TALLER PREPARACION DE ASAMBLEAS

ELABORACION DE ACTAS

CIRCULAR EXTERNA NO. 004 DEL 3/09/2007

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
 ASPECTOS GENERALES

Régimen Común: Hace referencia a las entidades sin ánimo

de lucro reguladas por el Código Civil (artículos 633 y ss),
(Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones).

Régimen Especial: Hace referencia a las entidades del

sector solidario (E.S.S.), definidas en la ley 454 de 1998
(Artículo 6º parágrafo 2º).
 DECRETO 2150 DE 1995 Y 0427 DE 1996
Contenido de los estatutos Art. 40:
Para la obtención de su personalidad, dichas entidades se constituirán por escritura pública o
documento privado reconocido en el cual se expresará, cuando menos, lo siguiente:

1. El nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.

2. El nombre.
3. La clase de persona jurídica.
4. El objeto.
5. El patrimonio y la forma de hacer los aportes.
6. La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo
la administración y representación legal.
7. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a
reuniones
extraordinarias.
8. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución.
9. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la Corporación o Fundación.
10. Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es del caso.
11. Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
REUNIONES ORDINARIAS:

Por regla general la asamblea de asociados se reúne una vez al año, por lo
menos, en la época fijada en los estatutos.
A TITULO DE EJEMPLO:
*Balance de la entidad.
*Entrega de informes de los órganos de administración.
*Aprobación de Estados financieros.
*Nombramientos de órganos de administración.

REUNIONES EXTRAORDINARIAS
La asamblea general podrá reunirse en cualquier época del año, con el objeto
de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no dan espera para la
próxima reunión de asamblea general ordinaria.
CONVOCATORIA

Es la citación que se hace a los asociados hábiles para que se

reúnan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar la
asamblea.

Dependiendo del tipo de reunión a celebrar (ordinaria –

extraordinaria) se debe tener en cuenta lo siguiente:

¿Quién puede convocar?

¿Por qué medios se puede convocar?
¿Con qué anticipación se debe convocar?
¿Quién puede convocar?

Reuniones Ordinarias y Extraordinarias: lo definen los

estatutos de la entidad.

Por qué medios se puede convocar?

Por el medio previsto en los estatutos (correo, fax, emisora,

cartelera, etc.)

A falta de estipulación por un medio idóneo que permita a

todos los asociados hábiles enterarse de la reunión a celebrar.
¿Con cuánta anticipación se debe convocar?

Se debe tener en cuenta lo establecido en los estatutos.

Para establecer la antelación no se tendrá en cuenta NI EL DIA EN

QUE SE CONVOCA, ni EL DIA DE LA REUNION.

Si en la entidad, las oficinas de la administración laboran los

sábados éstos se toman como hábiles.

Días Hábiles: De Lunes a Viernes (los sábados si laboran)

Días Comunes: De Lunes a Domingo incluyendo los festivos.
QUE PUEDE CONTENER LA CONVOCATORIA

Nombre de la entidad y órgano que convoca

Fecha
Hora
Municipio
Dirección completa donde se llevará a cabo la reunión
Orden del día
REPRESENTACION

Los asociados podrán, a menos que los estatutos estipulen lo

contrario, hacerse representar en las reuniones de Asamblea,
mediante poder que conste por escrito, indicando Como mí-
nimo el nombre completo de la persona que otorga el poder
y a la cual se le otorga, la fecha de la reunión para la que
se confiere y los demás requisitos que establezcan los esta-
tutos.
QUORUM DELIBERATORIO

Está integrado por el número de asociados hábiles presentes en la

Reunión, por regla general corresponde a la mitad más uno.
Si no se integra el quórum deliberatorio, deben tener en cuenta lo
Dispuesto en estatutos sobre – Reunión de Hora siguiente, reunión
De segunda convocatoria, reunión por derecho propio-.

Ante el silencio de los estatutos, se puede optar por citar a una

nueva reunión, en los mismos términos que se citó a la primera.
MAYORIA DECISORIA

Es el número de votos validos que se requieren para tomar las

decisiones, teniendo en cuenta lo dispuesto en los estatutos.

•APROBAR REFORMAS
•NOMBRAMIENTOS

CUOCIENTE ELECTORAL
- Órganos Colegiados-
 CIRCULAR EXTERNA NO.004 DEL 3/09/07
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
ALCANCE: Entidades sin animo de lucro a que hace
referencia el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995

ASOCIACIONES- CORPORACIONES –FUNDACIONES

CONTROL DE LEGALIDAD Nombramientos

EN MATERIA DE Reformas
C.C. Art. 638, “La mayoría de los miembros de una corporación,
Que tengan según sus estatutos voto deliberativo, será considerada
como una sala o reunión legal de la corporación entera”. ASOCIACIONES
CORPORACIONES

C.C. Art. 650, ”Las fundaciones de beneficencia que hayan de administrarse

Por una colección de individuos, se regirán por los estatutos que el fundador
Les hubiere dictado; y si el fundador no hubiere manifestado su voluntad a e
Este respecto, o solo la hubiere manifestado incompletamente, será suplido
Este defecto por el Presidente de la Unión”. FUNDACIONES
C.Cio. Art. 163, “La designación o revocación de los administradores
o de los revisores fiscales previstas en la ley o en el contrato social no
se considerará como reforma, sino como desarrollo o ejecución del con
trato, y no estará sujeta sino a simple Registro en cámara de comercio,
mediante copias del acta o Acuerdo en el que conste la designación o
revocación.
Las cámaras se abstendrán, no obstante, de hacer la inscripción de la
designación o revocación cuando no se hayan observado respecto de
las mismas las prescripciones de la ley o del contrato.
La revocación o reemplazo de los funcionarios a que se refiere este
artículo se hará con el quórum y la mayoría de votos prescritos en la ley
o en el contrato para su designación”.
C.Cio. Art. 164: “Las personas inscritas en la cámara de
comercio del domicilio social como representantes de una
sociedad, así como sus revisores fiscales, conservaran tal
carácter para todos los efectos legales, mientras no se
cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo
nombramiento o elección.
La simple confirmación o reelección de las personas ya
inscritas no requerirá nueva inscripción”
C. Cio. Art. 189: “Las decisiones de la junta de socios o de la
asamblea se harán constar en actas aprobadas por la
misma, o por las personas que se designen en la reunión
para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario de
la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma
en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y
los votos emitidos en cada caso”.
 Régimen común

Corporaciones y Asociaciones

No se inscribirán los nombramientos cuando:

• El documento o acta no contenga todo lo señalado.
• No se cumpla con: órgano competente estatutario, quórum
deliberatorio o decisorio estatutario o legal, convocatoria
estatutaria, cuando el nombramiento no se haga en la forma
prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con la
conformación estatutaria
 Nombramientos

Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones

Se inscribirán las actas que contengan:

Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, quórum deliberatorio y

decisorio,
constancia de aceptación y número de identificación y firma presidente y
secre
tario, constancia de aprobación.

Se aplican los artículos 163, 164 y 189 del Código de Comercio.

Se inscribirán únicamente representantes legales, administradores y revisores

fiscales.

“Las actas deben presentarse en copia auténtica o copia secretarial.”

 Nombramientos
Régimen común

Corporaciones y Asociaciones

No se inscribirán los nombramientos cuando:

El acta no contenga todo lo señalado.
No se cumpla con: órgano competente estatutario, quórum
deliberatorio o decisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria,
cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los
estatutos y cuando no se cumpla con la conformación estatutaria.
 Nombramientos
Régimen común

Fundaciones

No se inscribirán los nombramientos cuando:

El documento o acta no contenga todo lo señalado.

No se cumpla con: órgano competente estatutario, quórum delibera-
torio o decisorio estatutario, convocatoria estatutaria, cuando el nom
bramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando
no se cumpla con la conformación estatutaria.
 Nombramientos
Régimen Común
Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones

CIRCULAR SIC

Las Cámaras se abstendrán de inscribir los nombramientos cuando no se hayan

observado respecto de los mismos las prescripciones de los estatutos relativas a
órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías.
Se inscribirán ÚNICAMENTE representantes legales, administradores y revisores
fiscales.
Respecto a Corporaciones y Asociaciones, las cámaras se abstendrán de inscribir
los nombramientos si además no se cumple con el quórum y las mayorías legales
(art. 638 del C.C.).
 REFORMAS ESTATUTARIAS

Régimen Común

Se inscribirán las actas que contengan:

Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, quórum deliberatorio y
decisorio, firma de presidente y secretario, constancia de aprobación.
Hay inexistencia cuando no se cumple con el quórum deliberatorio y
decisorio estatutario o legal (Corporaciones y Asociaciones). En estos
eventos no se inscribe.
En las Fundaciones cuando no se cumple el quórum deliberatorio
estatutario hay inexistencia. En estos casos no se inscribe.
MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOS
ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

En la ciudad de ____________, siendo las __________(a.m/p.m), del día ____________, del año
_________, se reunieron los (Indicar quienes se reúnen: asociados, miembros de junta directiva,
consejo directivo, etcétera.), de la entidad ____________________ para adelantar la reunión (Indicar si
es ordinaria, extraordinaria, de hora siguiente, de segunda convocatoria, etcétera), atendiendo la
convocatoria efectuada de conformidad con los estatutos o la ley (indicar: quien convocó, cuando
convocó y como convocó), para desarrollar el siguiente:

Orden del Día (señalar los diversos puntos a tratar en la reunión):

1. Verificación del Quórum.

2. Designación de Presidente y Secretario de la reunión.
3. Nombramiento de (Indicar si se van a nombrar Directivos, Representante Legal y/o
Revisor Fiscal).
4. Lectura y aprobación del texto integral del acta.

1. VERIFICACION DEL QUORUM.

Se verificó la presencia del quórum estatuario para poder deliberar y decidir. (indicar el número de asociados presentes y el
número de asociados convocados, el porcentaje que representan, o el nombre si es junta directiva, consejo directivo,
etcétera.).
2. DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA
REUNION.

Se designó por unanimidad como PRESIDENTE de la reunión a ______________________________ y

como SECRETARIO de la reunión a _______________________________________ identificados como
aparece al pie de sus firmas, quienes tomaron posesión de sus cargos.

3. NOMBRAMIENTO DE DIRECTIVOS, REPRESENTANTE LEGAL Y ORGANOS DIRECTIVOS,

DE CONTROL Y/O DE FISCALIZACIÓN (FISCAL, REVISOR FISCAL) .

De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad (Si hay
votación, indicar el porcentaje de aprobación) la designación de las siguientes personas para integrar sus
órganos de administración, de control y/o de fiscalización:

a. Representante Legal: (Indicar el cargo previsto en los estatutos y nombre el suplente si lo hay)

Nombre:_________________________________________________
Documento de identificación _________________________________
b. Junta Directiva: (Indicar el número de miembros, según los estatutos)

PRINCIPALES:

Nombre No. de identificación

_________________________ ________________________
_________________________ ________________________
_________________________ ________________________

SUPLENTES
Nombre
__________________________
__________________________
__________________________
No. de identificación
_______________________
_______________________
_______________________

c. Revisor fiscal. PRINCIPAL:

Nombre No. de identificación

_________________________ ________________________
SUPLENTE
Nombre No. de identificación
__________________________ _______________________
Todos los designados, estando presentes han manifestado complacidamente su aceptación a los cargos y han
expresado su compromiso y entrega para el ejercicio de sus funciones (También puede allegar carta de aceptación
de los cargos, firmada por cada uno de los nombrados).

4. LECTURA Y APROBACION DEL TEXTO INTEGRAL DEL ACTA.

Sometida a consideración de los asociados (Miembros de Junta Directiva, Consejo Directivo etcétera.), la
presente acta fue leída y aprobada por unanimidad (Si hay votación, indicar el porcentaje de aprobación) y en
constancia de
todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunión. (También se puede nombrar una comisión
de aprobación del acta).

______________________ _________________________
PRESIDENTE SECRETARIO
C.C. C.C.
MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOS
ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

En la ciudad de Bucaramanga, siendo las 8:00 a.m, del día nueve (9), del año 2008, se reunieron los
asociados, de la entidad Asociación de usuarios de xxxxxxx, para adelantar la reunión Ordinaria
atendiendo la convocatoria efectuada por la junta directiva a través de escrito de fecha 30 de junio
de 2008, remitidos a todos los asociados hábiles a la dirección registrada en el libro de registro de
asociados, para desarrollar el siguiente:

Orden del Día

1. Verificación del Quórum.

2. Designación de Presidente y Secretario de la reunión.
3. Nombramiento de Junta Directiva
4. Nombramiento de (revisor Fiscal o fiscal)
5. Lectura y aprobación del texto integral del acta

1. VERIFICACION DEL QUORUM.

Se verificó la presencia de 56 asociados hábiles de los 60 asociados hábiles convocados,

constituyéndose el quórum estatuario para poder deliberar y decidir.
2. DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA
REUNION.

Se designó por unanimidad como PRESIDENTE de la reunión a Jorge Gómez Ruiz y como
SECRETARIO de la reunión a Claudia Perez Franco, identificados como aparece al pie de
sus firmas, quienes tomaron posesión de sus cargos.

3. NOMBRAMIENTO DE JUNTA DIRECTIVA

De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad la
designación de las siguientes personas para integrar el órgano de administración

PRINCIPALES SUPLENTES

Raúl Méndez Reyes C.C. 12.356.482 Clara Eugenia Solano Rey C.C. 12.856.741
Ernesto Castro Otero C.C. 48.456.952 Martha Rocío Diaz Moreno C.C. 253489.123
Luis José García Rojas C.C. 16.548.712 Gloria Ramírez Duran C.C. 19.582.963

Los antes mencionados, encontrándose presentes manifiestan su aceptación del cargo.

4. Nombramiento de Revisor fiscal.

De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad la
designación de las siguientes personas para ejercer la revisoría fiscal de la entidad :

PRINCIPAL: SUPLENTE:

Bernardo Orozco Grandas C.C. 42.151.789 Alejandro Barbosa Lopez C.C. 19.753.951
Tarjeta Profesional No. 14253 Tarjeta profesional No. 15423

Los antes mencionados estando presentes aceptan su designación.

5. Lectura y aprobación del texto integral del acta.

Sometida a consideración de los asociados, la presente acta fue leída y aprobada por unanimidad y en
constancia de todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunión.

________________________ ___________________________
PRESIDENTE SECRETARIO
C.C. C.C.
MODELO DE CARTA DE ACEPTACION DE UN NOMBRAMIENTO
ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

(Ciudad y Fecha)

Señor
(Nombre del Representante Legal)
Representante legal
(Nombre de su entidad)
Ciudad

REFERENCIA: ACEPTACION DE NOMBRAMIENTO

Respetado señor:
He sido comunicado de mi designación para el cargo de (Indicar el cargo para el cual fue
designado y que está aceptando) de (indicar el nombre de sus entidad) frente a lo cual
manifiesto mi gustosa aceptación y me comprometo a ejercer fielmente mis funciones.

Agradezco su confianza

Cordialmente

(Firma de quien acepta el cargo)

___________________________________
(Nombre del designado que acepta el cargo)
(Número de identificación)
ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA

• La convocatoria debe efectuarse por el órgano o persona que los

estatutos contemplen, con la antelación establecida en los estatutos y
a través del medio que ellos hayan determinado.
• En el término de la convocatoria, no deben tenerse en cuenta ni el
día en que se realiza la convocatoria, ni el día que se hace la reunión.
• Los días hábiles se contaran de lunes a viernes y los días comunes
de lunes a domingo.
• La programación de una reunión de asamblea acordada en reunión
anterior, no equivale a la convocatoria.
• Las actas deben presentarse en copia secretarial o en copia auténtica.
ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA

•Las cartas de aceptación deben presentarse en copia y estar dirigidas a la entidad

no a la cámara de comercio.
• No se requiere presentar listados de asociados hábiles convocados y asistentes y el
escrito de convocatoria, a menos que estos documentos se hayan relacionado en el
acta como anexos de la misma.
• No se requiere presentar la copia de las cartas de aceptación cuando dentro del
acta se haya relacionado el nombre completo, el número de documento de
identificación y la aceptación del cargo por parte de los elegidos o designados.
• Los cargos de Fiscal y Revisor Fiscal son diferentes, el fiscal es un cargo de
control interno sobre la conducta de los administradores que puede ser ejercido por
un asociado y el cargo de Revisor Fiscal es un cargo de control externo sobre las
finanzas y cuentas de la entidad, que debe ser ejercido por contador público titulado
que no sea asociado.
• En la página web www.camaradirecta.com se encuentran modelos de actas y
estatutos de entidades sin ánimo de lucro.