ORGANIZACIN como hacerlo

Es el establecimiento de la
estructura necesaria para la
sistematizacin racional de los
recursos,
mediante
la
determinacin
de
jerarquas,
disposicin
correlacin
ya
agrupacin de actividades, con el
fin de poder realizar y simplificar
las funciones del grupo social.

ORGANIZACION
CONCEPTO
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

ETAPAS
DIVISION DEL
TRABAJO
JERARQUIZACION

COORDINACION

DEPARTAMENTALIZACION

DESCRIPCION DE
FUNCIONES

FUNCIONAL
GEOGRAFICA
PROCESO O
EQUIPO
PRODUCTOS
CLIENTES
SECUENCIA

ORGANIZACION

ETAPAS

ELEMENTOS DEL CONCEPTO.

1. Estructura. La organizacin implica el establecimiento

del marco fundamental en el que habr de operar el
grupo social, ya que establece la disposicin y la
correlacin de las funciones, jerarquas y actividades
necesarias para lograr los objetivos.
2. Sistematizacin. Todas las actividades y recursos de
la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin
de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupacin y asignacin de actividades y
responsabilidades. Organizar, implica la de necesidad
de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de
promover la especializacin.
4. Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la
necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa
5. Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos
bsicos de la organizacin es establecer los mtodos
mas sencillos para realizar el trabajo de la mejor

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN
1. Es de carcter continuo; jams se puede
decir que ha terminado, dado que la empresa y
sus recursos estn sujetos a cambios
constantes (expansin, contraccin, nuevos
productos, etc.)
2. Es un medio a travs del cual se
establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los mtodos que se puedan
desempear las actividades eficientemente,
con un mnimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las
actividades,
reduciendo
los
costos
e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN.
1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades es la organizacin deben
relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
2. Especializacin. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200
aos: afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la ejecucin de una sola actividad.
3. Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane
la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad
y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e interrumpida, desde el mas
alto ejecutivo hasta el mas bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad de Mando. Este principio establece que al determinar un centro de
autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que
los subordinados no debern de reportar a mas de un superior.
6. Difusin. Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones
de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y
ponerse, por escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la
empresa que tengan relacin con las mismas
7. Amplitud o tramo de control. Hay un limite en cuanto al numero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este
pueda realizar las funciones eficientemente.
8. De la coordinacin. Las unidades de una organizacin siempre debern
mantenerse en equilibro., que todas sus partes funcionen correctamente.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacin

ETAPAS DE LA ORGANIZACIN
(DIVISION DEL TRABAJO Y
COORDINACION)
1. DIVISION DEL TRABAJO. Es la
separacin y delimitacin de las
actividades, con el fin de realizar una
funcin
con
mayor
precisin,
eficiencia, y el mnimo esfuerzo,
dando lugar a la especializacin y
perfeccionamiento en el trabajo.

ETAPAS DE LA DIVISION DEL TRABAJO.

JERARQUIZACION Y DEPARTAMENTALIZACION

Jerarquizacin.

Es la disposicin de las
funciones de una organizacin por orden de rango,
grado o importancia.

Niveles jerrquicos. Son el conjunto de rganos

agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que poseen, independientemente
de la funcin que realicen.
Reglas para establecer niveles jerarquicos.
Deben ser los minimos indispensables
Se deben definir claramente el tipo de autoridad,
(lineal, funcional y/o staff de cada nivel)

ETAPAS DE LA DIVISION DEL

TRABAJO.
PRIMERA ETAPA
Jerarquizacin
.
ESCUELA
DIRECTO
R
PROFESORE
S
ALUMNO
S

NIVELES JERARQUICOS

ETAPAS DE LA DIVISION DEL

TRABAJO.
ORGANIGRAMA DE AUTORIDAD
LINEAL

ORGANIGRAMA AUTORIDAD
FUNCIONAL

SEGUNDA ETAPA DE LA DIVISION DEL

TRABAJO

Departamentalizacin.

Es la divisin y
el agrupamiento de las funciones y actividades en
unidades especificas, con base en su similitud.
Esta debe tener:
a) Secuencia
de
la
departamentalizacin.
Al
departamentalizar es conveniente seguir las
siguiente secuencia:
1. Lista todas las funciones de la empresa
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas segn un orden jerrquico.
4. Asignar actividades a cada una de las reas
agrupadas o departamentos.
5. Especificar
las
relaciones
de
autoridad,
responsabilidad, y obligacin entre las funciones
y los puestos.
6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin,
entre los departamentos.
7. El tamao. La existencia y el tipo de organizacin
de un departamento deber relacionarse con el

b). Tipos de Departamentalizacin.

1. Funcional. Es comn en las empresas industriales; consiste en
agrupar las actividades analgicas segn su funcin primordial para
logra la especializacin y con ello, una mayor eficiencia de personal.
2. Por productos. Es caracterstica de las empresas que se dedican a la
fabricacin de diversas lneas de productos. La departamentalizacin
se hace en base en un producto o grupo de productos relacionados
entre si.
3. Geogrfica o por territorios. Este tipo de departamentalizacin
proporciona un instrumentos lgico y eficiente cuando las actividades
de la empresa realizan actividades en sectores alejados fsicamente, o
cuando el extremo de operaciones y de personal supervisado es muy
extenso y esta disperso en reas muy grandes, se utiliza
principalmente en el rea de ventas.
4. Clientes. Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir
los distintos compradores o clientes. Empresas comerciales.
5. Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el
equipo que se haya empleado puede servir de base para crear
unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas,
econmicas, de eficiencia y ahorro del tiempo. Ya sea por la capacidad
del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera.
6. Secuencia. Se utiliza en niveles intermedios o inferiores. En muchas
empresas por razones tcnicas es necesarios departamentailizar por
secuencias alfabticas, numricas o de tiempo.

DEPARTAMENTALIZACION FUNCIONAL
FINANZA
S

CONTABILDI
AD

TESORE
RIA

PRESUPUEST
OS

DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS

FARMACEUTIC
OS
PRODUCCIO
N

QUIMICO
S
COLORANTES

DEPARTAMENTALIZACION GEOGRAFICA O
POR TERRITORIOS
VENTAS
REGIONAL
ES

BAJIO

SUREST
E

NORTE

DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES

VENTA
ROPA

NINOS

DAMAS

CABALLEROS

DEPARTAMENTALIZACION POR EQUIPO

MANTENIMIEN
TO

RECEPCION
DE
VEHICULO Y
PAPELERIA

TALLER

LAVADO Y
ENTREGA

DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESOS

FUNDICION
ENSAMBLE
PROCESO

SOLDADURA

PINTURA

DEPARTAMENTALIZACION POR SECUENCIA

PRODUCCION

TURNO
MATUTINO

VESPERTINO

TURNO
NOCHE

DESCRIPCION DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y

OBLIGACIONES

Despus de establecer los niveles jerrquicos el ultimo paso

en la divisin del trabajo es definir con toda claridad las
labores y actividades que habrn de desarrollarse en
cada una de la unidades concretas de trabajo o puestos
de los distintos departamentos de la organizacin
Consiste en la recopilacin ordenada y clasificada de todos
los factores y actividades necesarias para llevar a cabo,
de la mejor manera un trabajo; la descripcin de
funciones, se realiza, primordialmente, a travs de las
tcnicas de anlisis de puestos, y de la carta de
distribucin de trabajo o cuadro de distribucin de
actividades

2.

COORDINACION.

Lograr la unidad de esfuerzos, es decir que las funciones y los

resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que
se sincronicen
La coordinacin se obtiene a travs del establecimiento de lneas
de comunicacin y autoridad fluidas.
La funcin bsica de la coordinacin es lograr la combinacin de la
unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo
Coordinacin. Es la sincronizacin de los recursos y los
esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidades, unidad, armona y rapidez, en el
desarrollo y la consecucion de los objetivos.

TIPOLOGIA DE LA
ORGANIZACIN
Se refiera a los distintos tipos, sistemas o modelos de
estructuras organizacionales que se pueden implementar en
un organismo social.
La determinacin de la clase de organizacin mas adecuada,
depende de los objetivos, tipo y volumen de produccin, etc.
Los tipos de organizacin mas usuales son:

1. Organizacin Lineal o militar

Se caracteriza porque la actividad de decisiones se concentra
en una sola persona, quien toma las decisiones y tiene la
responsabilidad bsica del mando. EL jefe superior asigna y
distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez
reportan a un solo jefe.
Ventajas
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de
las mismas
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad
til en pequeas empresas
La disciplina es fcil de mantener
Desventajas
Es rgida e inflexible
La organizacin depende de hombres clave, lo que origina
trastornos
No fomenta la especializacin
Los ejecutivos estn saturados de trabajo, lo que ocasiona
que no se dediquen a labores directivas sino de operacin
simplemente

RESPONSABILID
AD

AUTORIDAD

2. Organizacin Funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin
de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el
obrero, ejecuten el menor numero posible de funciones.
Ventajas
Mayor Especializacin
Se obtiene la mas alta eficiencia de cada persona
La divisin del trabajo es planeada y no incidental
Disminuye la presin sobre un solo jefe por el numero de
especialistas con que cuenta la organizacin
Desventajas
Dificultad para localizar y fijar la responsabilidad, lo que
afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores
por contradiccin aparente o real de las ordenes
Se viola el principio de unidad de mando, lo que origina
confusin y conflicto
La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos
entre los jefes

3. Lineo funcional
En esta se combinan los dos tipos de
organizacin estudiados, aprovechando las
ventajas y desventajas y evitando las
desventajas inherentes a cada una de ahora
el nombre de organizacin lineo funcional ya
que se conserva:
a. De la organizacin lineal o militar la
autoridad y responsabilidad que se trasmite
a travs de un solo jefe para cada funcin
en especial.
b. De la funcional, la especializacin de cada
actividad en una funcin,
Es la mas usada actualmente.

4. Organizacin estaf
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del
avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de
contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con
especialistas capaces de proporcionar informacin experta
y de asesora a los departamentos en lnea. Este tipo de
autoridad no disfruta de autoridad de lnea o poder de
imponer decisiones
Ventajas
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la
manera de resolver problemas de direccin
Hace posible el principio de responsabilidad y la autoridad
indivisible, y al mismo tiempo permite la especializacin del
estaf.
Desventajas
Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se
delimitan claramente por medio de cuadros y manuales,
puede producirse una confusin considerable de toda la
organizacin
Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar
funciones o falta de un respaldo inteligente en la
aplicaciones recomendaciones
Puede existir razonamiento con los departamentos de la

5. Organizacin por comits

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a
un cuerpo de personas que se renen y se comprometen
para discutir y decidir en comn los problemas que se les
encomiendan, generalmente este tipo de organizacin se
da en combinacin con otro.
Comits mas usuales:
1. Directivo. Representa a los accionistas de una empresa
que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que
surgen en la misma.
2. Ejecutivo. Es nombrado por el comit directivo, para
que ejecute los acuerdos que ellos toman.
3. De vigilancia. Personal de confianza que se encargue
de inspeccionar las labores de los empleados de la
empresa.
4. Consultivo. Integrado por especialistas, que por sus
conocimientos o estudios, emiten dictmenes sobre
asuntos que les son consultados.

Ventajas.
a. Las soluciones son mas objetivas, ya que representan la
conjugacin de varios criterios
b. Se comparte la responsabilidad entre los que integran el
comit, no recayendo aquellos sobre una sola persona.
c. Permite que las ideas se fundamenten y critiquen
d. Se
aprovechan
al
mximo
los
conocimientos
especializados.
Desventajas.
e. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son
tardas,
f. Una vez constituido un comit, es difcil resolverlo
g. En ocasiones los gerentes se desligan de su
responsabilidad y se valen del comit para que se haga
responsable de sus propias actuaciones.

6. Organizacin MATRICIAL
Tambin se conoce como organizacin de matriz, de
proyecto o administracin de producto. Consiste en
combinar la departamentalizacin por proyecto con la de
funciones. De esta manera, existe un gerente funcional a
cargo de las labores inherentes al departamento, con una
sobre posicin de un gerente de proyecto que es el
responsable de los resultados de dicho proyecto.
Lanzamiento de un
nuevo producto, creacin de una
empresa filial, generacin de utilidades en relacin con un
proyecto,

Ventajas.
a. Coordina la satisfaccin de necesidades tanto para
mejorar el producto como para satisfacer el programa y
el presupuesto requeridos por el gerente del
departamento
b. Propicia la comunicacin interdepartamental sobre las
funciones y los productos. El compartir informacin y
pensar conjuntamente acerca
de los problemas y
decisiones sirve en general a toda la empresa.
c. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a
otra cuando sea necesario.
d. Favorece un intercambio
de
experiencia entre
especialistas para lograr una mejor calidad tcnica
Desventajas.
e. Existe confusin acerca de quien sigue de quien, lo cual
puede originar fuga de responsabilidades y falta de
delimitacin de autoridad.
f. Da ligar a una lucha de por el poder, tanto del gerente
funcional como del gerente del producto
g. Funciona a travs de muchas reuniones lo que supone
perdidas de tiempo.
h. El personal puede sentir que su jefe inmediato no
aprecia directamente su experiencia y capacidad.