MINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COB

Para garantizar un buen trabajo de cobranza y un adecuado

control de las cuentas de los clientes debe llevarse un estricto
registro de aquellas cuentas que han permanecido insolutas
excediendo las condiciones normales de venta y que ya estn
vencidas. Esto se llama determinar la antigedad de los saldos
de las cuentas por cobrar, en la mayora de los negocios se
hace cada mes, aun cuando puede llevarse a intervalos mas
cortos o mas largos para llenar las necesidades particulares de
una empresa.

La antigedad de cuentas significa su separacin en diferentes

categoras: primero las cuentas que estn dentro de los
trminos y no estn vencidas; despus, las de 1 a 30 das de
vencidas, las de 30 a 60, las de 60 a 90, y as sucesivamente.
CREDITO Y COBRANZA

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Como el xito de la funcin de cobranza de cualquier

empresa incide en su historial financiero y de ventas, es
necesario preparar informes para tener debidamente
notificadas tanto a la alta directiva como a la gerencia de
ventas. El departamento financiero de una empresa necesita
conocer los resultados de la cobranza, principalmente desde
dos puntos de vista: el flujo de fondos y el del efectivo de
dicho flujo en el presupuesto de caja.

Cuando la informacin histrica sobre los resultados de

cobranza tiene antecedentes por un periodo razonable, se
puede preparar un presupuesto de cobranza de bastante
exactitud hasta con un ao de anticipacin. Este tipo de
informacin, normalmente obtenida por aquella seccin de la
empresa encargada de la labor global de cobranza,
representa
una importante contribucin
de la administracin
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CREDITO Y COBRANZA
financiera de un negocio.

DEPARTAMENTO DE COBRANZA
Con demasiada frecuencia, el negocio de un propietario o una
sociedad pequea, puede estar organizada por personas
dedicadas a ventas, quienes desempean una labor
extraordinaria en esa rea, pero demasiado tarde se dan
cuenta de la poca dedicacin que han prestado a la labor de
cobranza.

Pero igual importancia tiene para una empresa pequea

asignar la responsabilidad de la cobranza y asegurarse de que
esta se lleve a cabo en forma adecuada. Cabe destacar en
forma especial que la productividad de un negocio, y en
muchos casos su xito o su fracaso, puede verse determinado
por la eficiencia con que recupere sus cuentas por cobrar. Por
ello la gerencia debe asegurarse que la funcin de cobranza se
centre en un individuo o en un departamento particular de la
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CREDITO Y COBRANZA
organizacin que produzca los resultados ms efectivos.

EL DEPARTAMENTO DE CREDITO

Un estudio realizado en diversas compaas medianas y grandes

reveloquelaprcticamscomnesdelegarlaresponsabilidadde
la cobranza en el mismo individuo o departamento que ejerce la
responsabilidaddeautorizarlasventasacrdito.Estosebasaen
la teora de que la aprobacin del crdito de una cuenta
invariablemente incluye como supuesto la consecucin del pago.
Es importante, al momento de otorgar el crdito, considerar el
aspecto cobranza, y aun utilizar algunas de las tcnicas de
cobranza al mismo tiempo de tramitar el pedido. Este sistema ha
demostrado ser el ms frecuente y efectivo por razones obvias.
Una persona dedicada a la sola funcin de aprobar los crditos y
recuperar las cuentas tiende a convertirse en un especialista, y
estando debidamente adiestrado en las tcnicas de una buena
organizacin de cobranza, se convierte en la persona mejor
calificadadelaorganizacinparadesempearlatarea.
CREDITO Y COBRANZA

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Organigrama
El departamento de crdito y cobranza puede estar a
un nivel departamental como se muestra en este
organigrama.
Direccin General

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Produccin

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Ventas

Finanzas

Crdito

Cobranza

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RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS

Eldepartamentodecrditoycobranza,comopartede
laempresa,nopuededesempearsufuncinaisladoy
sin la relacinadecuadaconlosdemsdepartamentos
y actividades que integran la empresa, estableciendo
las lneas funcionales de relacin interdepartamental,
as como la comunicacin adecuada con cada uno de
ellos. De tal manera que debe organizarse para que la
empresarecibalosmximosbeneficiosdeladiversidad
detalentosyexperienciasdesusmiembros.

CREDITO Y COBRANZA

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CREDITO Y COBRANZA

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RELACION CON LOS DEPARTAMENTOS DE

MERCADOTECNIA Y VENTAS

El departamento de ventas sabe que una venta no es

tal en tanto no se haya cobrado su importe, y el
departamento de crdito sabe que su funcin no debe
entorpecer a la de ventas y que debe conservar al
cliente como tal.

Los departamentos de ventas y de crdito y cobranza

colaboran estrechamente por perseguir los mismos
objetivos: aumentar las ventas venturosas, reducir las
perdidas por cuentas malas e incobrables y, en
consecuencia, elevar las utilidades de al empresa.
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Colaboracin entre el departamento de crdito y el de venta

Le conocimiento que posee el departamento de crdito sobre la

situacin financiera de los clientes para enfocarse en aquellos
que representen un riesgo de crdito favorable y evitar los
clientes que pudieran convertirse en fuente de perdida por
cuentas malas.
El conocimiento sobre el giro de sus clientes para sugerir a
ventas cuando y donde debe aplicar su gestin de ventas.
Informar al departamento de ventas de aquellos clientes con
potencial de consumo superior al de al empresa y el
cumplimiento adecuado de la obligacin crediticia. As como de
aquellos clientes cuya cuenta estn saldada.
El departamento de crdito y cobranza con frecuencia establece
estrechas y cordiales relaciones con los clientes.
El tacto y la compresin con el cliente en el desarrollo de la
funcin de cobranza contribuye a mantener relaciones cordiales
con Ylos
clientes y conservarlos como
tales.
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CREDITO
COBRANZA

Colaboracin entre el departamento de ventas y el de crdito

El vendedor puede informar al departamento sobre

cuestiones como:
Como se usaran los artculos por vender.
Estado del equipo y las instalaciones del cliente.
Grado de recursos del cliente y cualquier cambio
reciente.
El estado de inventarios del cliente.
Cualquier
situacin
anormal
como
huelgas,
comentarios negativos de otros proveedores,
dificultad para obtener materias primas, etc.
Su opinin en cuanto a la honradez y capacidad de la
administracin.
En condiciones especiales el vendedor puede obtener
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CREDITO Y COBRANZA
informacin crediticia.

Coordinacin con la funcin de finanzas y

tesorera

Las responsabilidades financieras del departamento de

crdito y cobranza comprenden la aprobacin de
crditos, ampliacin de lmites de crdito, la cobranza
de la cartera y las operaciones relativas que
incrementen y conserven parte de los activos de las
empresas. A fin de realizar satisfactoriamente estas
tareas, ser preciso que el departamento de crdito y
cobranza estudie en forma continua las condiciones y
tendencias econmicas; as estar en posicin de
proporcionar valiosa informacin a otros segmentos de
la empresa.
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Relacin del departamento de crdito y cobranza con

el de compra y produccin.

El personal de crdito esta adiestrado para juzgar la solidez

financiera de un proveedor as como para obtener
informacin sobre sus antecedentes y capacidades.

El departamento de crdito y cobranza deber recabar

informacin del de produccin cuando este tenga problemas
en al fabricacin de algn producto, dificultad en conseguir
materias primas o cualquier otra causa que restrinja o que
en un momento dado pueda parar la produccin. El
conocimiento de estos hechos permitir al departamento de
crdito y cobranza autorizar nuevos crditos solo a aquellos
clientes que brinden mayor garanta, otorgar preferencia a
aquellas
solicitudes que contengan
pedidos de 11/22/15
otros
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CREDITO
Y COBRANZA
productos, etc.

Relaciones con otros departamentos

Las tarjetas o controles auxiliares de clientes se encuentran

normalmente en el departamento de crdito y cobranza, por lo
que se establece la necesidad de una estrecha colaboracin con la
organizacin contable para la conciliacin y el control de cuentas y
el manejo de otros registros similares; adems el departamento de
crdito debe dar cuenta de los pagos recibidos, de los valores
obtenidos en pago de las cuentas, de las modificaciones a las
ventas, la emisin de notas de crdito, castigo de cuentas
incobrables, castigo por rescate de operaciones antes del
vencimiento, estimaciones, presupuestos, etc.

En algunos casos la recuperacin de cuentas deber efectuarse

por procedimientos judiciales. El departamento o la asesora legal
auxiliaran a crdito a establecer y redactar la documentacin y las
formas que contengan los requisitos de tipo legal para que en caso
de promover una demanda judicial para recuperar un crdito se
tengan
elementos necesarios y13se facilite el trmite.
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CREDITO Ylos
COBRANZA

Descripcin de una organizacin de crdito

centralizada

Una organizacin de crdito centralizada, es aquella

que se localiza en su totalidad en la oficina matriz de
la empresa y en donde realiza todas sus operaciones.
No hay otras oficinas, aun cuando el departamento
central puede dar servicio a un sinnmero de
componentes, de tal forma que su actividad no se ve
duplicada en ninguna otra unidad de operacin. El
gerente de crdito y su personal aprueban los
crditos sobre todos los pedidos en la oficina matriz y
todos los pagos se reciben y se depositan ah mismo.
CREDITO Y COBRANZA

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Ventajas
Bajo costo de operacin,
Sencillez para poner en vigor las polticas y
procedimientos de crdito y cobranza sin retrasos,
as como los cambios que estos requieran.
El riesgo de perdidas por cuentas malas se reduce al
mnimo cuando la autoridad no esta dividida.
Se elimina la necesidad de acumular informacin de
diferentes ubicaciones a fin de determinar el status
de los otorgamientos de crdito o la condicin de las
cuentas.
La capacitacin del personal se simplifica.
Este sistema centralizado no plantea problemas de
comunicacin dentro del grupo de crdito y
cobranza.
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CREDITO
Y COBRANZA

Descripcin de una organizacin de crdito

descentralizada

En una organizacin de crdito descentralizada se

establecen oficinas en distintos sitios y operan en
forma ms o menos independiente, bajo la direccin
general de la oficina central. Esta organizacin se usa
normalmente en las compaas que tienen un gran
volumen de ventas y una amplia distribucin de sus
productos. Cada oficina es responsable de los lmites
de crdito otorgados, de la investigacin del crdito y
de la recuperacin de las cantidades adeudadas por
los clientes dentro de su territorio, aun cuando el
crdito que sobrepase cierto limite en muchos casos
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CREDITO
COBRANZA
exijaYla
aprobacin del gerente
general de crdito. 11/22/15

Principio de la descentralizacin
Cuando una empresa desea descentralizarse deber observar
ciertas guas o principios que le permitirn cumplir este
objetivo en forma eficaz:
La descentralizacin sita a la persona indicada para adoptar
decisiones en los puntos donde las acciones se originan.
La descentralizacin funcionara eficazmente si se delega
autoridad, y no si hay que dar cuenta de los mnimos
detalles o si estos tienen que ser comprobados.
La descentralizacin precisa de la conviccin de que la
natural suma de muchas decisiones individuales acertadas
ser mejor para la empresa y para el pblico, que las
decisiones centralmente planificadas y controladas.
La descentralizacin se fundamenta en la necesidad de
alcanzar objetivos generales de la empresa, estructura
organizadora, relaciones polticas y sistemas de medicin
conocidos,
comprendidos y seguidos.
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CREDITO
Y COBRANZA

 La descentralizacin puede lograrse cuando los altos

ejecutivos
comprenden
que
la
autoridad
genuinamente delegada a los niveles inferiores no
puede, en verdad, ser refinada por ellos.
La
descentralizacin
solo
funcionara
si
la
responsabilidad y autoridad para tomar decisiones se
acepta y ejerce en todos los niveles.
La descentralizacin requiere polticas de personal
basados en la evaluacin de la ejecucin, normas
obligatorias, recompensas, etc.

CREDITO Y COBRANZA

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Ventajas de la descentralizacin

Dar mejor servicio al cliente por la oportunidad de crear buena

relacin con el. Cuando la organizacin de crdito se localiza a
cierta distancia de un cliente y surgen problemas que ameritan
el contacto personal, se dificulta gestionar una reunin; adems
de la reticencia de incurrir en gastos de viaje.
La oficina fornea esta en condiciones de realizar los ajustes por
reclamaciones o quejas con base en un contacto personal y
amistoso, lo cual genera satisfaccin del cliente y su
conservacin como tal.
Si el ejecutivo de crdito esta familiarizado con las operaciones
de su cliente, podr conocer practicas que, de corregirse,
aportaran utilidades adicionales y mejoraran la eficiencia de la
empresa.
Los pedidos se manejan con mayor rapidez. El cliente ser
entrevistado en forma inmediata en caso de haber dudas sobre
su situacin
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CREDITO
Y COBRANZA financiera.

 La atencin oportuna a las quejas facilita la cobranza para

corresponder; los clientes seguramente remitirn sus
pagos con oportunidad.
Como las practicas comerciales varan en las diferentes
zonas del territorio nacional, el conocimiento a fondo de
las tcnicas locales ayuda a evitar errores que podran
limitar o entorpecer la accin eficiente de crdito y
cobranza.
Las cobranzas se depositaran localmente, por lo tanto la
disponibilidad de fondos podr acelerarse en varios das.
La informacin directamente obtenida por la divisin de
crdito local casi siempre ser mas completa y real toda
vez que se evaluaran todos los detalles pertinentes. Se
ejerce mayor control sobre la cobranza mediante una
organizacin fornea, gracias a la atencin que puede
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CREDITO
Y COBRANZA
otorgarse
a cada cuenta individual.

Desventajas de la descentralizacin
El costo de operacin es ms elevado que el del
sistema centralizado.
Se requiere personal adicional, renta de espacio,
equipo, a la par de muchos otros gastos.
Se acentan los problemas que para la gerencia de
crdito y cobranza representan el entrenamiento, el
desarrollo y la transferencia de personal.
Siempre existir la incgnita de cuanta autoridad
debe otorgarse para que sea congruente con la
necesidad de ejercer un control general adecuado.

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AGRADECIENDO SU
ATENCION.

ESPERO HAYA SIDO

DE SU AGRADO.
AVIER ANTONIO PUPIRO A
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