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Matrise documentaire

Dfinition : documentation

Ensemble de documents relatifs un projet - notice - mode


demploi action de slectionner, classer, utiliser ou diffuser
des documents.

Discipline se rapportant au traitement de documents ou de


donnes destines linformation des acteurs.
Document : ensemble dinformations saisies sur un support qui peut
prendre la forme de papier, de disques, de cassettes, .

Les 6 caractristiques dune gestion


documentaire

La fiabilit
La slectivit

La prennit

La traabilit

La disponibilit

Lexhaustivit

Une information de qualit est une information comprise, disponible et exploitable.

La documentation Qualit

MQ
Processus
Procdures
Modes opratoires
Enregistrements

Les composants
Le manuel Qualit
Document nonant la politique Qualit de lentreprise et dcrivant les
dispositions gnrales prises pour obtenir la qualit de ses produits
ou services.

Procdure
Document qui dcrit de faon formalise les tches accomplir pour
mettre en uvre le processus : cest le mode demploi oprationnel.

Enregistrement
Document qui fournit des preuves tangibles des activits effectues
ou des rsultats obtenus.

Au programme

Fonctions et responsabilits
Cycle de vie dun document

Fonctions et responsabilits (1/2)

Les fonctions des personnes intervenant dans le cadre de


la gestion de la documentation doivent tre identifies.

Par exemple, les membres dun projet ou les personnes


dun service peuvent tre nanties des fonctions suivantes :

Responsable de la documentation

Responsable de la bonne mise en uvre (ou de ladaptation)


et du respect des exigences concernant la matrise de la
documentation. Il convient que la direction lui donne lautorit
pour faire appliquer la procdure.

Producteur dun document

Personne charge dlaborer le document, elle peut tre


lauteur principal ou lintgrateur du document.

Fonctions et responsabilits (2/2)

Lecteurs / vrificateurs

Aprs laboration ou mise jour dune version, mais avant


enregistrement et diffusion, un document peut tre soumis
un cycle de relecture pour commentaires, modifications et
enrichissements ventuels.

Responsables de validation ou dapprobation

Pour chaque catgorie de document mis, une ou plusieurs


personnes dsignes peuvent dcider du statut final du
document selon des modalits dapprobation formelle.

Le cycle de vie dun document

Identification
Gestion des versions

Vrification - Validation

Diffusion - Circulation

Classement

Archivage - Destruction

IDENTIFICATION (1/3)

Il est indispensable de prvoir un mcanisme formalis


didentification des documents pour assurer lefficacit
du contrle de la documentation.
Respecter un format identique ( cohsion, cohrence )

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IDENTIFICATION (2/3)

Pour chaque document, il a lieu de prciser les


lments suivants :

le titre du document,
la rfrence du document,
la rfrence au contrat,
ltat du document (li au cycle de vie),
la date de la publication (prvisionnelle pour un document de
travail) et la rvision,
le nom de lauteur,
les personnes habilites approuver ce document,
lorganisme dorigine,
les destinataires (pour sa diffusion),
le nombre de pages,
la version.

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IDENTIFICATION (3/3)

En complment, il est recommand de dfinir :

les rgles de classement,


les rgles darchivage,
la confidentialit,
les droits dauteur,
les rgles de prsentation (forme, mise en page, )

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GESTION DES VERSIONS

La gestion de version permet de caractriser la nature


des volutions dun document et leur impact.
Les dispositions prendre pour assurer la matrise des
volutions des documents sont les suivantes :

les modalits dapprobation des volutions,


linformation sur les origines des volutions et des justificatifs des
mises jour proposes,
linformation aux dtenteurs et utilisateurs de documents en cours
dvolution,
La notification des dcisions de cessation dapplicabilit des
documents tous les dtenteurs.

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VERIFICATION - VALIDATION

Dans le cadre dun projet, il y a lieu didentifier les


documents qui doivent tre soumis validation en
assurant que :

les validations sont formalises,


les traces de vrification sont conserves et leur traabilit avec
les documents est assure,
les traces de vrification prcisent les aspects qui ont t vrifis.

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DIFFUSION - CIRCULATION

Il sagit des dispositions ncessaires pour assurer


que tous les acteurs concerns :

soient informs de lexistence du document et de ses modalits


daccs,
disposent directement de linformation qui leur est ncessaire
pour mener bien leurs tches et que cette information est mise
jour en cohrence avec leurs besoins.

Ces mcanismes de diffusion et de circulation sont ainsi


dfinis pour garantir lutilisation dune mme version de
document par tous les membres du projet donn.

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CLASSEMENT

Afin dassurer lefficacit de la production et de


lutilisation de la documentation, il faut dfinir :

les modalits de classement (mise jour du rfrentiel, du


catalogue, ),
les oprations dexploitation courante (recherche sur
demande de documents ou de fichiers, ),
la logistique ncessaire lensemble de ces actions (outils
bureautiques, facilits et services dimpression, ).

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MERCI POUR VOTR ATTENTION

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