Proceso administrativo

2.- La Organizacin

Principios y conceptos de
Organizacin

La organizacin es un proceso
encaminado a obtener un fin. Fin
que fue previamente definido por
medio de la planeacin. Organizar
consiste en efectuar una serie de
actividades humanas, y despus
coordinarlas de tal forma que el
conjunto de las mismas acte
como una sola, para lograr un

Principios y conceptos de
Organizacin

La organizacin es un producto
humano y como tal, nunca sera
perfecta, pero s susceptible de
perfeccionarse. Toda organizacin
debe de estar encaminada a un fin.
Organizar por organizar no tiene
sentido. La palabra organizacin
proviene del griego Organonque
significa instrumento. De hecho la

Principios y conceptos de
Organizacin

Una definicin de organizacin, de

acuerdo con el tema, es: la
estructuracin tcnica de las
relaciones que deben existir entre
las funciones, niveles y actividades
de los elementos humanos y
materiales de un organismo social,
con el fin de lograr la mxima
eficiencia en la realizacin de

Principios y conceptos de
Organizacin

Todo organismo, para que pueda

existir como tal, necesita de los
siguientes elementos:
Partes diversas entre s: ningn
organismo se forma de partes
idnticas.
Unidad funcional: estas partes
diversas tienen un mismo fin.
Coordinacin: para lograr ese mismo

Principios y conceptos de
Organizacin

Como la planeacin, la organizacin

es una actividad pre-ejecutiva.
Mediante ella, por s misma no se
logra materialmente el objetivo, sino
que pone en orden los esfuerzos y se
formula el armazn adecuado y la
posicin relativa de las actividades
necesarias y dispone quin debe
desempearlas. Si los recursos
necesarios
para
trabajar
estn

Principios y conceptos de
Organizacin

La organizacin ayuda a suministrar

los
medios
para
que
los
administradores desempeen sus
puestos. Las actividades que se
planean, ejecutan y controlan,
necesitan integrarse para que estas
funciones administrativas puedan
llevarse a cabo. Sin organizacin,
los administradores sencillamente

Principios y conceptos de
Organizacin

Organizar es la funcin de crear o

proporcionar las condiciones y
relaciones bsicas que son requisito
previo para la ejecucin efectiva y
econmica del plan. Organizar
incluye, por consiguiente, proveer y
proporcionar por anticipado los
factores bsicos y las fuerzas
potenciales,
como
estn

Principios y conceptos de
Organizacin

Organizar trae por resultado una

estructura formal que debe considerarse
como marco que encierra e integra las
diversas funciones de acuerdo con el
modelo determinado por los dirigentes
el cual sugiere orden, arreglo lgico y
relacin armnica. Los lineamientos
generales de la organizacin en una
empresa los suministra esa estructura,
la cual proporciona el marco dentro del
cual la gente puede trabajar motivada y

Principios y conceptos de
Organizacin

Se piensa en laorganizacincomo:
La identificacin y clasificacin de las
actividades requeridas
El agrupamiento de las actividades
necesarias para lograr objetivos.
La asignacin de cada agrupamiento a un
administrador con la autoridad necesaria
para supervisarlo (delegacin).
Las medidas para coordinar
horizontalmente (en el mismo nivel
organizacional o en uno similar) y

Principios y conceptos de
Organizacin

La estructura organizacional se debe

disear de tal manera que aclare
quien tiene que hacer determinadas
tareas y quien es el responsable de
ciertos resultados, lo cual elimina los
obstculos al desempeo ocasionados
por la confusin y la incertidumbre de
la asignacin y proporciona redes de
toma
de
decisiones
y
de
comunicaciones
que
reflejen
y

Principios y conceptos de Organizacin

El trmino organizacin implica una

estructura intencional y formalizada de
papeles o puestos. En primer lugar,
como ya est implcito en la definicin
de la naturaleza y el contenido de los
papeles organizacionales, las personas
que trabajan juntas deben desempear
ciertos papeles. En segundo lugar los
papeles que cumplan las personas deben
disearse racionalmente para asegurar
que se realicen actividades requeridas y
que stas se adecuen entre s de modo

Principios y conceptos de
Organizacin

La organizacin tiene tres

objetivos,
que
pueden
ser
intercalados o ser independientes
entre s: el crecimiento, la
estabilidad y la interaccin. El
ltimo objetivo se refiere a las
organizaciones
que
existen
principalmente para proveer un
medio para la asociacin de sus
miembros con otros.

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

Organizacin formal

Organizacin formal significa casi siempre

la estructura intencional de papeles en una
empresa formalmente organizada. Sin
embargo, describir una organizacin como
formal no significa que hay algo
inherentemente inflexible o indebidamente
limitante en ella. Si el administrador
organiza
bien,
la
estructura
debe
proporcionar un ambiente en el que el
desempeo individual, tanto actual como
futuro, contribuya con la mayor eficacia a

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

Organizacin formal

La organizacin formal debe de ser

flexible. En las organizaciones ms
formales debe darse cabida a la
discrecionalidad para aprovechar
los talentos creativos y reconocer
las preferencias y capacidades
individuales.

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

Organizacin Informal

La organizacin informal se puede

describir como una red de relaciones
personales y sociales no establecidas ni
requeridas por la organizacin formal
pero que se producen espontneamente
a medida que las personas se asocian
entre si.
Las organizaciones informales podran
conceptuarse como redes de alianza o
esferas de influencia, que existen

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

Organizacin Informal

Dentro de la organizacin existe el

influjo de las presiones informales, que
esta integrada por pequeos grupos de
amistad, proximidad, tipo de trabajo,
similitud de objetivos, etc. Estas
estructuras particulares suelen no
coincidir con los agrupamientos que se
han asignado de manera formal. La
imposicin de una estructura formal y
de canales de comunicacin formal

DIVISIN ORGANIZACIONAL: EL
DEPARTAMENTO

Un aspecto importante de la organizacin

es el establecimiento de departamentos.
La palabra departamento indica un rea,
divisin o sucursal definida de una
organizacin
sobre
la
que
un
administrador tiene autoridad para el
desempeo de actividades especficas.
Un departamento, en el sentido ms
comn del trmino, puede ser la divisin
de produccin, el departamento de
ventas, la sucursal de la costa occidental,
la seccin de investigacin de mercados,

NIVELES ORGANIZACIONALES Y
TRAMO DE ADMINISTRACIN.

Si bien el propsito de organizar es

otorgar eficiencia a la cooperacin
humana, la razn de los niveles de
la organizacin se encuentra en las
limitaciones
del
tramo
de
administracin. En otras palabras,
los niveles organizacionales existen
porque hay un lmite al nmero de
personas que un administrador
puede supervisar con eficacia,

Seleccin del tramo

En toda la organizacin se debe decidir
cuntos subordinados puede dirigir un
superior.
Los
investigadores
de
administracin saben que normalmente este
nmero es de cuatro a ocho subordinados en
los niveles ms altos de la organizacin y de
ocho a quince o ms, en los niveles inferiores.
Otros afirman que un administrador puede
supervisar
hasta
veinte
o
treinta
subordinados.
El hecho de que compaas aparentemente
bien administradas tienen, entre ellas y
dentro de ellas, tramos muy variables indica

Seleccin del tramo

En toda la organizacin se debe decidir
cuntos subordinados puede dirigir un
superior.
Los
investigadores
de
administracin saben que normalmente este
nmero es de cuatro a ocho subordinados en
los niveles ms altos de la organizacin y de
ocho a quince o ms, en los niveles inferiores.
Otros afirman que un administrador puede
supervisar
hasta
veinte
o
treinta
subordinados.
El hecho de que compaas aparentemente
bien administradas tienen, entre ellas y
dentro de ellas, tramos muy variables indica

Problemas con los niveles

organizacionales

Existe la tendencia de considerar a

la
organizacin
y
la
departamentalizacin como fines en
s mismos y a medir la eficacia de
las estructuras organizacionales en
trminos de claridad e integridad de
los departamentos y de sus niveles.
La divisin de las actividades en
departamentos, su organizacin

Problemas con los niveles

organizacionales

En primer lugar los niveles son

costosos.
A
medida
que
se
aumenten, se dedica ms y ms
esfuerzo y dinero a la admn.,
debido a la necesidad de los
administradores adicionales, grupos
de asesores para ayudarlos y la
exigencia
de
coordinar
las
actividades
departamentales,

Problemas con los niveles

organizacionales
En segundo lugar, los niveles
departamentales
complican
la
comunicacin. Una empresa con muchos
niveles tiene una mayor dificultad para
comunicar los objetivos, planes y polticas
en forma descendente a travs de la
estructura organizacional que aquella en la
que el director general se comunica
directamente con los empleados. A medida
que la informacin desciende por la lnea
de mando se producen omisiones y malas
interpretaciones. Los niveles tambin

Problemas con los niveles

organizacionales

Por ltimo, muchos departamentos

y niveles complican la planeacin y
el control. Un plan que en el ms
alto nivel puede ser definido y
completo pierde coordinacin y
claridad a medida que se subdivide
en los niveles inferiores. El control
se hace ms difcil conforme se
aaden niveles y gerentes.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

El diseo de organizaciones implica

fundamentalmente establecer la
interrelacin que presentan los
principios
de
organizacin
al
desarrollo del nuevo sistema. La
finalidad de estos principios ha sido
guiar a los dems en la organizacin
y en la forma de crear sistemas de
organizacin ptimos.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Las principales guas para el establecimiento de
una correcta organizacin son:
La organizacin debe ser una expresin de los
objetivos.
La especializacin individual, el desarrollo de
funciones particulares debe ser requeridas en lo
posible.
La coordinacin de personas y actividades y la
unidad en el esfuerzo, son propsitos bsicos de
la organizacin.
La mxima autoridad debe descansar en
ejecutivo, el jefe ms alto con lneas claras de
autoridad para cada uno dentro del grupo.
La definicin de cada puesto, sus diferencias,

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
La responsabilidad del superior por lo
que respecta a la actuacin de sus
subordinados, es absoluta.
La
autoridad
debe
tener
una
responsabilidad correspondiente.
Por lo que respecta a la capacidad de
control, ninguna persona debe supervisar
ms de cinco.
Es esencial que las distintas unidades de
organizacin se mantengan en proporcin
a su autoridad y responsabilidad.
Toda organizacin exige una continuidad

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Otros principios o elementos que pueden ser
tomados
en
consideracin
para
el
establecimiento de toda organizacin son:
Toda organizacin deber establecerse con
un objetivo previamente definido y claro,
incluyendo las divisiones que sean bsicas al
mismo.
La responsabilidad siempre deber ir
acompaada
por
la
autoridad
correspondiente.
La delegacin de la autoridad deber ser
descendiente para su actuacin.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Cada empleado deber ser responsable
ante una sola persona.
No debern ser responsables ante una
misma persona ms empleados de la que
sta pueda supervisar eficazmente.
Las crticas a los subalternos, siempre
que sea posible, debern ser en privado.
Debe estructurarse una organizacin lo
ms sencilla posible.
Ningn jefe puede invadir la esfera de
accin que no le corresponda, ni ser
critico ni ayudante de otro a la vez.

FUNCIONES
El mtodo ms importante para
dividir el trabajo y que todas las
organizaciones lo utilizan es la
divisin por funciones.
Agrupar
actividades
relacionadas
facilita
la
supervisin,
porque
disminuye
la
cantidad
de
conocimientos que el jefe de un
departamento debe de dominar al fin
de supervisar eficientemente.

FUNCIONES
Cuando una empresa se inicia la
estructura de la organizacin se basa
en realidad en la respuesta a la
pregunta: qu funciones principales
tendr que llevar a cabo la empresa
industrial? Estas seran por lo menos
elaborar el producto, venderlo, e
investigar los resultados.
En las empresas de servicios es ms
rpido y la divisin sera: servicios al
consumidor, ventas de servicios, y

El Proceso de Organizacin
Las etapas del proceso de organizacin
son las siguientes:
I.Determinacin de objetivos
II. Divisin del trabajo global en
operaciones parciales
III. Agrupacin de las operaciones
parciales en unidades
IV.Definicin de obligaciones y
responsabilidades
V.Asignacin de personal
VI.Delegacin de autoridad

I Etapa:Determinacin de objetivos

La organizacin supone como etapa

previa la Planificacin, ya que antes
de organizar debemos saber para
qu hacerlo, qu se espera de la
organizacin. Al no existir una
planificacin
previa,
podemos
decidir una estructura inadecuada
para el logro de los objetivos.

II Etapa:Divisin del trabajo

global en operaciones parciales
Cuando se tiene el plan de accin,
es necesario formular un conjunto
de
actividades
necesarias
de
realizar para cumplir los objetivos.
Estas
actividades
deben
ser
descritas y desglosadas con cierto
detalle, en operaciones y tareas
concretas.

III Etapa:Agrupacin de las

operaciones parciales en unidades

Una vez definidas las actividades y

operaciones, se procede a la
agrupacin de stas en unidades de
trabajo, o centros de operacin,
segn diferentes criterios, que
dependen de los objetivos que se
hallan fijado. Esto se conoce con el
nombre
de
DEPARTAMENTALIZACION , cuyos

III Etapa:Agrupacin de las

operaciones parciales en unidades
a)En base a la HOMOGENEIDAD o
AFINIDAD de las tareas, consiste en agrupar
en un departamento o unidad orgnica,
aquellas actividades similares o directamente
relacionadas.
b)En base a la CALIDAD OPERATIVA o
ASESORA de las tareas, consiste en agrupar
en una unidad o departamento aquellas
actividades que sirven de apoyo a las funciones
operativas y a stas en otras unidades
separadas.
c)En base al PRODUCTO, este criterio se

III Etapa:Agrupacin de las

operaciones parciales en unidades
d)En base al TERRITORIO, es comn en

la organizacin de las ventas y de la

produccin, teniendo diferentes unidades de
ventas y/o produccin por rea geogrfica.
e)En base a los CLIENTES, sirve para
destacar el hecho de que se brinda una
mejor atencin o servicio al cliente,
especializando las funciones segn sus
caractersticas.
f)En base al PROCESO, este criterio
pone nfasis en las instalaciones tcnicas,

IV Etapa:Definicin de
obligaciones y responsabilidades
En esta etapa, se debe especificar para
cada unidad, y para cada cargo, lo que se
espera de ellos como aporte al logro del
objetivo, es decir, sus DEBERES y
RESPONSABILIDADES; operacin que se
conoce
con
el
nombre
de
ESPECIFICACIONES
DE
CARGOS.
Tambin se determinan en esta etapa los
REQUISITOS DE CARGOS, es decir, el
conjunto de caractersticas personales,

V Etapa:Asignacin de
personal
En esta etapa, es necesario dotar de
personal especializado a cada cargo
creado para realizar las distintas
funciones. Esto se consigue mediante
la SELECCIN DE PERSONAL y su
posterior asignacin a las diferentes
tareas, segn los requisitos.

VI Etapa:Delegacin de
autoridad
Finalmente,
el
personal
seleccionado,
es
preciso
entregarle la necesaria autoridad
para que pueda desarrollar sus
funciones.

Herramientas de la
Organizacin
Manuales Administrativas
Concepto
de
Manuales:
Los manuales constituyen una de
las
herramientas
con
que
cuentan las organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus
funciones
administrativas
y
operativas.
Son
fundamentalmente,
un

Herramientas de la
Organizacin
Manuales Administrativas
Son documentos detallados que
contienen
informacin
sistemtica y ordenada acerca de
la organizacin de la Empresa.

Herramientas de la
Organizacin
Tipos de Manuales

Manuales

De
Organizacion
Generales
Departament
ales
De
bienvenida
De Politicas
De
Procedimiento
s
De Puestos

Diagramas de
Procedimiento o de Flujo
Tambin
conocidos
como
flujogramas,
son
representaciones graficas que
muestran la sucesin de los
pasos
de
que
consta
un
procedimiento.

Diagramas de Procedimiento o de Flujo

La
lampara
no
funciona
Esta
enchuf
ad la
lampar
a?

n
o

Enchufar
la
lampara

s
i

Cambiar
la
ampollet
a

s
i
Esta
quema
da la
ampoll
eta?

n
Comprar
o
nueva
lampara

Simbologa y normas del cursograma

Crculo:
Procedimiento
estandarizado.
Cuadrado: Proceso de control.
Lnea
continua:
Flujo
de
informacin
va
formulario
o
documentacin en soporte de
papel escrito.
Lnea interrumpida: Flujo de
informacin va formulario digital.
Rectngulo:
Formulario
o

Simbologa y normas del cursograma

Rectngulo Pequeo: Valor o

medio de pago (cheque, pagar,
etc.). Se grafica con un cudruple
de ancho que su altura, siendo su
ancho igual al de los formularios.
Tringulo
(base
inferior):
Archivo definitivo.
Tringulo
Invertido
(base
superior): Archivo Transitorio.

Simbologa y normas del cursograma

Semi-valo: Demora.
Rombo: Divisin entre opciones.
Trapezoide: Carga de datos al
sistema.
Elipsoide: Acceso por pantalla.
Hexgono: Proceso no
representado.
Pentgono: Conector.
Cruz de Diagonales: