SISTEMA DE

CLASIFICACION DE
Variables: DOCUMENTOS
Forma habitual de
solicitar los
documentos.
Tipos de documentos.
Volumen de
documentos.
Naturaleza, objetivos y
funciones de la unidad
correspondiente.

SISTEMAS DE CLASIFICACION

SISTEMA ALFABETICO
SISTEMA GEOGRAFICO
SISTEMA CRONOLOGICO
SISTEMA NUMERICO
SISTEMA POR ASUNTO O MATERIA

Sistema alfabtico (por abecedario)

La base, el nombre de la persona o de la
empresa, se aplican ciertas reglas de
alfabetizacin y siguiendo el orden alfabtico.
Ventajas:
Simplicidad: no existen clases,
subclases, etc.
Elasticidad: se pueden intercalar
nuevos nombres en el lugar exacto.
Facilidad de localizacin: no es
necesario consultar ni listas, ni
ndices, etc.

Considere
, 29 letras
del
alfabeto
incluyend
o la CH y
la LL

Desventajas:
Cuando es mucha documentacin, se requiere ms personal
para clasificar, porque pueden producirse equivocaciones en
la aplicacin de las reglas de alfabetizacin.
No se pueden obtener datos duros (finanzas, estadsticas,
etc.), pues es imposible saber por ejemplo cuntos clientes
hay.
Si se saca una ficha o carpeta, es difcil saberlo si no ponen
una tarjeta de sustitucin, por su elasticidad.
Las materias o contenidos de los documentos no tienen
ninguna relacin lgica entre s.

REGLAS ALFABTICAS:
Consideraciones:
1.- Ordenamiento alfabtico: De acuerdo a la disposicin del
alfabeto.
2.- Seguimiento en orden de las distintas UNIDADES que
tienen los nombres de una persona o institucin.
Ejemplo:
CLAUDIA VASQUEZ
FALABELLA
1
+
1
1
= 1 UNIDAD

= 2 UNIDADES

Detalle y aplicacin de las reglas:

Regla 1: Nombre de las Personas
Se debe invertir el orden lgico de las unidades para el sistema de archivo
1
2
3
4

Apellido paterno
Apellido materno
Primer nombre
Segundo nombre y otros ms si los tuviere.

Ejemplo:
Jos Francisco Palillo
Delgado
1
2 Unidad
Unidad
Palillo

Delgado

3 Unidad

4 Unidad

Jos

Francisco

Los nombres compuestos se consideran como unidades de

clasificacin sin incluir los artculos o las preposiciones, los que van
en parntesis.
Ejemplo:
Maria de la Luz Figueroa Laguna

1
Unidad

2 Unidad

3 Unidad

4 Unidad

Figueroa

Laguna

Maria (de
la)

Luz

Regla No. 2: Orden Alfabtico

plicando la regla 1 se ordena alfabticamente los nombres comparando las

nidades semejantes entre ellas.

i las primeras unidades son idnticas se comparan las segundas unidades.

i stas tambin son iguales se comparan las terceras unidades y as sucesivame

Ejemplo:
Conejeros Cuadra Daniel Emilio
Conejeros Cuadra Diego Antonio
Conejeros Cuadra Daniel Antonio
1
Unidad

2 Unidad

3 Unidad

4 Unidad

Conejeros

Cuadra

Daniel

Antonio

Conejeros

Cuadra

Daniel

Emilio

Conejeros

Cuadra

Diego

Antonio

Regla No. 3: Apellidos solos o con una inicial

Un apellido cuando va solo: Se coloca antes que el apellido
acompaado con un nombre de pila o una inicial.
Un apellido con una inicial del nombre de pila: Se coloca antes que
un apellido con el nombre de pila completo que comienza con la
misma letra.
Ejemplo:
Andrea Donoso
Donoso
A. Donoso

1
Unidad

2 Unidad

Donoso
Donoso

A.

Donoso

Andrea

DENOMINACION: NADA PRECEDE A ALGO

ACLARACION
PARA LOS EJERCICIOS DE APLICACIN DEL RAMO
ARCHIVAR TODOS LOS TRABAJOS DE APLICACIN EN LA CARPETA
CON ACOCLIP DONDE GUARD TAMBIEN LAS PLANILLAS
ANTERIORES.
Y EN EL PC CONFECCIONARA EN EXCEL O WORD LAS PLANILLAS
PARA LOS EJERCICIOS.

1 Unidad
A
P
L
I
C
A
C
I

N
R
E
G
L
A
S

2 Unidad

3 Unidad

4 Unidad

1 Unidad
O
R
D
E
N

A
L
F
A
B

T
I
C
O

2 Unidad

3 Unidad

4 Unidad

Regla No. 4: Apellidos compuestos o con prefijos

Cuando un apellido lleva prefijos, artculos, contracciones (al, del)
o es compuesto, es decir unido por el guin, se considera como
una sola unidad de clasificacin. Estos incluyen los siguientes:
d

de la

Mac

Van
Van der

de

La

De

Le

Von

del

Mc

Von der

Ejemplo:
Daz-Valds

Von Bismark

Garca-Huidobro

Van Goht

Sols de Ovando

Le Maire

Los nombres compuestos van con minsculas: Mara de los Angeles

Los Apellidos compuestos van con Maysculas: Hugo De la Fuente

Ejercicio:

Hugo De la Fuente
Rodolfo Von Bismark
Hernn Del Ro
Macarena Garca-Huidobro

1 Unidad

2 Unidad

De la Fuente

Hugo

Del Ro

Hernn

Garca-Huidobro

Macarena

Von Bismark

Rodolfo

Regla No. 5: Nombre de las Instituciones

Los nombres de las instituciones y de casas comerciales se
clasifican y se archivan exactamente como se nombran (orden
natural) cuando No contienen:
El nombre completo de una persona o
El apellido acompaado de una inicial
Cuando una Institucin solo tiene un nombre no se invierte

Ejemplo:
Casa Garca
Calzados Orlando

1 Unidad

2 Unidad

Casa

Garca

Calzados

Orlando

Regla No. 6: Nombre de Instituciones que contienen el

nombre completo de una persona.
Cuando el nombre de una institucin o casa comercial incluye el
nombre completo de una persona o el apellido acompaado de una
inicial del nombre de pila, se invierte el orden de las unidades al
igual que se hace con el nombre de una persona. El resto del
nombre de la institucin se coloca al final en el mismo orden en que
aparece.
Ejemplo :
Gimnasio Natura Macarena Rivera
Gimnasio Natura M. Rivera
Repuestos de Automviles Jos Daz e hijos
1 Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

Daz

Jos

Repuestos

Automvil
es

Hijos

Rivera

M.

Gimnasio

Natura

Rivera

Macarena

Gimnasio

Natura

Nota:
a) Esta regla SE APLICA cuando el nombre completo corresponda a un
socio o fundador o una persona cualquiera.
b) Esta regla NO SE APLICA cuando el nombre completo corresponde a
un personaje histrico, mandatario, poltico, etc.
Como smbolo de respeto los nombres histricos
INVIERNTEN , e incluso quedan en una sola UNIDAD.

JAMAS SE

Ejemplo:
a) Universidad Silva Novoa
b) Universidad Diego Portales
1 Unidad

2 Unidad

3 Unidad

Novoa

Silva

Universidad

Universidad

Diego Portales

APLICACIN REGLAS
1
Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

ORDEN ALFABTICO
1
Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

No. 7: Nombres de Instituciones que contienen artculos y otros

Cuando los artculos, preposiciones, conjunciones y contracciones
estn:
1.- COMIENZO del nombre de la institucin o casa comercial, se
coloca al final en parntesis.
= La Casa de las Guaguas : Casa (la )/ Guaguas (de las)
2.- En el MEDIO de un nombre de institucin o casa comercial se
colocan en parntesis, no se cambia de lugar.
= Diario El Mercurio : Diario/Mercurio (El)
Nota: Todo lo que va en parntesis no se considera como unidad de
clasificacin ni se toma en cuenta para ordenar alfabticamente.
1 Unidad
Hacienda (La)
Ejemplo:
La Hacienda del Sol y la LunaMesn (El)
El Mesn del Calvo

2 Unidad

3 Unidad

Sol (del)

Luna (y la)

Calvo (del)

gla No. 8: Nombres de Instituciones unidas por guin

Los nombres de instituciones y casas comerciales unidos por guin se
consideran como unidades separadas de clasificacin.
Ejemplo:
Aseo Industrial Servi-Clean
1 Unidad

2 Unidad

3
Unidad

4
Unidad

Aseo

Industrial

Servi

Clean

Recordar que los apellidos unidos por guin no se separan.

Ej.: Restaurant DazValds

Regla No. 9 Abreviaturas y Siglas

Las abreviaturas se consideran al clasificarlas como si la palabra
estuviera escrita completa.
Las siglas pueden escribirse tal cual. Cada una de las letras
constituyen una unidad separada de clasificacin.
Ejemplo:
Comercial BTC Chile Ltda.
1 Unidad

2 Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

6
Unidad

Comercial

Chile

Limitada

Definicin:
Abreviatura: Representacin de una palabra en la escritura con varias
o a una de sus letras, empleando a veces nicamente maysculas, y
poniendo punto despus de la parte escrita de cada vocablo.
Ej.: Hnos ./ Hermanos

S.A. / Sociedad Annima

Sigla:
Letra inicial que se emplea como abreviatura de
una palabra.
Ej.: ATP /

Asociacin de Tenis Profesional

Tambin se consideran abreviaturas la combinacin de Maysculas y

Minsculas pero siempre con la terminacin con punto:
Ca.= Compaa
Hnos. = Hermanos
Flia.
= Familia
Ltda. = Limitada
S.A.= Sociedad / Annima
S.A.C. = Sociedad / Annima / Comercial
S.A.C.I. = Sociedad /Annima /Comercial / Industrial
Ej.: Claudio Meza y Ca. Ltda. = Meza / Claudio(y) / Compaa /
Limitada

APLICACIN REGLAS
1
Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

ORDEN ALFABTICO
1
Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

egla No. 10 : Nombres Geogrficos Compuestos

Los nombres geogrficos compuestos se consideran como unidades
separadas:
Puerto Montt, Punta Arenas, Puerto Varas, San Pedro de Atacama,
Bo-Bo.
Si el nombre geogrfico va precedido por un artculo no se
Ej.: Radio Bo-Bo
considera compuesto y constituye una sola unidad: La Serena, Las
Hostera La Serena
Condes, La Florida, Los Vilos.
1 Unidad

2 Unidad

Hostera

La Serena

Radio

Bo

3 Unidad
Bo

Geogrfico Compuesto: (se separan)

Geogrfico con Artculos: (permanecen
San / Bernardo
Puerto / Varas
San/ Vicente/Tagua/Tagua
Via / Mar(del)

La Serena
Los Vilos
La Ligua
Las Cabras

Mall/ Dehesa (la)

Municipalidad (de)/ La Pintana
Cine / Las Condes
Hostera / Arrayn (el)
Bodega / Maipo (del)

San
Santa
Santo
Don
Doa

DELIMITAN
TES

Regla No. 11: Ttulos y Grados

Los ttulos, grados (acadmicos, militares, eclesistico) y los cargos
pblicos de la persona ya sea que estn antes o despus del nombre
completo, se colocan al final en parntesis y no se consideran como
unidad de clasificacin.
Ej.: Monseor Ricardo Ezzati, Presidenta Michelle Bachelet
1 Unidad

2 Unidad

Bachelet

Michelle
(Presidenta)

Ezzati

Ricardo (Monseor)

Excepciones:
1.- Cuando el titulo o grado acompaa a solo el nombre o solo el
apellido se debe considerar como una sola unidad de clasificacin SIN
INVERTIR EL ORDEN.
Ej.:
Reina Isabel
Ministro Orrego
Padre Hurtado
Teniente Merino Bentez
1 Unidad

2 Unidad

Ministro

Orrego

Padre

Hurtado

Reina

Isabel

Teniente

Merino

3 Unidad

Bentez

2.- Cuando el ttulo forma parte del nombre de una institucin o

empresa, se considera como unidad de clasificacin:

Ej.: Saravia e Ibez, Arquitectos Asociados

1 Unidad

2 Unidad

3
Unidad

4
Unidad

Saravia

Ibez (e)

Arquitect
os

Asociado
s

Reglas No. 12
12.1: Nombre de pases y de organismos
oficiales de Gobierno
Los nombres de pases se escriben en su forma oficial para ser archivados.
Ej.: Repblica del Ecuador
1 Unidad

2 Unidad

Repblica

Ecuador (del)

2. Unidades de mayor jerarqua: (usado en la Adm. Pblica)

blica de
ajada de
sterio de
icipalidad de
sin de
isin de
sejo de
artamento de, etc.

Cuando forman parte del nombre del

organismo de gobierno o pas, no se
consideran
como
unidades
de
clasificacin, pero se deben colocar
en parntesis a continuacin o bajo
las unidades principales.

Ej.:
Consejo de Estudios del Ministerio de Educacin de la Republica
de Chile
Direccin General de Relaciones Econmicas del Ministerio de
Economa
1 Unidad
2 Unidad
3 Unidad
Chile
(Repblica)

Educacin
(Ministerio de)

Estudios
(Consejo de)

Economa (Ministerio)

Relaciones Econmicas

Direccin General

Para entender:
La Regla 12 se ordena de la siguiente manera:
1.- Se comienza siempre por la unidad de mayor
jerarqua.
2.- Lo especfico se coloca arriba y lo general abajo en
parntesis
3.- Los nexos entre unidades como del o de la se
anulan.

APLICACIN REGLAS
1
Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

ORDEN ALFABTICO
1
Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

Regla No. 13: Nombre de Instituciones con Nmero

Cualquier nmero que forme parte del nombre de una institucin o
casa comercial se considera como si estuviera con letras y como una
sola unidad de clasificacin, sin importar el nmero de cifras de que
conste.
En
Archivo
Ej.: Estudio 4 Ltda.
todo
Casa Cinco Ltda.
nmero
Restaurant 8 Pollo
se
expresa
en letras
1 Unidad
2 Unidad
3 Unidad
Casa

Cinco

Limitada

Estudio

Cuatro

Limitada

Restaurant

Ocho

Pollo

Reglas No. 14: Direcciones

Cuando hay ms de una institucin o casa comercial con el mismo
nombre, es la DIRECCION la que determina el orden de procedencia
considerando en primer lugar la ciudad, luego la calle y finalmente el
nmero (de menor a mayor).
Nota: Los elementos de direccin como : ciudad, pas, calle y nmero
solo se comparan entre s sin importar el nmero de palabras de que
conste y SIN APLICAR las reglas de la alfabetizacin ya vistas.
El nmero municipal de
la calle se escribe tal
cual NO con palabras.

Calle Santo Domingo No. 130

Literalmente el nombre calle se anula en una clasificacin a

menos que la palabra sea parte de la propia direccin.
La Palabra Avenida clasifica.
La palabra numero no se anota.

Ejemplo:
Casa Amarilla, San Diego 1.235
Casa Amarilla, Avda. Del Sol 34
Casa Amarilla, San Diego 8.900
1
Unidad

2 Unidad

3 Unidad

4 Unidad

Casa

Amarilla

Avda. Del Sol

782

Casa

Amarilla

San Diego

1.235

Casa

Amarilla

San Diego

8.900

Los N s
de menor
a mayor

egla No. 15: Nombres de Bancos e Instituciones Financieras

1 Su nombre
2 Nombre de la Ciudad
3 Nombre del Estado o Pas en parntesis
Si existiera mas de una sucursal o agencia del mismo banco en una
ciudad se ordenan por el nombre de la ciudad y luego por la
direccin.
La palabras Sucursal y Agencia se pueden abreviar, se colocan
entre parntesis y no se consideran unidades de clasificacin.
Esta clasificacin siempre comienza por la palabra BANCO aunque
esta vaya incluida en su nombre propio, las sucursales se consideran
direccin por lo tanto no cumplen regla.

Sucursal Estacin Central del Banco de Chile

1 Unidad

2 Unidad

3 Unidad

Banco

Chile (de)

Estacin
Central (Suc.).

APLICACIN REGLAS
1
Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad

ORDEN ALFABTICO
1
Unidad

2
Unidad

3
Unidad

4
Unidad

5
Unidad