E-mail Corporativo - dicas de

utilizao

10 dicas para usar

corretamente o email
O e-mail um dos recursos mais usados e como tal,
h formas de utiliz-lo de maneira mais eficiente. As
dicas a seguir do orientaes simples e rpidas,
mas que facilitam a utilizao dessa to importante
forma de comunicao.

1. Curto, direto e de fcil leitura.

Redija seus e-mails da mesma forma que gostaria de

receb-los: concisos, objetivos e de leitura rpida. Tente

abordar um nico assunto pormensagem. Isto facilita a leitura e
deixa a mensagem organizada. Use uma linguagem simples, sem
grias e sem abreviaes.
Venho por essas mal digitadas linhas: no tenha pressa

em disparar o e-mail. Confira antes o que escreveu, veja se faz

sentido, corrija erros gramaticais e veja se no comeu palavras. E
no confie nica e exclusivamente no corretor ortogrfico
automtico.
Queime depois de ler: e-mail no foi feito para transmitir

informaes sigilosas. , alis, uma das piores ferramentas para

isso, j que no s est sujeito a ao de hackers, como tambm
pode ser facilmente acessado por algum que no entende a
importncia dos dados registrados.

2. Use o Assunto com inteligncia

Desperte o interesse por seu e-mail: coloque em

poucas palavras a que a mensagem se refere, como

"Planilha de controle de gastos - 1 trimestre". Assim
fica mais fcil de ser localizado posteriormente e ser
aberto mais rapidamente por aquele que est
aguardando a informao.
O vazio existencial do assunto: este tambm um

erro crasso cometido pelos apressados de planto, ou

seja, manter o campo de assunto sem nada. Outro
problema tambm so assuntos vagos como "Ol" ou
"Planilha".

3. Evite enviar o e-mail para vrias

pessoas sem necessidade

Deixe bem claro o que voc espera de cada um: Coloque no

Para o endereo da(s) pessoa(s) a (s) qual (ais) voc solicita uma
deciso, uma ao ou transmitir uma informao; coloque no Cpia
aquelas que devem simplesmente tomarconhecimento do assunto.

No pratique o Spam: recebeu uma mensagem de algum

perguntando algo para dezenas de pessoas? Verifique a quem
realmente interessa sua resposta e copie, se necessrio, apenas essa
(s) pessoa (s). Lembre-se que no existe coisa mais sem sentido ter
uma caixa de mensagens lotada de respostas como um simples e
solitrio "ok.

4. Disciplina para responder um e-mail recebido

Como regra, no demorar mais que 24 horas para responder a um e-mail

ou pelo menos dar uma posio sobre o assunto tratado, nem que seja
para informar que ainda no existe uma resposta final ao questionado ou
tratado.

Quando o carteiro chegou e o meu nome gritou: outro detalhe

importante conferir se os destinatrios esto corretos antes de disparar.

Como a maioria das ferramentas de e-mail permite o preenchimento
automtico da sua lista de contatos, no raro voc querer mandar a
mensagem para o "Joo Antunes" e ela acabar na caixa do "Joo Andrade".
No caso de informaes mais sensveis, isso pode causar um terrvel
aborrecimento posterior.

Saudaes: Redija sempre saudao inicial e final, com grau de

formalidade adequado. "Prezado" e "atenciosamente" so maneiras bem

formais de iniciar e terminar um e-mail. Use o tratamento formal. Isso
evita situao de subjetividade e eventuais confuses geradas devido ao
tratamento mais ntimo especialmente em ambiente de
trabalho/profissional.

5. Prudncia e boas maneiras

RESPEITO: Coloque-se no lugar de quem receber sua

mensagem para verificar se a mensagem est clara, polida e

assertiva.

CAUTELA: Quando ficar furioso ou ofendido com um e-mail,

pense bem antes de respond-lo. Deixe para rel-lo com calma

antes de envi-lo, pois pode ser que voc tenha exagerado na
sua interpretao sobre a mensagem do remetente.

CONVERSAO: A comunicao verbal, seja cara a cara, seja

por telefone, oferece sempre a possibilidade de mostrar seus

verdadeiros sentimentos e emoes e de reformular o
contedo e o seu tom, caso perceba uma reao negativa ou
equivocada. A comunicao escrita no tem esta flexibilidade
voc pode responder um e-mail imediatamente sem tempo
para reflexo e causar um enorme estrago nos seus
relacionamentos.

6. Cortesia e elegncia
No escreva palavras em CAIXA ALTA, essa

formatao na linguagem escrita de e-mail

considerada como se voc estivesse "gritando com
o destinatrio. Esta situao tambm ocorre com o
uso de palavras destacadas em VERMELHO.
Se quiser destacar alguma idia, use negrito, cor

de destaque, sublinhado.

7. Anexos
No anexe arquivos sem necessidade: Sendo

necessrio, verifique se o destinatrio consegue

abrir o formato de arquivo que voc usa. Por medida
de segurana e para evitar a transmisso de vrus,
converta seus arquivos para o formato PDF.
Para mensagens internas: principalmente o envio

para vrios destinatrios, o mais indicado o uso de

Hiperlink.

8. No abuse de URGENTE ou
Alta Prioridade
Se voc prioriza tudo, voc acaba no priorizando

nada e perdendo a credibilidade. Se sua mensagem

for realmente importante, use o telefone ou envie um
e-mail normal e reforce a importncia de sua
mensagem pelo telefone ou pessoalmente.

9. Verifique a ortografia e a
gramtica
No tropece nos erros de portugus: Na dvida, cheque sempre um dicionrio e

no arrisque a sua credibilidade por conta de uma cedilha ou letra trocada.

Como em qualquer outro texto, a capacidade de escrita do profissional est sendo
analisada no e-mail, por isso a necessidade de sempre respeitar as regras gramaticais e
o uso de vrgulas.
O uso coloquial da lngua portuguesa nem sempre bem vinda em uma mensagem
relacionada rotina de trabalho.

10. Quando no usar o e-mail

No use o e-mail quando:

a)Voc puder dar alguns poucos passos e conversar com a
outra pessoa.
b)O assunto for confidencial ou delicado.
c)Voc se sentir furioso, ofendido ou ameaado.
d)Estiver em dvida sobre quem o responsvel pela ao.
Uma mensagem mal endereada pode causar aborrecimentos.
e)Puder resolver rapidamente pelo telefone.

Voc tem 5.629 mensagens:

Lembre-se que o e-mail hoje a mais importante ferramenta de

comunicao da espcie humana.
Portanto, cheque regularmente sua caixa de entrada para conferir as
mensagens e tome muito cuidado com recursos como auto-arquivamento
por remetente. Voc pode estar perdendo informaes valiosas, ou at
mesmo alguma solicitao urgente a respeito de seu trabalho, que se no
cumprida, seguramente vai pesar na sua avaliao profissional.
Sempre que se ausentar, deixe mensagem informativa para aqueles que
lhe procuram e deixe desobstruda sua caixa de entrada. Nada mais
amolante do que algum receber a mensagem de que o e-mail que lhe foi
encaminhado retornou em virtude de sua caixa de mensagens estar
lotada.