Las cinco P para juntas eficaces

Los directivos de juntas eficaces conocen

las cinco etapas de preparacin para
conducir juntas.

Propsito

Participantes

Planificacin

Proceso

Perspectiva.

1. Propsito
Propsito se refiere a la razn por la que se
realiza una junta. Hay tres funciones para realizar
una junta: hacer anuncios, tomar decisiones y
lluvia de ideas. De estas tres, slo las dos ltimas
cuentan como razones para realmente sostener
una junta.

Utilizar las juntas para cumplir con los siguientes

propsitos.
Decisiones
Un problema complejo necesita ser resuelto
utilizando la experiencia de varias personas.
El compromiso de los miembros del grupo para
una decisin, o para ellos mismos, necesita ser
mejorado.

Lluvia de ideas
Las ideas acerca de un problema deben ser
exploradas como:
Precipitacin y predisposicin de causas
Cul es la causa original?
Hay formas ms eficaces y eficientes en que
podamos abordar este problema?
Cules son las pruebas?
Qu demuestran esas pruebas?
Anuncios
La informacin debe ser compartida en forma
simultnea entre diversas personas.

Razones para una Junta

Compartir informacin
Construccin de compromiso.
Diseminacin de informacin y
retroalimentacin.
Solucin de problemas.

2. Participantes
Tomar decisiones en relacin a quin y cuntas
personas invitar con base en lo siguiente:
El tamao del grupo debe ser
comparable con el de la
actividad. (Para grupos
interactivos, cinco a siete
participantes tienden a trabajar
mejor).
Debe buscarse un balance
entre individuos con fuertes
orientaciones a las
actividades y otros con
fuertes orientaciones a los
procesos de grupos.

Los individuos deben compartir algunas metas o valores

comunes.

Toda la experiencia relevante y el conocimiento deben estar

representados.

La composicin del grupo debe reflejar las metas de esta

junta. (La homogeneidad alienta la solidaridad y el
compromiso; la heterogeneidad fomenta la creatividad y la
innovacin).

3. Planificacin.
Como preparacin para la junta, asegrese de
hacer lo siguiente:
Proporcionar espacio fsico adecuado, equipo
audiovisual, etctera.
Establecer prioridades al poner en secuencia los
temas de la agenda y asignar un tiempo a cada
uno.

 Preparar y distribuir una agenda antes de la

junta o al inicio de sta.
Elegir la estructura de formato de toma de
decisiones ms apropiada para cada tema (por
ejemplo, discusin de grupo ordinaria, lluvia de
ideas o una de varias tcnicas de construccin
de consenso).

4. Proceso.
Al manejar la dinmica de grupo, especifique la
duracin del objetivo y resalte las actividades
especficas al hacer lo siguiente:
Establecer reglas bsicas de proceso, como la
formen que se tomarn las decisiones.
Permitir que los miembros se familiaricen (si es
necesario) y hgalos sentir cmodos.

 Alentar al grupo a no desviarse de las

actividades asignadas.
Manejar la discusin para lograr una
participacin equitativa.
Desalentar la evaluacin prematura de ideas.
Prevenir el ocio social al asignar
responsabilidades especficas y enfatizar la
importancia de actividades de grupo.

 Cuando el pensamiento crtico es

importante, evite expresar opiniones
importantes fuertes. Tambin asigne la
funcin de evaluador crtico a los
miembros del grupo.
Mantener el flujo de la junta al utilizar
desplegados informativos.

 Desalentar la avaricia conceptual,

aqullos que optan por un arreglo
rpido.
Contraatacar la tendencia natural de los
grupos para tomar decisiones riesgosas al
tocar base con los participantes antes de
la junta para que se puedan detectar
tendencias inducidas por la discusin (la
regla de mitades ayuda a obtener esta
informacin).

 Manejar a los miembros que interrumpen

utilizando comunicacin de apoyo y habilidades
de colaboracin de manejo de conflicto.
Concluir la junta resumiendo lo que se logr,
revisando las actividades y haciendo
preparaciones para juntas subsecuentes, si es
necesario.

5. Perspectiva.
Evaluar cada junta utilizando la metodologa MDI
(Mantener, Detener e Iniciar) al preguntar lo
siguiente:
Qu sali bien en esta junta que se deba
mantener?
Qu fue improductivo que debamos detener o
eliminar?
Qu no sucedi en esta junta que debamos
iniciar en el futuro?

Miembros del grupo

Fomentar la dinmica de grupo constructiva como
participante al hacer lo siguiente:
Tomar tiempo para prepararse para la junta y
obtener un claro entendimiento de sus
propsitos.
Respetar a otros miembros del grupo llegando a
tiempo y dejando las agendas personales en la
puerta.

 Escuchar a los dems miembros del grupo,

apoyarlos, y aclarar y construir sobre los puntos
de los dems.
Alentar la participacin de todos los miembros.