PRODUCTIVIDAD

APLICADA
Unidad 2 Diagnstico y
Anlisis

2.1 Junta de presentacin

En una reunin, dos o ms personas
se renen para discutir uno o varios
temas, a menudo en un ambiente
formal.

 Es la agrupacin de varias personas en un

momento
y
espacio
dados,
voluntaria
o
accidentalmente. Puede llevarse a cabo de manera
organizada y planificada, con un objetivo
delimitado y con un tiempo de duracin planeado,
pero tambin puede darse de manera espontnea,
por razones casuales y sin mayores propsitos.

Tipos de reuniones

Reuniones de ventas
De marketing
De lanzamiento
Firmas de acuerdos
Tratados
Cooperacin
De accionistas
De negociacin.

Organizar la reunin
Hay que diferenciar la
reunin
segn
su
tamao
y
las
personas que asisten.
Si es pequea y de
empresa, puede ser
el propio conductor
de la misma.

 Si la reunin es ms
grande y participan
muchas personas, es
conveniente colocar
un cartel en el sitio
correspondiente con
el nombre y cargo de
la persona que va a
ocupar ese sitio.
Una
vez
situados
todos los asistentes,
se procede a una
bienvenida de los
asistentes
a
la
reunin.

Posteriormente es vital, aclarar las premisas de

la reunin de forma precisa:
Exposicin del tema principal.
Esquematizar el asunto principal.
Aportacin de puntos de vista de los
asistentes.
Establecimiento de turnos.
Puntos
clave
a
discutir
y
posibles
conclusiones finales.

Clase de mesas
Herradura: Tambin se
la conoce como "U"
invertida. Suele utilizarse
cuando se congregan
tres
grupos
o
delegaciones, situando a
la delegacin anfitriona
en la cabecera de la
misma, y a las otras dos
a sus respectivos lados.
El
lado
derecho
o
izquierdo suele estar
acordado
con
anterioridad a la reunin.

 Circular. Es limitada en cuanto a su

dimetro. Pero suele tener la ventaja
de ofrecer una sensacin de mayor
igualdad entre los reunidos y da
mayor cordialidad.

 Polgono. Las formas

poligonales son muy
utilizadas para mltiples
grupos o delegaciones.
Son
ideales
porque
delimitan en cada lado
de su polgono el grupo
o delegacin que la
debe
ocupar.
Son
tambin limitadas en
cuanto a su tamao.

 Rectangular.
Muy
utilizada
en
reuniones
con
dos
grupos
o
delegaciones
(empresa
y
trabajadores en una negociacin, por
ejemplo). Ambos grupos se sientan
enfrentados.

 Oval. Es similar a la rectangular,

pudiendo establecer las presidencias
de forma central o en las cabeceras
(al igual que sucede con la mesa
rectangular).

2.2 Estudio del supervisor

QU ES SUPERVISIN?
Es la actividad de apoyar y vigilar la
coordinacin de actividades de tal
manera que se realicen en forma

QU ES UN SUPERVISOR?
El supervisor es aquella persona que en una empresa
observa y dirige al personal para orientarlo y vigilarlo en
el cumplimiento de susfunciones, asignndole los medios
y recursos adecuados, y un plan de accin, coordinando
equipos de trabajo, para obtener la mayor rentabilidad
empresarial.

Observacin
La observacin es
el mtodo que el
consultor emplea
para
obtener
informacin que
no
se
puede
obtener
de
inmediato.

Entre la informacin que el consultor

suele obtener por medio de la
observacin
cabe
mencionar
la
siguiente:
Trazado de la fbrica, los almacenes y
las oficinas;

 Flujo de las operaciones, los materiales

y los trabajadores; mtodos de trabajo;
Ritmo y disciplina del trabajo;
Condiciones
de
trabajo
(ruido,
iluminacin, temperatura, ventilacin,
orden y limpieza);

 Actitudes y comportamiento de los

directivos superiores e intermedios, los
supervisores,
los
especialistas
del
personal y los trabajadores;
Relaciones interpersonales y entre
grupos.

2.4 Estudio de Arranque y

Terminacin
Una
de
las
caractersticas
de
cualquier proyecto
es que tiene fecha
de inicio y fecha de
terminacin.

Esto
parece
muy
simple pero no existen
estndares
universales que se
recomienden
para
ninguna de las dos
fechas la fecha de
inicio
o
termino
depende
de
las
necesidades de cada

 Despus de que el proyecto es

definido y planeado, la ejecucin real
del proyecto puede iniciar y se
pueden crear los productos del
proyecto. A esto se le llama ciclo de
vida del proyecto.

El ciclo de vida del proyecto est

rodeado de dos eventos:
1. Una junta de proyecto de arranque para
iniciar oficialmente la ejecucin del
proyecto.
2. Un conjunto de actividades de cierre del
proyecto para finalizar oficialmente el
mismo.

Arranque
Es obvio que el proyecto
inici en un momento
dado, ya que hubo un
momento
en
que
el
trabajo no se estaba
llevando a cabo y un
momento
en
que
el
trabajo se llev a cabo.
De esta forma, el proyecto
en algn momento di
inici.

Consecuencias de no definir fechas

de inicio de un proyecto:
1. Responsabilidad del equipo de
proyecto. Es conveniente que el consultor
asignado al proyecto sea el responsable del
proyecto a partir del momento en que es asignado.

2. Proceso de mejora.

Muchas compaas
llevan un registro de la duracin total de los
proyectos y de los intentos de disminuir su duracin
promedio.

3. Finanzas / contabilidad.

Muchos
proyectos de consultora tienen gastos de capital
desde un punto de vista contable.

4.
Comparaciones
con
otras
compaas. Si comparamos cuanto tiempo
toma a la organizacin entregar proyectos contra el
tiempo que tardan otras organizaciones o
compaas, tenemos que asegurarnos en que
momento las compaas con las que se compara
definen su fecha de inicio

Junta de arranque
El propsito de la junta de arranque es
notificar formalmente al cliente que el
proyecto ha iniciado y asegurar que se
tiene un entendimiento comn de lo
que es el proyecto de consultora.

Puntos a cubrir en la junta de arranque:

El propsito del proyecto
Alcance
Entregables principales
Riesgos
Supuestos
Esfuerzo estimado y presupuesto necesario
Fecha final

Cierre
El valor de tener planeada la terminacin
del proyecto est en aprovechar toda la
informacin y la experiencia acumuladas
a lo largo de la vida como consultor y a
lo largo del proyecto mismo.

 Si
la
solucin
es
implementada
y
el
equipo se desmantela
inmediatamente, no se
tendr la oportunidad
de
atar
los
cabos
sueltos,
hacer
evaluaciones
del
personal,
documentar
los
aprendizajes
importantes o asegurar
que
los
entregables
sean
transferidos
al
rea
de
soporte
correspondiente.

Eventos
Potenciales
que
Pueden
Determinar la Fecha de Trmino del
Proyecto :
1. La reunin de finalizacin del proyecto
puede significar que el proyecto de
consultora este oficialmente concluido.

2. El proyecto termina cuando el

dinero se acaba. Aunque en muchos
proyectos esto sucede realmente, el
finalizar un proyecto cuando el
presupuesto
se
acaba
es
una
respuesta
financiera
altamente
arbitraria.

Cuando el plan del

proyecto
de
consultora es creado,
se debe pensar en las
actividades
que
necesitan
ser
desarrolladas para que
el
proyecto
de
consultora
sea
terminado de manera
exitosa y apropiada.
Estas
actividades
incluyen:

Celebrar una junta de

conclusin del proyecto
Declarar xito o el fracaso
Transicin de la solucin a
soporte
Entrega de los archivos
del proyecto
Conducir revisiones de
desempeo
Dar terminacin a todos
los contratos
Reasignar al equipo de
soporte del proyecto

2.5 Estudio de exactitud en

inventarios
Los registros de los inventarios
normalmente difieren del conteo fsico;
la exactitud de un inventario depende
en la medida en que estos dos
coincidan.

Acciones para que los inventarios

no coincidan.
Los registros y el inventario podran no
coincidir por muchas razones:
Si las existencias estn en un espacio
abierto.

 Los artculos pueden ser tomados

para efectos legtimos y para otros
no autorizados.
Alguien pudo haber tomado la
mercanca legtimamente pero con
prisa y no haber registrado el
movimiento.

 En ocasiones las partes son colocadas en un

lugar equivocado y aparecen meses despus,
y
frecuentemente
las
partes
son
almacenadas en varios lugares, pero su
registro se podra perder o la ubicacin podra
estar equivocado.

 En ocasiones un grupo de partes es

registrado como salido del inventario
sin cancelar el registro.
Para conseguir que el sistema de
produccin fluya ininterrumpidamente
sin que falten partes y eficientemente
sin que haya saldos excesivos, los
registros deben ser exactos.

Cmo puede la empresa efectuar

registros exactos y tenerlos al da?
La primera regla sera teniendo el
almacn cerrado con llave.
Si solo el personal
del almacn tiene
acceso y si una de
las medidas para la
evaluacin
del
desempeo de este
personal
y
los
aumentos de sueldo
por mritos es la
exactitud
de
los
registros, entonces
tendrn una fuerte
motivacin
para
observar las reglas.

 Todos los lugares para guardar el

inventario, sean un almacn cerrado
con llave o la planta de produccin,
deben contar con un mecanismo
para realizar los registros.

Departamento de
Almacn.
El departamento de almacn forma
parte junto con el departamento de
compras,
donde
sus
funciones
definidas dentro de la empresa son las
siguientes:

 Organizar material y controlar el

proceso
de
recibimiento,
almacenamiento, surtido y empaque
de los productos, asegurando el
registro y actualizacin permanente
de los movimientos que afecten al
inventario fsico.

 Supervisar y evaluar las actividades del

personal que recibe, resguarda, surte y
empaca el material resguardado en el
almacn central y del dems personal
asignado al departamento.

No ordenaste tu papeleo

 Llevar un estricto control del rea de

recibo en el proceso de recepcin.
Organizar el manejo y acomodo
ptimo del material en el espacio
destinado para su almacenamiento y
resguardo.

 Coordinar la atencin y seguimiento

oportuno a los pedidos de producto
generados por las reas competentes de
la entidad.
Vigilar que el equipo y la maquinaria
necesaria para el almacenamiento,
empaque y embalaje se mantengan en
buen estado de operacin y gestionar su
mantenimiento preventivo y correctivo.

 Controlar, el material reintegrado al almacn

central resultado de las devoluciones.
Estipular peridicamente las entradas y
salidas del producto.

 Promover, aplicar y vigilar

el cumplimiento de las
normas de seguridad e
higiene en la operacin del
almacn
central
procurando la proteccin de
los
diversos
productos
contra robo, y mermas que
afecten los procesos de
distribucin
y
comercializacin.

 Aplicar medidas de control interno a

fin de asegurar la operacin del
almacn y la seguridad del material
resguardado.

 Procurar la coordinacin con las

reas que tengan vinculacin con el
Departamento, a fin de facilitar la
toma de decisiones y la actualizacin
constante de los procesos Operativos
y sistemticos.

Descripcin de las operaciones

de almacn.
Se dividen en dos: entradas y salidas

Entradas.
1 Entrada por orden de compra
2 Entrada por caja chica
3 Entrada de material recuperado

Salidas.
1 Salida por vale electrnico
2 Despacho de Equipos de Proteccin
Personal
3 Prstamos

Uso de papeles.
Una organizacin eficaz de almacn se consigue
cuando se consideran, con respecto a los productos
que van a guardar, los siguientes aspectos:
Las posibles existencias de artculos que requieran
condiciones especiales de conservacin.

 Artculos que tengan la posibilidad de

almacenarse al intemperie, con o sin
techado protector.
Productos, que por su fragilidad,
deben moverse lo menos posible.
Volumen y Peso de los productos.
Mercancas que se reciben o se envan.
Artculos a granel.

2.6 Estudio de apreciacin de la

calidad.
Es un punto de partida para entender,
la dimensin del problema de calidad y
las reas que demandan atencin.

Teniendo como objetivo el desarrollo de una

estrategia conociendo la situacin actual.
Esto comprende:

Costo de la baja calidad.

Posicin en el mercado.
Cultura de la calidad de la organizacin.
Operacin del sistema de calidad de la
empresa.

stos se resumen en:

Costos de fallas internas.Costos asociados con defectos que se encuentran antes

de transferir el producto al cliente.

Costos de fallas externas.

Costos
que se encuentran asociados con defectos que se
encuentran despus de mandar el producto al cliente.

 Costo de evaluacin.

Costos
que incurren al determinar el grado de
conformacin con los requerimientos de calidad.

Costo de prevencin.

Costos
por mantener las fallas al mnimo. Los ejemplos son:
planeacin de la calidad, revisin de nuevos
productos, control de proceso, auditorias de calidad,
revisin al proveedor, capacitaciones en materia de
calidad.

Objetivos
Cuantificar
la
dimensin
del
problema de calidad en trminos de
dinero.
Identificar
oportunidades
para
reducir costos.
Identificar
oportunidades
para
aumentar la satisfaccin del cliente.

2.7 Estudios de niveles de

inventario.
FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS.
Algunos inventarios son inevitables. Todo
o cuando menos una parte del inventario
de manufactura en proceso es inevitable.

Al momento de llevar a cabo el

recuento del inventario, parte del
estar en las maquinas otra parte
prestara en la fase de traslado de una
maquina a otra, o en trnsito del
almacn de materias primas a la lnea
de produccin o de esta al almacn de
artculos terminados.

PLANIFICACON DE LAS
POLITICAS DE INVENTARIO
En la mayora de los negocios, los
inventarios representan una inversin
relativamente alta y producen efectos
importantes sobre todas las funciones
principales de la empresa.

Cada funcin tiende a generar

demandas de inventario como lo son:
Ventas
Produccin
Compras
Financiacin

Los propsitos de las polticas de

inventarios deben ser:
1.- Planificar el nivel ptimo de inversin
en inventarios
2.- A travs de control, mantener los
niveles ptimos tan cerca como sea
posible de lo planificado.

LAS FUNCIONES QUE EFECTUA

EL INVENTARIO
Funciones:
Eliminacin de irregularidades en la
oferta.
Compra o produccin en lotes o tandas.
Permitir a la organizacin manejar
materiales perecederos.

Decisiones sobre inventario:

Que cantidad de un artculo ordenar
cuando el inventario de ese tem se va a
reabastecer?
Cuando reabastecer el inventario de
ese artculo?

Mtodos de inventario

Mtodo PEPS
Mtodo UEPS
Mtodo Promedio Ponderado

2.8 Estudio de tiempos

muertos
Son los momentos a lo largo del da
que no tenemos programados o que no
contbamos
con
ellos
para
gestionarlos.

Existen varios tipos de tiempos muertos pero

todos son exactamente lo mismo.
Los minutos que empleamos en traslados a
nuestro trabajo.
Tiempos de espera para visitar a un cliente
Los minutos previos a una reunin
Cualquier tiempo extra que nos haya sobrado de
hacer una tarea programada
Esos minutos que nos sobran durante la pausa
para comer
Otros.

 Ejemplo
Si en una empresa ensambladora de
vehculos, se trabajan 9 horas y de
repente el robot que solda las partes
se descompone y se tardan 2 horas en
arreglarlo entonces ese es tiempo
muerto por mantenimiento porque en
lapso el robot no pudo soldar ninguna
unidad.

Gestionar los tiempos muertos

Para lograr aprovechar nuestros
tiempos
muertos
debemos
aprovechar esos tiempos y hacer que
se conviertan en algo productivo.

Costo de los tiempos muertos

Los costos de los tiempos muertos
requieren estimar las prdidas de los
ingresos, los costos del personal y los
costos intangibles, causados por un
fallo del sistema.

2.9 Estudio de ventas

El anlisis no es slo la comparacin
del total de ventas de la compaa
dentro de dos periodos distintos, sino
tambin podra profundizar una serie
de comparaciones de miles de cifras
que componen las ventas.

ANLISIS DE LAS VENTAS

De este anlisis, el mayor de los
beneficios, incluso el ms elemental,
es que se destacan los productos, los
clientes, los periodos o los territorios
en que se concentran la mayor parte
de las ventas.

 Esto es muy comn, a este fenmeno se le

conoce como principio del 80:20.
Significa; 80% de los clientes o productos
que generan apenas el 20% del total de
ventas.
Al contrario, el 20% de los clientes o
productos restantes generan el 80% del
volumen total de ventas.

2.11 Presentacin de
resultados
Una vez recogida y procesada la informacin, es
necesario presentar los resultados de manera
adecuada, de forma tal que contribuya a una
mejor comprensin y exposicin de dichos
resultados, en funcin de los objetivos del
trabajo.

Existen Tres Tipos

Presentacin Textual.
Cuadro o tabla estadstica.
Presentacin grafica

2.12 evaluacin econmica.

La evaluacin econmica es un
mtodo de anlisis til para adoptar
decisiones racionales ante diferentes
alternativas.
Tiene por objetivo identificar las
ventajas y desventajas asociadas a la
inversin en un proyecto antes de la
implementacin del mismo.