ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACION Y NEGOCIOS

INTERNACIONALES
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
DEL REA DE VENTAS Y
COMPRA
INTEGRANTES:
Andamayo Astete, Joise.
Crdova Artica, Melissa.
Velsquez Mantari, Paula.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
EN EL REA DE VENTAS

AUDITORIA EN EL REA DE
VENTAS
Una auditora de ventas es un examen
detallado, sistemtico, independiente y
peridico del entorno de ventas de una
compaa, as
como
sus
objetivos,
estrategias y actividades, con un enfoque
que
pretende
determinar
reas
problemticas y oportunidades y sugerir
un plan de accin para mejorar la
eficiencia de ventas de la compaa.

Objetivo de la auditora de ventas

El propsito de la auditora administrativa de

ventas es el de analizar e identificar la funcin
de ventas dentro de la estructura orgnica de la
empresa, determinando la efectividad de su
operacin y la forma de emplear los recursos.

Alcance de la auditoria

Una manera de abordar la auditora administrativa de

la funcin de ventas comienzan con la identificacin
de la funcin dentro de la estructura de un organismo,
incluyendo un anlisis de los objetivos y las normas de
actuacin.

Etapas de la
auditoria en el
rea de ventas

1- Planificacin de la
auditoria

Una auditora de ventas se inicia con una junta

entre los funcionarios de la compaa para llegar a
un acuerdo acerca de los objetivos, coberturas,
profundidad, fuentes de datos, formato del reporte
y el tiempo requerido para la auditora.

Es un resumen que describe la naturaleza y las

caractersticas del cliente, as como la
estrategia global que se aplicara:
Objetivos de la auditoria
Naturaleza y alcance de otros servicios.
Tiempo y programacin del trabajo de
auditoria.
Descripcin del cliente y su entorno.
Necesidades del personal durante la
auditoria.
Discusin con el equipo respecto a los
riesgos mas importantes

2- Presupuestos de
tiempo
En esta etapa se calcula estimando el tiempo
de cada paso del programa para los diversos
niveles de auditores.

3- Programa de
auditoria
Es una lista detallada de los procedimientos
que se llevaran a cabo durante la auditoria

El programa de auditoria suele dividirse en

dos grandes secciones :

Eficiencia de los controles internos del cliente.

Pruebas sustantivas del contenido de los estados

financieros.

Eficiencia de los controles internos del

cliente:
Incluye normalmente conocer los controles de cada ciclo de
transacciones, preparar un diagrama de flujo para cada ciclo.

Pruebas sustantivas del contenido de

los estados financieros.
Esta parte del parte del programa suele organizarse a
partir de las cuentas mas importantes del balance
general, cuentas por cobrar, los inventarios, la planta y
equipo.

4- Ejecucin

Esta etapa es la mas importante para la

evaluacin de los estados financieros y las
actividades que se realizan en el rea de
ventas.

5- Finalizacin

La finalizacin de la auditoria se encierra en la

preparacin y emisin del informe al cliente, en
el cual se indica los detalles u observaciones en
el trabajo de auditoria.

Anlisis del rea de

ventas

Polticas
ventas.

de

El
auditor
administrativo
revisar
si
hay
una
clasificacin de estas polticas
y si estn fijadas por escrito y
con claridad; si existe una
uniformidad
en
su
comprensin e interpretacin;
si son apropiadas en relacin
con la situacin particular a la
que se enfrenta la empresa,
etc.

Registros de ventas
Estos registros debern
estar
diseados
para
proporcionar
informacin
exacta, cuando y donde
sea necesaria, para los
fines del control de ventas.

Control
ventas.

de

Los auditores examinarn

los registros y actividades
para determinar si los
productos de la empresa
son
adecuados
a
la
demanda
de
los
consumidores; si se venden
en el lugar apropiado, en el
tiempo conveniente y a un
precio aceptable por el
pblico.

Anlisis de ventas.

Toda empresa, sin tomar en cuenta

su tamao o ndole, debe conocer
ciertas cosas especficas acerca de
lo que se ha hecho para generar
sus ventas. Debe conocer, por
ejemplo, el promedio de visitas del
vendedor; la relacin de los costos
de venta al valor de las ventas; la
distribucin geogrfica de ventas y
por importancia del cliente.

Pronstico de ventas
Ninguna empresa puede
estar sin este requisito
informativo,
pues
constituye la base para
planear la informacin, la
fuerza de trabajo, las
finanzas
y
la
mercadotecnia.

Investigacin de mercados.
La investigacin de mercados
satisface esa necesidad. Los
cinco
objetivos
de
investigacin de mercados
consisten
en
obtener
informacin sobre: clientes
actuales, clientes potenciales,
competidores, productos y
actividades de ventas

Administracin
ventas.
Al revisar el desempeo de un
departamento de ventas, el
auditor deber revisar la
aplicacin
de
la
administracin
en
ventas.
Otras
actividades
muy
importantes
de
la
administracin de ventas son
el
adiestramiento
y
la
supervisin de vendedores, as
como
la
medicin
del
desempeo del vendedor, lo
cual es difcil.

de

Servicio al cliente.
El auditor no puede
cuantificar los probables
efectos de las quejas de
los clientes sobre las
utilidades. Los aspectos
de
servicios que se
pueden
cuantificar
incluyen el tiempo de ida
y vuelta entre la solicitud
del cliente y el servicio.

Anlisis del rea de Compras

INFORMACIN
Esta actividad es
importante para que el
departamento de
compras alcance sus
objetivos; consiste en
mantener registros de
compras, precios,
existencias, as como del
consumo normal junto
con la cantidad
econmica de pedidos.

PROCURACIN

Esta actividad consiste en

llevar a cabo aspectos
como:
Verificar solicitudes
Conseguir cotizaciones
Seleccionar
proveedores
Entrevistar vendedores
Verificar
condiciones
legales
Programar compras y
entregas
Expedir
pedidos
de
compras
Verificar el recibo de
materiales

INVESTIGACIN
Consiste en llevar a cabo
estudios
sobre
el
mercado
y
los
materiales
con
el
propsito de encontrar
materiales
o
componentes
de
sustitucin
Investigar fuentes de
abastecimientos
Ayudar a desarrollar y a
mantener sobre bases
actualizadas normas y
especificaciones para los
nuevos productos, as
como los ya establecidos

ABASTECIMIENT
O

OPERACIN
Las requisiciones de compra
rara vez se originan en el
departamento
de
compras;
cada
compra
debe
estar
autorizada.
Por tanto, algo especfico debe
ocurrir
antes
de
que
el
departamento
de
compras
pueda actuar.
El auditor debe investigar qu
elementos dan origen a las
requisiciones. Los elementos
que debe verificar residen en
las operaciones comunes de los
departamentos de compras.

PLANEACIN DE
COMPRAS
Es indispensable planear la
compra
abarcando
los
aspectos siguientes:
Programar
la
demanda
futura de materiales;
Determinar
las
oportunidades de precios
ms econmicos
Determinar el clculo de
niveles de inventario
Planear la utilizacin de
espacio
para
almacenamiento.

POLTICAS
Las polticas son guas que
nos llevan a nuestro objetivo.
Proporciona una gua para
el
personal
del
departamento, fija normas
para disminuir el nmero
de desviaciones
Deja
establecidas
la
autoridad y responsabilidad
de
la
funcin
del
departamento de compras.

Conclusin
La experiencia ha mostrado la necesidad de
poner especial atencin a la revisin peridica
de las actividades o procesos lo cual permite
evitar la desactualizacin y la correccin de los
problemas de los mismos, que afecta en forma
directa a la eficiencia de la entidad en su
conjunto.
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