FUNDAMENTOS DE LOS

SISTEMAS DE CONTROL DE
INVENTARIOS
EDWIN ALBERTO CARMONA BEDOYA
QUIMICO FARMACEUTICO
Universidad de Antioquia
INSTRUCTOR SENA PROGRAMA TEGNOLOGO
REGENCIA DE FARMACIA

Siempre tenemos demasiado de lo

que no se vende o consume, y
muchos agotados de lo que s se
vende o consume.

INTRODUCCION
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y
dems
pueblos
de
la
antigedad,
acostumbraban
almacenar
grandes
cantidades de alimentos para ser utilizados
en los tiempos de sequa o de calamidades.
Asegurar la subsistencia de la vida y el
desarrollo de sus actividades normales

INTRODUCCION

Esta forma de almacenamiento de todos los

bienes y alimentos necesarios para
sobrevivir motiv la existencia de los
inventarios como una forma de hacer frente
a los periodos de escasez.

INTRODUCCION
La base de toda empresa comercial es la
compra y venta de bienes o servicios; de
aqu la importancia del manejo del
inventario por parte de la misma.

INTRODUCCION
El
inventario
tiene
como
propsito
fundamental
proveer
de
materiales
necesarios para el funcionamiento de las
empresas.
Afrontar las demandas o la satisfaccin de
las necesidades de los clientes.

FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE
CONTROL DE INVENTARIOS

QUE ES UN SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIOS
Es el proceso de manejo de Inventarios
con el fin de satisfacer las necesidades o
demandas del cliente al menor costo
posible y con el minimo de inversion

OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE

CONTROL DE INVENTARIOS
Hay varios objetivos para el control de
inventario:
Reduccin al mnimo de la inversin en inventarios.
Determinacin del nivel adecuado de servicio al
cliente.
Balance de la oferta y la demanda.
Minimizacin de los costos de adquisicin y los costos
de transporte.
Mantenimiento de un sistema de control hasta al da
del inventario.

FUNDAMENTOS DE SISTEMAS
CONTROL DE INVENTARIOS
La administracin de inventarios implica:
Determinacin
de
la
cantidad
materiales que deber mantenerse.
Fecha reposicin
Cantidades a ordenar.

de

FACTORES QUE AFECTAN LOS

SISTEMAS CONTROL DE
INVENTARIOS
Un sistema de control de inventario
aplicado con xito tendra en cuenta:
La demanda
La variacin estacional
El
cambio
de
los patrones de uso
El seguimiento de las perdidas.

FACTORES QUE AFECTAN LOS

SISTEMAS CONTROL DE
INVENTARIOS
El xito de la gestin de inventarios implica al
mismo tiempo tratar de equilibrar el
costo del inventario con los beneficios de
inventario.

FACTORES QUE AFECTAN LAS

DESICIONES EN UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS
Un paso preliminar en el proceso de control
de
inventario
es
determinar
el
costo aproximado del inventario.
El costo de llevar o mantener el
inventario, r
El valor unitario del tem, v
El costo de ordenamiento, A
El costo de faltante de inventario, B

El

valor

unitario

del

tem,

El valor unitario de cada tem est expresado en

$/unidad.
Para un comerciante (nproductor) este costo
corresponde al precio del artculo pagado al
proveedor incluyendo los fletes y costos
relacionados.
Puede depender del tamao de pedido, de
acuerdo con los descuentos por cantidad.

El costo de ordenamiento, A

Cada orden para reponer el inventario tiene varios

costos asociados, los cuales en general son fijos y
no dependen del tamao de la orden.
Estos costos corresponden al procesamiento,
transmisin, manejo y compra de la orden.
Especficamente, para un comerciante (nproductor),
el costo de ordenamiento puede comprender:

El costo de ordenamiento, A
El costo de ordenamiento puede comprender:
Costo de preparacin de los formatos de las
rdenes
Costos de correo (o de cualquier sistema que utilice
para la transmisin de rdenes, incluyendo fax,.)
Costos de llamadas telefnicas relacionadas con el
pedido
Costos de autorizacin del pedido
Costos de recepcin e inspeccin
Costos de manejo de las facturas del proveedor
Otros costos relacionados con el procesamiento de
la orden

El costo de faltante de inventario, B

Este costo se produce cuando se recibe una orden y no
hay suficiente inventario disponible para cubrirla.
Pueden ocurrir tres posibilidades:
1. Se genera una orden pendiente
2. Se pierde la venta
3. Se produce una combinacin de ambas,
Cualquiera de las tres posibilidades que ocurra, genera
un costo, el cual es muy difcil de estimar.

El costo de faltante de inventario, B

Cuando se pierde la venta totalmente, puede usarse como una primera
aproximacin la utilidad perdida como el costo de faltante de inventario.
Cuando se genera una orden pendiente, una serie de acciones especiales
deben ser emprendidas, como:
rdenes adicionales, planeacin urgente de produccin, transporte especial,
etc., lo que aumenta el costo del tem comparado con el canal normal de
distribucin.
El hecho de no tener el inventario disponible puede generar mala imagen y
descontento en los clientes, lo cual puede ocasionar prdida de ventas
futuras.
Este factor es muy difcil o imposible de cuantificar en forma prctica. Se
prefiere, por ello, utilizar valores conservativos, de tal forma que no se
generen altos costos de faltantes y el control del inventario mantenga un
nivel de servicio alto.

COSTOS DE LLEVAR O MANTENER

EL INVENTARIO, R
El costo de llevar o mantener el inventario
comprende los costos de almacenamiento y
manejo, el costo del espacio utilizado, los
costos de capital, los seguros e impuestos,
y los costos de riesgo en los que se incurre
por el hecho de tener almacenados los
tems, esperando a ser demandados por los
clientes.

COSTOS DE LLEVAR O MANTENER

EL INVENTARIO, COSTOS R
(Ballou (1999)

COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Los costos de almacenamiento y

manejo
Se refieren a los costos de operar la bodega:
Mano de obra utilizada,
Actividades desarrolladas, tales como
recepcin, almacenamiento, inspeccin y
despacho.
Si la bodega es arrendada, estos costos
formarn parte del costo global de espacio dado
por el arrendatario y descrito a continuacin.

COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Costos de Espacio
El costo de espacio es el reflejo del uso del volumen dentro del
edificio de la bodega.
Si la bodega es arrendada, estos costos se expresan
generalmente por unidad de peso por cada perodo de tiempo, por
ejemplo en $/(ton mes).
Si el espacio es propio de la empresa, los costos de espacio se
determinan de acuerdo con los costos de operacin asociados con
dicho espacio, tales como climatizacin e iluminacin, y costos
fijos, tales como los costos del edificio y del equipo, basados en el
volumen que se maneja en la bodega.

COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Los costos de capital o costos de

oportunidad
Representan la mayor proporcin de los costos
de llevar el inventario.
A pesar de esto, es el costo menos tangible de
todos los componentes del costo de inventario.
Su determinacin no es fcil, ya que depende de
muchos factores.

COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Los costos de Seguros e

Impuestos
Dependen del inventario disponible y por ello forman
parte del costo de llevar el inventario.
Los seguros se toman como prevencin contra incendio, robo,
daos, etc.
Los impuestos generalmente se cobran de acuerdo con los
valores en libros de los inventarios.

COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Los costos de Riesgo

Representan los costos de obsolescencia, deterioro y
depreciacin del
inventario.
El deterioro puede deberse a condiciones naturales de los
tems en inventario, especialmente si se trata de artculos
perecederos.
Estos costos pueden determinarse del costo de tems
perdidos, o del costo de actualizacin mediante trabajo
adicional para recobrar el
estado normal del producto, o de reponer el producto
desde otra localizacin.

COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Las unidades en las que se mide este costo son

normalmente en un porcentaje por ao [%/ao], o,
equivalentemente, en [$/($ao)], lo que significa el
dinero que hay que pagar por cada peso invertido en
inventario cada ao, o cada perodo de tiempo que se
escoja para el anlisis.

Tiempo de reposicin (Lead Time), L

Tiempo que transcurre entre el momento de
expedir una orden (de compra o de produccin) y
el instante en que se tienen los artculos listos
para ser demandados por el cliente.
Este factor es de fundamental importancia para
el control de los inventarios.
Durante el lead time puede ocurrir una falta de
inventario, pues se supone que aqu el nivel de
inventario est relativamente bajo, ya que dio
lugar a la expedicin de una orden.

Tiempo de reposicin (Lead Time), L

El lead time comprende generalmente
las siguientes etapas:
Tiempo administrativo que transcurre entre la decisin de emitir una
orden y su correspondiente preparacin;
Tiempo de trnsito de la orden hasta el proveedor;
Tiempo empleado por el proveedor para procesar la orden, el cual a
su vez depende de su nivel de inventario y condiciones generales
de almacenamiento y produccin;
Tiempo de trnsito entre el proveedor y el lugar donde es solicitada
la orden;
Tiempo de recepcin, inspeccin y almacenamiento en el lugar
donde es solicitada la orden.

INVENTARIO DE SEGURIDAD
Son las unidades extra que debo
mantener como proteccion contra la
posibildad de existencias agotadas.
Se debe llevar cuando no hay seguridad
de la demanda del medicamento y/o el
tiempo de reposicion.
Inventario de seguridad=
Consumo Maximo - Consumo promedio X Tiempo de Reposicion

INVENTARIO DE SEGURIDAD

Por ejemplo : Inventario de Seguridad Enalapril

El tiempo de reposicion es 2 dias:
El consumo promedio es 20 tabletas
EL consumo Maximo es 50 tabletas .
Inventario de seguridad =
Consumo Maximo - Consumo promedio X Tiempo de Reposicion

IS =

IS =

(50 20 )x 2
30 x2

= 60 tabletas

PUNTO DE REORDEN
Es el nivel de inventario en el cual debo
generar la orden de compra

PReorden =
Consumo Promedio (dia) X Tiempo de Reposicin (das) + Inventario de seguridad.

PUNTO DE REORDEN

PReorden =
Consumo Promedio (dia) X Tiempo de Reposicin (das) + Inventario de seguridad.

Por ejemplo : Inventario de Seguridad Enalapril

El tiempo de reposicion es 2 dias:
El consumo promedio es 20 tabletas
El inventario de seguridad = 60 Tabletas
PR= 20 Tabletas /dia x 2 dias + 60 Tabletas
PR = 100 Tabletas
EN EL MOMENTO EN QUE TENGA 100 TABLETAS DE ENALAPRIL TENDRE
QUE GENERAR LA ORDEN DE COMPRA

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Un aspecto importante para el anlisis y
la administracin de un inventario es
determinar qu artculos representan la
mayor parte del valor del mismo midindose su uso en dinero - y si
justifican su consecuente inmovilizacin
monetaria.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Estos
artculos
no
son
necesariamente ni los de mayor
precio unitario, ni los que se
consumen en mayor proporcin,
sino aquellos cuyas valorizaciones
(precio unitario x consumo o
demanda) constituyen % elevados
dentro del valor del inventario total.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Generalmente
sucede
que,
aproximadamente el 20% del total
de los artculos, representan un
80% del valor del inventario,
mientras que el restante 80% del
total de los artculos inventariados,
alcanza el 20% del valor del
inventario total.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

El grfico ABC (o regla del 80/20 o ley
del menos significativo) es una
herramienta que permite visualizar esta
relacin y determinar, en forma simple,
cules artculos son de mayor valor,
optimizando as la administracin de los
recursos de inventario y permitiendo
tomas de decisiones ms eficientes

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Segn este mtodo, se clasifican los artculos
en clases, generalmente en tres (A, B o C),
permitiendo dar un orden de prioridades a los
distintos productos:
ARTICULOS A: Los ms importantes a los efectos
del control.
ARTICULOS B: Aquellos artculos de importancia
secundaria.
ARTICULOS C: Los de importancia reducida.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Los factores ms importantes son los dos extremos:
Pocos artculos significativos ( A )
Gran nmero de artculos de relativa importancia. (C)

Permite concentrar la atencin y los esfuerzos sobre las

causas ms importantes de lo que se quiere controlar y
mejorar

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

El mtodo o grfico ABC puede ser aplicado a:
Las ventas de la empresa y los clientes con los que se
efectan las mismas (optimizacin de pedidos).
El valor de los stocks y el nmero de tems de los
almacenes.
Los costos y sus componentes.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

El mtodo o grfico ABC puede ser aplicado a:

Los beneficios de la empresa y los artculos

que los producen

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Ejemplo de aplicacin
A continuacin se desarrollar un ejemplo que
permitir visualizar cmo se determinan las tres
zonas (A-B-C) en un inventario constituido por
20 artculos:

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

TABLA N 1: Datos a obtener del inventario

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Resolucin
1. Se debe determinar la participacin monetaria de cada artculo en el
valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de
acuerdo a lo siguiente:
.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Resolucin
1.Se debe determinar la participacin
monetaria de cada artculo en el valor
total del inventario.
Para ello se debe construir una tabla
de acuerdo a lo siguiente:
.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Columna n 1: Corresponde al n de artculo.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Columna n 2: Los porcentajes de participacin de cada artculo en la

cantidad total de artculos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un
inventario constituido por 20 artculos, cada artculo representa el 5% dentro
del total (100%/ 20 art.= 5%)

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Columna n 3: Representa la valorizacin de cada artculo.

Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.
Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20
artculos.( Sumando todos los datos de la columna)

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Calculo valorizacin de cada artculo.

Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.
TABLA N 1: Datos a obtener del inventario

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Columna n 3: Representa la valorizacin de cada artculo.

Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.
Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20
artculos.( Sumando todos los datos de la columna)

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Columna n 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en

el valor total del inventario.

Ejemplo Para el Art

No1:
1132259 --------100%
7500_________X%
7500 x 100
1132259
X= 0.66

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4,

tomando
las
participaciones
de
cada artculo en sentido decreciente, lo que dar
origen a la tabla n 3:

 A partir de los datos de la tabla 3

se puede observar que unos
pocos artculos son los de mayor
valorizacin.

Si solo se controlaran estrictamente los tres

primeros,
se
estara
controlando
aproximadamente el 60% del valor del
inventario.

Controlando tambin los art. 3, 6 y 11, se

estara controlando, en forma aproximada,
el 82% del valor del inventario. (Zona B)

Se ve claramente en la grfica que el 15%

del inventario justifica el 60% del valor,

 El 70% del inventario solo justifica el 18%

del valor.

 El 70% del inventario solo justifica el 18% del

valor.
Si se tiene en cuenta los costos de
mantenimiento y de control de estos ltimos, se
llega a la conclusin que no es necesario
controlarlos estrictamente, ya que son de poca
valorizacin, y que debe mantenerse el mnimo
stock posible de los mismos.

CONCLUSIONES ABC
Para los artculos A se debe usar un estricto
sistema de control, con revisiones continuas de los
niveles de existencias y una marcada atencin
para la exactitud de los registros, al mismo tiempo
que se deben evitar sobre-stocks.
Para los artculos B , llevar a cabo un control administrativo intermedio.

Para los artculos C , utilizar un control menos rgido y podra ser

suficiente una menor exactitud en los registros. Se podra utilizar un
sistema de revisin peridica para tratar en conjunto las rdenes
surtidas por un mismo proveedor.