GESTION POR PROCESOS.

Adaptado por Dr (c). Javier Cabrera, Noviembre, 2013.

E-mail: j.cabrerad@gmail.com

CONTENIDO
EVOLUCION DE LA EMPRESA,

CONCEPTOS y PRINCIPIOS DE LA GESTION POR PROCESOS,

FUNDAMENTOS DE LA GESTION POR PROCESOS,

CARASTERISTICAS DE LA GESTION POR PROCESO,

MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD DE UN PROCESO,

ANALISIS DE PROCESOS,

PROPOSITO FINAL DEL ANALISIS DE PROCESOS,

LA MEJORA DE LOS PROCESOS,

BENEFICIOS DE LA GESTION POR PROCESOS,

SELECCIN DE PROCESOS,

MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS,

LA TRANSICION EN LOS PROCESOS.

EVOLUCION DE LA EMPRESA

PRIMERA
PRIMERA ERA
ERA
1920

SEGUNDA
SEGUNDA ERA
ERA
1980

1995

ORGANIZACIN

ORGANIZACIN

ORGANIZACIN

FUNCIONAL

EN RED

CONECTADA

Isla de tecnologa
Especializacin

Factory

TERCERA
TERCERA
ERA
ERA

Responsabilidad
por funciones
Centro de Costo

Empresa Integrada
Cadena de Valor
Responsabilidad
por resultados
Centro de utilidad
Procesos

Empresa Ampliada
Red de Valor Agregado
Equipos autodirigidos
y de alto desempeo
Centro de Inversin
Procesos

LA ORGANIZACIN POR PROCESOS, es un

prototipo o modelo de estructura administrativa,
vlido para cualquier clase de empresas o entidades,
desarrollado modernamente para materializar el
enfoque sistmico de las organizaciones.

PROCESO

PROCESO

PROCESO

PROCESO

PROCESO

 Debido a lo anterior, podemos considerar el

proceso como un conjunto de actividades
interrelacionadas de forma lgica, orientadas
a generar un valor aadido, que parten de
unas entradas especficas, para producir
unos resultados concretos y previamente
definidos por los clientes

 Operativos productos resultantes son recibidos por una

persona u organizacin externa a la organizacin: Diseo de
productos y servicios, Comercializacin y venta, Produccin y
ejecucin de los servicios, Facturacin y servicio a los clientes
Apoyo: son aquellos esenciales para una gestin de los
procesos operativos: Reclutamiento del personal, Formacin,
Mantenimiento, Informacin, Compras
Estratgicos: son todas aquellas actividades realizadas por
los gestores para mantener los procesos de apoyo y los
operativos: El establecimiento de metas, El presupuesto y la
distribucin de los recursos, Las auditoras y revisiones del
sistema de la calidad, Los procesos formales de planificacin.

Hammer y Champy, 1993

Tarea1: de lista de Problemas, Resultados y

Procesos. Indique para c/o de ellos en cul de las tres
categoras cae.

Parking para alumnos

Impartir clases
Cuidado de jardines
Delincuencia juvenil
Aglomeracin de vehculos
Construccin de un edificio
Preparacin de una
presentacin
Buzn de sugerencias
Elaboracin de un libro

Conmutador ineficiente
Duplicidad de formas
Quejas de alumnos
Graduacin de alumnos
Compra de materiales
Ir al cine
Suspender la asignatura
Tasa de paro
Encontrar trabajo

Tarea2:

Cada grupo identificar los grandes procesos para

una organizacin (ejm, laboratorio EPG UNT)
Cada grupo distribuir los procesos identificados en
Procesos Operativos y Procesos Estratgicos y de
Apoyo.
El resultado deber ser un mapa de procesos

elementos bsicos :
entradas al proceso, lo que va a ser transformado por las
actividades que se desarrollan en el proceso. En los servicios, las
entradas son las personas que reciben en el servicio.
unidad de flujo, lo que va a ser transformado por las
actividades.
recursos que se emplean para llevar a cabo las actividades
red de actividades, la secuencia de actividades que se llevan a
cabo para cada unidad de flujo. Se representa mediante
diagramas de flujo
estructura de la informacin, la informacin que va ser
necesitada para la gestin del proceso y que debe estar
disponible cuando se precisa.
salidas del proceso, el resultado que se obtiene sobre la unidad
de flujo

Dimensiones del resultado del proceso

La ficha de proceso
Es un documento normalizado en el que se resume el proceso

Tarea 3:
1. Cada grupo elegir un proceso de la organizacin
escogida y realizar el diagrama de flujo de dicho
proceso, estableciendo los recursos, los controles, la
autoridad y la Responsabilidad
2. Cada grupo realizar el siguiente registro de
actividades del proceso llamado Registro y atencin de
maestrandos UPG-UNT para Pre-matricula
3. Cada grupo realizar el diagrama de flujo y lo
documentar en una ficha de proceso

LA GESTIN POR PROCESOS:

Principios de la gestin por procesos
1. Orientacin consciente hacia las necesidades y
expectativas de los clientes.
2. Identificacin del mapa de procesos de la
organizacin.
3. Existencia de un patrn claro de propiedad que
supervise y mejore el cumplimiento de todos los
requisitos y objetivos de los procesos.
4. Identificacin de los procesos clave.
5. Diseo o rediseo de los procesos clave.
6. Gestin de los procesos clave: control y mejora.
7. Gestin de los procesos transversales clave.
8. Aplicacin de la gestin de la calidad al proceso:
control, mejora y planificacin de la calidad.

LA GESTIN POR PROCESOS:

Principios de la gestin por procesos (II)
9. Existencia de un sistema de indicadores que permita evaluar la
eficacia y eficiencia de los procesos, tanto desde el punto de vista
interno (indicadores de rendimiento) como externo (indicadores de
percepcin).
10. Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan
visualizar de forma grfica la evolucin de los mismos, para ello
utilizamos el sistema PDCA. Tienen que ser planificados en la
fase de P (Planificacin), tiene que asegurarse su cumplimiento
en la fase D (Hacer, desarrollar), tienen que servir para realizar el
seguimiento en la fase C (comprobar) y tiene que utilizarse en la
fase A (Actuar) para ajustar y/o establecer objetivos.
11. Todos los procesos tienen que ser auditados para verificar el
grado de cumplimiento y la eficacia de los mismos; para esto es
necesario documentarlos mediante procedimientos.

CONCEPTO DE LA GESTION
POR PROCESOS

El concepto de la gestin por procesos

En los tiempos actuales las empresas han optado por la estrategia de
cambio y la implementacin de herramientas administrativas que les peritan
mejorar su gestin. (reingeniera de procesos, outsourcing, calidad total,
seis sigma, poka yoke, QFD, entre otros)
Una empresa con estructuras organizativas rgidas conlleva la ejecucin
de sus actividades de manera fraccionada, dificulta el flujo de la comunicacin y
hace que primen los intereses de las reas o funciones de una forma aislada
sobre los de la organizacin.
Como respuesta a esta necesidad surge la estrategia de: la adopcin de un
enfoque de procesos o la GESTION POR PROCESOS, la cual busca que las
Empresas tengan ESTRUCTURAS con una mayor capacidad de adaptacin al
entorno cambiante, mayor flexibilidad, ms capacidad para aprender, ms
capacidad de crear valor y con una mayor orientacin hacia el logro de los objetivos.

tin por procesos es una forma de conducir o administrar una

ncentrndose en el valor agregado para el cliente y las partes
interesadas.

FUNDAMENTOS
DE LA GESTION POR PROCESOS

Fundamentos de la gestin por procesos

Existen factores que inciden en el xito de un enfoque de GESTION POR PROCESO,
los cuales hacen la diferencia entre las organizaciones cuya percepcin de gestin
normalizados son un gasto injustificado y las que lo valoran como una inversin de carcter de
un activo intangible.
a. La estrategia. La adopcin de un enfoque de gestin por procesos debe ser parte de
las estrategias de la gerencia y es una decisin de negocios que debe tomarse de
manera integral
b. La cultura. Para implementar la gestin por procesos debe haber un cambio cultural el
cual incluya la identificacin de principios y valores que deben estar presentes en cada
una de las personas que integran la empresa
c. La estructura organizacional. La adopcin de la gestin por procesos transforma
la estructura organizacional, la responsabilidad y autoridad de las personas, el
sistema formal de comunicacin, la divisin del trabajo y la coordinacin y control de las
actividades, inclusive afecta las jerarquas (que se opondrn al cambio), ya que con ellas
se busca cambiar el modelo burocrtico y vertical por un modelo de creacin de valor en
sentido horizontal
d. Los procesos crticos. La gestin por procesos implica identificar los procesos que son
crticos para el negocio y que afectan al cliente y las partes interesadas, buscando un
sistema que permita gestionar procesos que agreguen valor al producto final de la actividad
de la empresa.
e. La creacin de valor. La gestin por procesos esta centrada en el valor agregado y debe
disearse un sistema de creacin de valor que se pueda medir con indicadores de eficacia
(valor percibido por el cliente y rentabilidad del negocio) y eficiencia (mejora de procesos, y
disminucin de costos), si esto no seda, el sistema no est bien definido.