URP Sesion 8 - Gestion de Comunicaciones

Diplomado en Direccin de Proyectos
Fundamentos en Direccin de Proyectos

Sesin 8 Gestin de las Comunicaciones
1
Agenda
Objetivos de la Sesin
Teora de la Comunicacin Efectiva
Gestin de las Comunicaciones
8.1 Planificar las Comunicaciones
8.2 Gestionar las Comunicaciones
8.3 Controlar las Comunicaciones
Los objetivos de la presente sesin
son:
Describir los conceptos bsicos de la gestin de
las comunicaciones.
Entender los procesos de la Direccin de
Proyectos relacionados a la gestin de las
comunicaciones.
Agenda

Comunicaciones del Director(a) de Proyecto
El/la directora(a) de proyecto emplea aproximadamente
90% de su tiempo comunicndose. Esto incluye:
Dirigir el proyecto: dirigir actividades, negociar, hacer
presentaciones, etc.
Participar en reuniones: Comits internos, con el cliente, reuniones
de trabajo
Marketing y venta del proyecto
Relaciones pblicas
Administracin de registros: memos, contratos, reportes, etc.
Canales de comunicacin del Director(a) de Proyecto

Comunicacin hacia arriba
Gerencia de lnea, rea
Gerencia General
Director
de
Proyecto
Comunicacin
lateral:
colegas, otros
grupos
funcionales y
clientes
Comunicacin hacia abajo:

subordinados
6
Comunicacin
lateral: amigos,
grupos sociales
org. Formales e
informales

Tipos de comunicacin en el proyecto
Comunicacin interpersonal
En una comunicacin interpersonal, los factores no verbales tienen
ms influencia que los verbales
Comunicacin con el pblico y la comunidad

Comunicacin formal
Llevado a cabo mediante los canales formales. Incluyen: plan,
propuestas, cartas. Ms efectiva: escrita
Comunicacin informal
Entre grupos informales por razones de intereses, amistad, hobby,
etc.

Habilidades de Comunicacin
mensaje
EMISOR
RECEPTOR
retroalimentacin
El emisor es el responsable que la informacin sea clara, inequvoca y completa.

El receptor es responsable de comprobar que la informacin sea recibida en forma
completa y entendida correctamente.
La comunicacin tiene varias dimensiones:
Escrita y oral, escuchar y hablar.
Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente, los medios de comunicacin, el
pblico, etc.).
Formal (informe, resmenes, etc.) e informal (memorandos, conversaciones, etc.)
Vertical (hacia arriba y abajo) y horizontal (con los compaeros).

8

Comunicacin Verbal
Transmiten informacin, explicaciones e instrucciones.
Es importante la seleccin de las palabras y claridad de la
expresin.
Permite:
Intercambio oportuno de informacin

Rpido feedback
Inmediata sntesis del mensaje
Cierre oportuno
Tres estados:
Introduccin (decir lo que dirs)
Explicacin (decirlo)
Resumen (decir lo que usted dijo)
9

Escucha Efectiva
10

Comunicacin No Verbal
Incluye gestos, tono vocal, expresin facial y lenguaje corporal.
Los factores no verbales generalmente tienen mayor influencia en
el impacto total del mensaje que los factores verbales:
Impacto total del mensaje = Palabras (7%) + Tono Vocal (38%) +
Expresin Facial (55%)
Se debe usar con cuidado para no enviar mensajes
contradictorios.
11

Lenguaje corporal
Lenguaje corporal
Sealamiento (apuntar)
Susurrar, suspirar
Tomarse la cabeza con las
manos
Ocultar, disimular con las manos
Inclinarse hacia delante
Inclinarse hacia atrs con las
manos detrs de la cabeza
Apretar los puos o cruzar los
brazos
Frotarse las manos
Sudor en las manos
12
Probable significado
Agresividad
Impaciencia, aburrimiento
Incertidumbre, riesgo
Incertidumbre con las palabras
o deshonestidad
Inters
Superioridad o confianza
Actitud defensiva
Expectativa
Nerviosismo
Agenda
13
reas de
Conocimiento
Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Seguimiento y
Control
Gestin de la
Calidad
Planificar la Calidad
Realizar el
Aseguramiento de la
Calidad
Gestin de
Recursos
Humanos
Planificar los Recursos

Humanos
Adquirir el Equipo
Desarrollar el Equipo
Gestionar el Equipo
Gestin de las
Comunicaciones
Planificar las
Comunicaciones
Gestionar las
Comunicaciones
Gestin de los
Riesgos
Planificar los riesgos

Identificar riesgos
Anlisis cualitativo
Anlisis cuantitativo
Plan de respuesta
Gestin de las
Adquisiciones
Planificar las
Adquisiciones
Efectuar Adquisiciones
Controlar las
Adquisiciones
Planificar la gestin de
los Interesados
Gestionar la
participacin de los
Interesados
Controlar la
participacin de los
Interesados
Gestin de los
Interesados
Identificar a
los Interesados
14
Cierre
Controlar la
Calidad
Controlar las
Comunicaciones
Controlar los
Riesgos
Cerrar las
Adquisiciones

Qu es la comunicacin?
La comunicacin consiste en transferir informacin entre
diversos individuos.
Consiste en entablar una relacin entre dos individuos o
grupos para transmitir de punto a punto un mensaje el
cual viajar por algn medio fsico o virtual.
15

Importancia
Los comportamientos de las personas pueden ser
voluntarios o motivados por algn ente externo.
En un proyecto, ocurre lo mismo, pero es necesario que
estos comportamientos, que finalmente derivarn en el
trabajo del proyecto, sean orquestados adecuadamente
mediante el envo sucesivo de informacin.
16

La principal habilidad de un(a) Director(a) de
Proyectos es saber comunicar. No importa qu
ttulo tengas y en qu profesin te hayas
especializado, si no aprendes a comunicar de
manera efectiva no conseguirs proyectos exitosos.
Gestionar la comunicacin: implica

definir un conjunto de acciones y
procedimientos mediante los cuales se
despliegan una variedad de recursos
de comunicacin para apoyar la labor de
las organizaciones.
17

Importancia
A travs de la Gestin en la Comunicacin Interna se
facilita el despliegue de todo el aparato comunicacional
destinado al personal con el objeto de:
Promover la comunicacin entre los miembros
Facilitar la integracin entre las realizaciones personales y las
institucionales
Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de
la cohesin de los miembros
Contribuir a la creacin de espacios de informacin, participacin y
opinin
18
Comunicacin con los Interesados del Proyecto - Ejemplo

Ej: Alcance, tiempos y
presupuesto
Sponsor
Ej: temas
contractuales
Legal
Construccin
Comunicaciones
Capacitacin
Ej: Productividad
y facilidad de uso
en el producto final
Ej: Cumplir con

Especificaciones
basadas en
Requerimientos del
usuario
Pruebas
Logstica
Ej: Liberacin de
un producto de
calidad
Ej: Implantacin y
Administracin eficaz
Los DP emplean una gran cantidad de tiempo comunicndose con los otros interesados.
Debemos optimizar nuestro tiempo y atencin

Matriz Poder/Inters.
Clasifica a los stakeholders en referencia al poder que poseen y al grado
en que, potencialmente, demuestran inters por las estrategias de la
organizacin.
El mapa de Poder/Inters se puede utilizar para indicar qu tipo de relacin
debe tener la organizacin con cada uno de los grupos.
20
Anlisis de las Comunicaciones
En un proyecto el nmero de canales de comunicacin

es n(n-1)/2, donde n es la cantidad de interesados.
Ejemplo:
Si en el proyecto hay 10 Interesados, el/la

director(a) de proyecto tendr que manejar 45
posibles canales de comunicacin.
Por lo tanto un componente clave es determinar y

limitar quin se comunicar con quin, y quin recibir
determinada informacin.
Esto es parte
comunicaciones.
21
del
planeamiento
de
las
Me comunico por escrito o

verbalmente?
Le dejo una nota o le
entrego un informe formal?
Se lo comunico
personalmente o por mail?
Qu me habr
querido decir?
Qu significar el
gesto que hizo?
Mensaje
Receptor
Emisor
22
Fundamentos de la Comunicacin
Modelo Bsico de Comunicaciones
El equipo de direccin
del proyecto gasta
gran parte de su
tiempo comunicndose
La reunin implicar una

nueva comunicacin
Una ruptura de las comunicaciones puede afectar negativamente al

proyecto
23
Barreras para las Comunicaciones
Falta de
informacin
Demasiada
informacin
Falta de apertura y confianza

en las relaciones
Tiempo
Semntica
Vocabulario
Redaccin
Resultados
deseados
Gestin del
Alcance, Tiempo,
Costo, Calidad,
RR HH y
Contratos
Diferencias culturales
Filtros
Percepciones y
personalidades
24
Conocimiento de lo
que se quiere decir
Objetivos
del Proyecto
- Eleccin de medio:
- Escrito vs oral,
- Cara a cara vs. E-mail
- Memo vs. Informe
- Estilo de redaccin:
- Voz activa vs. Voz pasiva,
- estructura de la oracin,
- eleccin de las palabras.
- Tcnicas de presentacin
- Lenguaje corporal,
- Ayudas visuales
- Tcnicas de gestin de reuniones
- Agenda adecuada,
- Gestin de conflictos
25
26
Agenda
27

Es el proceso utilizado para determinar las necesidades de
informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo
abordar las comunicaciones; por ejemplo, quin necesita qu
informacin, cundo la necesitar, cmo le ser proporcionada y
por quin.
Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo
comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados,
tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como
externos al proyecto.
Recordar!
Identificar las necesidades de informacin de los

interesados y determinar una forma adecuada de
satisfacer dichas necesidades constituyen factores
importantes para el xito del proyecto
28
8.1 Mapa del Proceso

Modelos de
Comunicacin
Plan de Direccin
del Proyecto
Tecnologa de la
Comunicacin
Mtodos de
Comunicacin
Registro de
Interesados
Reuniones
Factores
Ambientales de la
Empresa
ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Plan de Gestin
de las
Comunicaciones
Documentos
del Proyecto
29
8.1 Entradas
Registro de Interesados
Este documento contiene todos los detalles relacionados con los
interesados identificados, entre ellos:
La informacin de identificacin.
La informacin de evaluacin.
La clasificacin de los interesados.
30
8.1 Entradas
31
8.1 Entradas
Factores Ambientales de la Empresa
La estructura de la organizacin tendr un efecto considerable
sobre los requisitos de las comunicaciones, por ello es preciso
adaptar las comunicaciones al entorno del proyecto.
Activos de los Procesos de la Organizacin

Informacin histrica y lecciones aprendidas proporcionan
conocimiento respecto a decisiones tomadas en las
comunicaciones y resultados de dichas decisiones.
32
8.1 Herramientas y Tcnicas
33
34
Modelo Emisor- Receptor: Ejemplo
Y yo que pensaba ir a la
playa a tomar sol
He escuchado que el sol

se va a devaluar.
35
36

Reuniones
Tecnologa para
teleconferencia
Mensajera
instantnea
Software para trabajo

colaborativo
Pasos de autorizacin:
Paso 3: Director
Paso 2: Director de
compras
Paso 1: Sra. Smith
37
Paso 1: Sr. Jones
8.1 Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Forma parte del Plan de Direccin de Proyecto (PDP).
38
Matriz de comunicacin
Para qu sirve?
Para asegurar el mantener informados a los Interesados (para
asegurar una comunicacin efectiva).
Qu incluye?
Lista de reportes de avance y contenidos.

Documentos de planeacin relevantes y contenidos.
Periodicidad de la distribucin.
Medio de la Distribuir la informacin.
Responsable de emitir el reporte.
Cundo utilizarla?
Se disea durante la planeacin y se actualiza a lo largo del
proyecto.
39
Matriz de comunicacin: Ejemplo
Leyenda
@ e-mail
impreso
* genera la informacin
Sem: semanal
Men: mensual
40
Informacin requerido por tipo de interesado

Tipo de
Interesado
Ejecutivo o
estratega
Miembros del
Equipo de
Proyecto
Otros
Interesados
Reportes a recibir
(contenido principal)
Formato requerido
Reporte de resultados
principales
Usar colores
Eventos ms significativos
Mecanismo de
Distribucin
Mensual
Copia impresa va courier
Trimestral
Reuniones "cara a cara"
Semanal
e-mail
Usar diagramas y
grficos
Problemas ms
significativos (incluyendo
su solucin)
Formato resumido
Estado de sus actividades
Estilo check list
Items pendientes
Recursos empleados y
requeridos
Documentacin
detallada y de soporte
(de requerirse)
Estado del proyecto
Artculos
Usar poco texto
Fax
Quincenal
Mensual
Eventos clave
Reporte de resultados
41
Frecuencia
de reporte
Resmenes
Durante las reuniones de

revisin de estado
Colocar en documentos de
comunicacin
organizacionales tales
como Journals o Noticias
Pregunta tipo examen PMP

Ests trabajando como director del proyecto "Frambuesas
disecadas" y tienes cinco personas a tu cargo. Por pedido expreso
del patrocinador te agregan tres nuevas personas a tu equipo de
trabajo. Cuntos canales de comunicacin se han incorporado?
a)
b)
c)
d)
3
36
18
21
42
Agenda
43

Permite crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y
realizar la disposicin final de la informacin del proyecto
de acuerdo al plan de gestin de las comunicaciones.
El beneficio clave es que permite un flujo de comunicacin
eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto.
44
Plan de Gestin
de las
Comunicaciones
Tecnologa de la
Comunicacin
Modelos de
Comunicacin
Mtodos de
Comunicacin
Sistema de
Gestin de la
Informacin
Informes de
desempeo
Informes de
desempeo
del trabajo
Factores Ambientales
de la Empresa
Comunicaciones
del proyecto
ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Plan de Direccin del

Proyecto
45
Documentos
del Proyecto
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
8.2 Entradas
Informes de Desempeo del Trabajo
Son una recopilacin de informacin sobre el desempeo
y el estado del proyecto, que puede utilizarse para
facilitar la discusin y para crear comunicaciones.
Para optimizar este proceso, es importante que los
informes sean integrales, precisos y disponibles en el
momento oportuno.
46

Sistema de Gestin de la Informacin
La informacin del proyecto se gestiona y distribuye
utilizando una variedad de herramientas, incluyendo:
Copia impresa de gestin de documentos: cartas,
memorandos, informes y comunicados de prensa.
Gestin de comunicaciones electrnicas: e-mail, fax,
correo de voz, telfono, vdeo y conferencia web, sitios
web y publicacin web.
Las herramientas de gestin de proyectos electrnicos:
interfaces web para la programacin y el software de
gestin de proyectos, reunin y el software de oficina
virtual de apoyo, portales y herramientas colaborativas de
gestin del trabajo.
47

Informes de desempeo
Recoleccin y distribucin de informacin sobre el
desempeo, incluyendo los informes de estado,
mediciones de progreso, y las previsiones.
La presentacin de informes de rendimiento consiste en
la gestin y anlisis peridico de lnea de base frente a
datos reales para entender y comunicar los avances y
resultados de los proyectos, as como para predecir los
resultados del proyecto.
48

Generalmente provee informacin sobre el desempeo en el alcance,
cronograma, costos y calidad.
Algunos proyectos requieren tambin informacin sobre riesgos y
adquisiciones.
EDT
ALCANCE LINEA BASE
Lista de Actividades
Recursos
49
Costos
CRONOGRAMA LINEA BASE
PRESUPUESTO LINEA BASE

1,000
INGRESO vs COSTO
ACUMULADO
140
INGRESO vs COSTO
MENSUAL
900
120
800
100
600
MILES DE US$
MILES DE US$
700
500
400
300
80
60
40
200
20
100
0
0
PERIODOS (EN MESES)
COSTO PPTO
COSTO REAL
INGRESO NUEVA PROY.
COSTO NUEVA PROY.

INGRESO PPTO
INGRESO REAL
50
PERIODOS (EN MESES)

COSTO PPTO
COSTO REAL
INGRESO NUEVA PROY.
COSTO NUEVA PROY.

INGRESO PPTO
INGRESO REAL

EVOLUCION DE LA MANO DE OBRA
EVOLUCION DEL MARGEN DE CONTRIBUCION PROYECTADO

50.00%
90
45.00%
80
40.00%
MILES DE US$
70
35.00%
60
30.00%
50
43.56%
43.27%
40.79%
39.21%
37.07%
31.31%
30.58%
29.95% 29.67% 30.05%
28.02%
27.66%
27.38%
27.25%
26.96%
26.90%
25.00%
40
20.00%
30
15.00%
20
10.00%
10
5.00%
0.00%
PRESUPUESTO
PERIODOS (EN MESES)

NUEVA PROYECCION
51
REAL
Presupuesto
Real

CONTROL DEL PLAZO : MAYO (13/02/2009)
PROYECTOS
SISTEMA SAB PARA MGS
Aplica Control
de Plazo
Si/No ?
Si
Fecha de
Entrega
15/10/2008
Ampliacion
Riesgo
Nueva Fecha Alerta
de Plazo
Gerencia de
de Entrega
Roja
Si/No ?
Divisin
Si
22/01/2009
Comentarios
Alto
Se ha informado al Cliente del Atraso a la fecha y el Proyectado. Se ha

solicitado la asignacion del Lider Usuario a dedicacion exclusiva del
Proyecto para poder cerrar ASAP la fase de Incepcion. Se han
cumplido con entregar los 3 tomos del Analisis con toda la informacion
disponible
MTC
Si
01/12/2008
Si
31/05/2009
Alto
El 08/02/2009 se retir al personal del MTC , en el momento se tiene

identificado el Gap Funcional (brecha entre las bases y lo que hoy
requiere el MTC ), se mantiene la comunicacin buscando un eventual
acuerdo que permita cerrar el proyecto , en paralelo se est evaluando
alternativas de negociacin con soporte legal .
CPSAA-DESPACHOS
Si
09/03/2009
Si
18/05/2009
Medio
El 09/02/2009 se pas a Produccin . An esta en proceso de firma el

Acta de aceptacin por las pruebas . En abril se addend soporte
mensual hasta el 18 de Mayo con un recurso por $ 4800.
ORGANIZACIN Y MEJORAS A
LA GESTION DE VENTAS
Si
31/12/2008
Si
Cerrado
Bajo
52
Proyecto Cerrado - Periodo Abril.

Las proyecciones se actualizan y se vuelven a emitir basados en la informacin de

desempeo que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto.
Esta informacin trata del desempeo pasado y podra impactar al proyecto en el

futuro.
Bsicamente son el EAC y ETC.
53
8.2 Salidas
Comunicaciones del proyecto
Las comunicaciones del proyecto pueden incluir:
Informes de rendimiento, estado de los entregables,
progreso horario y el costo incurrido.
Comunicaciones
del
proyecto
pueden
variar
significativamente y estn influenciados por factores tales
como,
Urgencia y el impacto del mensaje, mtodo de la entrega, y
el nivel de confidencialidad.
54
8.2 Salidas
Actualizaciones al Plan de Direccin del Proyecto
El plan de gestin del proyecto proporciona informacin
sobre las lneas de base del proyecto, la gestin de las
comunicaciones y gestin de los interesados. Cada una
de estas reas pueden requerir actualizaciones basadas
en el desempeo actual de la proyecto en relacin con la
lnea base de medicin del desempeo (PMB).
La lnea base de medicin del desempeo general
integra alcance, cronograma y costo parmetros de un
proyecto, pero tambin pueden incluir parmetros
tcnicos y de calidad
55
8.2 Salidas
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto que pueden actualizarse,
se incluyen, pero no se limitan a:
Registro de Emisin,
Cronograma del proyecto
financiacin del proyecto.
56
las
necesidades
de
8.2 Salidas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organizacin
Documentacin sobre lecciones aprendidas. La
documentacin incluye las causas de los problemas, el
razonamiento detrs de la accin correctiva elegida y
otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de
las comunicaciones.
Las lecciones aprendidas deben ser documentados y
distribuidos de manera que se convierte en parte de la
base de datos histricos tanto para el proyecto y la
organizacin ejecutante.
57

Cul de las siguientes alternativas no se incluye en las habilidades
de comunicacin:
a)
b)
c)
d)
Escuchar de manera activa y eficaz.

Resolver conflictos para prevenir impactos positivos.
Identificar y gestionar expectativas.
Investigar para identificar o confirmar informacin.
58
Agenda
59

Es el proceso de seguimiento y control de las
comunicaciones a lo largo de toda la ciclo de vida del
proyecto para asegurar que las necesidades de
informacin de los interesados en el proyecto se cumplan.
La principal ventaja de este proceso es que asegura un
flujo de informacin ptimo entre todos los participantes en
la comunicacin, en cualquier momento en el tiempo.
El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del
proyecto deben ser cuidadosamente evaluados y
controlados para asegurar que los mensaje sean
entregados al pblico adecuado en el momento adecuado.
60

Reuniones

Proyecto
Comunicaciones
del proyecto
Sistema de
Gestin de la
Informacin
Juicio de
expertos
Informacin sobre el
desempeo del trabajo
Registro de
Incidentes
Solicitudes
de Cambio
Datos del
desempeo
de trabajo
ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Proyecto
61
Documentos
del Proyecto
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
8.3 Entradas
Registro de Incidentes
Se utiliza para documentar y monitorear la resolucin de
problemas / conflictos. Puede ser utilizado para facilitar la
comunicacin y garantizar un entendimiento comn de
las discrepancias.
Brinda ayuda en asignar la responsabilidad para resolver
los problemas especficos en una fecha lmite.
Esta informacin es importante para el proceso de control
de las comunicaciones, ya que proporciona un registro de
lo que ya ha sucedido en el proyecto y una plataforma
para comunicaciones a futuro que deber ser
entregadas.
62
8.3 Entradas
Datos del Desempeo del Trabajo
Organiza y resume la informacin recopilada, y presenta
los resultados de un anlisis comparativo con la lnea
base de medicin del desempeo.
Son las observaciones y mediciones recabadas durante
el curso de la ejecucin del proyecto.
63

Sistema de Gestin de la Informacin
Proporciona un conjunto de herramientas estndar que
permite al director(a) del proyecto capturar, almacenar, y
distribuir informacin a los interesados de los costos del
proyecto, el progreso y el rendimiento.
Ejemplos: Los formatos de distribucin pueden incluir
informes tablas, hoja de clculo anlisis y
presentaciones; los grficos pueden ser utilizados para
crear representaciones visuales de los resultados del
proyecto.
64
8.3 Salidas
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Es la informacin del desempeo que es elaborada por
los diferentes procesos de monitoreo y control,
analizados en su contexto e integrados con los datos
entre reas de conocimiento.
Estos datos de rendimiento normalmente proporciona el
estado y el progreso de informacin sobre el proyecto;
con el nivel de detalle requerido por los distintos grupos
de inters.
Esta informacin se comunicar a las partes interesadas
de proyecto.
65
8.3 Salidas
Informacin sobre el desempeo del trabajo
ESTADO DE RESULTADOS
EXPRESADO EN US$
MENSUAL
REAL
PPTO
ACUMULADO
Real / Ppto
REAL
PPTO
Nueva
Real / Ppto
Proyeccion
Ppto.
Nueva Proy / Ppto

US$.
INGRESOS
99,125
91,010
9%
1,331,845
1,259,086
6%
2,298,860
2,203,141
95,719
4%
BIENES Y SUBCONTRATAS
MANO DE OBRA
AMORTIZ. DE LA INVERSION
GASTOS GENERALES
-2,818
-68,786
-3,974
-1,685
-515
-67,680
-3,582
-990
447%
2%
11%
70%
-40,870
-886,109
-51,347
-12,687
-38,658
-878,056
-50,144
-13,266
6%
1%
2%
-4%
-49,320
-1,595,542
-121,083
-31,057
-43,808
-1,584,761
-93,125
-23,166
-5,512
-10,781
-27,958
-7,891
13%
1%
30%
34%
TOTAL COSTO DE VENTAS
-77,262
-72,767
6%
-991,012
-980,124
1%
-1,797,002
-1,744,860
-52,142
3%
MARGEN CONTRIBUCION
GASTOS GENERALES INDIRECTOS
DEPREC. Y AMORTIZACION
INGRESOS/GASTOS FINANCIEROS
GASTOS FINANC. POR FIANZAS
UTILIDAD BRUTA
21,863
-9,271
18,243
-8,732
20%
6%
340,833
-118,921
278,962
-117,615
22%
1%
501,858
-212,552
458,281
-209,383
43,577
-3,168
10%
2%
809
809
3,779
3,779
17,241
17,241
13,401
10,321
225,690
165,126
306,547
266,139
40,408
15%
MARGEN CONTRIBUCION / INGRESOS

UTILIDAD BRUTA / INGRESOS
22.06%
13.52%
20.05%
11.34%
25.59%
16.95%
22.16%
13.11%
21.83%
13.33%
20.80%
12.08%
66
30%
37%
8.3 Salidas
Solicitudes de Cambio
Permite actualizar las estimaciones de costos nuevos o
revisados,
secuencias
de
actividades,
fechas
programadas, necesidades de recursos, y el anlisis de
alternativas de respuesta a los riesgos:
Las adaptaciones del plan de gestin de proyectos y
documentos
Las recomendaciones de acciones correctivas que pueden
traer los resultados esperados del proyecto a futuro
Las recomendaciones de acciones preventivas que pueden
reducir la probabilidad de un desempeo negativo del
proyecto
67

El director del Proyecto XYZ est informando a los interesados,
internos y externos, sobre el desempeo del proyecto. En el informe
se presenta el estado actual en relacin a las siguientes variables
de la restriccin triple: alcance, tiempo y costo. Este es un informe
de:
a)
b)
c)
d)
Estado
Series de tiempo
Valor ganado
Progreso del proyecto
68

Estamos realizando un estudio de mercado para un proyecto de
lanzamiento de un nuevo alimento para ancianos. Cules de las
herramientas de comunicacin permite mantener el anonimato de
los participantes?
a)
b)
c)
d)
Tcnica Delphi
Tormenta de ideas
Distancias
Escucha activa
69

Lecciones aprendidas
No deberamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las
comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo.
Nmero de canales = (n x (n-1)) / 2 [Donde n es el nmero de interesados ]
Un buen plan de comunicaciones incluye quin se comunicar con quin y quin
recibir qu tipo de informacin.
La EDT es una buena herramienta de comunicacin.
El/la DP debe asegurar que las personas correctas reciban la informacin
apropiada en tiempo y forma.
El/la DP debe asegurar que el mensaje correcto llegue a tiempo a la audiencia
correcta.
70

Lecciones aprendidas
Recomendaciones para reuniones efectivas:
Tener claro el objetivo de cada reunin

Programar las reuniones peridicas con anticipacin
Distribuir los puntos a revisar por anticipado
Establecer horario de inicio y fin, y RESPETARLO
Asignar plazos a cada entregable derivado de la reunin
Documentar y publicar el acta (minuta) de la reunin
71
Preguntas?
Gracias
72

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Paso 1: Sr. Jones

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Reuniones "cara a cara"

Estado de sus actividades

Estilo check list

Estado del proyecto

Usar poco texto

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8.2 Gestionar las Comunicaciones