Podemos definir a la administracin

como un proceso en el cual el

administrador
desempea
las
funciones
administrativas
de
planeacin,
organizacin,
integracin de personal, direccin y
control, para alcanzar con eficiencia
los objetivos de la empresa
mediante el diseo, creacin y
mantenimiento de un ambiente
laboral en el que las personas
puedan trabajar en equipo.

La importancia de la administracin, est

en que imparte efectividad a los
esfuerzos humanos. Ayuda a obtener
mejor personal, equipo, materiales,
dinero
y
relaciones
humanas.
Se
mantiene al frente de las condiciones
cambiantes y proporciona previsin y
creatividad. El mejoramiento es su
consigna constante.

 En la actualidad la administracin de
empresas se divide para su estudio en
cuatro funciones (actividades ejecutadas
por los administradores en el ejercicio de
sus cargos):
la planeacin,
la organizacin,
la direccin y
el control.

 DECISIN SOBRE LOS OBJETIVOS

PLANEACIO
N

ORGANIZACIO
N

DIRECCIO
N

CONTROL

DEFINICION DE PLANES PARA

ALCANZARLOS
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

RECURSOSY ACTIVIDADES PARA ALCANZAR

LOS OBJETIVOS
ORGANOS Y CARGOS
ATRIBUCION DE AUTORIDADES Y
RESPONSABILIDA

DESIGNACION DE CARGOS
COMUNICACION, LIDERAZGO Y
MOTIVACION PERSONAL
DIRECCION PARA LOS OBJETIVOS

DEFINICION DE ESTANDARES PARA MEDIR

EL DESEMPEO
CORREGIR DESVIACIONES Y GARANTIZAR
QUE SE REALICE LA PLANEACION

 Es el proceso bsico para

seleccionar las metas y
determinar la manera de
conseguirlas.
Es la primera etapa del
proceso administrativo, ya
que planear implica hacer
la
eleccin
de
las
decisiones ms adecuadas
acerca de lo que se habr
de realizar en el futuro.

SE DEFINE COMO
"La determinacin de los objetivos y
eleccin de los cursos de accin para
lograrlos, con base en la investigacin y
elaboracin de un esquema detallado
que habr de realizarse en un futuro"

 La necesidad de la planeacin en una

empresa aparece principalmente por tres
razones:
-Para obligar a pensar en el futuro. Se
planifica para que todas las personas de la
empresa piensen hacia donde van y se
puedan anticipar a los problemas, evitando
en esta forma que se deje los problemas a
la suerte
-Para obligar a pensar en forma
coordinada,
esto
permite
que
las
personas sean conscientes de qu es lo
que se espera de ellas y as puedan
cumplir con las funciones asignadas.
-Para evitar riesgos y prdidas, si no se
ha realizado por anticipado una planeacin,
los riesgos de prdidas se aumentan y lo
ms seguro es que la empresa fracase.

 Qu se va a planear?
Aqu se realizan los planes para dar a la
empresa objetivos y conocimientos con
el fin de alcanzarlos.
Da respuesta a:
Qu hacer?
Cundo hacerlo?
Dnde hacerlo?
Cmo hacerlo?

 Implica
el
diseo
de
la
estructura ms adecuada para
llevar a cabo los planes.
Esta funcin determina:
las actividades por realizar,
cmo se agruparn,
quin las desempear y
seala claramente los puestos
y las jerarquas dentro de la
organizacin.

 Una empresa no lograr sus objetivos si

sus recursos no se manejan con base en
una organizacin eficiente.
Son algunas actividades de organizacin:
Atraer gente a la organizacin.
Especificar las responsabilidades del
puesto.
Agrupar tareas en unidades de trabajo.
Dirigir y distribuir recursos y crear
condiciones.

 La direccin se encarga de orientar,

comunicar, capacitar y motivar al
recurso humano de la empresa para que
desempeen
efectivamente,
con
entusiasmo y confianza su trabajo y
contribuir as al logro de los objetivos de
la empresa.

 Funciones de la Direccin:
conducir, guiar y supervisar los
esfuerzos de los subordinados
para ejecutar planes y lograr
objetivos de un organismo social.

Importancia de la
Direccin

Comunicacin
el intercambio de pensamientos
emociones entre dos o mas
personas entendimiento mutuo
y/o buenas relaciones humanas

Motivacin
Individuo que obteniendo beneficios
personales contribuyendo al
bienestar de su familia, la
comunidad, as como al logro de los
objetivos de la empresa.

Liderazgo
el lder debe ser una persona que
infunda
respeto,
seguridad,
admiracin y deseo de trabajar.
El pequeo empresario es un lder
en su empresa

 En
el
proceso
administrativo
debe
existir
coordinacin o sea que haya una estrecha armona
entre los funcionarios de la empresa y las
operaciones
que
ejecutan
para
que
el
desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn
obstculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinacin se puede obtener a travs de
consultas de unas personas a otras, con participacin
democrtica caso de las cooperativas con las cuales
pueden conformarse grupos de trabajo uniforme.
. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben
exponer a los empleados sus puntos de vista en
cualquier caso particular.

Aunque una empresa

cuente con magnficos
planes, una estructura
organizacional
adecuada
y
una
direccin eficiente, el
ejecutivo
no
podr
verificar
cules
la
situacin real de la
organizacin y no existe
un mecanismo que se
cerciore e informe si los
hechos van de acuerdo
con los objetivos.

IMPORTACIA DEL
CONTROL
Crear mejor Calidad.
Enfrentar el Cambio.
Producir ciclos ms
rpidos.
Agregar Valor.
Facilitar la delegacin y
el trabajo en equipo.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DEL

CONTROL

Comparar los resultados

con los planes generales.
Evaluar los resultados con
los estndares de
Desempeo.
Idear los medios efectivos
para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los
medios de medicin.

Transferir datos detallados

de manera que muestren las
comparaciones y las
variaciones.
Sugerir las acciones
correctivas cuando sean
necesarias.
Informar a los miembros
responsables de las
interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de
los resultados del control

IMPORTANCIA DE LA
PLANEACIN
Sea cual sea el tamao de una
empresa, la planeacin es
fundamental para el xito de sta
debido a las siguientes razones.

SIRVE DE BASE PARA LAS DEMS

FUNCIONES
La planeacin sirve como base paras las
dems
funciones
administrativas
(organizacin, coordinacin y control),
sirve para organizar recursos, sirve para
coordinar tareas o actividades, y sirve
para controlar y evaluar resultados (al
permitir
comparar
los
resultados
obtenidos con los planificados).

REDUCE LA INCERTIDUMBRE Y
MINIMIZA LOS RIESGOS
La planeacin permite
reducir la incertidumbre
y minimizar los riesgos,
al analizar la situacin
actual,
los
posibles
sucesos
futuros,
proponer objetivos y
trazar cursos de accin.

GENERA COMPROMISO Y
MOTIVACIN
La
planeacin
genera
el
compromiso y la identificacin
de los miembros de la empresa
con los objetivos y, por tanto,
los motiva en su consecucin.

CARACTERSTICAS DE LA
PLANEACIN
Toda buena planeacin debe contar
con las siguientes caractersticas:
ES PRECISA
La planeacin debe contemplar
objetivos especficos, es decir, no
objetivos generales sino objetivos que
puedan
medidos;
igualmente,
contempla estrategias o acciones
concretas que permitan alcanzar
dichos objetivos.

ES FACTIBLE
La planeacin, antes de ser
realizada, debe considerar
los recursos y la verdadera
capacidad de la empresa, y
no debe proponer objetivos
o estrategias que estn
fuera del alcance de las
posibilidades
de
la
empresa.

ES COHERENTE
La planeacin debe tener en
cuenta todos los planes de la
empresa, sean de largo,
mediano o corto plazo; debe
ser coherente con todos los
dems planes y, de ese modo,
lograr
eficiencia
en
su
ejecucin.

ES EVALUADA
CONSTANTEMENTE
La planeacin debe ser
evaluada
constantemente,
se
debe controlar y evaluar
permanentemente
su
desarrollo
y
sus
resultados.

ES FLEXIBLE
La planeacin no debe estar
escrita en piedra, debe ser lo
suficientemente flexible como
para permitir cambios o
correcciones cuando sean
necesarios, por ejemplo,
cuando
sea
necesario
adaptarla a los cambios
repentinos del mercado.

GENERA
PARTICIPACIN
La planeacin debe comprometer la
participacin de todos los miembros
de la empresa, todos deben aportan
en su elaboracin y desarrollo.

GENERA MOTIVACIN
La planeacin debe identificar y
comprometer
a
todos
los
miembros de la empresa con el
logro de los objetivos y, de ese
modo,
motivarlos
en
su
consecucin

ES PERMANENTE
La planeacin es un proceso
permanente y continuo, una
vez cumplido los objetivos,
debe proponer nuevas metas.

TIPOS DE
PLANES

DEFINICIN DE PLAN
Constituye el diseo o esquema informativo
de lo que habr de hacerse en el futuro y de
las especificaciones para realizarlo.

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CLASIFICACIN
Por su uso
Por su perodo de tiempo
Por su nivel jerrquico

POR SU USO
De

uso

nico:

Se
disean
especficamente para hacer frente a las
necesidades de una situacin nica, una vez
realizados ya no se toman en cuenta. (ejemplo:
presupuestos y programas)

De uso repetitivo:

Son constantes,
proporcionan guas para actividades repetitivas
de la organizacin como respuesta a
decisiones programadas (ejemplo: polticas,
reglas, procedimientos)

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POR SU PERIODO DE
TIEMPO
- A CORTO PLAZO: menos de un ao
- A MEDIANO PLAZO: de uno a tres aos
- A LARGO PLAZO: de tres a cinco aos

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POR SU NIVEL JERRQUICO

Estratgicos: Son aplicables a toda la
organizacin, son importantes para la
toma de decisiones.
Tcticos: Facilitan la evaluacin de las
actividades
funcionales
de
la
organizacin.
Operativos: Se formulan a corto plazo y
para
reas
especificas
(Ejemplo:
secciones o unidades).
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Visin-Misin:
La visin es la capacidad de ver ms all, en tiempo y
espacio, y por encima de los dems, significa visualizar,
ver con tos ojos de la imaginacin, en trminos del
resultado final que se pretende alcanzar.
Una visin estratgica, permite cumplir dos funciones
vitales;
Establecer el marco de referencia para definir y
formalizar la misin, misma que establece el criterio rector
de la planificacin estratgica.
Inspirar, motivar, integrar o mover a la gente para que
acte y haga cumplir la razn de ser (misin) de la
institucin.

INVESTIGACIN
La investigacin es un proceso que,
mediante la aplicacin del mtodo cientfico,
procura obtener informacin relevante y
fidedigna con el fin de explicar, describir y
predecir la conducta de los fenmenos.
La investigacin es trascendental en la
planeacin, ya que proporciona informacin a
las etapas de la misma para que se lleve a
cabo racionalmente.

PREMISAS
Son supuestos que se deben
considerar
ante
aquellas
circunstancias o condiciones
futuras que afectaran al curso
en que va a desarrollarse el
plan.

Las premisas de acuerdo a su naturaleza

pueden ser:
Internas: cuando se originan dentro de la
empresa y pueden influir en el logro de los
propsitos.
Externas: son factores o condiciones cuyo
origen es ajeno a la empresa, pero pueden
tener efecto decisivo en el desarrollo de sus
actividades. Estn premisas externas pueden
ser:
(econmicas,
sociales,
poltico,
tecnolgicas, etc.)

LA MISIN
La misin o el propsito identifica
la funcin o tarea bsica de una
empresa o de cualquier parte de
ella. Cualquier clase de operacin
organizada tiene propsitos o
misiones. En cada sistema social
las empresas tienen una funcin o
tarea bsica que les asigna
la sociedad.

- Metas-Objetivos:
Son los fines o las metas que se
pretende lograr y hacia los cuales
se dirige las actividades de la
empresa en su conjunto o uno de
sus departamentos, secciones o
funciones.
Los objetivos son las metas que se
quiere alcanzar con relacin a los
inversionistas, a los consumidores,
al personal, entre otros. Un
departamento puede tener sus
propios objetivos, siendo diferentes
a los que constituyen el plan bsico
de la empresa, pero no por ello
dejan de contribuir al alcance de los
de la organizacin.

- PROCEDIMIENTOS:
Son planes por que establecen
un mtodo o forma habitual para
manejar actividades futuras, es
decir, son planes relacionados con
mtodos de trabajo o ejecucin.
Sirven como guas de accin mas
que de pensamiento pues sealan
el cmo deben hacerse ciertas
actividades.
Usualmente
los
procedimientos corresponden a
planes
operacionales
y
se
representan a travs de flujo
gramas.

REGLAS
Constituyen la forma ms
simple de un plan y tienen que
ver con el comportamiento
solicitado a las personas. Con
frecuencia suele confundirse
regla
con
polticas
o
procedimientos, sin embargo
una regla requiere que se tome
o no una accin determinada y
especifica con respecto a
determinada
situacin,
representa una gua de la
accin, pero no define la
secuencia en el tiempo para
que se de un procedimiento.

La esencia de las reglas en si

es que reflejen una decisin
administrativa de que se tome
o no cierta accin. Casi
siempre
son
planes
operacionales que buscan
sustituir el proceso de decisin
individual limitando el grado de
libertad de las personas en
determinadas circunstancias.

POLITICAS
- Son planes en la medida en
que constituyen reglas o
normas que permiten conducir
el pensamiento y la accin de
quienes se tenga a cargo. Es
en este punto donde los
administradores deben ser
sagaces
para
que
los
subordinados no acepten
como polticas una serie de
pequeas decisiones que no
se tomaran con este objetivo.

Con respecto a las polticas se

debe tener en cuenta que:
* Cuando se elaboren las
polticas debe tenerse en
cuenta la opinin de quienes a
aplicarlos.
*
Las
polticas
deben
declararse por escrito.
* Deben ser difundidos y
revisadas peridicamente, la
interpretacin de estas debe
ser uniforme en toda la
organizacin.
* Existen polticas sobre
produccin, finanzas,
relaciones pblicas, etc.

- ESTRATEGIAS-TCTICAS:
Denotan casi siempre un programa general
de accin y un despliegue de esfuerzos y
recursos para alcanzar objetivos amplios.
Se definen como el resultado del proceso a
decidir sobre los objetivos de la
organizacin, sobre los cambios en stos,
sobre los recursos usados para alcanzarlos
y sobre las polticas que han de regular la
adquisicin, el uso y la disposicin de estos
recursos.

- Programas-Proyectos:
Los
Programas
son
planes
relacionados
con
el
tiempo
y
comprenden la correlacin que se da
entre este ltimo con las actividades
que deban llevarse a cabo. Tambin
pueden definirse como un conjunto de
metas, polticas, reglas, procedimientos
de tareas, pasos, etc..

-Proyectos:
Los proyectos tienen
objetivos
delimitados por el tiempo. Tienen un
principio, pero deben tener una fase de
conclusin. Por ejemplo, el proyecto de
construir
un
edificio.
La naturaleza supone un trmino para
cumplir con los objetivos para los que
fue formulado.

-PRESUPUESTO
Constituye un planteamiento de
resultados esperados expresados
en trminos numricos, estn
relacionados con dinero, ya sea a
travs de ingresos o gastos de un
determinado periodo de tiempo.
. Puede estar relacionado a un
presupuesto
de
gasto,
de
inversin, de operaciones o de
caja. Aunque el presupuesto es
una herramienta de control, no
sirve como una medida fiel de ste,
si antes no ha reflejado los planes.

ALTO
No lo olvides:
La mejor forma de aprender
es poner en practica los
conocimientos adquiridos
GRACIAS
POR TU ATENCIN!