ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Mdulo: Administrativo

Misso
Contribuir com a sociedade formando
profissionais capacitados para ingressar em seu 1
emprego e at mesmo no seu prprio negcio,
tornando-os aptos para exercer funes
administrativas, financeiras, trabalhistas, fiscais e
contbeis e, assim, conquistar o sucesso
profissional e a realizao pessoal.

-Administrao de Empresas
-Empresa
-Funes Bsicas da Empresa
-Empresas Pblicas, Privadas e Mista
-O Empreendedor
-Trabalho de Desenvolvimento Prtico
-Exerccios

Administrao nas Empresas

Para voc entender melhor, vamos relacionar um
guarda-roupa com uma empresa. Veja como ser
fcil entender.
Eu j vi grandes negcios se transformarem em simples
fantasmas de uma marca apenas porque algum julgou que eles
poderiam continuar a ser administrados como sempre haviam
sido e, embora a administrao pudesse ter sido excelente em
sua poca, essa excelncia consistia em sua compreenso do
momento atual e no da servil continuidade do seu passado.
(Henry Ford, 1922, Industrial Automobilstico).

Para voc, o
que uma
empresa?

A empresa rene 3 (trs) fatores de produo, sendo

eles:
Terra

Capital

Recursos
Naturais

Dinheiro

Trabalho
Material
Humano

Qual a
diferena entre
Eficcia e
Eficincia?

Funes Bsicas da Empresa

COMERCIAL

CONTABILIDADE

TCNICA
FUNES
BSICAS DA
EMPRESA
FINANCEIRA

ADMINISTRAO

SEGURANA

O que empresa
Pblica, Privada e
Mista?

Qualquer empresa, pequena, mdia ou grande,

possui:
-Falha na Comunicao;
-Falta de Coordenao;
-Falta de Redistribuio de reas;
-Excesso de Burocracia;
-Ausncia de Iniciativa e Criatividade;
-Falta de Liderana.

O Empreendedor
-Confiana: Mesmo diante de situaes adversas, como conflitos ou novos desafios,
mantm o equilbrio e a confiana;
-Persistncia: Acredita no seu trabalho e corre em busca do sucesso, nem que para
isso tenha que mudar de estratgia;
-Dinamismo: Est sempre buscando novas oportunidades e apresentando solues
inovadoras;
-Flexibilidade: Rev os planos de acordo com as circunstncias e est sempre atento
as mudanas internas e externas;
-Criatividade: Busca superar as expectativas, agradando aos outros e a si mesmo.
Utiliza para isso solues aplicveis e criativas;
-Capacidade para assumir riscos: Encara os desafios e riscos com
responsabilidade;
-Liderana: Sabe como influenciar pessoas, de modo que possam atingir os objetivos
propostos;
- Motivao: Est disposto a aprender e faz com que os outros tambm estejam.

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

-Tcnicas Administrativas e
Organizacionais
- Manual de Rotinas;
- Regulamento Interno;
- Organograma;
- Planejamento;
- Controle de Qualidade;
- Tcnicas de Arquivamento;

-Trabalho de Desenvolvimento Prtico

-Exerccios

Tcnicas Administrativas e Organizacionais

Veremos algumas tcnicas capazes de organizar e manter a boa ordem na
empresa:
-Manuais de Rotinas
So para determinar normas e procedimentos para a execuo de um
trabalho. Exemplo do cotidiano.

-Regulamento Interno
a tcnica que permite definir diretrizes, com ele possvel conhecer a
poltica da empresa e seu objetivo. Exemplo do cotidiano.

-Organograma
a tcnica que permite conhecer a estrutura funcional de empresa, representando
a relao de mando e subordinao, por meio de grficos.
Diretor

Auditor / Consultor

Gerente Geral

Gerente Administrativo

Gerente Comercial

Gerente Operacional

Assistente Administrativo

Assistente Comercial

Auxiliar de Compras e Estoque

Planejamento
Planejamento a definio de
um futuro almejado e dos meios e
alternativas
mais
eficazes
de
alcan-lo (ACKOFF, 1979, p. 126).
Por esta definio defendida por
Russel Ackoff, entende-se que
planejamento

o
caminho
percorrido em busca do futuro
desejado.

Controle de Qualidade Total

Aes como estas permitem que as empresas:

- Tornem-se competitivas;
- Fidelizem a relao Cliente X Empresa;
- Mantenham a credibilidade no mercado.

Voc Sabia?
Surgiu em 1987, com o apoio de 91 pases, a
ISO (Internacional Organization for
Standardization). Podemos dizer que das
vrias sries da ISO, a mais completa com 20
itens, abrangendo desde o projeto do produto
at o servio de assistncia tcnica e psvenda, a ISO 9001.
9001

Tcnicas de Arquivamento
O que um arquivo?
So todos os documentos recebidos e/ou produzidos por uma organizao e
devem ser preservados a fim de consulta.

Os arquivos so classificados por:

-Ativo;
-Inativo;
-Morto.

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

-Reunio Empresarial
- Preparando uma reunio eficaz;
- Equipamentos e acessrios;
- Convocao;
-Ata;
-Controle de Qualidade;
-Tcnicas de Arquivamento;

-Gerenciamento do Tempo
-Trabalho de Desenvolvimento Prtico
-Exerccios

Reunio Empresarial
Toda empresa, pequena, mdia ou grande, realiza reunies
constantes e bem provvel que o tempo gasto para executlas seja o mesmo para realizar um trabalho rotineiro.

As reunies podem ser:

- Ordinria;
- Extraordinria

Para que a reunio seja melhor compreendida,

aconselhvel fazer o uso dos seguintes equipamentos:
-Retroprojetores;
-Transparncias;
-Multimdias;
-Slides;
-QuadrosNegros;
-QuadrosBrancos;
-FlipCharts;
-Pincis Atmicos;
-Sonorizao.

Curiosidade
Pequenas mudanas fsicas, como a
modificao habitual das cadeiras ou a
alterao do tempo e local costumeiros
das reunies, eliminam a rigidez mental.

Convocao

Ata

Por que a convocao deve ser

enviada aos participantes pelo
menos 24 horas antes do incio da
reunio?

Por que a Ata o registro real,

escrito e detalhado de tudo o que
ficou determinado na reunio?

Gerenciando o Tempo
Tudo tem o seu tempo determinado, e h tempo para todo
o propsito debaixo do cu: h tempo de nascer e tempo de
morrer; tempo de plantar e tempo de arrancar o que
plantou; tempo de matar e tempo de curar; tempo de
derrubar e tempo de edificar; tempo de chorar e tempo de
rir; tempo de prantear e tempo de danar; tempo de
espalhar pedras e tempo de ajuntar pedras; tempo de
abraar e tempo de afastar-se de abraar; tempo de buscar
e tempo de perder; tempo de guardar e tempo de deitar
fora; tempo de rasgar e tempo de coser, tempo de estar
calado e tempo de falar, tempo de amar e tempo de odiar,
tempo de guerra e tempo de paz. (Eclesiastes 3:1-8)

Gerenciando o Tempo
Muitos profissionais ainda possuem dificuldade em gerenciar seu tempo. Por
conta disso, vrios compromissos deixam de ser cumpridos, novas e
antigas tarefas deixam de ser executadas e assim por diante.
Relacionamos alguns fatores que causam desperdcio de tempo:
- Marcar vrios compromissos ao mesmo tempo;
- Executar o mesmo trabalho vrias vezes;
- Apagar incndios;
- No ter autodisciplina;
- Adiar tarefas importantes;
- No estabelecer prioridades.

Teste: Gesto do Tempo

Para ajud-lo a melhor administrar o
tempo, seu educador ir aplicar o Teste
Gesto do Tempo.

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

-Processo de Comunicao
-Redao Comercial
-Sistema de Transmisso de Informao
-Trabalho de Desenvolvimento Prtico
-Exerccios

Processo de Comunicao
A regra do processo de comunicao bsica e simples, podendo ser
aplicada por todos. Como j dizia o mestre da comunicao, Abelardo
Barbosa, o Chacrinha: Quem no se comunica se trumbica.
Vejamos agora como funciona o processo de comunicao:

EMISSOR

RECEPTOR
CANAL DE INFORMAO
RETORNO - FEEDBACK

Redao Comercial
So vrios os modelos de redaes comerciais existentes e todos com a
finalidade de esclarecer, informar e relatar por escrito os procedimentos legais
ocorridos na empresa. Relacionamos alguns deles:
-Carta;
-Ofcio;
-Memorando;
-Atestado;
-Declarao;
-Procurao;
-Aviso;
-Edital.

Qual a diferena
entre Atestado e
Declarao?

Qual a diferena
entre Formulrio e
Relatrio?

Informao Extra
As cartas, ofcios, declaraes,
atestados, entre outros documentos
comerciais, normalmente so impressos
em Papel Timbrado da empresa.

Sistema de Transmisso de Informao

FAX
Equipamento muito utilizado pelas empresas e
organizaes em geral, o Fax, tambm
conhecido como Fac-smile, tem como
principal finalidade transmitir cpias autnticas
ao destinatrio.

Sistema de Transmisso de Informao

E-mail Endereo Eletrnico
um sistema de Transmisso de Informao
que permite a comunicao entre pessoas,
independente de onde se encontram.
considerado um modo econmico e rpido de
receber e enviar informaes, ultrapassando
meios mais convencionais.

Trabalho de
Desenvolvimento
Prtico

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

-Atividade Comercial
-Atendimento ao Cliente
-Servio Ps-venda
-Organizao Comercial
-Trabalho de Desenvolvimento Prtico
-Exerccios

Atividade Comercial
Ainda so raras as empresas que se preocupam em conhecer as
necessidades de seus clientes, saber qual o grau de satisfao, apurar
opinies, sugestes e crticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes
preciso, primeiramente, sabermos quem so os nossos clientes. Para isso
necessrio saber a sua faixa etria, classe social, freqncia de compras,
etc. tudo para estreitar o relacionamento cliente-empresa.

Clientes: Quem so eles?

Cliente Externo
Cliente Interno
Cliente Intermedirio

Qual a diferena
entre Atacado e
Varejo?

Veja esse produto, agora juntos vamos

identificar:
O que o produto?
Qual a sua finalidade?
Onde e do que feito?
Qual a sua cor e tamanho?
O que pode ser usado como acessrio ou
equipamento?
Quais so as vantagens em adquiri-lo?
Quais so os benefcios que o produto possui?
O que mais chama a ateno no produto?

O que mais difcil

vender um produto
ou servio?

Oramento de Vendas
Veja o oramento de vendas que est na apostila e
responda (aps a explicao do educador):
Por que necessrio colocar a referncia?
Por que a descrio do produto ou servio
importante?
A data do oramento e a data de validade tem alguma
relao? Qual?

Organizao Comercial
Os vendedores no podem simplesmente
colocar a Pasta de Vendas debaixo do brao e
sair vendendo. Vendas um processo
importantssimo, pois o contato direto com o
cliente e qualquer erro pode ser fatal.

Organizao Comercial
Como agendar visitas com as pessoas
certas?
Qual a melhor abordagem?
O que se precisa saber sobre o cliente?
O que precisa levar para ajudar na
apresentao?

Servio de Ps-Venda
O consumidor j no mais o mesmo que antigamente. Devido grande
oferta de produtos/servios no mercado, o consumidor passou a ser cada
vez mais exigente e fazer uso de seus direitos, o cdigo de defesa do
consumidor est sendo fundamental na regularizao e fiscalizao
destes.

Ps-venda: todo e qualquer relacionamento

mantido com o cliente aps a concluso da venda do
produto / servio e seu maior objetivo estreitar o
canal de relacionamento, cliente X empresa.

O profissional responsvel pelo ps-venda tem que

manter-se:
- Treinado e capacitado para receber quaisquer questionamentos;
- Se a objeo no estiver ao alcance, dever recorrer superviso;
- Fazer uso da empatia;
- Acompanhar o caso at a soluo;
- Oferecer algum tipo de compensao, se o erro for da empresa.

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

-Marketing
-Aes do Marketing
-Ciclo de Vida dos Produtos
-A necessidade do Cliente
-Conhecendo o Produto/Servio
-Meios de Comunicao

-Trabalho de Desenvolvimento Prtico

-Exerccios

Marketing
Durante sculos, o homem comercializou sem
que houvesse a necessidade de Marketing, mas
em decorrncia do Capitalismo e o surgimento
das primeiras indstrias, a relao Cliente X
Empresa mudou, aumentando o risco da no
compra por parte dos seus clientes.

Aes do Marketing
-Produto/Servio
-Preo
-Promoo
-Ponto
-Pessoas
-Padro

Ciclo de Vida dos Produtos e/ou Servios

Maturidade

Crescimento

Desenvolvimento

Declnio

A Necessidade dos Clientes

Primrias
1) Fisiolgica: Necessidade do ser humano em relao alimentao,
moradia, sade, etc.;
2) Segurana: Necessidade de sentir-se seguro contra roubo, perigos,
desemprego, doenas, problemas pessoais, etc.
3) Social: O ser humano precisa sentir-se aceito pela sociedade, conquistar
pessoas e manter relacionamentos.
Secundrias
4) Auto-estima: Ter o reconhecimento das pessoas e conquistar a
admirao plena e com isso uma auto-imagem positiva;
5) Auto-realizao: Compreendida como sendo aquilo que realmente
desperta prazer, como uma profisso, famlia ou atividade complementar.

Meios de Comunicao
-Jornal
-Outdoor
-Revista
-Mala Direta
-Rdio
-Televiso
-Brindes

Trabalho de
Desenvolvimento
Prtico

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

-Ttulos de Crdito
-Duplicata
-Nota Promissria
-Carto Crdito/Dbito
-Endosso
-Diferena TED / DOC
-Diferena Taxa / Tarifa
-Comprovante de Pagamento
-Trabalho de Desenvolvimento Prtico
-Exerccios

Ttulos de Crdito
Cheque o pagamento vista sacado contra um banco, com base em saldo
suficiente, resultante de um contrato de abertura de crdito, o saldo fica disponvel
em conta corrente at que haja a compenso do cheque.

Valor numerico
Valor por extenso

Data de
emisso

assinatura

Cheque Administrativo
o sacado pelo banco contra um
estabelecimento, s deve ser emitido se for
nominal e o correntista paga uma taxa pelo
servio prestado pelo Banco.

Cheque Cruzado
identificado por dois traos transversais, o
cheque com cruzamento em branco (ou geral),
poder ser pago ao cliente mediante crdito em
conta.

Thiago Leite

Cheque Nominal
Com a expresso ordem, transfervel mediante declarao do
endossante.

Cheque ao Portador
pagvel a quem apresentar no guich do Banco,
pois no est nominal a ningum.

Duplicata Precedente de uma Nota Fiscal originria de

uma venda mercantil. As informaes necessrias para a
confeco da Duplicata encontram-se na Nota Fiscal. Lei n.
5.474/68.

Nota Promissria o documento que obriga ao credor,

ou sua ordem, uma determinada importncia, numa data de
vencimento estabelecida. Tem como fundamento a confisso da
dvida.

Carto de Crdito e Dbito Permite que o cliente

adquira produtos / servios em estabelecimento credenciados.

Crdito O valor cobrado do cliente na data de

vencimento da fatura, podendo ser parcelado.

Dbito O valor debitado da conta do cliente

instantaneamente.

Endosso
a transferncia dos direitos contidos no ttulo de crdito. O
endosso se d por meio de uma simples assinatura de prprio
punho do real possuidor do ttulo de crdito, no verso do mesmo.

Daniela Dini
Daniela Dini
RG 22.222.222-x

Qual a
diferena entre
TED e DOC?

Comprovante de Pagamento
Para garantir a eficcia do processo financeiro,
importante a utilizao de alguns comprovantes,
sejam eles, de entrada ou sada de operaes.
Recibo
Cpia de Cheque

Exerccios

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

-Notas Fiscais
-Nota Fiscal de Venda a Consumidor
-Nota Fiscal de Prestao de Servio
-Nota Fiscal Modelo 1

-Trabalho de Desenvolvimento Prtico

-Exerccios

Notas Fiscais
Nota Fiscal de Prestao de
Servio
Emitida para os casos exclusivos de
servio,
sendo
fundamental
a
discriminao do servio prestado.

Notas Fiscais
Nota Fiscal Modelo 1
Comprova a origem da mercadoria,
necessria a citao da natureza da
operao, a descrio do produto, e do
destinatrio,
quantidade,
valores,
impostos, entre outros.

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

-Controles Financeiros
-Movimentao Conta Corrente
-Movimentao Caixa
-Controle de Contas a Pagar e a Receber

-Trabalho de Desenvolvimento Prtico

-Exerccios

Controles Financeiros
Movimentao de Conta Corrente
Permite controlar o saldo da conta corrente de um determinado perodo,
discriminando o fluxo de depsitos, taxas, tarifas, compensaes, etc.

Controles Financeiros
Movimentao de Caixa
Controla a movimentao de valores pagos e recebidos em ttulos de
crdito ou moeda corrente. Os lanamentos so realizados independente
de serem entrada ou sada.

Controles Financeiros
Controle de Contas a Pagar e a Receber
O objetivo analisar e controlar as contas a pagar e a receber de modo
que no seja esquecida nenhuma delas. O controle pode ser individual
em espcie de ficha ou consolidado.

Trabalho de
Desenvolvimento
Prtico

Exerccios

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

10

-Tcnicas de Cobrana
-Mtodos de Cobrana
-Modelos de Carta de Cobrana
-Cobrana via Telefone
-Direitos dos Inadimplentes

-Anlise de Crdito
-Trabalho de Desenvolvimento Prtico
-Exerccios

Tcnicas de Cobrana
Quais so as principais causas da Inadimplncia?

- Desemprego demasiado;
- Endividamento excessivo;
- Efetuar compras para terceiros;
- Doenas;
- Atraso de salrios.

Mtodos de Cobrana
-Cobrana realizada de acordo com as normas da empresa,
podendo ser de 15 a 30 dias aps o vencimento.
-Enviar uma carta de cobrana com AR (aviso de recebimento),
informando do dbito e dando prazo de 5 dias para quitao do
dbito.
-Incluir no Servio Central de Proteo ao Crdito, mesmo assim
no havendo quitao do dbito, o ttulo dever ser
encaminhado ao Protesto.
-O cliente no se manifestando em nenhumas das ocasies, o
credor poder recorrer cobrana judicial.

Modelos de Carta de Cobrana

As cartas de cobrana so fortes aliadas no processo de
recuperao de inadimplentes.
Aviso de Vencimento
Aviso de Cobrana

Importante!
Seu educador ir
ler para voc uma
Carta de
Cobrana muito
interessante, fique
atento.

Cobrana via telefone

Podemos utilizar o telefone como
primeiro recurso da cobrana, antes
mesmo da carta. Esta ferramenta
barata e rpida aos demais mtodos.
Mas devemos tomar alguns cuidados.
Seu educador ir simular uma cobrana via
Telefone.

Direito dos Inadimplentes

O cdigo de defesa do consumidor
estabelece que todo cidado tem direito
de saber quais so as informaes que
esto cadastradas a seu respeito e serem
previamente comunicados da incluso de
seu nome na lista de Inadimplentes.
O consumidor inadimplente pode negociar
sozinho ou por meio de rgo competente
a sua dvida gratuitamente.

Cuidados em Relao ao Cheque

-Evitar cheques de terceiros;
-Verificar se os dados do banco esto datilografados (podem ser
provisrios);
-RG e CPF conferncia da assinatura e identificao;
-No aceitar cheques rasurados;
-Cheques amarelados e amassados podem ser contas inativas.

Trabalho de
Desenvolvimento
Prtico

Exerccios

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

11

-Protesto de Ttulos
-Como Protestar
-Pagamento de Ttulos Protestados
-Cancelamento do Protesto
-Conseqncia do Protesto
-Alneas de Devoluo Bancria

-Cartrios
-Trabalho de Desenvolvimento Prtico
-Exerccios

Protestando Ttulos
O que Protesto?
De acordo com a Lei 9.492, 10 de Setembro 1997,
artigo 1, Protesto o ato formal e solene pelo qual
se prova a inadimplncia e o descumprimento da
obrigao originada em ttulos e outros documentos
de dvida.

Como Protestar?
-Encaminhar o Ttulo ao Servio de Distribuio de Ttulos de
Crdito;
-Preencher no protocolo a sequencia numrica e dados do
cartrio;
-Anexar uma guia de protesto para cada ttulo e entregar
juntamente com o ttulo de crdito original;
-O apresentante do ttulo dever preencher a guia com seus
dados pessoais.

Como Protestar?
-Dever constar na guia de protesto: Nome / Endereo / Telefone
do Credor;
-Dever constar na guia de protesto: Nome / Endereo (com
CEP) do Devedor;
-Mencionar o valor, espcie e o nmero do ttulo.

Pagamento de Ttulos Protestados

O devedor tem 3 dias teis (aps protocolizao) para comparecer no
cartrio;
Se a intimao no for entregue pessoalmente, por qualquer motivo,
dever ser publicado no Edital de Protesto;
Se o valor do ttulo for inferior R$_____Ufesps, poder ser pago em
dinheiro e se for superior dever ser pago com Cheque Administrativo;
*O Emolumento poder ser pago em dinheiro, caso necessrio em
Cheque Administrativo.

Cancelamento do Protesto
O cancelamento poder ser efetuado diretamente no
Tabelionato de Protesto de Ttulos, basta enviar um
ofcio juntamente com o instrumento de protesto ou uma
carta de anuncia, com firma reconhecida.
Se o credor for pessoa jurdica, se faz necessria a
ltima alterao contratual.
Pode ser feito tambm o cancelamento por mandato
judicial.

Conseqncia do Protesto
As conseqncias do Protesto so:
-Restrio na retirada do Talo de Cheque;
-Anulao da Conta Corrente;
-Restrio na liberao de crditos, financiamentos, etc.

Cartrios
Cartrio de Protesto de Ttulos Efetua protesto de ttulos, certides de protesto,
cancelamento de protesto, etc.;
Cartrio de Registro Civil Registro de nascimento, casamento, bito e etc.;
Cartrio de Registro Civil de Pessoas Jurdicas Registra atos constitutivos, estatutos,
sociedades civis, etc.;
Cartrio de Ttulos e Documentos Registra documentos gerais e responsvel por
notificaes Extrajudiciais;
Cartrio de Notas Lavra escrituras, reconhecimento de firmas, autenticao de cpias,
etc.;
Cartrio de Registro de Imveis Registra propriedades de imveis e certides.

Trabalho de
Desenvolvimento
Prtico

Exerccios

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

12

-Compras
-Funo: Compras

-Realizando uma compra

-Processo de Compras
-Requisio de Compras
-Analisar Fornecedores
-Anlise de Compras
-Receber a Compra

-Trabalho de Desenvolvimento Prtico

-Exerccios

Compra
Os fatores que influenciam o momento certo de efetuar
a compra so:

-Necessidade da empresa;
-Disponibilidade de verbas para a compra;
-Condies atuais do mercado.

Funo: Compras
- Controle de estoque: Para efetuar novas compras preciso ter o controle do
quanto se tem estocado na empresa, evitando desta forma compras
desnecessrias;
- Controle de compras: Toda compra efetuada precisa ser dada como entrada
no estoque da empresa, este lanamento efetuado por meio de controles de
compras;
- Controle de consumo: Os materiais, equipamentos, suprimentos, etc.
precisam de um controle rgido de consumo, assim, o comprador ter condies
de avaliar o fluxo de consumo e, com isso, a necessidade de novas aquisies;
- Relao de fornecedores: Para facilitar o processo de compras, preciso
manter uma relao atualizada de fornecedores;
- Informaes tcnicas: Um outro controle que o departamento de compras
deve manter sobre as especificaes tcnicas dos produtos, materiais,
equipamentos, suprimentos, que so normalmente adquiridos pela empresa.

Processo de Compras
Requisio de compras

Verificar no estoque
Sim

No

Entregar o pedido

Selecionar fornecedores

Solicitar oramento

Efetuar a compra

Receber a compra

Planejamento de Compras
Cond. Pagto.

Fornecedor

Preo
Qualidade

Quantidade

Oramento

Para realizar
uma compra
eficaz
necessrio
avaliar...

Selecionando Fornecedores
O Auxiliar de Compras deve:
- Manter um catlogo ou agenda com informaes sobre os
fornecedores atualizados;
- Guardar catlogos, cartes de visita, ou qualquer outra
informao sobre possveis fornecedores;
- Pesquisar novos fornecedores em Feiras, Exposies,
Internet , etc.

Trabalho de
Desenvolvimento
Prtico

Exerccios

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

13

-Controle de Estoque
-Estoque
-Controlando o Estoque
-Identificao do Estoque
-Inventrio

-Trabalho de Desenvolvimento Prtico

-Exerccios

Controle de Estoque
Estoque: o local fsico onde so armazenados:
Matria-Prima, Produtos Semi-Acabados e Acabados,
materiais e equipamentos, entre outros.
-Matria-prima: Em fase de produo, ainda no industrializado;
-Produto Semi-Acabado: Durante a industrializao, pode
ocorrer necessidade de estocagem;
-Produto Acabado: espera da comercializao;
-Materiais e Equipamentos: artigos, chamados operacionais.

Controlando o Estoque
Quando o responsvel pelo departamento receber a mercadoria, vinda do
fornecedor, ele dever comparar com a descrio da Nota Fiscal e tambm
com a Ordem de compra. Depois de conferida, dever ser cadastrada em um
software especfico ou ento em formulrios, chamados Controle de estoque
(conforme figura 1.4). Independente do meio de controle ser informatizado ou
no, ele dever indicar: quantidade de material disponvel, descrio, data de
entrada e sada, entre outros.

Identificao do Estoque
Os estoquem necessitam de uma identificao, evitando
desta forma desperdcio de tempo e espao.
Para facilitar a identificao
necessrio diferenciar por:
-Cor;
-Nmero;
-Letra;
-Cdigo de barra;
-Smbolos (que permitiram identificar,
periculosidade, fragilidade, instrues
de uso, etc.)

Inventrio
a relao de bens que a empresa possui,
relacionados por descrio, nmero e
quantidade.
Os materiais, equipamentos e produtos
acabados, estocados por muito tempo e sem
controle rigoroso podem gerar:
- Corroso e outras formas de deteriorizao;
- Queda do valor de mercado;
- Alto custo de armazenamento e seguro.

Trabalho de
Desenvolvimento
Prtico

Exerccios

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Mdulo: Administrativo

14

-Contratao de Pessoal
-Processo de Recrutamento
-Formulrio de Requisio
-Anncio Divulgao da vaga
-Processo de Seleo
-Processo de Treinamento e Desenvolvimento

-Trabalho de Desenvolvimento Prtico

-Exerccios

Contratao de Pessoal
Processo de Recrutamento
a tcnica que visa a buscar candidatos
capacitados para ocupar a vaga disponvel
na empresa. Este processo requer um
planejamento rigoroso, principalmente para
avaliar a real necessidade de contratao. O
recrutamento pode ser:
- Interno;
-Externo.

Anncio Divulgao da Vaga

Seleciona
Assistente
Administrativo
Exigimos:

Empresa atuante em todo

territrio nacional contrata:

Seleciona
Auxiliar Contbil

- Experincia mnima de 02 (dois) anos;

- Dinamismo;
- Boa comunicao.
Oferecemos:
- Treinamento;
- Ambiente de Trabalho agradvel.

Os candidatos devero apresentar-se na

Rua Independncia, 578 Centro s
10h30. Munidos de Currculo.

Aberto

AUXILIAR DEPTO. PESSOAL

Experincia em Admisso, Folha
de Pagamento e Rescises
Trabalhistas.
Enviar currculo para: Caixa
Postal 22.512 So Paulo SP
CEP 32566-555

Fechado

Exigimos:
- Experincia Anterior
- Dinamismo
Oferecemos:
- Treinamento;
- Ambiente de Trabalho agradvel.

Os candidatos devero enviar o currculo para

Caixa Postal 22.555 - CEP 15010-100 Tanabi
- SP

Semi-aberto

Seleo
Para selecionar o candidato com o melhor perfil para
a vaga, preciso fazer uma anlise dos requisitos que
a funo espera do novo colaborador.
Os candidatos passaro por uma triagem,
chamada Seleo:
- Anlise dos Currculos;
- Entrevista;
- Prova de Conhecimento e Aptido;
- Exames.

Treinamento e Desenvolvimento
Este processo tem como finalidade orientar e preparar
os colaboradores, a fim de torn-los aptos para
exercer a funo com responsabilidade.
Por meio do treinamento possvel:
-Aumentar a produtividade;
-Aperfeioar o desempenho;
-Reduzir a rotatividade;
-Motivar e tornar a equipe mais receptiva
s tcnicas, normas e culturas.

Trabalho em Equipe
A administrao participativa cria razes para que
a empresa e seus dirigentes aprendam a lidar com
o grupo, afinal, participar significa interagir e
compartilhar.
A
participao
pode
efetivar
colegas,
fornecedores, supervisores, clientes, e at famlia.

Desenvolvendo o Trabalho em Equipe

Eficincia
Sinergia

Eficcia

Clima
Saudvel

Elaborao de Currculo
O currculo pode ser feito de vrias maneiras, afinal de contas, cada
profissional possui uma histria, uma personalidade, uma atitude nica
diante da vida e essa diversidade tem que transparecer em seu currculo.
-Texto;
-Nmero de Pginas;
-Dados Pessoais;
-Objetivo;
-Formao Acadmica;
-Idiomas;
-Carreiras;
-Datas;
-Salrios;
-Foto;
-Carta de Apresentao.

A maior parte da populao possui a Glossofobia, ou seja,

medo de falar em pblico ou apenas tentar falar. Estudos
revelam que esse pnico tanto, sendo superior ao medo
de insetos, alturas e at mesmo da morte.
Vejamos algumas dicas de como se comportar:
- Manter-se sempre elegante e com a postura correta;
-Olhar direcionado para o pblico com quem esteja falando;
-Ouvir tudo com calma e concentrao;
-Cuidar da apresentao pessoal;
-Construir o tema e apresentao com
antecedncia;
-Controlar as emoes.