se ha ocultado nada en su
interior.

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Lograr la colaboracin del personal de la empresa, no involucrado en tareas de

seguridad y vigilancia, para que realicen una accin disuasoria sobre los delincuentes,
con la observacin del accionar de aquellos que renen las caractersticas y perfil de
los posibles agresores externos. Sin duda este punto tambin mejorar la atencin al
cliente.

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LADRONES DE ADENTRO
De acuerdo a estudios realizados mundialmente, est determinado que el que produce la mayor
parte de las prdidas por hurto es el propio personal de la empresa (50% de hurtos internos, contra
un 35% de hurtos realizados por clientes). Aunque no existe una solucin total para este problema,
una forma de prevenir y disminuir estas prdidas, es realizando un buen proceso de seleccin de
personal en el cual deben complementarse las reas de Recursos Humanos, de Seguridad y
Control de Prdidas de las empresas.
Estos procesos ayudarn a limitar el acceso de una buena parte de este tipo de agresores.
A continuacin se enumerarn algunos recursos o medidas de proteccin para mercancas, objetos
de valor u otros elementos que deban ser protegidos de agresores internos.

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LADRONES DE ADENTRO
1.

Limitar el nmero de entradas y salidas.

2.

El ideal es un mismo punto de entrada y salida de

peatones y vehculos, los cuales es recomendable
que se encuentren dotados de sistema de control
de accesos con barreras relacionadas al mismo.

3.

Que el puesto de control, cubierto por personal de

seguridad debidamente entrenado y calificado, se
encuentre ubicado entre los puntos de entrada y
salida, lo cual sin duda, mejorar la coordinacin
del control.

4.

Prohibir el ingreso de vehculos particulares al

rea. Eliminando de esta forma las situaciones que
facilitan que los empleados pasen mercaderas u
otros elementos de valor a travs de los controles
hacia el estacionamiento o vas de comunicacin.

5.

Instalar en los puntos de alto riesgo, cmaras de

CCTV con un sistema de observacin y grabacin
adecuado, conforme a las caractersticas del lugar.

6.

Mejorar la iluminacin del rea a proteger.

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7. Utilizar un software de control de acceso adecuado a las necesidades y que tengan la

posibilidad de archivar fotografas e identificaciones del personal que tenga acceso al lugar, as
como la posibilidad de escanear la documentacin personal presentada para el ingreso al rea.
8. Comunicar al personal la poltica de la empresa en cuanto a los empleados deshonestos.
9. Auditar los procedimientos de control de carga, despacho y recepcin de mercancas.
10. Evitar que hasta el momento de la carga, se encuentre accesible al personal, la documentacin
soporte de las mercancas.
11. Prohibir el acceso a todo el personal que sea ajeno a las reas de depsito, almacenes,
recepcin
y
despacho,
especialmente
a
los
transportistas.
12. Determinar una zona especial para la espera de los transportistas, que se encuentren
debidamente separada de las reas de carga, y que tenga las comodidades necesarias para el
esparcimiento
de
los
mismos.
13. Llevar registros en donde consten los resultados de los controles realizados, el cual debe ser
analizado en forma mensual.

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14. Organizar e instruir al personal respecto a una poltica adecuada sobre la reparacin de los
paquetes, envoltorios y estibas daadas, la cual debe incluir un informe que explique el
procedimiento adoptado.
15. Realizar informes pre laborales, para la contratacin de personal y (evaluaciones de control
de confianza, poligrafa y diversas pruebas ms)
16. Restringir el acceso de personal no autorizado a aquellas reas del establecimiento donde
se guarden objetos o mercancas de alto valor.
17. Establecer controles, tanto rutinarios como espordicos al egreso.
18. Establecer un procedimiento que permita diferenciar lo que es una prdida por hurto, de la
que se produce por rotura, deterioro o caducidad, ya que de otra forma la informacin no
sera exacta y hace que los esfuerzos realizados sean aplicados en forma y direccin
incorrecta.

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AGRADECEMOS TU ATENCIN

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El proceso de control de confianza forma parte del

sistema de profesionalizacin de una empresa, cuyo
propsito es fortalecer los mrgenes de seguridad,
confiabilidad, eficiencia y competencia del personal que
la conforma.

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POLIGRAFA:
TOXICOLGICO:

En base a reactivos se
identifican sustancias ilegales
en el organismo.

ESTUDIO
SOCIOECONMICO
Analiza documentacin,
investiga recomendaciones y
trayectoria laboral, fotografas
del domicilio, verificacin del
mismo.

Identifica
factores de riesgo como delitos
cometidos por el aspirante,
compromisos con grupos
delictivos; adiccin a drogas
ilegales, fraudes previos,
demandas laborales, venta de
informacin confidencial

PSICOLOGA:

Anlisis
de conductas sociopticas;
personalidad, control de
impulsos, expedir certificado
psicolgico para las
dependencias

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FUENTE
Nelson Daz Muoz
Prevencin de prdidas
Antonio Gaona Rosete
manualdeseguridad.com.mx

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