POLITICAS CONTABLES

Expositor
Yolanda Rodrguez Coordinadora Grupo
Contabilidad SIIF Nacin II

POLITICAS CONTABLES
RESOLUCION 1536 DE MARZO DE 2009 POR
LA CUAL SE ADOPTAN LAS POLITICAS DE
OPERACIN DEL PROCESO CONTABLE DE LA
SUPERINTENDENCIA
DE
NOTARIADO
Y
REGISTRO.

 Circular No. 92 de 2004

Saneamiento contable, disposiciones de
la contadura General de la Nacin,
manejo y control de ingresos.
Circular No. 45 de Marzo 27 de 2009.
Cuadro reporte ingresos unificado,
informes contables y presupuestales.

CONTROL INTERNO CONTABLE

La Superintendencia de Notariado y Registro

como entidad incluida en el mbito de
aplicacin del Rgimen de Contabilidad Publica
determino
adoptar
ntegramente
el
Procedimiento de Control interno Contable y de
Reporte del informe Anual de Evaluacin
expedido mediante Resolucin Numero 357 del
23 de julio de 2008 por al Contadura General
de la Nacin, acto administrativo que hace
parte integral de estas polticas.

Depuracin de partidas contables permanente y

su sostenibilidad
Adelantar acciones administrativas necesarias con el
fin de evitar que la informacin contable revele
situaciones tales como:
Valores que afecten la situacin patrimonial y no
representen derechos, bienes u obligaciones para la
Entidad, es decir, que no sean partidas reales.

Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia,

no es posible realizarlos mediante la jurisdiccin
coactiva.
Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es
posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera
alguna causal relacionada con su extincin, segn sea el
caso.
Derechos u obligaciones que carecen de documentos
soportes idneos, a travs de los cuales se puedan
adelantar los procedimientos pertinentes para obtener
su cobro o pago.

Valores respecto de los cuales no haya sido

legalmente posible su imputacin a alguna persona
por la prdida de los bienes o derechos que
representan.
Cuando la informacin contable se encuentre afectada
por una o varias de las anteriores situaciones, debern
adelantarse las acciones correspondientes para
concretar su respectiva depuracin la cual se realizara
a travs del Comit Tcnico de sostenibilidad del
Sistema Contable de la Superintendencia de Notariado
y Registro.

En todo caso, el reconocimiento y revelacin de este

proceso se har de conformidad con el Rgimen de
Contabilidad Publica.
La Superintendencia mediante Resolucin 7470 del 16
de Octubre del 2008 conformo el Comit Tcnico de
sostenibilidad
del
sistema
Contable
de
la
Superintendencia de Notariado y Registro.
Memorando 85 de Abril del 2009, Instructivo para la
Depuracin de la Cuenta Caja y Bancos

Registro de la totalidad de Operaciones

Adoptar los controles que sean necesarios para
garantizar que la totalidad de operaciones llevadas a
cabo por la Entidad, sean vinculadas al proceso
contable, para lo cual se deber implementar una
poltica que seale el compromiso de cada uno de los
procesos que intervienen en el sentido de suministrar
la informacin.

Individualizacin de bienes, derechos y

obligaciones
Los
bienes,
derechos
y
obligaciones
de
la
superintendencia debern identificarse de manera
individual, bien sea por las reas contables o en base
de datos suministrada por otras dependencias.

Actualizacin de los valores

Los
bienes
derechos
y
obligaciones de la entidad
contable
publica
debern
permanecer registrados en la
contabilidad
a
valores
actualizados para lo cual se
deben aplicar criterios tcnicos.
( Caso de bienes muebles e
inmuebles )

Soportes documentales
No
podrn
registrarse
contablemente
hechos
econmicos,
financieros
sociales y ambientales que no
se encuentren debidamente
soportados.

Conciliaciones de informacin

Se deben adelantar peridicamente conciliaciones de

las cuentas del balance con las reas proveedoras de
informacin internas o externas, dejando constancia
de la realizacin de las mismas y estableciendo e
identificando las diferencias a que haya lugar.

Libros de contabilidad

Forman parte integral de los Estados Financieros y

deben llevarse por cada una de las cuentas del
Balance, mantenerse al da y estar siempre a
disposicin de las autoridades y entes que de
acuerdo con
el ejercicio de las
funciones
constitucionales o legales ejerzan labores de
inspeccin, vigilancia y control.

Los
libros
de
contabilidad se pueden
elaborar y conservar en
medios
fsicos
o
electrnicos
y
la
informacin registrada
garantizara
la
confiabilidad
de
la
misma y ser la fuente
para la elaboracin de
los estados contables.

Coordinacin entre las dependencias y la

responsabilidad de quienes ejecutan procesos
diferentes al contable.
Se deben adelantar peridicamente conciliaciones de
las cuentas del balance con las reas proveedoras de
informacin internas o externas, dejando constancia
de la realizacin de las mismas y estableciendo e
identificando las diferencias a que haya lugar.

POLITICAS GENERALES

Organizacin y Ejecucin del Proceso Contable

La Superintendencia de Notariado y Registro es una
sola Entidad contable publica que desarrolla su
proceso contable integrado, pero con actividades de
este proceso en las diferentes Oficinas de Registro de
Instrumentos Pblicos.
Los libros Principales son nicos y estn en cabeza de
la superintendencia de Notariado y Registro, en cuanto
a la administracin de los mismos se aplicara lo
definido en el Rgimen de Contabilidad Publica

De acuerdo con la organizacin interna del proceso

contable, en la Superintendencia de Notariado y Registro
se centraliza el proceso de consolidacin y preparacin
de la informacin contable para reportarla a los
diferentes usuarios que la requiera.
Las
Oficinas de Registro de Instrumentos pblicos
Principales deben tener los libros auxiliares por cada una
de las cuentas del balance y las Oficinas Seccionales
como mnimo llevaran los auxiliares de caja, bancos,
devoluciones de dinero y retencin en la fuente,
necesarios que soporten la preparacin de los informes
o reportes que soliciten autoridades o los usuarios de la
informacin.

La
Superintendencia
de
Notariado
y
Registro,
establecer los procedimientos
contables relacionados con la
administracin
de
soportes
contables,
del
flujo
de
informacin contable y de los
documentos
o
informacin
necesaria para la preparacin de
los estados, informes y reportes
contables para el cumplimiento
de las obligaciones con los
diferentes usuarios.

Efectivo
Realizar en forma mensual las conciliaciones
bancarias, responsable En las Oficinas de
Registro Principales el Registrador y
Coordinador Administrativo y en las Oficinas de
Registro Seccionales el Registrador Seccional
Se realizara el registro de anulacin de cheques
no cobrados y/o reclamados con antigedad
mayor a 180 das.

Las consignaciones o notas crdito registradas en las

partidas conciliatorias de la superintendencia de
Notariado y Registro con independencia que
temporalmente no pueda identificarse el origen de las
mismas, es necesario que se incorporen al proceso
contable y se reconozcan contablemente.
Para el registro de las partidas conciliatorias que a
pesar de las gestiones administrativas adelantadas por
la entidad no han sido identificadas y han transcurrido
cinco aos, sern reconocidas como un ingreso
extraordinario, teniendo en cuenta la prescripcin del
hecho econmico.

En las Oficinas de Registro los saldos reflejados en el

libro auxiliar de caja y bancos, sern conciliados
mensualmente con los saldos reflejados en el boletn
diario y las Oficinas de Registro Principales los
conciliaran con los relejados en el Balance.
Las Oficinas de Registro Seccionales, que reciban
dinero en efectivo, realizaran los registros en un libro
auxiliar de caja, estos dineros deben ser consignados a
mas tardar el da siguiente en la cuenta corriente
producto.

Las Oficinas de Registro Seccionales, remitirn copia

de la conciliacin, libro auxiliar y copia del extracto
bancario a la Oficina de Registro Principal.
Las Oficinas de Registro deben cancelar las cuentas
inactivas y enviar la comunicacin al Grupo de
Tesorera de la Superintendencia del Nivel Central.
Se deben realizar arqueos peridicos y sorpresivos de
caja con una periodicidad mnima mensual, el cual se
suscribir la correspondiente acta.

Depreciacion
Los activos considerados de menor cuanta, podrn
afectar la depreciacin durante el mismo periodo
contable en que se adquieren o incorporan sin
considerar la vida util del activo, teniendo en cuenta
los montos que defina la Contadura General de la
Nacin. ( en forma anual).
Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a
medio (0.5) salario mnimo legal vigente puede
registrarse como un gasto.

Depreciacin debe realizarse

en forma mensual
La depreciacin de los
bienes usados, adquiridos o
incorporados,
se
debe
determinar tomando como
base la vida til restante,
de acuerdo con la capacidad
productiva del bien.

Cierre Contable
Para efectuar el proceso de
cierre es importante tener
en cuenta, que se reciba la
informacin correspondiente
a los hechos generados en
todas las dependencias que
intervienen en el proceso.

CIRCULAR 680 / 2011

MACROPROCESO CONTABLE SIIF NACION II.
Se requiere la oportunidad en el registro de la informacin de
cada uno de los Macroprocesos SIIF, teniendo en cuenta que la
Informacin Financiera se consolidada de la Entidad es
generada del Sistema Integrado de Informacin Financiera.
Se solicita a las ORIPS el anlisis y revisin que se debe
efectuar a los informes financieros generados en SIIF
Anlisis de cuentas
Instructivo Macroproceso Contable

CIRCULAR 708/2011

20/2012

AVALUO DE INMUEBLES.
La Circular 20 del 23 de enero de 2012, da alcance a
la circular No. 708 del 27 de Diciembre de 20111 con
el fin de aclarar y ampliar el registro de actualizacin
de los Inmuebles.

PROBLEMATICAS DE LA CUENTA BANCOS PRODUCTO Y GASTOS

CONCILIACION DE LA INFORMACION CUENTA BANCOS

SALDOS LIBROS AUXILIARES DE TESORERIA VS SALDOS LIBROS AUXILIARES

DEL SIIF

DIFERENCIAS PRESENTADAS COMO RESULTADO DE ESTA CONCILIACION

TODA EROGACION DE LA CUENTA BANCOS GASTOS DEBE ESTAR CON CADENA

PRESUPUESTAL

DEVOLUCIONES DE DINERO LOS TRASLADOS DE FONDOS DEL NIVEL CENTRAL

DEBEN REALIZARSE EN FORMA MANUAL BANCOS DEBITO CONTRA CAPITAL
FISCAL

PROBLEMATICAS DE LA CUENTA BANCOS PRODUCTO Y GASTOS

REGISTRO TRASLADO DE FONDOS 2011 NIVEL CENTRAL

REGISTO TRASLADO DE FONDOS 2012 OFICINAS DE REGISTRO SE DEBEN

REALIZAR EN FORMA MENSUAL BANCOS CREDITO CUENTA PRODUCTO, DEBITO
3208

CON SIIF LAS OFICINAS NO PUEDEN TENER SALDOS EN BANCOS

BANCOS IMPUESTOS SE CARGAN EN FORMA MANUAL.

REINTEGROS, CADENAS DOBLES, ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL NO

QUEDARON FINALIZADAS

LAS OFICINAS NO REALIZARON PAGO DE DEVOLUCIONES EN FORMA

AUTOMATICA

CUANDO SOLICITEN LA DEVOLUCION EN FORMA INMEDIATA DEBEN GIRAR EL

CHEQUE, SI NO LO RECLAMAN APLICAR POLITICAS CONTABLES.