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Concepto de control
Tipos de control
a) De acuerdo a su objetivo, en esta categora tenemos:
Correctivos, son aquellos que cuentan en su estructura con
los elementos para medir las desviaciones e informar sobre
ellas. Implican la determinacin de los desvos y su informe a
quien debe actuar sobre stos. Los controles correctivos,
tambin, pueden ser retroalimentados (datos del pasado) o
prealimentados, por ejemplo: presupuestos, ratios.
No correctivos, son los que prescinden de la medicin e
informacin de los desvos que se pueden producir, como es
el caso de controles de separacin por funciones y oposicin
de intereses.
Tipos de control
b) De acuerdo a su marco temporal, en este caso tenemos:
Retroalimentados, pues operan sobre hechos sucedidos.
Comparan los resultados ocurridos con los esperados.
Prealimentados, pues operan sobre eventos futuros (en los
procesos industriales se denominan control anticipante) y
previenen la ocurrencia de resultados indeseados.
Tipos de control
1.
Establecimiento de estndares: es la accin de
determinar el/los parmetro/s sobre los cuales se ejercer el
control y, posteriormente, el estado o valor de esos
parmetros considerado deseable. Este es el primer
elemento a establecer para instrumentar un sistema de
control. En esta especificacin se debern incluir, entre
otros, la precisin con que se medir el parmetro a
verificar, el mtodo de medicin y el instrumento sensible
que se aplicar, la periodicidad en la aplicacin y hasta los
responsables de esta tarea.
Auditora y control
En este marco, la auditora es una funcin de control, con las
siguientes caractersticas:
Es del tipo retroalimentado, porque se refiere a hechos
sucedidos.
Es correctiva, ya que est orientada a la medicin e
informacin de los desvos.
Es de secuencia abierta, ya que el grupo de control es
independiente (no debe pertenecer al sistema operante,
aunque puede ser parte de la empresa).
Es selectiva.
3) Relevamiento e investigacin:
Esta etapa es la que demanda mayor esfuerzo, tiempo y
recursos de un programa de auditora; en ella el auditor debe
involucrarse en forma personal procurando obtener la
mayor cantidad posible de informacin de "primera
mano". Comprende las siguientes actividades:
-Elaboracin del Plan de Auditora y de los Programas de
Trabajo: Una vez hecho el estudio inicial y asignados los
recursos necesarios para la auditora, el responsable de la
misma y sus colaboradores establecen el Plan de Auditora,
donde el encargado de cada grupo de trabajo programa las
actividades que le corresponden y las eleva al responsable
general del proyecto para ser compatibilizadas.
3) Relevamiento e investigacin:
Caractersticas del Plan de Auditora:
Establece los recursos globales que van a ser
necesarios para el trabajo.
Establece las prioridades de evaluacin sobre el material
auditable (de acuerdo con las indicaciones del cliente).
Establece la disponibilidad requerida del personal y de
los dems recursos a controlar.
Describe las tareas a realizar y las responsabilidades de cada
integrante del equipo de trabajo.
Establece las ayudas que el auditor debe recibir por parte del
auditado. No se consideran calendarios porque en esta
instancia se manejan recursos genricos y no especficos.
3) Relevamiento e investigacin:
Una vez elaborado el Plan de Auditora, se procede a la
programacin detallada de sus actividades. En esta instancia
se elaboran los Programas de Trabajo que son las
cuantificaciones del Plan de Auditora. En ellos se asignan
los recursos humanos y materiales concretos para cada
segmento del plan general. En los Programas de Trabajo se
establece el calendario real de actividades a realizar; estos
documentos sirven para controlar el grado de avance del
proyecto de auditora.
3) Relevamiento e investigacin:
-Ejecucin de las actividades de relevamiento: En este punto
el auditor debe documentarse sobre cmo trabaja el rea o
sistema que se est auditando. En cuando se realizan las
actividades concretas -in situ- del trabajo de auditora:
observacin del ambiente de trabajo, entrevistas, encuestas,
anlisis de documentacin, etc.
4) Anlisis:
Realizadas las tareas de relevamiento e investigacin, las
actividades de esta etapa consisten en procesar la
informacin recabada, evaluar la calidad de los controles y
sacar las conclusiones pertinentes; es decir clasificar,
elaborar, ordenar los papeles de trabajo obtenidos en la
etapa anterior. El objetivo es obtener la informacin
documentada necesaria para avalar el resultado del trabajo,
es decir respaldar el Informe de Auditora.