GAES FORMULA 16

LILIANA ANDREA PARRA

JENIT MONTENEGRO
TERRY RODRIGUEZ
NOHRA FELICIANO
SANDRA JIMENEZ

MANUAL DE DISPONIBLE

MANUAL DE DISPONIBLE
Existen programas de control
interno y auditoria los cuales
pueden variar para cada empresa y
son de gran utilidad para el anlisis
de procedimientos y la toma de
decisiones para el buen manejo del
disponible.

DISPONIBLE DEFINICION
Es

el grupo que comprende las cuentas

que registran los recursos de liquidez
inmediata total o parcial con que cuenta
el ente econmico y puede utilizarse para
fines generales y especficos dentro de los
cuales podemos mencionar caja general,
caja menor y bancos.

OBJETIVOS:
Determinar claramente las funciones,
responsabilidades y obligaciones del personal
que tiene a su cargo el efectivo y la
autorizacin de pagos previos.
- Para mayor seguridad al manejo del efectivo
en caja se aconseja determinar una suma
mxima para pagos individuales.
- Controlar quien y como se realizan los pagos
hechos por la caja.
- Respaldar la seguridad del efectivo con
plizas.
-

CAJA GENERAL
Es donde se
encuentran los dineros
recibidos
tanto
el
efectivo y/o en cheque
de la empresa, en
moneda nacional o
extranjera y de la cual
se
desprenden
las
cajas menores.

APERTURA DE LA CAJA
GENERAL
De acuerdo con las normas
establecidas por la compaa el
procedimiento a seguir para la
apertura de la caja general es el
siguiente:
Se
oficializa
la
apertura haciendo entrega del
cheque o transferencia de
fondos
por
un
monto
considerable y obteniendo la
firma
de
la
carta
de
responsabilidad mencionada.

NORMAS CAJA GENERAL Y

BANCOS
1. Del movimiento diario de la caja y de cada una
de las cuentas corrientes y de ahorros el
tesorero
debe
llevar
un
libro
auxiliar
respectivo.
2. El movimiento diario de la caja general debe ser
verificado permanentemente por medio de
arqueos peridicos y de
cruce de la
informacin registrada en los libros auxiliares
con los registros efectuados en la contabilidad.
3. No se permitirn en caja documentos diferentes
al dinero en efectivo, cheques y comprobantes
de egreso en efectivo. Queda totalmente
prohibido los vales por cualquier concepto.

NORMAS CAJA GENERAL Y

BANCOS
en el evento de presentarse vales que no
hayan sido autorizados por la direccin, el
valor correspondiente se cargar al tesorero
y se le descontar del sueldo.
4. Las cuentas corrientes que se abran en los
bancos deben registrar como mnimo 3
firmas, dos firmas tipo A y una firma de
clase B. La firma de los cheques se har con
2 de las tres firmas registradas y sello seco y
protectografo. Es importante aclarar que es
obligatoria una de las firmas clase A.

NORMAS CAJA GENERAL Y

BANCOS
5. Todo cambio de firma o modificacin
en las cuentas debe ser firmada por el
representante legal.

ARQUEOS DE FONDOS
1. Para los arqueos de fondos no se aceptan vales en
ninguna circunstancia y si se llegare a presentar esta
situacin, se solicita el reintegro inmediato del dinero
respectivo.
2. Se debe verificar en la caja y en el escritorio del
responsable del fondo que no haya dinero que no se
hayan contabilizado en el arqueo.
3. Una vez verificados todos los valores encontrados y
diligenciada la planilla del arqueo se procede a totalizar el
resultado.
4. El resultado as obtenido se compara con el saldo a
cargo que figura en los libros auxiliares y en la
contabilidad y debe corresponder al verificado.

ARQUEOS DE FONDOS
5. Si se da el caso de existir dinero faltante o sobrante,
se refleja esta situacin en la planilla y se deja constancia
que en el evento de un faltante el responsable debe
consignar inmediatamente el valor correspondiente
anexando copia del recibo de caja a la planilla de arqueo,
y si se tratare de un sobrante, se procede a involucrar
este valor en la contabilidad a travs de un comprobante
de diario y copia del mismo se anexara a la planilla.
6. Cuando se presente un faltante que a juicio de quien
hace el arqueo implica riesgo para la empresa, se
proceder informar inmediatamente a la Direccin, quien
separara del cargo al responsable hasta tanto se haga
una investigacin exhaustiva.

ARQUEOS DE FONDOS
7. Igualmente se informara a la Direccin cuando se
presenten faltantes pequeos permanentes.

INGRESOS
1. Debe existir un documento especifico para
registrar los ingresos a caja que se llamara
recibo de caja.
2. Todos los recibos de caja deben ser pre
numerados, llevar el espacio para la fecha, el
nombre de la empresa, nit, direccin,
telfono, valor recibido, espacio para el
concepto por el que se recibe el dinero con el
numero de cedula o Nit. El espacio para la
codificacin correspondiente y el nombre de
la persona que entrega el dinero, con su
numero de cedula o nit. Igualmente se debe
utilizar en forma consecutiva y cronolgica.

INGRESOS
3. Del recibo de caja se elaborar un original
que se distribuirn as: El original para la
persona que deposita el dinero y la copia
para el archivo de contabilidad.
4. El contador verificara a travs de arqueos
y de cruces permanentes que todos los
dineros que ingresan efectivamente a la
empresa sean debidamente consignados
a la cuenta que corresponda.

INGRESOS
5. Cuando se anula un recibo de caja
debe reposar en el archivo el original y
la copia del documento anulado.

CAJA MENOR
Los fondos
recursos de
funcionarios
efectivo y
para atender

fijos de caja menor son

la empresa en poder de
de esta, manejados en
destinados exclusivamente
gastos menores .

APERTURA DE LA CAJA MENOR

De acuerdo con las normas establecidas
con la empresa el procedimiento a seguir
para la apertura de la caja menor es el
siguiente:
1.Enviar carta de solicitud dirigida a la
direccin administrativa en la cual se
justifique la necesidad de crear la caja
menor y en donde se especifique cuales
son los gastos que se van a cubrir con
esos recursos.

APERTURA DE LA CAJA MENOR

2. Una vez estudiada la solicitud la Direccin
Administrativa proceder a realizar la respectiva
aprobacin por un monto fijo el cual ser
utilizado durante el perodo corriente (mes
calendario).

3. La aprobacin de la creacin del fondo de

caja menor es enviada a la Direccin
Administrativa en donde se genera la orden
de registro, apertura y giro, se causa en el
sistema la orden de giro y se prepara una
carta de responsabilidad (la cual debe ser
firmada por el respectivo responsable de la
caja).

APERTURA DE LA CAJA MENOR

Se oficializa la apertura haciendo
entrega del cheque y obteniendo la
firma en la carta de responsabilidad
mencionada.
Para el caso de los fondos de caja menor
ya existentes al inicio del ao la
Direccin Administrativa de la
compaa analiza el listado de las cajas
existentes que fueron utilizadas el ao

APERTURA DE LA CAJA MENOR

Inmediatamente anterior y estudia tanto
la continuidad de las mismas como el
incremento o disminucin de su monto.

NORMAS CAJA MENOR

1. Reconocer las necesidades inmediatas que se
pueden presentar y con base en ellas se
establecen montos razonables que permitan
sufragar dichos gastos y sobre los cuales no se
justifica el giro de cheques.
2. Un gasto efectuado con el fondo de caja menor
no debe superar el 20% del monto fijo de la
misma, sopena de no ser reembolsado hasta que
la Gerencia General no lo autorice.

NORMAS CAJA MENOR

3.

La caja menor se debe utilizar para compras

urgentes de materiales, gastos de mensajera,
gastos de transporte y alimentacin del personal
cuya cuanta y urgencia amerita el uso de la caja
menor. La caja menor no debe ser utilizada para
cancelar gastos de viaje de empleados.
4. Por caja menor no sern canceladas facturas o
recibos que tengan correcciones, tachones o
enmendaduras.

NORMAS CAJA MENOR

5.

Los responsables de caja menor no deben

dejar agotar el fondo fijo en ms de un 70%, con
el fin de evitar tener necesidades urgentes y no
poder cubrirlas.

6.

Se realizar arqueos de caja, para comprobar

el manejo que se le est dando a dichos recursos
en presencia del funcionario encargado, dejando
en cada control un comprobante de dicho arqueo
diligenciado en su totalidad y firmado por el
funcionario encargado de caja y su auditor.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Se debe diligenciar completamente especificando
el valor base de la caja, la relacin se debe
diligenciar en orden cronolgico (por fecha), los
soportes se deben pegar en una hoja reutilizable
en el mismo orden en que fueron relacionados
para facilitar el archivo y la verificacin de los
mismos.
Todo gasto o compra que se efecte por caja
menor tiene que estar soportado por una factura
o recibo de caja, los cuales deben cumplir los
siguientes requisitos:

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

1. Razn social del proveedor o nombre legible de
la persona que presta el servicio o a quien se
efecta la compra.
2. Nombre e identificacin de la persona o Entidad
que emite la factura.
3. Fecha de compra o prestacin del servicio.
4. Nmero de la factura o recibo.
5. Concepto detallado del gasto; si en la factura no
se detalla claramente el concepto del gasto, el
responsable de la caja debe colocar una nota
con el fin de facilitar su contabilizacin.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

6. Cuando el gasto corresponde a un servicio de
restaurante se debe especificar el nombre de las
personas que utilizaron el servicio,
adicionalmente se debe tener en cuenta el
monto por persona detallado en la poltica de
gastos de empleados.
7. Los gastos se deben reportar en el mismo mes
en que se realizan y no en meses posteriores.
De igual forma se debe tener en cuenta que el
cierre contable es el da 27 de cada mes o el da
hbil anterior.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

8. Toda factura o recibo debe tener la firma o visto
bueno del gerente, as mismo el reembolso de
caja menor debe estar aprobado por este.
9. Una vez aprobado el reembolso ser
contabilizado y registrado en cuentas por pagar.
Este registro se pasar a tesorera para el
respectivo abono en cuenta del responsable de
la caja menor.