Gerencia de

Proyectos

QU ES UN PROYECTO?

Temporal
Temporal

Caracterstica
s de un
Proyecto

nico
nico

Restricciones
Restricciones
Tiempo,
Tiempo, costo,
costo,
calidad,
calidad,
parmetros
parmetros de
de
desempeo,
desempeo,
legales,
legales, medio
medio
ambiente
ambiente etc.
etc.
Entradas
Entradas
Negocio,
Negocio,
necesidad,
necesidad,
problema
problema uu
oportunidad
oportunidad

Gestin del
Proyecto

Recursos
Recursos yy
medios
medios
Gente,
Gente,
herramientas,
herramientas,
tcnicas,
tcnicas,
equipamiento
equipamiento yy
organizacin
organizacin

Salidas
Salidas
Entregables
Entregables yy oo
servicios,
servicios,
cambios
cambios

CLAVES DEL XITO DEL PROYECTO

Requerimientos
de los clientes
satisfechos o
superados

Completado en
el tiempo
previsto

Completado
con el
presupuesto
asignado

Aceptado por
los clientes

Qu es
necesario
para el
usuario final
Satisfaccin de
necesidades
______________________
Valor =
Uso de recursos
Todo lo
requerido para
satisfacer la
necesidad

PORQU FRACASAN LOS PROYECTOS

Alcance mal
definido

Pobre
evaluacin de
necesidades

Planeacin y
cronograma
irreales

Falta de
recursos

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Idea
Diseo (Pre
inversin)
Ejecucin
(Inversin)
Operacin
Abandono
Evaluacin ex - post

Valoracin

Preparacin
Seleccin

Ciclo de
Vida

Identificacin

Ejecucin
Control

Evaluacin

OBJETIVOS
OBJETIVOS
OBJETIVO
OBJETIVO
EXIGENTES
EXIGENTES
S
MULTIPLES
SMULTIPLES
EXIGENTES
EXIGENTES
EXIGENTES
EXIGENTES
DIFICILES
DIFICILES
MULTIPLES
MULTIPLES
MULTIPLES
MULTIPLES
DIFICILES
DIFICILES
DIFICILES
DIFICILES

PLANIFICAR

RECURSOS
RECURSOS
LIMITADOS
LIMITADOS
COSTOSOS
COSTOSOS
RIGIDOS
RIGIDOS

Interaccin del proyecto con el ambiente

Ambiente general
contexto global y el pas
anfitrin

Entorno
econmico
Competenci
a

Ambiente Operativo

Proyecto

Salidas

Entradas
Proveedore
s
Entorno
ecolgico

Ambiente
social

Consumidor

Marco
Legal

Entorno
poltico
Tecnologa

LA FASE EJECUCIN DEL PROYECTO

TIENE SU PROPIO CICLO...
Valoraci
n
Preparaci
n
Seleccin

Ciclo de
Vida

Identificaci
n

Ejecucin
Control

Preparacin
de la
Ejecucin

2
Evaluaci
n

Trmino del
Proyecto

Control de la
Ejecucin

Preparaci
n de la
Ejecucin

Control de la
Ejecucin

Trmino del
Proyecto

22

que debe gestionarse

QU ES LA GESTIN DE
PROYECTOS?

Principales Modelos de Gestin de Proyectos

Ejemplos:

Modelos de Gestin de Proyectos

enlatados

PMBOK, Prince 2, IMPA

Baseline, APMBOK,
P2M, BS 6079, AGILE,
Sofware Process Models

Modelos de Gestin de Proyectos

a la medida

Desarrollados en las
organizaciones, basados en
sus propias polticas,
necesidades y entorno.
Pueden o no incorporar
elementos de los modelos
enlatados

Assistant Professor Dr. Aurangzeb Zulfiqar Khan

Department of Management Sciences, COMSATS Institute of Information Technology, Islamabad,
Pakistan

QU ES LA GESTIN DE LA
EJECUCIN DE PROYECTOS?
Mtodos
Tcnicas
Herramient

as

Habilidades
Principios

Se aplican por
igual a
proyectos
pequeos y
grandes.

QU PERSIGUE LA GESTIN DE PROYECTOS?

Transformar expectativas en
realidades
Hacerlo en forma efectiva y
eficiente

DESTREZAS, CONOCIMIENTOS Y
HERRAMIENTAS...

...PARA PLANIFICAR...

Y ALCANZAR

tp
ic
tr am
e
a s
e
os me nte
se e
s nt
y re
tr
es

...EXPECTATIVAS DE
LOS INVOLUCRADOS

El propsito de la
Gestin de Proyectos es
prediccin y prevencin,
no reconocimiento y
reaccin.

Grado de Infuencia

Mapa de
Involucrados

Gra
do
de
influ
enci
a

Conozca sus
necesidades

Menos importante

Persona Clave

Mostrar
consideracin

Inters de los involucrados

QUIN EST TPICAMENTE INVOLUCRADO?

Equipo de
cambio
Vuelven con
la solucin

Grupos de
referencia
Aseguran que
eso funciona

Promotores
Tienen el
requerimiento

Usuarios
Retorno de los
beneficios

DISPOSICIONES EN EL MAPEO DE INVOLUCRADOS

Involucramiento

En contra

A favor

DISPOSICIONES EN MAPEO DE INVOLUCRADOS: EJEMPLOS

Voluntarioso
Toma
Involucramiento responsabili
El enemigo;
dad
tomando
personal
cualquier
para
oportunidad
asegurar el
Deseoresultado
de
para frustrar
ayudar;
nuestros
ansioso
El detractor;
esfuerzos
por dar
dispara para
una mano
poner a
prueba su
vigilante;
coraje o
no comprometido;
intenciones.
Esperando a ver como va

En contra

A favor

Preparacin de
la Ejecucin

Trmino del Proyecto

La gestin de
proyectos tiene sus
propias fases

Control de la
Ejecucin

FASE DE PREPARACIN DE LA EJECUCIN

Marcar el rumbo
Fijar parmetros de desempeo
Propiciar capacidad de ejecucin
CARTA DE NAVEGACION: C4
ORGANIZACIN
PROGRAMACION

Organizacin de la ejecucin del proyecto

Preparacin
de la
Ejecucin

Preparacin de
la Ejecucin

Organizacin de la ejecucin del proyecto

Preparacin de la
Ejecucin

PASOS PARA LA CONSTRUCCIN DE LAS

RELACIONES
INSTITUCIONALES DEL PROYECTO

Algunas tareas de la
organizacin

Definicin de los objetivos, alcance y

restricciones

Identificar al equipo humano y su roles

(empowerment)

Definicin de los canales de comunicacin,

mtodo, frecuencia y contenido

Planeacin de la gestin del riesgo

Preparacin de la
Ejecucin

Empowermen
t

Preparacin de la
Ejecucin

DISEO DE LA ORGANIZACIN DEL

PROYECTO
PRINCIPIOS ORIENTADORES
Temporal
gil en la toma
de decisiones
nfasis en control de
gestin sobre la ejecucin
contratada
Dimensin
correspondiente con
naturaleza y alcance del
proyecto

Preparacin de la
Ejecucin

Flexible,
verstil y
relacional

Maximizar objetivos
del Proyecto y de la
Entidad Matriz

Preparacin de
la Ejecucin

PASOS PARA EL DISEO DE LA

ORGANIZACIN
DEL
PROYECTO

Identificar el trabajo a realizar

(Componentes y Actividades).

Agrupar el trabajo en conjuntos

coherentes.
Definir responsabilidades, delegaciones y

autorizaciones.
Establecer relaciones entre grupos de

trabajo.
Definir insercin institucional.

Organizacin funcional

Preparacin de la
Ejecucin

Preparacin de la
Ejecucin

Organizacin por proyecto (pura)

Organizacin matricial

Preparacin de
la Ejecucin

Preparacin de la
Ejecucin

Taller Grupal de
Organizacin del Proyecto

Programacin de
recursos
Planeacin de Recursos
Estructura Analtica del
Proyecto (EAP)
Desarrollo del
Cronograma
Plan de Seguimiento de la
Calidad

Preparacin de la
Ejecucin

Preparacin
de la
Ejecucin

Estructura
Analtica del
Proyecto

ETAPAS EN LA
PROGRAMACIN DE LA EJECUCIN

1.Desagregacin en actividades
2.Ordenamiento de las actividades
3.Clculo de la malla o red

Preparacin de la
Ejecucin

MTODOS DE ORDENAMIENTO DE
LAS ACTIVIDADES

Matrices
Grafo Flecha - Actividad
Grafo Nodo - Actividad

Preparacin
de la
Ejecucin

CLCULO DE LA MALLA O RED

Fechas ms tempranas
Fechas ms tardas
Holguras
Ruta crtica

Preparacin
de la
Ejecucin

FASE DE CONTROL DE LA EJECUCIN

Ejecucin del plan y logro de los objetivos de

ejecucin del proyecto (resultados o

componentes)
Plan de entrenamiento
Construccin del sistema de operacin
Aseguramiento de la calidad

Control de la
Ejecucin

OBJETIVOS DEL CONTROL DE LA EJECUCIN

Verificar
sistemticamente lo
realizado versus lo
programado.

Corregir
oportunamente para
evitar desvos y
recuperar capacidad de
ejecucin.
Reprogramar para
mantener metas
originales o mejorarlas.

CONTROL C1
CRONOLOGA O TIEMPO

Los indicadores de control

temporal informan sobre
el avance de las
actividades.

Se aplican a cada
actividad y al proyecto
total.

Control de
la
Ejecucin

Control de la
Ejecucin

CONTROL
C
2
COSTOS
Evitar que las
actividades
consuman ms
recursos de los
previstos.

Garantizar que los

desembolsos se
encuentren
disponibles
oportunamente.

Control de la
Ejecucin

CONTROL C 3 CANTIDAD

qu cantidad
de componente
se entrega?

Control de la
Ejecucin

CONTROL C 4 CALIDAD

Se debe tener
parmetros y
especificaciones
tcnicas claras y
precisas.

Buenos trminos de
referencia y buenos
procesos de
contratacin.

Trmino del
Proyecto

FASE DE CIERRE Y TERMINACIN

Trmino del
Proyecto

ACTIVIDADES DE LA FASE DE CIERRE

Cierre de contratos
Transicin a la produccin de los bienes o

prestacin de los servicios

Asimilar las lecciones aprendidas

Trmino del
Proyecto

EMPALME CON LA OPERACIN

Entrenamiento del Usuario y/o del operador
Revisin del proceso de produccin
Inicio de la Operacin

Trmino del
Proyecto

EMPALME CON LA FASE DE OPERACIN

Trmino del
Proyecto

EXPERIENCIA ADQUIRIDA CON EL PROYECTO

PROCESOS EN LA GESTIN DEL PROYECTO

Nivel de
actividad
Ejecuci
n

Iniciaci
n

Planeaci
n

Cierr
e

Contr
ol
Tiemp
o

Herramientas de Gestin de Proyectos

EL MARCO
LGICO

Es un instrumento de gestin de proyectos.

Permite fortalecer la preparacin y la ejecucin

de proyectos.

Resume los principales resultados de la

preparacin del proyecto.

Sirve de base para la programacin de la

ejecucin.

Facilita el seguimiento y la evaluacin de

resultados.

s a
s a
i
i
c
c
b
b
E
E
r p
r p
p
a
a
s
s
i
i a
a
a
c
c
DEr MARCO
b r LGICO
b r
E
E
p
rp
r
a a
a
s
s
Medios
a
a
ia
i a
Objetiv cIndicador cde
r
rb
b
os i
es i
rp
rp
verificaci
a i
a
ia n
ia
n n
n
r t
r t
b
b
t
i
ip
p
Fi
a r
a r
r
n
n
a
a
no
o
tr o
rt
i
i d
p
p
d
d
r
ra
Propsit a
n u
n u
a
a
u
o
o
o
rt c
rt c
c
d
i
Compo id
r i
r i
a
a
i
u
u
n
n
o r
o r
r
c
t
nentes
Activi tc
id
id
ir
ri
u t
u t
n
n
t
r
ro
o
dade
c
c
t e
t e
e
d
d
a

LA MATRIZ

s a
i
c
b
E
r p
a
s
i a
c
b r
E
p
r
a a
s
a
i
cSupuest
rb
rpos i
a
ia n
r t
b
ip
a r
n
a
o
tr
i d
p
ra
n u
a
o
rt c
d
i
r i
a
u
n
o r
c
t
id
ir
u t
n
ro
c
t e
d

DIAGRAMAS DE GANTT Y PERT

Diagrama PERT- diseado para representar y analizar las tareas necesarias para
completar un proyecto

Carta Gantt- Diagrama de

barras que ilustra el
cronograma del proyecto

CARTA GANTT
Despeje
terreno
Instalacin
faena
Excavaciones
Fundaciones
Pisos y muros
Techumbre
Instalaciones
Terminaciones
Multicancha

0
10 20 30 40 50 60
100 110 120 130 140 150

70

80

90

Otra visin del Proceso de

ejecucin del proyecto
Efectuar
revisin de
la fase

Monitoreo y
Control

Gestin del
tiempo

Gestin del
costo

Gestin de la
calidad

Entregables
Productos del
proyecto

Gestin del
cambio
Gestin de las
comunicaciones

Gestin de los
riesgos

Gestin de los
problemas

Gestin de los
recursos

Gestin de la
aceptacin

Taller Grupal de
Seguimiento y Control del Proyecto

REAS CLAVE DE LA GESTIN DE PROYECTOS

Gestin del alcance del proyecto
Gestin de las restricciones
Gestin del tiempo
Gestin de los costos
Gestin de la calidad
Gestin de las comunicaciones
Gestin del riesgo
Gestin del cambio

GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Consiste en la definicin y control de lo que

es y lo que no es incluido en el proyecto.

GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Asegura que el proyecto incluye todo el

trabajo requerido y slo el trabajo
requerido para ser completado
satisfactoriamente.
Se
Sepuede
puedeusar
usarla
lacolumna
columnade
de
Objetivos
Objetivosdel
delMarco
MarcoLgico
Lgicopara
para
hacer
hacerla
lagestin
gestindel
delalcance
alcance

GESTIN DE LAS RESTRICCIONES

Restricciones que afectan a la obtencin de los productos

(componentes) del proyecto.

Tpicamente identificados en el transcurso del proyecto y seguidos

hasta su resolucin.

Restriccin que impacta

en el costo, el tiempo o la
calidad
Cuerda muy delgada

TRIPLE RESTRICCIN
Tiempo

Calidad
Costo

Alcance

TRIPLE RESTRICCIN
Alcance aumentado= tiempo aumentado +

costo aumentado
Tiempo restringido= costo aumentado +

alcance reducido
Presupuesto restringido= tiempo aumentado

+ alcance reducido

GESTIN DE LOS COSTOS

Proceso requerido para asegurar que el
proyecto es completado dentro del
presupuesto asignado:
Recursos
equipo
humano
Presupuestacin
equipamie
nto
materiales
Cantidades

GESTIN DE LOS COSTOS

Asegura que el proyecto se completa dentro del

presupuesto disponible:

Planeacin de recursos- Requerimiento de recursos fsicos

(personal, equipamiento y materiales) y cantidades

necesarias

Presupuesto

Estimados presupuestarios

Estimados de lnea base

Egresos reales

GESTIN DE LA CALIDAD

cumplimiento de los
requerimientos Crosby

Proceso que asegura que el

proyecto cumplir las

expectativas

grado de
alistamiento para el
uso - Juran
totalidad de las
caractersticas de
una entidad que
infuyen en su
habilidad para
satisfacer los
requerimientos - ISO

GESTIN DE LA CALIDAD
Asegura que el proyecto cumplir las expectativas por medio
de:
Planeacin de la calidad, aseguramiento de la calidad,

control de la calidad

Estndares de calidad claramente definidos

Cmo se medirn y conseguirn esos estndares

Cmo las pruebas y procesos asegurarn el

cumplimiento de los estndares de calidad definidos

Control de calidad continuo

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Asegura la oportuna y completa generacin,
acumulacin, difusin y almacenamiento de
informacin

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Planeacin de la comunicacin
Distribucin de Informacin
Reportes de Desempeo

Definicin de programas de:

Reuniones de proyecto
Reuniones de estado de situacin
Reuniones de evaluacin de
restricciones

RECOMENDACIONES PARA UNA

COMUNICACIN EFICAZ
Asociar acciones con palabras
Comprometerse con la comunicacin de dos vas:
Ascendente y Descendente
nfasis en comunicacin cara a cara
Mantener informados a los miembros sobre
decisiones y cambios
Dar confianza y valor a los empleados del equipo
para comunicar malas noticias
Disear programas de Comunicacin
Luchar para que la informacin fuya
continuamente

GESTIN DEL RIESGO

Riesgo Impacto
POTENCIAL negativo en el
proyecto

Identificacin de riesgos y estrategias de mitigacin

Seguimiento de los riesgos

Conficto social

Clima

GESTIN DEL CAMBIO

Define como sern ejecutados los cambios en el

alcance del proyecto
Cambios en el
alcance

Cambios en las especificaciones

tcnicas

Cambios en los
plazos

GESTIN DEL CAMBIO

Cmo se ejecutarn los cambios en el alcance del

proyecto?
El control formal de los cambios se requiere
siempre que ocurran:
1.Cambios en el alcance definido
2.Cambios en los plazos
3.Cambios en las especificaciones tcnicas
4.Cambios en los procesos de capacitacin

ROL DEL GERENTE DEL PROYECTO

Restricciones
Difusin de la
informacin
Mitigacin de los
riesgos
Calidad
Gestin del alcance
Medicin de
resultados
Gestin del plan de
Responsabilidades
ejecucin
frente
a los
procesos

Implementar
procesos estndar
Establecer liderazgo
Definiendo
expectativas
Construyendo
equipo
Dotes de
comunicacin
Responsabilida
des ante las
personas

Elementos que el Gerente debe

controlar
1. Mantener el Rumbo
2. Relaciones
3. mbito de responsabilidades
4. Comunicacin
5. Liderazgo
6. Trabajo de Equipo
7. Administracin del tiempo
8. tica

Ambito de Responsabilidades
El Gerente del Proyecto es el encargado de
dirigir el equipo para alcanzar los objetivos.
Sus funciones especficas incluyen:
Planificacin
Colaborar con el cliente en la definicin de
los objetivos
Direccin
Coordinacin
Mantenimiento de las relaciones
interpersonales
Toma de decisiones
Adopcin de medidas correctivas

GERENTE VERSUS LDER

LA MOTIVACION INTRINSECA DEL PERSONAL

DEL PROYECTO

CONOCIMIENTOS

AUMENTA

CAPACIDAD DE
DISMINUYE
ESTABLECER
LAZOS DE AMISTAD
RETO DEL
TRABAJO

ENFASIS EN LA
PENALIZACION
ENFASIS EN LA
AUTORIDAD
POCA HABILIDAD EN
CONFLICTOS

Dominio de informacin bsica

Conocimiento profesional

Conocimientos Bsicos
e Informacin

Sensibilidad a eventos
Habilidades analticas,
resolucin de problemas y toma
de decisiones
Habilidades Sociales

Habilidades
Y
Atributos

Fortaleza emocional
Proactividad
Creatividad
Agilidad mental
Habito de aprendizaje
Auto conocimiento

Cualidades de
Autodesarrollo

LAS 5 C DEL TRABAJO EN EQUIPO

EJERCICIO DE TRABAJO EN EQUIPO

AVENIDA COMPLICADA

Administracin del tiempo

Actividad
Urgentes
es

No Urgentes

Prevencin,
construir
Crisis, problemas
relaciones,
Important apremiantes,
reconocer
es
actividades con
oportunidades,
retraso
planificacin,
recreacin
Cierto correo,
algunas llamadas,
Interrupciones,
prdidas de
llamadas,
tiempo,
No
reunionitis
actividades
Important aguda, ciertos
agradables
es
informes, asuntos
(crucigramas,
inmediatos,
juegos de
populismo
computadora,
chat)

TICA GERENCIAL