Proceso administrativo

CONTROL

Que es el control?

ntimamente ligado con la planeacin, el

control es la fase del proceso
administrativo a travs de la cual se
evalan los resultados obtenidos con la
relacion a lo planeado con el objeto de
corregir desviaciones para reiniciar el
proceso.

Robbins (1996)
El proceso de regular actividades que aseguren que se
estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
cualquier desviacin significativa.

Stoner (1996)

"El control administrativo es el proceso que permite

garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas

Fayol, citado por Melinkoff (1990)

"Consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los
principios administrativosTiene la finalidad de
sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repeticin".

Es importante dado que:

Sirve para comprobar la efectividad de la gestin.

Promueve el aseguramiento de la calidad.
Proteccin de los activos de la empresa.
Garantiza el cumplimiento de los planes.
Establece medidas para prevenir errores y reducir
costos y tiempos.
A travs
de este, se detectan y analizan las causas que
originan las desviaciones, para evitar que se
repitan.
Es el fundamento para el proceso de planeacin.

Proceso de control

Establecimiento de estndares e indicadores.

El control implica verificar que los resultados estn de

acuerdo con lo planeado para lo cual se requiere establecer
indicadores o unidades de medicin de resultados.

Medicin y deteccin de desviaciones.

Consiste en medir la ejecucin y los resultados mediante la

aplicacin de unidades de medida definidas de acuerdo con
los estndares establecidos con la finalidad de detectar
desviaciones para llevar a cabo esta funcin se utilizan
primordialmente los sistemas de informacin por tanto la
efectividad de la medicin depender directamente de la
finalidad y exactitud de la informacin misma que tiene que
ser oportuna, confiable, valida, que mida realmente el
fenmeno que intenta medir con unidades de medida
apropiada, y fluida.

Correcciones.
Antes de iniciar la accin correctiva, es de
vital importancia reconocer si la desviacin
es un sntoma o una causa, con la finalidad
de que las medidas establecidas resuelvan el
problema.

Tcnicas de control

A partir del momento en que se determina

un objetivo se establecen un control ya que
un objetivo es un estndar. Por lo tanto, un
adecuado control depende de una eficiente
planeacin y viceversa.

Sistemas de control
Para establecer un sistema de control se
requiere:
Contar con objetivos y estndares e
indicadores.
Capacitar al personal para que comprenda
y aplique los controles.
Evaluar la efectividad de los controles.

Reportes e informes
Existen mltiples tipos de reportes e informes. En trminos
generales, al disear, elaborar y presentar un informe es
conveniente tomar en cuenta los siguientes lineamientos.

Confiabilidad.
Unidad del tema.
Indicativos.
Claridad y concisin.
Graficas y audiovisuales.
Frecuencia.
Oportunidad.

Sistemas de
informacin.

Los sistemas de informacin integran datos

acerca de todas las reas,
funciones y
actividades de la empresa entre las que
destacan base de datos, reportes, informes,
estadsticas, proyecciones, anlisis del entorno,
entre otros.

Formas

Las formas y los formatos son indispensables

para la transmisin y registro de datos relativos a
las actividades que se desarrollan en cada
departamento.

Indicadores

La efectividad del control esta en relacion

directa con la precisin de los indicadores
ya que estos permiten la ejecucin de los
planes
dentro
de
ciertos
limites,
minimizando errores y, consecuentemente,
evitando perdidas de tiempo y dinero.

Independientemente del tamao de la empresa, los

objetivos e indicadores bien establecidos son los
estndares que sirven para evaluar el logro de
resultados. una de las ventajas de este mtodo es que
se utilizan razones o indicadores cuantitativos para cada
uno de los factores anteriormente mencionados.

Los indicadores de productividad +

los indicadores de gestin =
Desempeo institucional.
Por qu medir y para qu?
Si no se mide lo que se hace, no se puede
controlar y si no se puede controlar, no se
puede dirigir y si no se puede dirigir no se
puede mejorar.
Por qu?
Para qu?

Principios de control.

EQUILIBRIO: Para cada grado de delegacin conferido debe

establecerse el grado del control correspondiente. De la misma
manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte.

INDICADORES. Los indicadores de actuacin o estndares sirven

de patrn para evaluar los resultados. La efectividad del control
est en relacin directa con la precisin de los indicadores.

OPORTUNIDAD: el control que no es oportuno carece de valides y

con cumple con su propsito: para que sea eficaz, requiere ser
oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efecten
errores.

DESVIACIONES. Se deben detectar las causas de las

desviaciones o no conformidad a fin de tomar medidas
necesarias para evitarlas.
COSTEABILIDAD. Un sistema de control debe justificar el
costo que representa en tiempo y dinero, se espera un
sistema que justifique los resultados esperado.
ESEPCION. En una empresa debe aplicarse un medio de
control como la estadstica para aplicarse preferentemente
a las actividades excepcionales y representativas.
FUNCION CONTROLADA. El responsable de aplicar el
control no debe involucrarse con actividad a controlar.
Pierde efectividad.

El control se basa en la consecucin de

las siguientes actividades:

Conclusin.

En conclusin podemos definir el control como

la funcin que permite la supervisin y
comparacin de los resultados obtenidos
contra los resultados esperados originalmente,
asegurando adems que la accin dirigida se
est llevando a cabo de acuerdo con los
planes de la organizacin y dentro de
los lmites de la estructura organizacional.