Administrao

de Compras

Excelncia em Educao e Tecnologia

Objetivos do curso
Apresentar conhecimentos
necessrios para atuar na rea de
compras.

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS
a rea da empresa responsvel por prover todos os
recursos necessrios atividade fim.
Em resumo, a arte de comprar, receber, estocar,
separar, expedir, transportar, entregar. Tudo isso
reunido na hora certa, no lugar certo, ao menor custo
possvel.

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Estrutura da Administrao de Materiais

Administrao
Materiais

Compras
Nacionais

Compras
Internacionais

Transporte
Distribuio

Inspeo
Planejamento
Almoxarifado
Inspeo
Controle
Recebimento
Suprimentos
Produo

Logstica

Suprimentos

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OBJETIVOS DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

a.Obter um fluxo contnuo de suprimentos a fim de atender aos

programas de produo;
b.Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mnimo
de investimento sem afetar a operacionalidade da empresa;
c.Comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo
a padres de quantidade e qualidade definidos;
d.Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as
melhores condies para a empresa (preo, prazo de pagamento,
garantia de qualidade);
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Funo Tcnica do Departamento de Compras

Orientar e prestar servios na aquisio de materiais e bens de ativo e na
procura de prestadores de servios. Descrevemos algumas atividades
tcnicas.

Fazer oramentos do produtos e peas quando necessrios

Receber e avaliar as requisies de compras
Efetuar concorrncias de preos
Emitir pedido de compras
Acompanhar a entrega do material
Manter cadastro tcnico de materiais
Manter cadastro de fornecedores

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Funo Tcnica do Departamento de Compras

Acompanhar e avaliar a performance dos fornecedores

Desenvolver novos fornecedores e produtos alternativos
Acompanhar aprovaes de qualidade e certificaes
Preparar as reunies para discusso de reajuste de preos
Promover reunies para discusso de preos quando necessrio
Visitar fornecedores e conhecer as suas unidades de fabricao

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Funo estratgica do departamento de compras

Quanto a sua importncia, o departamento de compras hoje considerado
um centro de lucro, porque quando bem administrado, pode trazer
considerveis economias e lucros para a empresa. Uma empresa bem
administrada deve saber produzir, vender e sobretudo comprar bem. O
departamento de compras importante, no apenas porque assegura o
abastecimento normal das necessidades de insumos e materiais da
empresa, garantindo o seu funcionamento regular, mas principalmente pelo
fato de trazer benefcios adicionais, como economia e lucratividade.

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Integrao Externa
Os setores de compra e venda so os
principais canais de comunicao com
o mercado. atravs deles que a
empresa se comunica com seus
fornecedores e compradores.

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COMO COMPRAR ?
Escolha do fornecedor
Pesquisa:
A pesquisa de fornecedores consiste em investigar e estudar os possveis
fornecedores dos materiais requisitados, feita geralmente atravs da
disponibilidade de fornecedores no mercado. Fornecedores procuram as
empresas atravs de seus vendedores ou por correspondncias. As
pesquisas podem ser feitas atravs de paginas amarelas folhetos,
catlogos e atualmente atravs da Internet. Visitar feiras e eventos,
possibilita conhecer o produto e ter contatos iniciais.

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COMO COMPRAR ?
Escolha do fornecedor
Seleo:
Consiste em escolher o mais adequado para suprir a necessidade de
compra, respeitando o seguinte fluxo:
1)Qualificao: o fornecedor se encaixe dentro dos quesitos estabelecidos
(Qualidade, plano ambiental, etc.)

2)Habilitao: o fornecedor estando apto a fornecer, passa a receber

oramentos.

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ASPECTOS ECONMICOS

Base de Reajuste de Preos

Todo agente comprador deve ter em mente, qual ou quais fatores que
aumentam os preos de seus fornecedores. Podemos citar como
exemplo:
Variaes cambiais
Fretes quando aplicvel
Impostos (ICMS - PIS - COFINS - IPI)

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ASPECTOS Operacional
Ciclo de Compras
A atividade de compras basicamente cclica e repetitiva. Cclica porque
envolve um ciclo de etapas que necessariamente devem ser cumpridas,
cada qual a seu tempo e uma aps a outra. Repetitiva porque o ciclo
acionado cada vez que surge a necessidade de se adquirir determinado
material. Ex: Compra de matria-prima.

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Mercado
Mercado um mecanismo que permite s pessoas realizar trocas,
normalmente reguladas pela lei da oferta e da procura. Uma economia
que depende primariamente das interaes entre compradores e
vendedores para alocar recursos conhecida como economia de
mercado. Essa economia de mercado traduzida como a troca de
dinheiro por produtos e servios.

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Perfis do agente comprador

Agente
Comprador

Catalisador: Pessoa criativa, sempre com ideias. As vezes considerado

superficial e irreal, para causar impacto. preciso apelar para os aspectos
de novidade, singularidade, liderana e disponibilidade.

Apoiador: Pessoa que gosta de trabalhar em equipe, agrada em fazer

novos contatos, capaz de cumprir prazos, desenvolver projetos, ausncia
de conflitos, garantia de satisfao, realizao e segurana em suas
atividades.

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Agente
Comprador

Controlador: Pessoa que toma decises rpidas, organizada e objetiva.

Tem argumentos de negociao, resultados rpidos e ganhos de tempo.

Analtico: Pessoa que gosta de fazer perguntas, coletar dados, buscar

perfeio e detalhista. Fornece dados disponveis e alternativas para
analise.

Postura: Honestidade em suas informaes, na conduta dos negcios,

sigilo nos assuntos de sua empresa, deixa de lado os assuntos da
concorrncia, conflitos e descontentamento internos.

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Estratgia de Negociao
Negociao a arte de se chegar a um entendimento comum, entre duas
ou mais partes. Uma relao entre comprador e um vendedor para
chegarem a um consenso daquilo que bom para ambas as partes.

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Estratgia de Negociao
O negociador deve saber
Ter conhecimento do produto a ser negociado
Quanto a especificao
Descrio do Produto
Nomenclatura do mercado
Tipo
Referencial
Embalagem
Marca

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Estratgia de Negociao

Ter conhecimento sobre o preo a ser negociado

Analise de valor
Evoluo dos preos
Impostos aplicados ( ICMS IPI PIS COFINS)
Frete ( CIF ou FOB )
Embalagens
Seguro
Clausulas de reajustes
OBS* CIF Cost Insurance and Freight ( Custo de seguro e Frete ) Frete pago.
FOB Free on Bord ( Preo sem frete incluso ) Frete a pagar

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Estratgia de Negociao

Ter conhecimento das quantidades a ser negociada

Quantidade ( Desejada / Negociada )
Programao atual e futuras programaes
Capacidade de Armazenagem
Capacidade de Transporte

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Estratgia de Negociao

Ter conhecimento dos prazos de entrega

Prazos de entrega desejados;
Prazos de entrega do fornecedor;
Prazos de entrega negociada(com o cliente);
Prazos de entrega que podem determinar a compra;

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Estratgia de Negociao

Ter conhecimento dos prazos e condies de pagamentos

Benefcios dos pagamentos antecipados
Faturamentos negociados
Custos financeiros para o financiamento das compras

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Estratgia de Negociao

Ter conhecimento do grau de importncia que a empresa vendedora

representa no mercado fornecedor e para empresa compradora
Fornecedor ser Monopolista
Fornecedor ser Fabricante
Fornecedor ser Distribuidor
Fornecedor ter capacidade tcnica
Fornecedor ter agilidade de respostas de programao (PCP)
(ver www.tecmaran.com.br Software Preactor)

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Superando
Impasses
O objetivo de ambos os lados de chegar a um acordo onde cada um
tenha a convico de ter obtido o mximo possvel no resultado.
Por mais planejado e flexvel que se adote, convm lembrar que o processo
de negociao altamente dinmico e certamente ocorrero imprevistos e
o que mais pode afetar o resultado o impasse.
Quando isso ocorre pode-se imaginar que o processo sofre uma parada e
estanca em posies, pessoas ou problemas.
Deve-se buscar alternativas para superar esses imprevistos.

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Superando
Impasses
1- Ambiente de negociao mais acolhedor

Local confortvel, silencioso com infra estrutura bsica, tais como

equipamentos de comunicao, informtica, documentos organizados em
uma pasta e papeis para rascunho. Servios de caf e gua do um toque
final.
Somente os negociadores devero ter acesso a sala de reunio e devem
ser evitadas de qualquer forma as interrupes. Celular se possvel devem
estar desligados

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Superando
Impasses

2- Proponha Intervalos

importante sugerir paradas por minutos, horas e talvez dias. Isto quebra
discusses paralelas e o stress da reunio. O relaxamento por um intervalo,
muitas

vezes

trs

novas

idias,

reverificao das

alternativas

readequaes de aes. No caso de contratos longos.

3-Oferea Opes
Ter em mos caminhos alternativos para atingir os acordos. Essas aes
devem ser coerentes ao processo em discusso. Pea ao oponente para
avaliar as novas opes apresentadas.

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Superando
Impasses
4- Mostre que efetivamente voc esta ouvindo tudo com interesse
Em uma negociao ouvir muito mais que um ato fsico, muito mais que
apenas escutar. Ouvir efetivamente deixar o outro lado se expressar e
buscar decodificar as idias e as informaes criteriosamente. Mostre ainda
que o oponente esta sendo bem compreendido.

5- Use a empatia
Coloque-se com se fosse o outro negociador. Voc passa a entender
melhor os objetivos do seu oponente. A dimenso humana tem forte peso
no resultado de uma negociao. Isto pode romper bloqueios. Isto pode
buscar falhas nas solicitaes

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6- Repasse as concordncias

Superando
Impasses

Um local acolhedor, ouvindo de fato o seu oponente e oferecendo opes de

empatia, certamente o ato de repassar tudo aquilo que foi visto e concordado,
ser o primeiro passo para a superao de impasses, ou seja, focar nos aspectos
concordantes, como frete CIF ou FOB, prazo de pagamento, garantia de entrega..

7-Mudanas do Local de encontro

Em muitas situaes de impasses, torna-se interessante a mudana do local de
encontro. s vezes nem no campo de um nem no campo de outro e sim em um
local neutro torna-se possvel a realizao de uma boa negociao. Ex: almoo
de negcio, pois so nessas situaes que barreiras pode ser quebradas.

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Superando
Impasses

8- Novo encontro
Persistindo o impasse hora de examinar a possibilidade de marcar um
novo encontro para reavaliar as ocorrncias e preparar novas propostas e
contra propostas.

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Negociao
Negociao: ganhando com a tica
Negociar com tica o caminho para otimizar resultados, inspira confiana
e credibilidade. Diante disto descrevemos alguns pontos eficazes.
Verifique o que no negocivel. No perca tempo. Ex: Nota fiscal, sem
nota fiscal no h negociao.
Seja honesto consigo e com os outros
Cumpra o que foi prometido
Gere e busca opes
Esteja disposto a dizer no, mas com firmeza
Procure conhecer as leis
Use surpresas moderadamente e que possa comprovar
Materialize a regra do ouro trate o outro como voc quer ser tratado
No minta nunca

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Qual ser o estilo ideal do bom negociador ?

Aps todos esses estudos, podemos dizer que na realidade no existe um
estilo ideal, o que pode existir um estilo mais adequado para uma
determinada situao. O bom negociador aquele que no relacionamento
com outras pessoas procura potencializar seus pontos fortes, usar
argumentos que respeitem as caractersticas individuais de quem est do
outro lado da mesa. E isso est presente em todos os estilos. s utilizar.

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Medidas de Desempenho do departamento de compras

- Reduo do preo pago;
- Melhores condies de pagamento;
- Melhor equilbrio entre manuteno de estoque e atendimento da
demanda;
-Satisfao dos usurios dos materiais (produo) atravs do ndices de
produtividade obtidos atravs da boa qualidade dos materiais;

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FIM
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