INFORMATICA APLICADA A

LA INGENIERIA CIVIL
CAPITULO I
BASES DE DATOS
Profesora: Ing. Eleana Vsquez Cutipa

Bases de Datos
es un conjunto de datos estructurados y

organizados pertenecientes a un mismo contexto

y almacenados sistemticamente para su
posterior uso

En la actualidad, y debido al desarrollo

tecnolgico de campos como la informtica y la

electrnica, la mayora de las bases de datos
estn en formato digital (electrnico), que ofrece
un amplio rango de soluciones al problema de
almacenar datos.

Tipos de Bases de Datos

A) Segn la variabilidad de los datos

almacenados
Bases de datos estticas
Bases de datos dinmicas

B) Segn el contenido
Bases de datos bibliogrficas
Bases de datos de texto completo
Directorios
Bases de datos o "bibliotecas" de
informacin Biolgica

A) Segn la variabilidad de los datos almacenados

Bases de datos estticas
stas son bases de datos de slo lectura, utilizadas
primordialmente para almacenar datos histricos que
posteriormente se pueden utilizar para estudiar el
comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo,
realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinmicas

stas son bases de datos donde la informacin almacenada se
modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como
actualizacin y adicin de datos, adems de las operaciones
fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la
base de datos utilizada en un sistema de informacin de una
tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.

B) Segn el contenido

Bases de datos bibliogrficas

Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente
primaria, que permite localizarla. Un registro tpico de una
base de datos bibliogrfica contiene informacin sobre el
autor, fecha de publicacin, editorial, ttulo, edicin, de una
determinada publicacin, etc. Puede contener un resumen o
extracto de la publicacin original, pero nunca el texto
completo, porque sino estaramos en presencia de una base
de datos a texto completo

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el
contenido de todas las ediciones de una coleccin de
revistas cientficas.

 Directorios
Un ejemplo son las guas telefnicas en formato electrnico.

Bases de datos o "bibliotecas" de

informacin

Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de informacin

proveniente de las ciencias de la vida o mdicas. Se pueden
considerar en varios subtipos:

Aquellas que almacenan secuencias de nucletidos o protenas.

Las bases de datos de rutas metablicas
Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos
experimentales sobre estructuras 3D de biomolculas
Bases de datos clnicas
Bases de datos bibliogrficas (biolgicas)

Sistema de gestin de base de datos

(SGBD);
Database management system, son un tipo
de software muy especfico, dedicado a
servir de interfaz entre la base de datos, el
usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se
compone de un lenguaje de definicin de
datos, de un lenguaje de manipulacin de
datos y de un lenguaje de consulta.

 Propsito
El propsito general de los sistemas de gestin de
base de datos es el de manejar de manera clara,
sencilla y ordenada un conjunto de datos que
posteriormente se convertirn en informacin
relevante, para un buen manejo de datos.

Ventajas
Facilidad de manejo de grandes volmenes de

informacin.
Gran velocidad de ejecucin de las consultas.
Independencia del tratamiento de informacin.
Seguridad de la informacin (acceso a usuarios
autorizados), proteccin de informacin, de
modificaciones, inclusiones, consulta.
No hay duplicidad de informacin, comprobacin de
informacin en el momento de introducir la misma.

Integridad referencial el terminar los registros.

Inconvenientes

El costo de actualizacin del hardware y software son

muy elevados.
El Costo (salario o remuneracin) del administrador de
la base de datos es grande.
El mal diseo de esta puede originar problemas a
futuro.
Un mal adiestramiento a los usuarios puede originar
problemas a futuro.
Si no se encuentra un manual del sistema no se podrn
hacer relaciones con facilidad.
Generan campos vacos en exceso.
El mal diseo de seguridad genera problemas en esta.

SGBD libres y gratuitos

PostgreSQL (http://www.postgresql.org Postgresql) Licencia BSD
MySQL Licencia Dual, depende el uso.
Firebird basada en la versin 6 de InterBase, Initial Developer's

PUBLIC LICENSE Version 1.0.

SQLite (http://www.sqlite.org SQLite) Licencia Dominio Pblico
DB2 Express-C (
http://www.ibm.com/ar/businesscenter/catalogo/db2_express-c.phtm
l
)
Apache Derby (http://db.apache.org/derby/)

Microsoft SQL Server Compact Edition

Sybase ASE Express Edition para Linux (Edicin
gratuita para Linux)

SGBD comerciales

Advantage Database
dBase
FileMaker
Fox Pro
IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB)
IBM Informix
Interbase de CodeGear, filial de Borland
MAGIC
Microsoft Access
Microsoft SQL Server
NexusDB
Open Access
Oracle
Paradox
PervasiveSQL
Progress (DBMS)
Sybase ASE
Sybase ASA
Sybase IQ
WindowBase
Softland ERP
Flexline
IMS
Velneo

 Qu es y para que sirve

Microsoft Access
Es un potente Sistema Gestor de Base de Datos
Relacionales (SGBD). El mismo que permite almacenar
datos organizados y relacionados, generando
posteriormente informes filtrando la informacin
necesaria, estos datos pueden ser exportados al
Microsoft Word y Excel.
Debe permitir en principio:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y
trabajar con ellos

Elementos de un base de datos

TABLA: Coleccin de datos sobre un
tema especfico, organizan datos en
columnas (denominadas campos) y filas
(denominadas registros).

 CONSULTAS : Para buscar y recuperar tan

solo los datos que cumplen las condiciones

especificadas, incluyendo datos de varias
tablas. Una consulta puede tambin actualizar o
eliminar varios registros al mismo tiempo y
realizar calculo predefinidos

 FORMULARIOS: permiten la introduccin

de datos en las tablas de una forma ms

sencilla y ms limpia. En vez de introducir
los datos directamente sobre la tabla, los
datos se introducen en la tabla a travs de
los formularios.

 INFORMES: Para analizar los datos o

presentarlos de cierta manera al
imprimirlo.

 MACROS: Es un conjunto de una o mas

acciones que cada una realiza una
operacin determinada; ayudan a
automatizar las tareas comunes.

 MODULO: Es una coleccin de

declaraciones y procedimientos de Visual

Basic para aplicaciones que se
almacenan juntos como una unidad.

PAGINA: Una pagina de acceso a datos

es un tipo especial de pgina Web
diseada para ver datos y trabajar con
ello desde Internet o desde intranet.

Creacin de una base de

con
Access
FORMASdatos
DE
INGRESAR AL
MICROSOFT ACCESS
ELEMENTOS DE LA
PANTALLA
CREAR UNA BASE
DE DATOS

TABLAS
Coleccin de datos sobre un tema
especfico, organizan datos en columnas
(denominadas campos) y filas
(denominadas registros).

OPCIONES PARA CREAR

TABLAS

1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de

tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos:
Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se escriben los
nombres de los campos.
2. Vista Diseo: permite crear los campos manualmente y
configurar el diseo de la tabla.
3. Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de
los campos y de la tabla y la genera automticamente.

4. Importar tabla: esta opcin permite importar datos de otra

base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada
por Access.
5. Vincular tabla: crea vnculos entre las tablas importadas y las
originales, las modificaciones que se efecten en los datos se
transmiten a aqullas.
Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una base de
datos. Pero las opciones a travs de las cuales se crea
personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista
Diseo. Con la opcin Vista Diseo se crea la estructura para
luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero tambin
se puede empezar directamente en Vista Hoja de datos
introduciendo la informacin y Access crea la estructura
automticamente.

Las Vistas de la tabla

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas,
en cada una de ellas no slo cambia el aspecto de
la tabla, sino que adems varan el men y la barra
de herramientas:

Vista Diseno
Vista Hoja de datos.

Vista Hoja de Datos

En esta tabla se puede empezar a introducir datos,
aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para
esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el
nombre que se le quiera dar al campo. Los nombres de
los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden
tener ms de 64 caracteres, no pueden tener puntos,
exclamaciones o corchetes. Por otro lado no puede
haber dos campos que se llamen de la misma manera.

Vista Diseo
Desde esta vista se disean los campos pero no se pueden
introducir datos. Si se desea introducir datos, se pulsa el botn
Vista

Caractersticas del campo:

Nombre del campo: los nombres de los campos.
Tipo de datos: texto, numrico, fecha/hora, contador,
Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin
del contenido del campo o su finalidad.
Propiedades de los campos: estableciendo las
propiedades de los campos se controla la apariencia de los
datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo
incorrecto.

TIPOS DE DATOS
1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean nmeros (con
los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier
smbolo.
2. Numrico: Almacena nmeros destinados a realizar
operaciones.
3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y
hora corta.
4. Auto numrico: Es un valor numrico que Access incrementa de
modo automtico cada vez que se aade un registro. No se
puede modificar manualmente.
5. Si/No: Para almacenar datos que slo tengan dos posibilidades:
si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro...
6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes.
7. Moneda: Para almacenar valores de moneda.
8. Objeto OLE: Son objetos tales como grficos, texto, imgenes,
creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o
vinculado.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo
incorrecto.

Tamao del campo

Configuracin

Rango

Lugares
Decimales

Lugar que ocupa

Byte

0 a 255

Ninguno

1 byte

Entero

-32.768 a +32.768

Ninguno

2 bytes

Entero Largo

-2.147.483.648 a
+ 2.147.483.647

Ninguno

4 bytes

Simple

-3,4x1038 a
3,4x1038

4 bytes

Doble

-1.797x1038
1,797 x1038

15

8 bytes

Formato del Campo : Personaliza la forma de presentar los

datos en pantalla

 Mascara de Entrada
Cdigo

Funcin

Dgito (0-9). Introduccin obligatoria. No permite signos

Dgito o espacio. Introduccin opcional.Las posiciones en blanco se

convierten en espacios y se permiten los signos

Dgito o espacio. Introduccin opcional. No permite signos

Letra (A-Z). Introduccin obligatoria

Letra (A-Z). Introduccin opcional.

Letra o dgito. Introduccin obligatoria

Letra o dgito. Introduccin opcional

&

Cualquier carcter o espacio. Introduccin obligatoria

Cualquier carcter o espacio. Introduccin opcional

.,:;-/

Marcador de posicin decimal y separador de miles, fecha y hora.

<

Convierte los caracteres en minsculas

>

Convierte los caracteres en maysculas

Hace que la mscara de entrada se rellene de derecha a izquierda

Hace que el carcter que venga a continuacin se presente como un carcter

literal

Ejemplos de Mscara de Entrada

DEFINICION DE MASCARA DE
ENTRADA

EJEMPLOS DE VALORES

(000)000-0000

(206)555-0248

(999)999-9999!

(206)555-0248
(

)555-0248

(000)AAA-AAAA

(206)555-TELE

#999

-20
2000

>L????L?000L0

GREENGR339M3
MAY R 452B7

>L0L 0L0

T2F 8M4

00000-9999

9811598115-3007

>L<???????????????

Informtica

ISBN 0-&&&&&&&&&-0

ISBN 1-55615-507-7
ISBN 0-13-964262-5

>LL00000-0000

DB51392-0493

Ttulo : Especifica la etiqueta que se utilizar en la

presentacin del campo cuando se crean tablas, formularios

e informes.

Valor Predeterminado: Introduce un valor por defecto en

todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando

un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando
este valor vare se puede modificar.

Regla de validacin: Esta propiedad se puede establecer

en todos los campos menos en los de tipo Contador y
Objeto OLE.
Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos
que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones
Access no admitir ese dato.

Texto de Validacin: Cuando Access no admite un

dato porque no cumple la regla de validacin no aparece

ningn mensaje que explique por qu no admite el dato
a no ser que se utilice el texto de validacin. En esta
propiedad se debe introducir cul es la condicin que
debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.

Requerido : Se aplica a todos los campos menos a los

de tipo Contador.
Si se encuentra activado "Si" no dejar que el usuario
abandone un registro sin haberlo rellenado.

Permitir Longitud Cero: Se aplica a los campos de

tipo texto y memo.

Esta propiedad es til para las consultas y expresiones,
ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.
Para introducir una cadena de longitud cero se teclea
dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indexado: Se puede aplicar a todos los tipos de campo

menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE. Se utiliza para

establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen
que las consultas basadas en campo indexados sean mas
rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin
y agrupacin.

La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la
tabla. El contenido de este campo identifica cada registro
del campo de manera nica. De modo que no se podrn
introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos
en los campos de la clave principal.

Tipos de clave principal

Claves Principales de Autonumrico
Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa
introduzca automticamente un nmero secuencial cuando se
agrega un registro a la tabla.
Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla
es la forma ms sencilla de crear una clave principal.
Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una
tabla recin creada, Microsoft Access pregunta si se desea que
cree una clave principal automticamente. Si se contesta
afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de
Autonumrico.

 Claves Principales de Campo Simple

Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros
de identificacin o nmeros de pieza, se puede designar ese campo
como la clave principal.
Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores
duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave
principal.

Claves principales de Campos mltiples

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un
solo campo, se pueden designar dos o ms campos como clave
principal.
La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla
utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a
varios.

BASE DE DATOS RELACIONALES

Organizar la base de datos mediante distintas tablas
relacionales por campos comunes, permitiendo la
utilizacin simultanea de datos procedentes de mas
de una tabla.

Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de

una base de datos plana.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad
de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco,
aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando
al usuario el trabajo con tablas

 Para conseguir una correcta base de datos

relacional es imprescindible realizar un estudio
previo diseo de la base de datos.

Para poder relacionar tablas entre si se deber

especificar un campo en comn que contenga el
mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser
clave principal en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una

de ellas ser la tabla principal de la que parte la
relacin y la otra ser la tabla secundaria destino
de la relacin

Generalmente todos los programas de base

de datos de propsito mltiple de ltima
generacin tienen capacidad relacional.
Algunos de los ms conocidos son :
Oracle, Fox, Access,FileMaker,4D Butler.

Tipos de Relaciones
Relacin Uno a Uno (1-1)
Cuando un registro de una tabla solo puede estar
relacionado con un nico registro de la otra
tabla y viceversa.
Relaciones de este tipo
se almacenan
guardando en la tabla
el identificador de la
otra tabla con la que
mantiene la relacin

 Relacin Uno a Varios

Cuando un registro de una tabla (tabla
secundaria) solo puede estar relacionada con
un nico registro de la otra tabla (tabla principal)
y un registro de la otra tabla (tabla principal)
puede tener ms de un registro relacionado en
la primera tabla (tabla secundaria)

 Relacin Varios a Varios

Cuando un registro de una tabla puede estar
relacionada con ms de un registro de la otra
tabla y viceversa
Las relaciones varios
a varios se suelen
representar
definiendo una tabla
intermedia entre las
dos tablas.

Integridad Referencial
La integridad referencial son unas normas que
mantienen la coherencia de datos entre dos tablas
relacionadas. Estas normas son:
1.No puede haber registros en la tabla secundaria que
no estn en la primaria.
2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si
hay registros en la secundaria.

Para poder exigir integridad referencial en una

relacin de uno a varios es necesario que :
1. El campo relacionado de la tabla principal sea la
clave principal.
2. Los campos contengan el mismo tipo de datos ( si
es autonumrico-numrico).
3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de
datos.
Access verificar que los campos cumplen todas las
condiciones para que haya integridad referencial. Si
no se cumplen todas las condiciones no permitir
que esa relacin tenga integridad referencial.

 Actualizar en cascada los campos

relacionados:

se est indicando que si se modifica el valor de

un campo desde un lado de la relacin
automticamente se actualicen en todos los
registros relacionados.

 Eliminar en cascada los registros

relacionados:

si se borra un registro de un lado de la relacin se

borrarn automticamente todos los registros
que estaban relacionados con l.

CASO: ESTUDIO DE TRANSITO

CREAR UNA BASE DE DATOS ESTUDIO DE
TRANSITO EN LA CIUDAD DE AREQUIPA

objetivo de este estudio es buscar

soluciones nuevas y concordantes
al actual parque vehicular con
respecto al uso de parqumetros
en algunas calles, nuevas vas y
priorizacin de pavimentacin de
las rutas de mayor frecuencia
vehicular.

AFORO
CODIGO

UBICACIN

VEHICULO

FECHA

HORA_INICIO

HORA_FIN

NRO_VEHICULOS

A-001

AUT-002

14/05/2007

10:30

11:00

30

A-001

AUT-002

14/05/2007

14:00

14:30

40

A-001

AUT-002

14/05/2007

19:00

19:30

100

A-001

CAM-001

14/05/2007

10:30

11:00

20

A-001

CAM-001

14/05/2007

14:00

14:30

10

A-001

CAM-001

14/05/2007

19:00

19:30

20

A-001

CAM-002

14/05/2007

10:30

11:00

18

VEHICULO

UBICACION
COD_VEHCULO

TIPO

DESCRIPCION

COD_UBICACION

CALLE_AVENIDA

DISTRITO

PROVINCIA

AUT-001

Automvil 1

de dos puertas

C-001

Calle Ayacucho

Cercado

Arequipa

AUT-002

Automvil 2

de cuatro puertas

C-002

Calle Melgar

Cercado

Arequipa

CAM-001

Camioneta 1

cabina simple

C-003

Calle Moral

Cercado

Arequipa

CAM-002

Camioneta 2

de doble cabina

C-004

Calle San Agustn

Cercado

Arequipa

CAM-003

Camin

A-001

Avenida Venezuela

Cercado

Arequipa
FUR-001

Furgoneta

BIC-001

Bicicleta

A-002

Avenida Independencia

Cercado

Arequipa

hasta de 12
pasajeros

Buscar datos
En las tablas se puede buscar un dato determinado.
Esta forma de bsqueda localiza un registro
conociendo uno de sus datos.
La diferencia de esta bsqueda con respecto a los filtros
es que slo localiza los registros con ese dato de uno
en uno. Los filtros localizan todos los registros que
tienen un dato en comn de una sola vez.

Icono para
opcin de
bsqueda

Reemplazar datos
El funcionamiento de esta funcin es muy similar al
de Buscar , slo que no slo busca los datos de
registro en registro sino que adems los sustituye
por otro dato, o el mismo dato con
modificaciones..
Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y
situarse sobre la columna donde se va a buscar el
dato a sustituir

Filtros

Un filtro es un seleccin de algunos elementos de

una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro
es posible ver dentro de una tabla slo aquellos
registros que cumplen unas condiciones. El
resto de los registros no desaparecen, slo
estn ocultos. Access tiene tres tipos de filtros:
Filtro por seleccin
Filtro por formulario
Filtro u orden avanzado

 Filtro por seleccin

Este filtro se aplica seleccionando dentro de la
tabla el elemento que va a ser la condicin de
filtrado.

Filtro por formulario

Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes
y con un gran nmero de registros.

Filtro u orden avanzado

Este filtro permite determinar con mayor minucia
las caractersticas del filtro. Es muy similar a una
consulta, y se almacena en Consultas.

Consultas
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos
mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El
resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja
se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se
guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las
tablas.
En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las
tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un
objeto que almacene informacin. La consulta muestra lo que la tabla
almacena segn los criterios solicitados.
La consulta es un filtro avanzado, y funciona prcticamente de la misma
forma. Lo nico que los diferencia es que los filtros slo se pueden activar
desde una tabla o desde un formulario.

Qu puede hacer una

consulta?

Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre

una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa
base de datos. De esta forma las combinaciones posibles
para obtener informacin son muchas.

Modificar los datos de las tablas: aunque las

consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite
modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se
puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que
contenga registros de otra tabla o de varias tablas.

Elegir uno o varios campos: al crear una consulta

es posible especificar qu campo se desea ver.

 Seleccionar registros: una consulta se puede concretar

hasta el punto de ver slo un registro.

Realizar clculos: se pueden realizar clculos con los

campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el nmero
de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn
campos nuevos: campos calculados que contendrn el
resultado del clculo.

Para crear nuevos formularios, informes o

consultas: partiendo de los datos obtenidos en una consulta
se pueden crear nuevos elementos.

Tipos de consultas
Consulta de seleccin
Es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo
lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la
Hoja de respuestas dinmicas, esta parece una tabla pero
no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias
tablas segn los criterios de la consulta.
Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla
se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella.

 Consulta de tablas de referencias cruzadas

Presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la
apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se
resume en muy poco espacio mucha informacin de una
forma muy clara.

Consulta de acciones
Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a
travs de una sola operacin. A travs de este tipo de consulta
tambin se puede crear una nueva tabla, eliminar o aadir
registros, modificarlos...

 Consulta de unin
Combina campos que coinciden en ms de una tabla.

Consulta de paso a travs

Enva instrucciones a una base de datos SQL.

Consulta de definicin de datos

Se puede modificar una base de datos de Access
utilizando instrucciones de SQL.

Cmo crear una consulta?

1. Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda

del asistente.

2. Asistente para consultas sencillas: crea una

consulta automticamente, segn los campos
seleccionados.

3. Asistente para consultas de referencias

cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con
un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo.

4. Asistente para consultas destinados a buscar

duplicados: crea una consulta en la que se buscan
registros con valores duplicados en un campo.

5. Asistentes para consultas destinados a buscar

no-coincidentes: crea una consulta que busca registros
que no tienen registros relacionados en otra tabla

Crear una consulta sin asistentes

Campo
En esta casilla se pueden seleccionar
todos los campos de la tabla ( con el *) o
de uno en uno, seleccionando cada uno
en una columna.
Tabla
En esta casilla figura la tabla de la que
procede el campo seleccionado en esa
columna. Esta opcin es muy importante
cuando se trabaja con campos de varias
tablas.
Orden
Ascendente, descendente o sin orden.
Mostrar
Esta casilla tiene un pequeo cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se est
indicando al programa que se muestre ese campo.
Criterios
En esta casilla se introduce la condicin/es que debe cumplir un campo para que el
registro aparezca en la respuesta a la consulta.

Crear consultas con asistentes

Asistente para consultas sencillas
El Asistente para consultas sencillas crea consultas que
recuperan datos de los campos especificados en una tabla o
consulta, o en varias tablas o consultas.

Asistente para consultas de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales
resumidos basndose en los valores de cada fila y columna.
Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de
totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos
de informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja
de datos y otro a lo largo de la parte superior.

 Asistente para consultas de buscar duplicados

Con este asistente se puede determinar si existen registros
duplicados en una tabla o determinar qu registros de una
tabla comparten el mismo valor. Puede ser una herramienta
til si se han importado datos desde otra base de datos, ya
que permite depurarlos.

Asistente para buscar registros no coincidentes

Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una
tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla.
Tambin es til si se han importado datos desde otra base
de datos, ya que permite depurarlos.

 Consultas con parmetros

Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta
que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar
segn ese dato.
Una consulta que tiene uno o varios parmetros
necesitar que stos se indiquen para buscar datos en la
tabla.

Consultas avanzadas
Consulta de creacin de tabla
Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera
crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de
ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredar las
propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera
la tabla origen.

Consulta de actualizacin
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera
actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se
pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la
consulta y que sean modificados permanentemente.

 Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se
quiera aadir registros a una tabla de otra que ya
contenga algunos. Entonces, se podrn agregar datos
que estaban en otra tabla de Access o bien en otros
formatos de Tabla, como pueden ser DBase, Paradox.

Consulta de eliminacin
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se
quiera eliminar varios registros de una tabla que
cumplan determinados criterios. Es posible ver los
registros que van a ser eliminados antes de ejecutar la
consulta.

Formularios
La introduccin de los datos directamente sobre las tablas es
bastante incmoda. No slo no se pueden ver todos los
campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino
que adems los registros estn uno encima de otro. Si se
pierde la referencia del registro se pueden introducir datos
que no correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introduccin de datos en las

tablas de una forma ms sencilla y ms limpia. En vez de
introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se
introducen en la tabla a travs de los formularios.

 Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros

se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o
tambin se puede disear un formulario con un formato totalmente
personalizado.

En una base de datos se puede crear ms de un formulario basado en

una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla
o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.

Las tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de

recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios
deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se
actualizan.

Crear formularios
Crear el formulario manualmente en Vista diseo, con asistentes o con
los autoformularios.

Vista Diseo: seleccionando esta opcin se puede crear un

formulario totalmente personalizado.
Asistente para formularios: Access crea automticamente un
formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este
asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.
Autoformulario (Formulario): Access crea un formulario en
columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de
forma independiente con los campos ordenados en una columna.

 Autoformulario: tabular (Varios Elementos): crea automticamente

un formulario con todos los campos en formato tabular: Los registros
aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan
todos los registros que se hayan introducido.
Autoformulario: hoja de datos: esta opcin crea automticamente
un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo
formato que el que tienen las tablas para introducir datos.
Asistente para grficos: crea un formulario con un grfico, muestra
los datos en formato grfico.
Asistente para tablas dinmicas: crea un formulario de Microsoft
Access con una tabla dinmica de Microsoft Excel. Una tabla dinmica
es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de
datos utilizando el formato y los mtodos de clculo que se elijan.

Tipos de Formularios
Continuos:
Cada registro ocupa una lnea, como en una tabla; debajo
de cada registro hay otro registro.

Simples:
Cada registro se presenta en una pgina completa. Debajo
del registro no hay otro registro.

Hoja de Datos:
Permite utilizar el formulario como si se tratara de una
tabla

Partes del Formulario

 Encabezado del Formulario

Aparece siempre en la parte superior del formulario.

Encabezado de Pgina
Aparece siempre en la parte superior del formulario,
entre el encabezado de formulario y el detalle.

Detalle
Contiene los registros. Si el formulario es de tipo
continuo, aparecen mltiples lneas, una con cada
registro de la tabla subyacente . Si es de tipo simple,
slo aparece un registro que va cambiando al avanzar y
retroceder entre las pginas (registros)

 Pie de Pgina
Aparece siempre en la parte inferior del formulario, entre el
Detalle y el pie del formulario.

Pie de Formulario
Aparece siempre en la parte inferior del formulario.

Losdecontroles
Toda la informacin
un formulario est contenida en
los controles. Los controles son objetos de un formulario
que muestran datos, realizan acciones o decoran el
formulario. Los controles tambin son elementos del
informe. Los controles pueden ser dependientes,
independientes o calculados.

Control dependiente: est unido a un campo de

una tabla o consulta. Los controles dependientes se
utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de
los campos de la base de datos.

 Control independiente: no tiene un origen en una tabla

o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar
para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes,
independientemente de que estos existan en la tabla.

Control calculado: el origen de los datos es una

expresin, no un campo. Una expresin es una combinacin
de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles,
nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor
y valores constantes.
La expresin puede incluir datos de un campo de la tabla o
consulta del formulario o datos de otro control del formulario.

Cuadro de texto: Sirven para mostrar o introducir datos

Etiqueta: Crea una etiqueta
Grupo de opciones : Formado por un grupo de casillas de
verificacin o botones de opcin. Slo permite que se active una
opcin.
Botn de opcin: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de
un grupo de opciones.
Casilla de verificacin: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro
de un grupo de opciones.
Botn de alternar: Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de
un grupo de opciones.
Cuadro combinado: Permite seleccionar un elemento de una lista o
escribir el dato directamente.
Cuadro de lista: Permite seleccionar un elemento de una lista.

Botn de comando: Inserta un botn que al ser pulsado ejecuta

instrucciones.
Imagen: Inserta un marco para incluir una imagen. No es un
objeto OLE. No se edita.
Marco de objeto dependiente: Inserta un marco para incluir un
objeto OLE que depende del valor de un campo.
Marco de objeto independiente: Inserta un marco para incluir un
objeto OLE que no depende del contenido de un campo.
Subformulario/subinforme: Permite introducir un formulario
dentro de otro
Salto de pgina: Cuando el formulario tiene mas de una pgina,
as se indica dnde empieza cada una.
Lnea: Inserta una lnea en el formulario

Rectngulo: Inserta un rectngulo

En el cuadro de herramientas hay otros botones que no

son controles:
Pulsando este botn se podr seleccionar cada uno de
los objetos.
Para utilizar el asistente de controles

Para ver ms controles

Formulario con subformulario

La utilidad de un formulario con un subformulario es poder
observar los datos de dos tablas que tienen algo en comn.

El proceso para crear un subformulario es el siguiente:

1.- Construccin del subformulario.
2.- Construccin del formulario principal.
3.- Enlaces de los formularios: Hay que asociar dos
campos, uno en el formulario principal y el otro en el
subformulario, de manera que en el subformulario slo se
muestren las filas que contengan un campo cuyo valor
coincida con el de un determinado campo en el principal.

 Establecer las siguientes propiedades del control

subformulario

Objeto Origen: nombre del formulario utilizado como

subformulario.

Vincular Campos Secundarios: nombre del

campo dependiente en el subformulario (que establece
la relacin entre el formulario principal y el
subformulario).

Vincular Campos Principales: nombre del campo

o control dependiente en el formulario principal (que
establece la relacin entre el formulario principal y el
subformulario).

Eventos
Un evento es una accin determinada que se produce en o
con un objeto particular. Access puede responder a una
variedad de eventos: clics del ratn, cambios en los datos,
formularios que se abren o se cierran, y muchos otros. Los
eventos son normalmente el resultado de una accin del
usuario.

Cada objeto o control est preparado para responder a un

conjunto de eventos, coherentes con el tipo de control y su
utilidad. Se puede establecer una macro para cada evento
de cada objeto, de manera que cuando se produce ese
evento en ese objeto, se ejecuta el cdigo de la macro.

Evento para los Formularios

Al activar registro: cuando el enfoque pasa a un nuevo

registro.
Antes de insertar, despus de insertar: cuando se aade
un nuevo registro.
Antes de actualizar, despus de actualizar: cuando se
modifica un registro.
Al eliminar, antes de confirmar la eliminacin, despus de
confirmar la eliminacin: al eliminar un registro existente.
Al abrir: al abrir el formulario.
Al cargar: al cargar el formulario.
Al cambiar el tamao: cuando se cambia el tamao de la
ventana del formulario.

Al descargar: al descargar el formulario.

Al cerrar: al cerrar el formulario.
Al activar: cuando el formulario es activado, es decir, pasa al frente
de la pantalla y comienza a funcionar.
Al desactivar: cuando el formulario es desactivado, es decir, deja de
estar al frente de la pantalla y se activa otro.
Al recibir enfoque: cuando el enfoque pasa al formulario.
Al perder enfoque: cuando el enfoque pasa del formulario a otro
objeto.
Al hacer clic: cuando se presiona y se suelta el botn izquierdo del
ratn sobre la superficie del formulario.
Al hacer doble clic: cuando hace doble con el botn izquierdo del
ratn sobre la superficie del formulario

Al bajar el mouse.
Al subir el mouse.
Al mover el mouse.
Al bajar una tecla.
Al subir una tecla.
Al presionar una tecla.
Tecla de vista previa.
Al ocurrir un error.
Al filtrar.
Al aplicar el filtro.
Al cronmetro.
Intervalo de cronmetro.

Eventos para Controles

Para controle independientes(pasivos, no asociados a
campos de tablas:

Al hacer clic : cuando se presiona y se suelta el botn

izquierdo del ratn sobre la superficie del control.

Al hacer doble clic: cuando hace doble con el botn
izquierdo del ratn sobre la superficie del control.
Al bajar el mouse: en el momento en que se presiona el
botn izquierdo del ratn sobre el control.
Al subir el mouse: en el momento en que se libera el
botn izquierdo del ratn sobre el control.
Al mover el mouse: en el momento en que se desplaza el
puntero ratn sobre la superficie del control.

Para controles dependientes (activos, que contienen informacin asociada a

campos de tablas).
Antes de actualizar, despus de actualizar: cuando se modifica el contenido del
control.
Al cambiar: al cambiar el contenido del control, sin que se necesario que se
cambie definitivamente sobre el registro.
Al entrar, al recibir el enfoque: cuando el control recibe el enfoque desde otro
control.
Al salir, al perder el enfoque: cuando el control pierde el enfoque a favor de otro
control.
Al bajar una tecla: en el momento en que se presiona una tecla.
Al subir una tecla: en el momento en que se libera una tecla.
Al presionar una tecla: cuando se produce una pulsacin completa (presionar y
liberar) de una tecla.

Los informes
Un informe es un objeto de Access. Los informes no
guardan informacin, slo son una presentacin grfica de
los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas.
Esta presentacin grfica est orientada a la impresin de
los datos. El diseo puede ser en columnas o en etiquetas,
dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.

Formas de Crear un Informe

Vista Diseo: permite crear manualmente un informe sin
ayuda de los asistentes, se puede realizar cambios de
diseo avanzado, as como agregar tipos de controles y
cdigo de escritura..

Asistente para informes: el asistente gua al usuario

para la creacin de varios modelos de informes (simples

o personalizados).

Autoinforme/ Informe: esta opcin crea de forma

automticamente un informe. El diseo es en filas y

columnas, como en una hoja de clculo. En la primera
fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de
las filas los datos.

 Informe en Blanco: Crea un informe vacio para que se

puedan insertar campos, controles y disear el informe

Asistente para etiquetas: ayuda a la creacin de

informes tipo etiquetas. Con este formato se pueden

confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la
eleccin de los campos a incluir en la etiqueta y al
diseo de la misma.