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Diplomado en Direccin de Proyectos

Fundamentos en Direccin de Proyectos


Sesin 10 Gestin de las Adquisiciones
1

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
10. Gestin de las adquisiciones
10.1 Planificar las adquisiciones
10.2 Efectuar las adquisiciones
10.3 Controlar las adquisiciones
10.4 Cerrar las adquisiciones

Objetivos de la Sesin
Los objetivos de la presente sesin
son:
Describir los conceptos bsicos de la gestin de
las adquisiciones.
Entender los procesos de la Direccin de
Proyectos relacionados a la gestin de las
adquisiciones.

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
10. Gestin de las adquisiciones
10.1 Planificar las adquisiciones
10.2 Efectuar las adquisiciones
10.3 Controlar las adquisiciones
10.4 Cerrar las adquisiciones

Conceptos bsicos
Adquisiciones
La intencin de esta rea de conocimiento es proveer al
proyecto de todos los recursos materiales y de servicios
necesarios para poder desarrollarlo exitosamente:
insumos, provisiones, productos terminados, maquinaria,
equipos, servicios, etc.
Por ello PMBOK utiliza procurement: (v) Conseguir
posesin de algo; conseguir, lograr. (s) Proporcionar
provisiones.

Conceptos bsicos
Adquisiciones
Por lo tanto, no se trata slo de comprar, sino de:
Atender las necesidades del proyecto
No todo lo puede hacer el equipo del proyecto.
Es necesario saber qu se puede hacer y qu
es ms conveniente hacer dentro del proyecto y
fuera de l.
Se requiere definir cules sern las reglas de
juego para las adquisiciones.

Conceptos bsicos
Perspectiva del comprador
Este captulo es discutido desde la perspectiva del
COMPRADOR en una relacin comprador-vendedor.
El vendedor (depende del rea de aplicacin) puede ser
llamado
PROVEEDOR,
ABASTECEDOR,
o
SUBCONTRATISTA.

Conceptos bsicos
Rol del Project Manager en las Adquisiciones

Conceptos bsicos
Rol del DP en las Adquisiciones
Involucrarse durante la negociacin del contrato.
Identificar riesgos e incorporar planes de mitigacin o contingencia
en el contrato.
Hacer que el cronograma de adquisiciones calce dentro del
cronograma del proyecto.
Proteger la integridad del proyecto
Proteger la relacin con el vendedor / comprador
Administrar el contrato y sus cambios
Debe ser asignado antes que el contrato sea firmado
9

Conceptos bsicos
Contrato
Representa un acuerdo vinculante para las partes en
el cual el vendedor provee los productos, servicios o
resultados especificados, y el comprador se obliga a
proporcionar dinero o cualquier otra contraprestacin
vlida.
Un contrato de adquisicin incluye trminos y
condiciones, y puede incorporar otros aspectos
especificados por el comprador para establecer lo
que el vendedor debe realizar o proporcionar.
Segn el rea de aplicacin, los contratos tambin
pueden
denominarse
acuerdos,
convenios,
subcontratos u rdenes de compra
10

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
10. Gestin de las adquisiciones
10.1 Planificar las adquisiciones
10.2 Efectuar las adquisiciones
10.3 Controlar las adquisiciones
10.4 Cerrar las adquisiciones

11

reas de
Conocimiento

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos


Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Seguimiento y
Control

Gestin de la
Calidad

Planificar la Calidad

Realizar el
Aseguramiento de la
Calidad

Gestin de
Recursos
Humanos

Planificar los Recursos


Humanos

Adquirir el Equipo
Desarrollar el Equipo
Gestionar el Equipo

Gestin de las
Comunicaciones

Planificar las
Comunicaciones

Gestionar las
Comunicaciones

Gestin de los
Riesgos

Planificar los riesgos


Identificar riesgos
Anlisis cualitativo
Anlisis cuantitativo
Plan de respuesta

Gestin de las
Adquisiciones

Planificar las
Adquisiciones

Efectuar Adquisiciones

Controlar las
Adquisiciones

Planificar la gestin de
los Interesados

Gestionar la
participacin de los
Interesados

Controlar la
participacin de los
Interesados

Gestin de los
Interesados

Identificar a
los Interesados

12

Cierre

Controlar la
Calidad

Controlar las
Comunicaciones
Controlar los
Riesgos

Cerrar las
Adquisiciones

Gestin de las Adquisiciones


La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los
procesos de compra o adquisicin de: productos, servicios o
resultados que es necesario obtener fuera del equipo del
proyecto.
La organizacin puede ser compradora o vendedora de los
productos, servicios o resultados de un proyecto.
Incluye los procesos de gestin del contrato y de control de
cambios requeridos, para desarrollar y administrar contratos
u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del
equipo del proyecto.
13

Gestin de las Adquisiciones


Integrando la gestin de las Adquisiciones

14

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
10. Gestin de las adquisiciones
10.1 Planificar las adquisiciones
10.2 Efectuar las adquisiciones
10.3 Controlar las adquisiciones
10.4 Cerrar las adquisiciones

15

10.1 Planificar las Adquisiciones


Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de
compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e
identificar posibles vendedores.
Identifica qu necesidades del proyecto pueden o deben
satisfacerse de mejor manera, mediante la adquisicin de
productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del
proyecto, y qu necesidades del proyecto pueden ser resueltas por
el equipo del proyecto.
Se debe considerar quin es el responsable de obtener o ser titular
de permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser
exigidos por la legislacin, regulacin o poltica de la organizacin
para ejecutar el proyecto.
16

10.1 Planificar las Adquisiciones


Ejemplo

CASA DE CAMPO

1.Estudio

2.Diseo

3.Construccin

3.1
3.2
Cercado Afirmado

2.1
2.2
Maqueta Planos
17

4.Acabados

5.Gestin

3.3
3.4
3.5
reas
reas Habilitacin
descanso recreacin Otras reas
Cancha
Dorm
Frontn
padres
5.1
5.2
Cancha
Dorm.
Planeam Control
Tennis
hijos
Piscina
Dorm.
hijas

10.1 Planificar las Adquisiciones


Ejemplo

PROYECTO CASA DE CAMPO


Elemento
WBS

Tipo de
contrato

Procedimiento
de
contratacin

Cercado
terreno.

Suma alzada por


metro lineal de
cerco.

Se solicitar tres
cotizaciones.

Web, gua
telefnica.

Afirmado
terreno.

Suma alzada con


incentivo por
cumplimiento de
plazo.

Experiencia previa.
Estimacin de
experto
independiente.

Invitacin a
especialistas.

Instalacin
jacuzzis.

Suma alzada.

Se solicitar tres
propuestas.

Contacto a
travs de
fabricante de
jacuzzi.

18

Forma de
contacto

10.1 Mapa del Proceso


Plan de Direccin
del Proyecto
Anlisis de
Hacer o
Comprar

Documentacin
de Requisitos

Juicio de
expertos

Investigacin
de Mercado

Registro de
Riesgos

Reuniones

Plan de Gestin
de Adquisiciones

Recursos
requeridos para
la actividad
Cronograma
del Proyecto

Registro de
Interesados

Estimaciones de
costos de las
actividades
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Enunciados del
Trabajo Relativos
a Adquisiciones
(SOW)

Factores
Ambientales de la
Empresa

19

Documentos de
la Adquisicin

ACTUALIZACIONES
Criterios de
Seleccin de
Proveedores

Decisiones de
Hacer o Comprar
Solicitudes
de Cambio
19

Documentos
del Proyecto

10.1 Entradas
Plan de Direccin del Proyecto
Enunciado del alcance
EDT y Diccionario de la EDT

Documentacin de requisitos
Requisitos del proyecto
Requisitos con implicaciones contractuales y legales

Registro de Riesgos
Lista de Riesgos
Resultado del anlisis de riesgos
Planificacin de respuesta a riesgo

Cronograma del Proyecto


Contiene informacin sobre duraciones requeridas o fechas
exigida de entregables
20

10.1 Entradas
Estimaciones de costos de la actividad
Permiten conocer cuan razonables son las ofertas y propuestas recibidas
de los vendedores potenciales.

Registro de Interesados
Proporciona detalles sobre los participantes del proyecto y sus intereses
en el mismo

Factores ambientales de la empresa

Condiciones del mercado


Productos, servicios y resultados disponibles en el mercado
Proveedores incluyendo el desempeo pasado y reputacin
Requisitos locales especficos

Activos de los procesos de la organizacin


Polticas, procedimientos y guas para adquisiciones
Sistemas de gestin de contratos y relacin con proveedores
Proveedores pre-calificados, TIPOS DE CONTRATOS
21

Tipos de contrato
Precio Fijo
Implica un precio fijo total para un producto o servicio
Vendedor se encuentra obligado a cumplir con el contrato
El comprador debe definir con exactitud el producto o servicio
objetivo de la adquisicin
Cambios en el alcance refleja un aumento/disminucin en el precio
del contrato

Costos reembolsables

Implica pagar al vendedor sus costos reales ms un honorario


Se utiliza cuando el alcance exacto del proyecto es incierto
No se conoce el costo total del proyecto hasta que ha finalizado
Mayor riesgo para el comprador

22

Tipos de contrato
Tiempo y Materiales
Es un hbrido de Precio Fijo y Costos Reembolsables
Se utiliza generalmente para aumentar el personal, contratar
expertos y cualquier tipo de apoyo externo
No se conoce el costo total del proyecto hasta que no ha finalizado
Pueden establecerse valores mximos de costos y tiempos para
evitar aumentos desmedidos
El comprador paga por hora o por artculo
Similar a los costos reembolsables por ser abiertos y hay mayor
riesgo para el comprador
Similar al precio fijo porque se pueden establecer tarifas de mano
de obra, de materiales o de horas especficas para expertos
(incluye ganancia del vendedor)

23

Tipos de Contrato
PRECIO FIJO

FFP

FPI

COSTO REEMBOLSABLE
TIEMPO Y
MATERIALES
FP-EPA

CPAF

CPIF
Costo ms
Honorarios por
Incentivos

Precio Fijo ms
Honorarios por
Incentivos

CPFF

CPCP
Costo
ms % de
costo

NIVEL DE
RIESGO

24

Tipos de Contrato

25

10.1 Herramientas y Tcnicas

Anlisis de Hacer o
Comprar

26

10.1 Herramientas y Tcnicas

27

10.1 Herramientas y Tcnicas

Investigacin
de Mercado

Reuniones

Incluye el estudio de las capacidades de la industria y de


los vendedores especficos.
El equipo de adquisiciones puede hacer uso de la
informacin obtenida en conferencias, reseas en lnea y
diversas fuentes para identificar las capacidades y precios
del mercado.
Reuniones
con
proveedores
para
mejorar
las
especificaciones y otras condiciones de compra.
Al colaborar con los proveedores, la organizacin que
compra el material o servicio, se puede beneficiar, a su vez
el proveedor puede ejercer su influencia para lograr un
enfoque o producto beneficioso para ambas partes.

28

10.1 Salidas

29

10.1 Salidas

30

Enunciado del Trabajo (SOW)

31

Anlisis hacer o comprar


Project Name:
Prepared by:
Date:
Cost
Item #

A
Description of Cost
Item

B
Costs to MAKE
Product or Service

C
Total Costs to
MAKE

D
Costs to BUY
Product or Service

Direct

Indirect

Direct

Indirect

Costs

Costs

Costs

Costs

E
Total Costs to
BUY

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

10

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

Notes &
Recommendations

Final Differential
TOTALS

$0.00

$0.00

32

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

Decisiones de Hacer o Comprar

33

10.1 Salidas

34

Documentos de la adquisicin

35

10.1 Salidas

36

Criterios de Evaluacin de Proveedores

37

Pregunta tipo examen PMP


Cul de las siguientes no se incluye como herramienta y/o tcnica
de proceso Planificar las Adquisiciones?:
a)
b)
c)
d)

Conferencia de oferentes.
Juicio de expertos.
Tipos de contratos.
Anlisis de hacer o comprar.

38

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
10. Gestin de las adquisiciones
10.1 Planificar las adquisiciones
10.2 Efectuar las adquisiciones
10.3 Controlar las adquisiciones
10.4 Cerrar las adquisiciones

39

10.2 Efectuar las Adquisiciones


Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los
vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un
contrato.
El equipo recibir ofertas y propuestas, y aplicar criterios de
seleccin definidos a fin de seleccionar uno o ms
vendedores que estn calificados para efectuar el trabajo.
Se puede elaborar una lista restringida de vendedores
calificados basndose en una propuesta preliminar.

40

10.2 Mapa del Proceso


Plan de Gestin
de Adquisiciones
Documentos
de la
Adquisicin

Conferencia
de Oferentes

Tcnicas de
Evaluacin de
Propuestas

Estimaciones
Independientes

Criterios de
Seleccin de
Proveedores

Juicio de
expertos

Tcnicas
Analticas

Publicidad

Negociacin de
Adquisiciones

Propuestas
de los
Vendedores
Documentos
del Proyecto

Decisiones de
Hacer o
Comprar

Enunciados del
Trabajo Relativos
a Adquisiciones
(SOW)
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
41

ACTUALIZACIONES

Plan de Direccin
del Proyecto

Vendedores
Calendario de
Acuerdos
Seleccionados
Recursos

Documentos
del Proyecto

Solicitudes
de Cambio

10.2 Entradas

Propuestas de los
Vendedores

Propuestas de los vendedores en respuesta a


solictudes, comprenden la informacin bsica que
ser utilizada por la unidad de la organizacin
encargada de las compras.

Incluyen decisiones contractuales relativas a los


riesgos, que se obtienen en el registro de riesgos.
Documentos
del Proyecto

42

10.2 Herramientas y Tcnicas


Reuniones con potenciales vendedores previas a
la preparacin de una oferta o propuesta
Son tiles para asegurar que todos los vendedores
tienen un entendimiento claro y en comn de las
adquisiciones
Se debe tener garantizar que ningn oferente
reciba un trato preferencial

Conferencia
de oferentes

Se debe responder todas las preguntas delante de


todos los competidores, de forma verbal y por
escrito
Se define un proceso formal de evaluacin, de
acuerdo con las polticas de adquisicin del
comprador

Tcnicas de evaluacin
de propuestas
43

10.2 Herramientas y Tcnicas


Para validar las estimaciones entregadas por los
vendedores.
Estimaciones
Independientes

Juicio de
expertos

Puede ser utilizado para evaluar propuestas de los


vendedores.
Esta evaluacin puede ser realizada por un equipo
multidisciplinario de revisin con experiencia en las
reas cubiertas por los documentos de la adquisicin

Anuncios en publicaciones de circulacin general, como


peridicos, o en publicaciones especializadas.

Publicidad

Algunas jurisdicciones gubernamentales requieren la


difusin pblica de los contratos gubernamentales
44

10.2 Herramientas y Tcnicas

Para asegurar que la necesidad sea satisfecha, las tcnicas


analticas pueden ayudar a las organizaciones a identificar
proveedores capaces de cumplir con los entregables
requeridos.

Tcnicas
Analticas

Negociacin de
Adquisiciones

Mediante el estudio de informacin del desempeo pasado, los


equipos pueden identificar reas de mayor riesgo que
requieran ser monitoreadas de cerca para asegurar el xito.
Se debe llegar a un acuerdo mutuo antes de la firma del contrato
(ganar-ganar)
El contrato debe incluir: responsabildiades, autoridades,
trminos de legislacin aplicable, derechos de propiedad
exclusiva, forma de pago y precio, cronograma general entre
otros.
En adquisiciones complejas la negociacin puede ser un
proceso independiente.
El objetivo de la negociacin es obtener un precio justo y
razonable para el producto o servicio que se desea adquirir y
desarrollar una buena relacin con el vendedor.
No siempre es realizada por el Director de Proyecctos

45

10.2 Salidas
Aquellos que como resultado de la evaluacin de la propuesta u
oferta, son seleccionados para establecer un contrato cuando se
formalice la adjudicacin.

Vendedores
Seleccionados

Incluye trminos y condiciones y otros aspectos especificados por el


comprador, para establecer lo que el vendedor debe realizar o
proporcionar.
Es responsabilidad del equipo asegurar que todos los acuerdos
satisfagan las necesidades del proyecto.

Acuerdos

Pueden denominarse: convenios, contratos, subcontratos u rdenes


de compra.
Un contrato es un acuerdo legal vinculante para las partes que obliga
al vendedor proporcinar los productos, servicios o resultados
especificados y al comprador a pagar por ello al vendedor.
46

Sistema de calificacin de Vendedores


Project Name:
Prepared by:
Date:
Evaluation Criteria and
Weight Assigned
Purchase price
20%
Understanding of client need
25%
Overall or life-cycle cost
15%
Technical capability
20%
Management capability
15%
Financial resources
5%
Overall Score of possible 5
(weights x ratings, totaled)

Vendor #1
Rating
(1-5, with 5 best)

Vendor #1
Item Score

Vendor #2
Rating
(1-5, with 5 best)

Vendor #2
Item Score

0.6

0.8

0.5

1.25

0.45

0.3

0.8

0.6

0.6

0.2

0.25

3.35
47

Acuerdos
PROYECTO
ITEM CONTRATADO

CASA DE CAMPO
AFIRMADO DE TERRENO

I.
II.
III.
IV.
V.
VI.

ANTECEDENTES
OBJETO
MONTO
FORMA DE PAGO
PLAZO
RESPONSABILIDADE
S DEL CONTRATISTA
VII. RESPONSABILIDADE
S DEL
CONTRATANTE
VIII. GARANTAS
Firma contratista

IX.
X.

GARANTAS
DOCUMENTOS
CONTRACTUALES
XI. PENALIDADES
XII. CAUSALES DE
RESOLUCION
XIII. NATURALEZA DEL
CONTRATO
XIV. BASE LEGAL
XV. CONTROVERSIAS
Firma contratante

48

10.2 Salidas
Se documentan la cantidad y disponibilidad de los recursos
contratados, as como las fechas en las que cada recurso o
grupo de recursos puede estar activo o inactivo.

Calendario de
Recursos
Las solicitudes de cambio pueden afectar al Plan de Gestin de
Adquisiciones y al Plan de Direccin de Proyecto.

Solicitudes
de Cambio

Se procesan por medio del proceso Realizar el Control


Integrado de Cambios.

49

Pregunta tipo examen PMP


Cul no pertenece a una salida del proceso Efectuar las
Adquisiciones?:
a)
b)
c)
d)

Enunciado del trabajo de las adquisiciones.


Actualizaciones de los documentos del proyecto.
Solicitudes de cambio.
Vendedores seleccionados.

50

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
10. Gestin de las adquisiciones
10.1 Planificar las adquisiciones
10.2 Efectuar las adquisiciones
10.3 Controlar las adquisiciones
10.4 Cerrar las adquisiciones

51

10.3 Controlar las Adquisiciones


Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de
adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y
efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.
Debe asegurar que ambas partes cumplan con sus
respectivas obligaciones contractuales y que sus propios
derechos legales se encuentren protegidos.
Garantiza que el desempeo del vendedor satisfaga los
requisitos de adquisicin y que el comprador acte de
conformidad con los trminos del contrato legal.

52

10.3 Mapa del Proceso


Plan de
Direccin del
Proyecto

Documentos de
la Adquisicin

Sistemas de
Control de
Cambios del
Contrato

Revisiones del
Desempeo de las
Adquisiciones

Solicitudes de
cambio
aprobadas

Sistemas
de Pago

Sistema de
Gestin de
Registros

ACTUALIZACIONES
Informacin del
Desempeo del
Trabajo

Informes de
desempeo
del trabajo

Datos del
desempeo de
trabajo

Informes de
Desempeo

Administracin de
Reclamaciones

Acuerdos

Inspecciones y
Auditoras

Plan de Direccin
del Proyecto
53

Documentos
del Proyecto

Activos de los Procesos


de la Organizacin

Solicitudes
de Cambio

10.3 Entradas
Plan de Direccin del Proyecto
Describe como se gestionarn los procesos de
adquisiciones, desde la elaboracin de la documentacin
hasta el cierre del contrato.

Documentos de la Adquisicin
Contienen registros completos de apoyo para administrar
los procesos de adquisicin; incluye adjudicaciones de
contratos de la adquisicin y enunciado del trabajo.

Acuerdos
Son convenios entre las partes, tambin se denominan
contratos, subcontratos, rdenes de compra.
54

10.3 Entradas
Solicitudes de Cambio Aprobadas
Pueden incluir modificaciones a los trminos y
condiciones del contrato, incluidos el enunciado del
trabajo relativo a las adquisiciones, los precios y las
descripciones de los productos, resultados o servicios a
suministrar.

Informes de Desempeo del Trabajo


La documentacin del desempeo del vendedor puede
incluir:
Documentacin Tcnica.- La documentacin tcnica elaborada
por el vendedor e informacin de los entregables debe estar
conforme a los trminos del contrato.
Informacin del desempeo del trabajo.- Los informes de
desempeo del vendedor indican que entregables han sido
completados y cuales no.
55

10.3 Entradas
Datos de Desempeo del Trabajo
Deben incluir:
Grado de cumplimiento de los estndares de calidad
Costos incurridos o comprometidos
Identificacin de factures del vendedor que han sido pagadas

56

10.3 Herramientas y Tcnicas


Define el proceso por el cual el contrato
puede ser modificado
Incluye los formularios, sistemas de
seguimiento, procedimientos de resolucin de
conflictos y niveles de aprobacin necesarios
para autorizar los cambios

Sistema de control de
cambios del contrato

Revisin estructurada del avance del


vendedor para cumplir con el alcance y la
calidad del proyecto, dentro del costo y del
cronograma, tomando el contrato como
referencia

Revisin de Desempeo de
las Adquisiciones

Solicitadas por el comprador y respaldadas


por el vendedor segn lo establecido en la
documentacin del contrato

Inspecciones y
Auditoras
57

10.3 Herramientas y Tcnicas

Informes de
Desempeo

58

10.3 Herramientas y Tcnicas


Los cambios impugnados y los cambios constructivos
son aquellos cambios solicitados, cuando el comprador
y vendedor no pueden ponerse de acuerdo sobre la
compensacin correspondiente o incluso si un cambio
ha tenido lugar.

Administracin de
Reclamaciones

Tambin se denominan reclamaciones, conflictos o


apelaciones
Si las partes no resuelven una reclamacin por s
mismas, es posible que tenga que ser gestionada
conforme a los procedimientos de resolucin de
conflictos establecidos en el CONTRATO.
Puede ser necesario un arbitraje o litigio.

59

10.3 Salidas
Proporciona una base para la identificacin de problemas
actuales o potenciales que servir de respaldo para posteriores
reclamaciones o nuevas adquisiciones.
Informacin del
Desempeo del
Trabajo

El informe de desempeo del vendedor ayuda a la organizacin a


mejorar el conocimiento del desempeo de las adquisiciones, esto
ayuda a mejorar los pronsticos, la gesin de riesgos y toma de
decisiones.
Puede actualizar el PDP, planes subsidiarios y otros
componentes: lnea base de costos lnea base del cronograma y
plan de gestin de las adquisiciones.

Solicitudes
de Cambio

Cambios solicitados pero no resueltos pueden contener


instrucciones dadas por el vendedor, que la otra parte considere
un cambio constructivo en el formato.

60

10.3 Salidas
ACTUALIZACIONES

Plan de Direccin
del Proyecto

Documentos
del Proyecto

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Los documentos que pueden actualizarse son:


- Plan de Gestin de Adquisiciones
- Lnea Base del Cronograma
- Lnea Base de Costos
Los documentos que pueden actualizarse son:
- Documenacin de la adquisicin
- Cronogramas asociados
- Cambios solicitados al contrato an no aprobados
- Solicitudes de cambio aprobadas
- Documentacin tcnica elaborada por el vendedor e
informes de desempeo del trabajo
Entre los elementos suceptibles de actualizacin tenemos:
- Correspondencia
- Cronogramas y solictudes de pago
- Documentacin sobre el desempeo del vendedor
61

Pregunta tipo examen PMP


Generalmente los contratos se dividen en tres grandes categoras,
las cuales son:
a)
b)
c)
d)

Contratos de precio fijo, contratos de suma global y contratos


de costos reembolsables.
Contratos por tiempo y materiales, contratos de precio fijo y
contrato de suma global.
Contratos de precio fijo, contratos de costos reembolsables y
contratos por tiempo y materiales.
Ninguna de las anteriores.

62

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
10. Gestin de las adquisiciones
10.1 Planificar las adquisiciones
10.2 Efectuar las adquisiciones
10.3 Controlar las adquisiciones
10.4 Cerrar las adquisiciones

63

10.4 Cerrar las Adquisiciones


Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el
proyecto.
Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase ya
que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los
entregables sean aceptables.
Implica actividades administrativas, tales como finalizar
reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar
los resultados finales y archivar dicha informacin para su
uso en el futuro.
En proyectos de fases mltiples, puede suceder que el
plazo de vigencia de un contrato sea aplicable nicamente
a una fase determinada del proyecto. En estos casos, este
proceso cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase
del proyecto.
64

10.4 Mapa del Proceso

Plan de
Direccin del
Proyecto

Auditoras de
la Adquisicin

Negociacin de
Adquisiciones

Sistema de
Gestin de
Registros

Documentos de
la Adquisicin
Adquisiciones
Cerradas
ACTUALIZACIONES

65

Activos de los Procesos


de la Organizacin

10.4 Herramientas y Tcnicas


Es una revisin estructurada del proceso de adquisicin,
desde el proceso Planificar las Adquisiciones hasta
Administrar las Adquisiciones.
Su objetivo es identificar los xitos y fracasos que
merecen ser reconocidos en la preparacin o
administracin de otros contratos de adquisicin en el
proyecto, o en otros proyectos dentro de la organizacin
ejecutante.

Auditoras de
adquisicin

El acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos,


reclamaciones y controversias pendientes a travs de la
negociacin es un objetivo fundamental.
La mediacin o el arbitraje son mtodos alternativos de
resolucin de conflictos en los casos que no pueda
llegarse a un acuerdo mediante la negociacin directa.

Negociacin de las
Adquisiciones
66

10.4 Salidas

67

Pregunta tipo examen PMP


Cul es el objetivo de una auditora de adquisicin?:
a)
b)
c)

d)

Verificar si hay fraude en las adquisiciones del proyecto.


Verificar si las adquisiciones est fuera del presupuesto del
proyecto.
Identificar los xitos y fracasos que merecen ser reconocidos
en la preparacin o administracin de otros contratos de
adquisicin en el proyecto.
Identificar las adquisiciones cerradas en el proyecto.

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Preguntas?

Gracias
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